高職院校內(nèi)部控制對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的影響

端朝暉 馬俊青

【摘要】在國(guó)家大力提倡職業(yè)教育的背景下，高職院校的財(cái)政撥款標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，采購(gòu)以成為重要的管理環(huán)節(jié)，它既反應(yīng)高校預(yù)算工作的水平，又關(guān)系到財(cái)務(wù)工作的效率與效果，因此本文從內(nèi)部控制的方法入手，通過(guò)加強(qiáng)預(yù)算編制、優(yōu)化管理流程、強(qiáng)化績(jī)效評(píng)價(jià)，進(jìn)而推進(jìn)整個(gè)采購(gòu)工作有序進(jìn)行，加快財(cái)政支付進(jìn)度。

【關(guān)鍵詞】預(yù)算 采購(gòu) 評(píng)價(jià)

【中圖分類號(hào)】G717 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）11-0271-02

在國(guó)家大力發(fā)展職業(yè)教育，培養(yǎng)高質(zhì)量技術(shù)人才的環(huán)境下，高職院校在高等院校中的作用日益凸顯，隨之而來(lái)的是投入資金的不斷傾斜、生均撥款標(biāo)準(zhǔn)的提升，進(jìn)而帶來(lái)高職院校資產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大。在此影響因素下，從內(nèi)控的角度來(lái)規(guī)范采購(gòu)管理是切實(shí)可行的。

采購(gòu)流程不僅是后勤部門(mén)一個(gè)部門(mén)的事情，它上涉及到學(xué)院預(yù)算的精確性，下與財(cái)務(wù)部門(mén)支付進(jìn)度緊密聯(lián)系。

因此本文從預(yù)算管理入手，分析采購(gòu)流程，通過(guò)評(píng)績(jī)效價(jià)進(jìn)行反饋，進(jìn)而達(dá)到加快財(cái)政支付進(jìn)度的目的。

一、加強(qiáng)全面預(yù)算管理

精準(zhǔn)預(yù)算已成為現(xiàn)階段的明確要求，預(yù)算做的是否到位直接影響到采購(gòu)質(zhì)量與支付進(jìn)度。預(yù)算編制缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃，沒(méi)有經(jīng)過(guò)詳細(xì)論證申報(bào)項(xiàng)目，沒(méi)有計(jì)劃的大規(guī)模采購(gòu)，已經(jīng)成為一個(gè)日益凸顯的問(wèn)題。因此造成的對(duì)本年度資金使用缺乏應(yīng)有的調(diào)度，大規(guī)模突擊采購(gòu)，給整個(gè)財(cái)務(wù)工作造成了混亂與被動(dòng)。

究其原因第一，是由于預(yù)算編制缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃并且沒(méi)有做到及時(shí)細(xì)化，換而言之也就是整個(gè)項(xiàng)目細(xì)化不到位，資金到位后難以有效落實(shí)。二則是因?yàn)橘Y金集中到位，給使用方增加了負(fù)擔(dān)。三則由于溝通不暢，內(nèi)部缺乏有效率的溝通落實(shí)，進(jìn)而使整個(gè)資金支付進(jìn)度受到延誤。因此應(yīng)以預(yù)算為源頭，梳理采購(gòu)流程，加快支付進(jìn)度，保證高質(zhì)量的采購(gòu)的同時(shí)加快支付進(jìn)度。

因此對(duì)于管理層來(lái)說(shuō)，轉(zhuǎn)變思想，加強(qiáng)全面預(yù)算管理，尤其重點(diǎn)監(jiān)控項(xiàng)目的預(yù)算編制與實(shí)施。涉及跨年度支付的應(yīng)進(jìn)行充分論證與合理考察，在簽訂合同時(shí)應(yīng)進(jìn)行細(xì)化，明確支付進(jìn)度到月。財(cái)務(wù)部門(mén)可以依據(jù)合同的付款進(jìn)度及時(shí)支付款項(xiàng)，避免在截止日期前突擊報(bào)銷，年底使用質(zhì)保金調(diào)節(jié)收入與支出。

二、對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理

對(duì)于職能處室層面它更關(guān)注于業(yè)務(wù)流程的操作層面，分析采購(gòu)業(yè)務(wù)組合、業(yè)務(wù)重點(diǎn)，統(tǒng)一規(guī)范部門(mén)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，建立合理的部門(mén)之間的業(yè)務(wù)溝通流程。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)在職責(zé)上相互分離，相互制約，既不能采購(gòu)部門(mén)全權(quán)代理，又不能財(cái)務(wù)部門(mén)大包大攬。

明確權(quán)限可以減少采購(gòu)上的混亂指示和過(guò)度采購(gòu)，采購(gòu)與付款是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，往往是最薄弱的一環(huán)，一是最容易滋生暗箱操作，以權(quán)謀私，弄虛作假.二是容易造成財(cái)務(wù)腐敗。所以，謹(jǐn)防回扣中的賣方欺詐，非法爭(zhēng)取業(yè)務(wù)，非法提高利潤(rùn)率，過(guò)期報(bào)廢的設(shè)備以現(xiàn)金形式儲(chǔ)存起來(lái)。

采購(gòu)任務(wù)并非一個(gè)事件或一種環(huán)境，而是貫穿于整個(gè)活動(dòng)的一個(gè)流程，應(yīng)用目標(biāo)主要集中于又要保證采購(gòu)過(guò)程的經(jīng)濟(jì)效率，又要保證財(cái)務(wù)上的合法合規(guī)。因此，要做對(duì)高校整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，關(guān)注權(quán)限與職責(zé)的分配，充分發(fā)揮能動(dòng)性與權(quán)力限制。通過(guò)體制牽制與會(huì)計(jì)牽制之間的相互配合，不僅依靠分工的牽制，依賴于崗位的設(shè)置，又要依賴于會(huì)計(jì)人員的專業(yè)判斷。高校采購(gòu)應(yīng)朝著內(nèi)部控制牽制階段、內(nèi)部控制階段、管理控制與會(huì)計(jì)控制、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)階段、體化結(jié)構(gòu)階段的進(jìn)行不斷發(fā)展。

采購(gòu)部門(mén)應(yīng)依據(jù)使用部門(mén)提出的采購(gòu)申請(qǐng)，發(fā)出貨源和發(fā)出購(gòu)貨訂單，這樣可以增強(qiáng)管理控制力度，并能夠有批量采購(gòu)的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益。后勤采購(gòu)人員，審批人員必須深刻理解高校預(yù)算及項(xiàng)目規(guī)劃，做到縱向清晰，即明白本年度高校涉及幾個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目包含哪些采購(gòu)內(nèi)容，同時(shí)又要求采購(gòu)人員能夠橫向貫通，即把不同項(xiàng)目之間相同或相似采購(gòu)內(nèi)容橫向匯總，統(tǒng)一招標(biāo)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)性與效率性相相統(tǒng)一。

財(cái)務(wù)預(yù)算人員應(yīng)及時(shí)梳理并復(fù)核后勤部門(mén)提交的采購(gòu)清單，明確項(xiàng)目歸屬，分別進(jìn)行登記。，財(cái)務(wù)記賬人員做到縱向分清所采購(gòu)內(nèi)容屬于哪個(gè)項(xiàng)目，橫向能夠把同一單位的不同款項(xiàng)進(jìn)行匯總合并，對(duì)于相同單位的業(yè)務(wù)應(yīng)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，清晰登記。出納應(yīng)審核每筆合同所附支付進(jìn)行，依據(jù)項(xiàng)目，按進(jìn)度，分單位及時(shí)進(jìn)行付款。

付款活動(dòng)貫穿于整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)，從招標(biāo)后預(yù)付款或保證金，到按時(shí)支付，最后辦理入庫(kù)、驗(yàn)收后的尾款，最后的折扣與折讓以及壞賬問(wèn)題等。部門(mén)經(jīng)辦人根據(jù)付款，借支或費(fèi)用的報(bào)銷需要，分別填制轉(zhuǎn)賬支票、現(xiàn)金借款單，借款單附上合同，協(xié)議或其他付款依據(jù)。并附上工程進(jìn)度跟蹤表，分期付款跟蹤表，按程序報(bào)批。預(yù)算與審批相結(jié)合。最終審批權(quán)為院長(zhǎng)。預(yù)算內(nèi)的一般日常性支出，財(cái)務(wù)人員審核，再由副院長(zhǎng)，院長(zhǎng)審批。資金的劃撥，非費(fèi)用類開(kāi)支，貸款支出，財(cái)務(wù)處長(zhǎng)審核，副院長(zhǎng)，院長(zhǎng)審批。預(yù)算外支出，特別項(xiàng)目開(kāi)支和特大型開(kāi)支由黨委會(huì)審批通過(guò)。

財(cái)務(wù)人員即要求工作的效率與效果，同時(shí)又要保證工作落實(shí)的可靠性，他們之間不僅要有有明確的分工，又要有相互配合，保證采購(gòu)任務(wù)的效率與效果。

三、績(jī)效評(píng)價(jià)

對(duì)于整個(gè)采購(gòu)工作應(yīng)從效率與效果兩方面進(jìn)行分析，考核與評(píng)價(jià)采購(gòu)及支付進(jìn)度，明確相關(guān)責(zé)任，關(guān)注采購(gòu)水平與質(zhì)量，依靠控制對(duì)采購(gòu)定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，揭示采購(gòu)及付款過(guò)程中的缺陷并不斷改進(jìn)完善。杜絕費(fèi)用任意遞延、隱瞞事項(xiàng)，減少控制工作僅限于財(cái)務(wù)領(lǐng)域以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)性和合法性的查錯(cuò)防弊上，較少涉及其他領(lǐng)域，因此而造成控制的工作范圍過(guò)于狹窄。所以本文認(rèn)為應(yīng)營(yíng)造良好的控制環(huán)境，明確責(zé)任的分派和權(quán)力的授予出發(fā)，優(yōu)化采購(gòu)及付款流程，建立科學(xué)的采購(gòu)指標(biāo)評(píng)價(jià)體系，明確各自工作內(nèi)容與責(zé)任，使財(cái)政支付進(jìn)度落實(shí)到位。

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