別讓“多任務(wù)工作”謀殺你的效率

文/Lachel

高德拉特在《關(guān)鍵鏈》中提到過一個觀點，他認(rèn)為：在傳統(tǒng)的生產(chǎn)企業(yè)里面，造成工人工作效率低下的原因，是“不良多工”。

什么叫“不良多工”？

舉個例子：你是一名職員，手頭上有擦桌子、買外賣、寫報告三項工作，擦桌子要耗費3個小時，后面兩項分別要耗費4個小時，這是背景。

本來，如果你先擦桌子，再買外賣，再寫報告的話，3個小時就可以擦完桌子，7個小時后就可以搞定外賣，11個小時后就可以交報告。但是，實際工作中，分配給你工作的上級以及和你對接的同事，不會安靜地等著你做完，他們會時不時催你：桌子擦得怎么樣了？外賣買好了嗎？報告寫到哪里了？什么，還沒動筆？

于是，為了讓他們滿意，讓他們每一次催你的時候你都有新的進展可以反饋，你不得不先擦一會兒桌子，再找一下外賣，再寫幾行報告……循環(huán)往復(fù)，如此交替。

這樣一來，你的工作狀態(tài)，就從“桌子（3）-外賣（4）-報告（4）”變成“桌子（1）-外賣（1）-報告（1）-桌子（1）-外賣（1）-報告（1）……”

這樣一來，本來3個小時可以擦完桌子，就會被拖延到7個小時；7個小時后可以搞定外賣，就會被拖延到10個小時后。

你看，依然是11個小時，依然是這三項工作，本來可以早早搞定擦桌子和買外賣，把后續(xù)的工作轉(zhuǎn)交給對接的人，讓項目繼續(xù)運轉(zhuǎn)起來，但因為“不良多工”，因為你需要給其他人反饋，就導(dǎo)致整個項目拖延了至少3個小時。

如果在一條生產(chǎn)線上，每個工人都這樣的話，整條線的工作效率就會被拖垮。針對這個問題，高德拉特提出了一系列的系統(tǒng)管理方法——不過這不是今天的重點。

今天，我們來聊聊這個“不良多工”。

看似高效的“多任務(wù)工作”正在謀殺我們的效率

高德拉特所說的“不良多工”，在今天有一個更加通用的叫法，叫做“多任務(wù)工作”。

我相信，很多人都有這樣的工作習(xí)慣：寫一會兒報告，刷一下網(wǎng)頁，查一下資料，收一下郵件，回去做一下數(shù)據(jù)，點開微信回應(yīng)一下，再回去貼圖表……諸如此類。

這是很正常的事情。今天這個時代，專注在一件事情上已經(jīng)近乎不可能了。每個人手上都有一大堆任務(wù)，同時開著Word、Excel、PPT，微信和QQ總是同時閃動好幾個頭像……似乎，不能同時處理這些事情就是能力不夠。甚至，很多公司里面，會要求員工能夠進行“多任務(wù)工作”——我看到過好幾個招聘要求就明確寫著：能夠承受工作壓力，能夠協(xié)調(diào)“多任務(wù)工作”，能夠同時處理大量事務(wù)。

我在第一家公司里面親眼見過這樣的景象：AE的桌面永遠開著好幾個聊天框，對面是來自歐洲、澳洲、香港的不同客戶，任務(wù)欄里堆滿Excel窗口。她們飛快地在Outlook、Excel和QQ之間切換，鼠標(biāo)飛梭，熟練地按著Ctrl+C、Ctrl+V。但正是這看似高效的“多任務(wù)工作”，正在慢慢地謀殺我們的工作效率。

為什么這么說呢？

1.“多任務(wù)工作”，會占用我們的認(rèn)知資源

明尼蘇達大學(xué)商學(xué)院教授Sophie Leroy在一篇論文中提出了一個概念，叫做“注意力殘留”。

他指出，當(dāng)你從一項未完成的任務(wù)A切換到任務(wù)B時，由于A還沒有做完，你的大腦中會有一部分資源仍然在對A進行處理和運算，你會抑制不住地回想到任務(wù)A，從而抑制你對于任務(wù)B的投入。這部分仍然在處理任務(wù)A的資源，就叫做“注意力殘留”。

一方面，“注意力殘留”會占用我們大腦的認(rèn)知資源，降低對任務(wù)B的投入程度。另一方面，“注意力殘留”會在我們的認(rèn)知中造成“多目標(biāo)焦慮”，從而使我們產(chǎn)生“認(rèn)知負(fù)擔(dān)”，降低我們在任務(wù)B上面的表現(xiàn)。

什么是“認(rèn)知負(fù)擔(dān)”？簡單舉個例子，當(dāng)你來上班的時候，我告訴你：你今天要寫完一篇1萬字的報告，寫不完不許下班——你是不是會覺得晴天霹靂？一整天，這個任務(wù)都會沉甸甸地壓在你的心上，讓你心神不寧。你會不由自主地?fù)?dān)憂：要是我完不成怎么辦？怎樣做才能盡快寫完？我相信，你這一天的工作一定表現(xiàn)得非常糟糕。這就是認(rèn)知負(fù)擔(dān)。

當(dāng)一個人大腦中同時存在著越多的目標(biāo)和任務(wù)，他就會越焦慮，用于處理任務(wù)的資源會減少，狀態(tài)也會下降。所以，我們常常看到，如果一個人腦子里裝了太多的事情，他會表現(xiàn)得魂不守舍，對別人的話經(jīng)常聽不進去，剛交待的事情也很容易忘記——這就是因為沉重的認(rèn)知負(fù)擔(dān)使他難以騰出更多的資源來處理額外的信息。

這兩個效應(yīng)加在一起，共同降低了我們的工作效率。

本質(zhì)上，人對于未完成的事物會有一種強烈的沖動想去把它完成，否則就會一直想到它——這稱為“契可尼效應(yīng)”。所以，在工作A和工作B之間來回轉(zhuǎn)換，不但不會提高效率，反而會不斷地加重這種焦慮感。從而使你無論在處理哪項任務(wù)時，都會因為受到干擾而降低表現(xiàn)。

2.“多任務(wù)工作”，會干擾我們的工作記憶

你也許有一點體會：當(dāng)你從別的任務(wù)切換回去之后，你會忘記之前在想什么。

人的“工作記憶”空間是非常狹小的——它只能同時存放4個單位。即使你通過組塊、分類等方式，把大量信息聚攏起來，也很難超過4個單位的限制。而當(dāng)你切換出去，哪怕只有幾秒鐘，對新信息的處理也會占據(jù)你的工作記憶。由此帶來的后果就是，你剛剛建立起來的記憶瞬間就被清除出去。你只能從長時記憶中通過僅存的痕跡嘗試著把那些信息再次聚集、組合起來。先不提這個過程耗費的時間，更嚴(yán)重的后果是，也許一個剛剛誕生的點子就這樣消失了，再也回想不起來。

3.“多任務(wù)工作”，摧毀了我們進入“心流”的可能性

進入“心流”的條件之一，就是全心投入的專注——當(dāng)你所有的念頭都集中在“如何更好地操作來克服困難”時，你就更容易從微小的反饋中獲得激勵，“心流”也就應(yīng)運而生。而“多任務(wù)工作”恰恰摧毀了我們對任何一個任務(wù)的投入和專注。所以，看起來高效的“多任務(wù)工作”，實際上恰恰是效率的殺手。

如何避免負(fù)面影響

實際上，“多任務(wù)工作”的危害可能比你想的更嚴(yán)重。

2014年的一項研究指出，僅僅是幾秒鐘的走神（比如檢查一下微信、看一下郵件），也會造成錯誤率的顯著上升，甚至可以高達兩倍。

密歇根大學(xué)的一個研究團隊表示，在企業(yè)中，“多任務(wù)工作”幾乎無處不在——每個人在工作的時候都難免要接一下電話，跟同事討論工作，或是回應(yīng)老板的詢問。而這些“多任務(wù)”帶來的后果是什么呢？它會降低一個團隊20%-40%的工作效率，這是一個很可怕的數(shù)字。

我這幾年的團隊管理做下來，有一個感覺就是：當(dāng)我們在“多任務(wù)工作”的時候，實際上被異化了，變成了效率的奴隸——我們都在想，如何盡快把手頭的事情做完（以便做下一個任務(wù)），而不是努力把它做好。

那么，如何避免“多任務(wù)工作”對我們造成的負(fù)面影響呢？

1.冥想

如果你即將開始一項工作，而大腦中還殘存著許多雜念時，不妨先閉上眼睛，深呼吸，嘗試著與它們和解，告訴自己不要焦慮。

很多時候，給自己一些正面的心理暗示，以及通過一些操作——比如用悠長、緩慢的深呼吸刺激分泌內(nèi)啡肽，傳達出“平靜、舒緩”的信號，可以讓身體鎮(zhèn)靜下來，降低自己的焦慮水平。

深呼吸的時候，不妨回想自己以前的優(yōu)秀表現(xiàn)，想象那些正面的、令人興奮的場景，提高整個人的信心，提高大腦的活躍程度。這會有助于把注意力集中在手頭即將開始的工作上。

2.向自己提一個問題，嘗試去解決它

問題，是最能夠吸引注意力的東西。

在開始一項工作之前，提一個問題，并在工作中尋求答案，會為你的工作增加樂趣，提高對其的注意力。

舉個例子，在做一份PPT之前，可以問自己：這份PPT的亮點是什么？我如何呈現(xiàn)這個亮點？

或者，在讀一個章節(jié)之前，問自己：作者是如何解釋他的論點的？跟同類相比，好在哪里，有哪些缺漏？

這樣一來，就可以把枯燥的工作變成一個尋求答案、解決問題的過程。這可以顯著提高自己集中精力的意愿。

3.利用白噪音

我寫作的時候往往會去咖啡館。如果在家里，也會插上耳機，播放白噪音。

什么是白噪音？咖啡館背景的嘈雜聲，樹林里的風(fēng)聲、流水聲，火爐噼啪的聲音，路人雜亂的交談聲，等等。

這些聲音，一來，不含有任何信息量——因此它們對大腦來說是低優(yōu)先級的，不會給大腦造成任何負(fù)擔(dān)；二來，它們可以掩蓋各種突兀的、細小的噪音，從而幫助你跟環(huán)境隔絕起來。

也可以聽輕音樂，但是注意，不要聽有歌詞的音樂，也不要聽搖滾、金屬等律動感太強的音樂，因為它們會吸引你的大腦。

4.將瑣事集中在同一個時間段處理

不要急著應(yīng)答微信、QQ、郵件，專心致志做你的工作，等告一段落或者感到疲倦再休息一下，將這些瑣事一一搞定。

分別把不同的事項寫入不同的清單，再分門別類打開，處理，劃掉即可。

如果你并不是一個作息非常規(guī)律的人，不要使用番茄鐘。你應(yīng)該按照自己的狀態(tài)和精力安排工作，而不是聽從鬧鐘的安排。

5.隔絕干擾

如果可以，在做每天最重要的工作時，挑一個單獨的、確保不會受到任何干擾的地方工作。

當(dāng)然，很多時候，這一點主要看公司，而不是看自己。

令人振奮的是，越來越多的公司開始意識到這一點的重要性。比如，在辦公室里設(shè)置“沉思空間”，設(shè)置“單人辦公隔間”，員工可以自行尋找空房間使用，允許員工到咖啡館辦公，允許員工遠程辦公，等等。

這是一個進步，我期望著看到這種現(xiàn)象能夠真正在國內(nèi)盛行起來。

當(dāng)然了，如果一家公司天天讓你擦桌子和買外賣，那還是辭了吧。