近十年房地產(chǎn)檔案信息化管理研究綜述

文/李臻

房地產(chǎn)檔案作為專業(yè)檔案的一種，在檔案管理利用領(lǐng)域發(fā)揮著越來越重要的作用，尤其是近年來城鎮(zhèn)化進(jìn)程不斷加速，房地產(chǎn)交易頻繁，房地產(chǎn)檔案與日俱增。像上海這樣的一線城市，對(duì)管理房地產(chǎn)檔案提出了更高的要求。

一、近十年國內(nèi)房地產(chǎn)檔案信息化管理相關(guān)文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析

筆者在CNKI數(shù)據(jù)庫中，以“主題”為檢索項(xiàng)，以“房地產(chǎn)檔案”并含“信息化”為檢索詞，從2007年到2017年逐年檢索，共得到文獻(xiàn)記錄144條。經(jīng)過認(rèn)真篩選，剔除重復(fù)文獻(xiàn)、不相關(guān)文獻(xiàn)后，得到相關(guān)文獻(xiàn)記錄77篇，其中碩士論文1篇、學(xué)術(shù)期刊64篇、報(bào)紙5篇、會(huì)議論文7篇。根據(jù)發(fā)表年度和發(fā)表刊物類別制作形成表1和表2。

表1 近十年房地產(chǎn)檔案信息化管理研究論文年度分布表

從表1可以看出，學(xué)術(shù)界對(duì)房地產(chǎn)檔案管理學(xué)信息化的研究在2010年到2015年間達(dá)到高峰，這與信息化技術(shù)越來越廣泛應(yīng)用于民生領(lǐng)域和房地產(chǎn)交易日益頻繁息息相關(guān)。學(xué)術(shù)界的研究對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化管理的應(yīng)用有很大的推動(dòng)作用，尤其是很多論文都是由房地產(chǎn)部門從事具體工作的人員撰寫，有很強(qiáng)的針對(duì)性和指導(dǎo)性。

表2 近十年房地產(chǎn)檔案信息化管理研究論文發(fā)表期刊類別分布表

從表2可以看出，學(xué)術(shù)界對(duì)房地產(chǎn)檔案管理信息化的相關(guān)研究論文主要發(fā)表在檔案類和商業(yè)類的期刊上，檔案類的文章多數(shù)在《城建檔案》上發(fā)表。

通過對(duì)發(fā)文作者的分析，發(fā)現(xiàn)多數(shù)作者在房地產(chǎn)管理部門工作，也有部分作者來自于檔案館，他們是從事具體工作的一線人員，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化管理更有發(fā)言權(quán)。筆者也是房地產(chǎn)部門檔案管理工作人員，在日常工作中接觸到大量的房地產(chǎn)檔案，深刻體會(huì)到信息化管理的重要性和必要性，也對(duì)于其中存在的問題深有感觸。本文綜合學(xué)術(shù)界的研究和自身的實(shí)踐，希望能夠?qū)Ψ康禺a(chǎn)檔案信息化管理建言獻(xiàn)策，從而更好地服務(wù)民生。

二、房地產(chǎn)檔案信息化管理的概念

對(duì)于房地產(chǎn)檔案信息化管理的概念，學(xué)者們的理解基本一致，但在工作側(cè)重點(diǎn)和行政主管部門管理上有所分歧。目前，這些觀點(diǎn)大致分為兩種，第一種是將數(shù)字化加工技術(shù)作為房地產(chǎn)檔案信息化管理的重心。如孫嘉翊(2015)認(rèn)為房地產(chǎn)檔案信息化管理是先將房地產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，隨后借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、整合和利用。王瓏靜(2015)認(rèn)為房地產(chǎn)檔案信息化管理是通過多種現(xiàn)代技術(shù)將房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式的電子資源，從而通過建立信息管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。第二種則認(rèn)為房地產(chǎn)檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等為手段，對(duì)房地產(chǎn)檔案管理全過程進(jìn)行現(xiàn)代化管理。在具體主管部門方面，學(xué)術(shù)界同樣也有兩種不同的觀點(diǎn)，一是認(rèn)為檔案行政管理部門為主管單位，另一種則認(rèn)為國家房地產(chǎn)行政管理部門為主管單位。如胡琴(2014)認(rèn)為房地產(chǎn)檔案信息化管理是將房地產(chǎn)檔案作為管理對(duì)象，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，在國家檔案行政管理部門的要求下，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)開展檔案收集、整理、鑒定、保管 檢索、統(tǒng)計(jì)、編研和利用。紀(jì)明鴻(2013)則認(rèn)為房地產(chǎn)檔案信息化是在國家房地產(chǎn)行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理的行為。由此可見，房地產(chǎn)檔案信息化管理工作涉及檔案行政管理部門和房地產(chǎn)行政管理部門，必須在兩者的共同協(xié)調(diào)下，以檔案管理基本規(guī)范為基礎(chǔ)，以房地產(chǎn)專業(yè)檔案管理方法為基準(zhǔn)，綜合利用各類信息技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行收、管、存、用的全過程管理。

三、進(jìn)行房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性

對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。對(duì)于房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性，學(xué)者們進(jìn)行了廣泛的研究。賀敏(2012)認(rèn)為：第一，房地產(chǎn)檔案信息化必須滿足檔案保存特殊要求的需要；第二，房地產(chǎn)檔案管理的動(dòng)態(tài)化以及高頻率的利用需求決定了其必須進(jìn)行信息化管理；第三，房地產(chǎn)檔案信息化是提高工作效率的必然要求。郝永琴認(rèn)為信息技術(shù)是房地產(chǎn)檔案信息化的核心，建立房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)有利于開發(fā)、利用檔案信息資源，推進(jìn)房地產(chǎn)管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。孫嘉翊(2015)認(rèn)為：第一，計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷性、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和較大的存儲(chǔ)容量等優(yōu)勢(shì)都能在房地產(chǎn)檔案管理中顯現(xiàn)；第二，有利于提升房地產(chǎn)檔案資源的利用效率；第三，提高了房地產(chǎn)檔案服務(wù)水平；第四，有利于降低管理成本。紀(jì)明鴻(2013)認(rèn)為對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理是行業(yè)發(fā)展的需要，是社會(huì)進(jìn)步的需要，是房地產(chǎn)檔案保護(hù)的需要。

綜上所述，對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理的必要性在于：一是能夠滿足房地產(chǎn)檔案保護(hù)的需要；二是有利于開發(fā)房地產(chǎn)檔案信息資源，提升檔案利用率；三是信息技術(shù)的便捷化、智能化有利于提高工作效率，提升房地產(chǎn)檔案服務(wù)水平；四是有利于降低人力、物力等管理成本；五是通過房地產(chǎn)檔案信息化管理，能夠有力推進(jìn)房地產(chǎn)管理部門乃至整個(gè)社會(huì)的信息化發(fā)展進(jìn)程。

四、房地產(chǎn)檔案信息化管理中存在的問題

雖然房地產(chǎn)檔案信息化管理具備各種優(yōu)勢(shì)，但是在實(shí)踐中仍然存在不少問題。周文奇、彭健(2016)以寧波市為例，指出目前房地產(chǎn)檔案分散保管在國土、住建、農(nóng)業(yè)等多個(gè)部門，且各部門的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案查閱不便。同時(shí)，房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)度較低，無法滿足業(yè)務(wù)辦理過程中對(duì)于及時(shí)調(diào)取檔案信息的需求。佘協(xié)輝(2008)認(rèn)為房地產(chǎn)檔案信息化主要有四方面的問題：一是房地產(chǎn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)落后；二是有大量矛盾制約著房地產(chǎn)檔案信息化的發(fā)展，主要是信息安全與資源共享的矛盾、檔案信息保密與信息公開的矛盾；三是房地產(chǎn)檔案信息化管理水平不高；四是房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)缺乏資金支持。王瓏靜(2015)指出，房地產(chǎn)檔案信息化存在的問題主要有管理人員對(duì)其重視程度不夠、管理理念不先進(jìn)、人員素質(zhì)偏低、技術(shù)手段落后、手工檢索仍然占據(jù)較大比例，造成檢索效率低下等問題。于明明(2016)總結(jié)了房地產(chǎn)檔案信息化管理中存在的缺點(diǎn)，主要是忽視房地產(chǎn)檔案的安全管理與保護(hù)、檔案信息化管理制度不完善、硬件不符合條件、管理人員素質(zhì)較低。王煥新(2013)根據(jù)近年來頻發(fā)的客戶信息泄露事件認(rèn)為，房地產(chǎn)檔案信息化過程中存在投資風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和人才風(fēng)險(xiǎn)。

由此可見，阻礙房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的問題主要在于五個(gè)方面：第一，缺乏統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)；第二，房地產(chǎn)檔案信息化程度低，硬件與軟件水平都較為落后；第三，房地產(chǎn)檔案信息安全難以得到有效保障；第四，管理人員重視程度低，理念落后，綜合素質(zhì)達(dá)不到信息化管理水平；第五，缺乏充足的財(cái)政支持。

五、加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理的措施

針對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化管理中存在的問題，學(xué)者們也提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。徐瑞明(2011)認(rèn)為：第一，要提高對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)；第二，在推進(jìn)過程中要堅(jiān)持以下原則，一是統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點(diǎn)，二是以需求為導(dǎo)向、以應(yīng)用促發(fā)展，三是防管結(jié)合、保障安全，四是整合資源、創(chuàng)新機(jī)制；第三，要建設(shè)房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫；第四，要提升房地產(chǎn)檔案管理者的綜合素質(zhì)。佘協(xié)輝(2008)提出，一要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化建設(shè)，二要建設(shè)內(nèi)容全面、功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，三要建立房地產(chǎn)檔案信息共享機(jī)制，四要大力創(chuàng)新房地產(chǎn)檔案信息化技術(shù)，五要加大對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的投入力度。郝永琴(2013)不僅提出要提升對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，還具體地指出了要完善檔案收集、檢索系統(tǒng)，建立功能強(qiáng)大的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。梁珊君(2011)獨(dú)辟蹊徑，在闡述了房地產(chǎn)檔案信息化管理應(yīng)遵循的方便性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、安全性原則后，分別針對(duì)這幾項(xiàng)原則提出了房地產(chǎn)檔案信息化管理的對(duì)策建議，主要包括：及時(shí)將房地產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工并錄入信息系統(tǒng)，以便利用；完善制度，整合系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理與房地產(chǎn)登記管理的統(tǒng)一；建立房地產(chǎn)電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，并制定統(tǒng)一規(guī)范的針對(duì)不同人群的檔案利用規(guī)定，確保檔案信息不泄密；加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件維護(hù)，確保房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)安全性。宋敬榮(2013)指出，房地產(chǎn)檔案信息化管理一方面需要與時(shí)俱進(jìn)、轉(zhuǎn)變觀念，另一方面還要加強(qiáng)配套建設(shè)，做好安全管理，主要包括建立房地產(chǎn)市場(chǎng)與權(quán)屬登記管理系統(tǒng)、房地產(chǎn)地理信息系統(tǒng)、商品房網(wǎng)上登記備案信息系統(tǒng)，從而有效加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息的安全管理，對(duì)電子文件進(jìn)行加密管理，增設(shè)防擴(kuò)散功能，明確利用人員權(quán)限，同時(shí)還強(qiáng)調(diào)了提升檔案管理人員素質(zhì)的重要性。于明明總結(jié)了以上學(xué)者的觀點(diǎn)，還提出要加強(qiáng)紙質(zhì)件的管理，注重硬件設(shè)備的建設(shè)，在對(duì)人員素質(zhì)的要求上，提出不僅要提升其專業(yè)技能，還要建立一支年齡、性別、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的工作隊(duì)伍。

綜合上述學(xué)者的研究可以發(fā)現(xiàn)，改進(jìn)房地產(chǎn)檔案信息化工作主要從以下四個(gè)方面入手：第一，提升對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思維，創(chuàng)新思路，加強(qiáng)安全管理；第二，建立健全房地產(chǎn)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系，實(shí)現(xiàn)實(shí)體與信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化；第三，整合資源，建立覆蓋面廣、功能多樣的房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)；第四，全面提升房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立一支業(yè)務(wù)精良的隊(duì)伍。

六、結(jié)語

綜上所述，通過對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化管理的概念、必要性、存在問題和解決措施進(jìn)行分析研究，可以發(fā)現(xiàn)，房地產(chǎn)檔案信息化管理勢(shì)在必行，它有利于房地產(chǎn)檔案的保護(hù)開發(fā)與利用，可以充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)。但其管理過程中存在的問題也不容忽視，需要從頂層設(shè)計(jì)入手，統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早建立健全房地產(chǎn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)一線業(yè)務(wù)人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，力爭(zhēng)更好地為群眾服務(wù)。