日本檔案利用政策的研究

裴鑫

日本作為亞洲最發(fā)達(dá)的資本主義國家，其檔案開放利用工作雖然起步較晚，但發(fā)展速度卻很快，經(jīng)過近些年的發(fā)展，有關(guān)檔案開放利用的法規(guī)政策經(jīng)過了多次的修訂和補(bǔ)充，已逐步完善，適應(yīng)并推動了國家檔案事業(yè)的進(jìn)步。日本是一個十分重視信息公開，講究步驟詳盡的國家，與我國相比，日本在檔案利用政策某些細(xì)節(jié)方面體現(xiàn)出與我國大有不同之處，有關(guān)的政策規(guī)定有其值得借鑒和學(xué)習(xí)的地方，值得我們深思與揣摩。

研究外國的檔案利用政策對于我國檔案利用政策的發(fā)展和完善具有經(jīng)驗(yàn)價值和啟示作用。日本是亞洲最發(fā)達(dá)的資本主義國家，又是中國的近鄰，兩國自古以來就有較為密切的友好交流，其文化背景也有很多相同或者相似之處。所以，對日本檔案利用政策的研究會具有一定的獨(dú)創(chuàng)性和創(chuàng)新性。

一、術(shù)語概念界定

在進(jìn)行論述之前，筆者首先要說明一點(diǎn)：漢語中的“檔案”一詞在日語中并沒有相同的對應(yīng)詞，日本檔案學(xué)研究者有的廣義地把檔案看作“情報(bào)”的一部分，有的狹義地將其看作“文書”的一部分，在日本，嚴(yán)格意義上的檔案館被稱作“公文書館”，本研究將在某些表述中保留其原有的風(fēng)格。

關(guān)于“公文書”的概念，日本《公文書館法》第二條將其定義為“中央政府以及獨(dú)立行政法人等活動的記錄和具有歷史價值的記錄”，它的內(nèi)容包含了四個方面：行政文書、法人文書、歷史公文書以及特定歷史公文書。其中“歷史公文書”是指具有參考價值的歷史記錄，是由具有歷史價值的行政文書、法人文書等其他機(jī)關(guān)文書構(gòu)成的，而凡是移送到日本國立公文書館進(jìn)行保管的歷史公文書就成為了“特定歷史公文書”。

二、日本檔案利用政策的內(nèi)容

（一）利用主體

關(guān)于檔案利用的權(quán)利主體，日本規(guī)定：凡年滿20周歲，為進(jìn)行學(xué)術(shù)研究或抱有其他工作目的而要求借閱檔案的人員，都可以查閱已開放的檔案；外國利用者也可以利用，但必須持有關(guān)介紹，才可以入館查閱檔案。

在這里有一點(diǎn)特別要提出的是：為什么要對檔案利用者設(shè)定年齡限制呢？國外許多國家包括日本認(rèn)為這是因?yàn)閱为?dú)使用和研究檔案，要求具備一定的抽象思維和推理能力，年齡太小可能難以具備這些能力。筆者認(rèn)為這一理由是十分科學(xué)合理的。隨著社會的發(fā)展，檔案利用者范圍的不斷擴(kuò)大，筆者認(rèn)為在相關(guān)規(guī)定中增加對利用者年齡的限制是很有必要的。

（二）利用時間

根據(jù)日本《國立公文書館利用規(guī)則》第29條和《國立公文書館利用細(xì)則》第2條規(guī)定可知：日本國立公文書館除了星期六、星期日、群眾性活動的節(jié)日、當(dāng)年12月28日至次年1月4日以及有關(guān)國家儀式活動的節(jié)日外，必須每天對外開放；但在特殊情況下可以臨時開館或閉館，原則上需要在臨時開館或閉館的兩周前將其理由進(jìn)行通告。閱覽室的開室時間是從上午9點(diǎn)15分至下午5點(diǎn)止，但是在下午4點(diǎn)30分之后不得再進(jìn)入閱覽室；但在特殊情況下，這一時間可以變更，但公文書館必須事前將變更的理由進(jìn)行通告。

目前，日本國立公文書館有關(guān)部門正在積極討論關(guān)于增加檔案館開館時間的問題，力爭逐步實(shí)現(xiàn)周六亦可開館供利用者利用，這點(diǎn)值得我國參考。

（三）利用方式及費(fèi)用

日本檔案利用方式主要包括供閱覽、復(fù)制、咨詢、借出和展覽等。具體如下：

（1）閱覽。凡年滿20周歲的公民，為進(jìn)行學(xué)術(shù)研究要求借閱檔案者，必須填寫閱覽許可申請書，經(jīng)批準(zhǔn)后，領(lǐng)取閱覽許可證，便可在閱覽室進(jìn)行閱覽。

（2）復(fù)制。利用者可按照有關(guān)規(guī)定對檔案資料進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制方式主要有：膠卷負(fù)片、膠卷正片、放大照片、靜電復(fù)制品、手抄本。

（3）咨詢。需要檔案的檢索資料及特定的情報(bào)資料時，檔案館根據(jù)利用者的咨詢情況提供相應(yīng)的參考資科。

（4）外借。其他機(jī)關(guān)以學(xué)術(shù)研究、社會教育等公共事業(yè)目的舉辦展覽會需要陳列檔案文件時，經(jīng)館長批準(zhǔn)在確保檔案不受損壞的前提下，可以借出，原則上借出的時間不超過一個月。

（5）展覽。公文書館每年可根據(jù)需要舉辦展覽會（包括春秋特別展、企劃展、常設(shè)展等）、參觀學(xué)習(xí)會等活動。

日本各級各類檔案館以“免費(fèi)服務(wù)”為主，利用者作為納稅人，可以完全“免費(fèi)”查閱檔案，只有在縮微復(fù)制、電子檔案目錄提供、圖像輸出等過程中收取很低的成本費(fèi)，本國公民和外國人的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)相同。

（四）利用服務(wù)

1.利用服務(wù)的特點(diǎn)

（1）館內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施完備便捷。從日本檔案館的館內(nèi)設(shè)施來看，為了方便來館的利用者，館內(nèi)設(shè)置了休息室、自動販賣機(jī)、吸煙室、學(xué)習(xí)室、數(shù)字圖像閱覽設(shè)備等特色的服務(wù)設(shè)施；而且，縮微和高效率的復(fù)印設(shè)備也被日本各檔案館普遍使用，尤其是彩色縮微技術(shù)的使用，可以制成與原件一模一樣的檔案復(fù)制件。

（2）檔案網(wǎng)站服務(wù)豐富周到。以亞洲歷史資料中心為例，該中心在建設(shè)的過程中，實(shí)行免用戶登錄模式，利用者可以無條件地利用該網(wǎng)站上公布的豐富的檔案資料；此外，為了使國外的利用者加深對中心的了解，在主頁的設(shè)置上，除日語主頁外，還開設(shè)了英語、中文、韓語主頁，這無疑是考慮到了中國用戶與韓國、朝鮮等用戶的需求。

2.利用服務(wù)的保障——法律救濟(jì)

日本公文書管理委員會的創(chuàng)建在檔案館和利用者之間搭起了一座橋梁，利用者不必?fù)?dān)心自己的意愿無人能訴，也不用僅是默默地服從檔案館的決定，這不僅有利于保障利用者的合法權(quán)益，還給以了國立公文書館一定的壓力，防止其僅從自身利益或片面角度出發(fā)來決定檔案的提供利用情況。

綜上可知，日本檔案利用政策有許多值得我們借鑒的地方，希望通過對日本檔案利用政策的研究，我們能夠取其精華去其糟粕，研究出更適合自己國情的檔案利用政策。