企業(yè)合同管理的問題及對(duì)策

余沛然

合同管理是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。通過對(duì)合同管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀研究，主要存在三方面的問題，分別是合同管理信息化不成熟、合同管理機(jī)制不完善和合同管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。為解決以上問題，本文提出三項(xiàng)對(duì)策。第一，優(yōu)化提升信息化綜合實(shí)力；第二，建立健全合同管理機(jī)制；最后，提高合同管理人員專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)重視合同管理人才的培養(yǎng)和利用。現(xiàn)代企業(yè)合同管理需要實(shí)時(shí)總結(jié)和分析經(jīng)驗(yàn)，謀遠(yuǎn)略，以求發(fā)展。

在全球經(jīng)濟(jì)條件下，我國企業(yè)的合同管理水平不斷提高，合同管理日趨規(guī)范，信息化水平也逐年提升。在國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策與市場經(jīng)濟(jì)的影響下，合同管理的重要性日益凸顯。如今的各種企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)管理人員，不但要提高自身的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，更應(yīng)該增強(qiáng)自身對(duì)企業(yè)合同管理的重要性的認(rèn)識(shí)。

一、合同管理在企業(yè)管理中的地位

1.生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的規(guī)范性要求必須進(jìn)行合同管理企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的過程中，其管理主要涉及產(chǎn)、供、銷三個(gè)環(huán)節(jié)，而這三個(gè)環(huán)節(jié)都是由合同來連接的。合同管理的好壞，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營，因此合同的合規(guī)性與合法性顯得尤為重要。以唐鋼不銹鋼公司2012年的合同業(yè)務(wù)量為例，物料采購合同量占32.64%，銷售合同占34.56%，設(shè)備采購合同29.65%、其他合同3.15%

2.法律風(fēng)險(xiǎn)的可控性要求企業(yè)必須加強(qiáng)合同管理。法律風(fēng)險(xiǎn)與其他風(fēng)險(xiǎn)的重要區(qū)別就是法律風(fēng)險(xiǎn)具有可控性。根據(jù)引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)的不同原因，可以將企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)分為外部法律風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)。外部法律風(fēng)險(xiǎn)是由市場、客戶、國家政策等外部因素引起的，企業(yè)對(duì)其發(fā)生無能為力，所以，企業(yè)的外部法律風(fēng)險(xiǎn)是不能完全規(guī)避的。然而企業(yè)的內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)，是由企業(yè)自身的原因引發(fā)的，企業(yè)管理對(duì)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生起到了決定性作用，而且企業(yè)通過采取措施可以控制其發(fā)生，合同管理作為內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)重要內(nèi)容，是引發(fā)企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵因素，因而通過加強(qiáng)合同管理，構(gòu)建以合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范為核心的現(xiàn)代管理體系，把合同法律風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽狀態(tài)，成為現(xiàn)代企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)的重要途徑。

二、合同管理存在的問題

1、合同管理信息化不成熟。通過信息化來實(shí)現(xiàn)合同全過程的管理與監(jiān)控是現(xiàn)代合同管理的趨勢，合同管理信息化的使用可以對(duì)合同的查詢、審批、履行、監(jiān)督等業(yè)務(wù)進(jìn)行全方位的管理和監(jiān)控，并形成合同前期擬定、合同評(píng)審、合同簽訂、合同履行和合同監(jiān)督等流程全過程動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，也就滿足了合同執(zhí)行部門與合同管理部門對(duì)其他合同相關(guān)財(cái)務(wù)和法律等專業(yè)方面的需求。信息化是合同動(dòng)態(tài)管理的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息化并不代表就實(shí)現(xiàn)了合同的動(dòng)態(tài)管理。需要解決存在的多個(gè)問題：合同信息過舊、不完整、不準(zhǔn)確，更新不及時(shí)；信息錄入、核查、修改等工作責(zé)任不明確；合同管理、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、法律管理等相關(guān)業(yè)務(wù)模塊未完全實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的整合，導(dǎo)致工作效率低的同時(shí)也造成人員和時(shí)間的浪費(fèi)。

2、合同管理機(jī)制需要不斷完善。在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)全過程動(dòng)態(tài)的、科學(xué)的合同管理，必須建立相關(guān)的合同管理機(jī)制，需要進(jìn)一步將合同管理全動(dòng)態(tài)過程活動(dòng)的內(nèi)容制定詳細(xì)的規(guī)章制度，在實(shí)際操作過程中有據(jù)可依、有法可循。但有的人員對(duì)制度重視程度不夠，導(dǎo)致工作落實(shí)不到位。表現(xiàn)為工作態(tài)度自由散漫，能少干就少干，甚至有不作為的行為，造成不良后果卻沒有人承擔(dān)責(zé)任，缺少完善的問責(zé)、監(jiān)督機(jī)制。

3、人員專業(yè)素質(zhì)需要不斷提升。全過程動(dòng)態(tài)的、科學(xué)的合同管理不再只局限于簡單的合同歸檔、合同整理等工作，現(xiàn)在的合同管理工作更為專業(yè)和科學(xué)，涵蓋的知識(shí)領(lǐng)域更為廣泛，因此對(duì)合同管理人員專業(yè)素質(zhì)要求也越來越高，必須熟悉法律、企業(yè)管理、經(jīng)濟(jì)學(xué)等多方面的專業(yè)知識(shí)。但目前，合同管理人員專業(yè)素質(zhì)與此有很大差距，其次企業(yè)對(duì)合同管理的重視程度也間接影響了人員專業(yè)素質(zhì)的提升。

三、合同管理的對(duì)策

1、優(yōu)化提升信息化綜合實(shí)力。明確與合同管理相關(guān)部門及人員的職責(zé)，扎實(shí)做好統(tǒng)計(jì)、錄入等基礎(chǔ)性工作，保證信息的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。信息化總體架構(gòu)上要優(yōu)化各模塊的對(duì)接和使用，實(shí)現(xiàn)信息化與合同管理相關(guān)管理模塊科學(xué)合理的整合。在此基礎(chǔ)上根據(jù)需求和職責(zé)，完善合同管理相關(guān)人員在辦公信息化平臺(tái)基礎(chǔ)上在各相關(guān)模塊之間調(diào)用、查詢信息等功能。通過建立健全流程問題反饋及監(jiān)督管理機(jī)制，促進(jìn)流程問題的優(yōu)化和管理，通過流程跟蹤進(jìn)行追責(zé)和問責(zé)，最終通過信息化完成合同全過程的動(dòng)態(tài)管理。技術(shù)人員對(duì)出現(xiàn)的問題可及時(shí)進(jìn)行處理，根據(jù)需求可以開發(fā)新的信息化模塊，他們的工作是信息化正常運(yùn)作的有力保證。因此，要重點(diǎn)吸引培養(yǎng)信息化人才，為建設(shè)一流信息化平臺(tái)提供有力的技術(shù)支持和保障。

2、建立健全合同管理機(jī)制。完善合同管理機(jī)制，并進(jìn)一步細(xì)化合同管理相關(guān)制度。制定合同管理制度時(shí)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部溝通，建立完善溝通機(jī)制，將在日常工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)匯總并完善到相關(guān)制度中，再通過制度進(jìn)行指導(dǎo)落實(shí)工作，實(shí)現(xiàn)完善制度與工作實(shí)踐形成一個(gè)良性循環(huán)。針對(duì)合同管理制度落實(shí)不到位、執(zhí)行力差的問題，要明確責(zé)任人，建立健全問責(zé)、監(jiān)督機(jī)制。企業(yè)管理層要明確合同管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用并予以重視，在了解員工的思想動(dòng)態(tài)基礎(chǔ)上開展管理工作。要加強(qiáng)企業(yè)基層人員主觀上對(duì)合同管理制度的重視，可通過宣傳、培訓(xùn)、文化娛樂活動(dòng)等方式增加合同管理相關(guān)制度的學(xué)習(xí)，還可將合同管理相關(guān)人員的工作量化，與績效考核機(jī)制相結(jié)合，提高員工工作積極性。同時(shí)要強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督，規(guī)范管理行為，營造良好的企業(yè)文化氛圍，構(gòu)建良好的合同管理機(jī)制。

3、提高合同管理人員專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)應(yīng)重視和培養(yǎng)此類人才。企業(yè)內(nèi)部要重視合同管理工作，重點(diǎn)選好用好合同管理人員，明確合同管理人員發(fā)展方向，建立其職業(yè)發(fā)展通道。通過建立完善的監(jiān)督、考核機(jī)制對(duì)合同管理人員進(jìn)行綜合評(píng)定。通過舉辦學(xué)習(xí)班、講座等靈活多樣的培訓(xùn)形式，提高合同管理人員工作技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分發(fā)揮企業(yè)文化的導(dǎo)向作用，提高全員合同管理意識(shí)，從思想上真正意識(shí)到合同管理的重要性。

現(xiàn)代企業(yè)合同管理要發(fā)展，需要實(shí)時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。立足于可持續(xù)發(fā)展的角度，提出行之有效的解決方案，謀劃長遠(yuǎn)發(fā)展。