事業(yè)單位人事檔案的用途和研究

陳光磊

摘 要：檔案是現(xiàn)今社會招工單位評定人才的第一手材料也是重要的參考依據(jù)，它包含各個人的基本信息，成長經(jīng)歷，對個人發(fā)展生存的重要性不言而喻。事業(yè)單位要高度重視檔案的研究與運(yùn)用，以便根據(jù)檔案全面的了解員工，使部門的人員分配最優(yōu)，充分發(fā)揮員工的個人優(yōu)勢，達(dá)到利益最大化。對國家而言人事檔案是一股潛在財富，運(yùn)用得當(dāng)可以極大地促進(jìn)我國“人才戰(zhàn)略”計劃的實(shí)施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；用途和研究

社會飛速向前發(fā)展，各種決定社會發(fā)展進(jìn)程的因素也在不斷變化。當(dāng)今社會處于發(fā)展競爭的風(fēng)口浪尖的資源是人才。這個社會對人才的需求量是無法滿足的，而人事檔案作為儲存人才資料的形式，記錄著員工的就職歷程，對人才的后期發(fā)展起著重要作用，因此把人事檔案的研究與運(yùn)用工作做好是保證人才系統(tǒng)正常運(yùn)作的必要前提。但由于各種各樣的原因，并不是所有的事業(yè)單位都有能力完成好檔案研究與運(yùn)用工作。本文從我國事業(yè)單位人事檔案的研究和運(yùn)用現(xiàn)狀出發(fā)，分析了其中存在的問題，并給出了行之有效的好方法。

一、我國事業(yè)單位檔案的用途與研究情況不容樂觀。

（一）研究人員綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

隨著信息化時代的不斷推進(jìn)，對于人事檔案深入研究的需求越來越高，因此加強(qiáng)對事業(yè)單位的人事檔案研究十分重要。但是目前許多企業(yè)的人事檔案專業(yè)研究人員的綜合素質(zhì)卻令人擔(dān)憂。我國目前的人事檔案研究專業(yè)人才缺乏，目前從事檔案研究的人員中很多人都沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，以前的檔案研究方式是傳統(tǒng)的方式，只要求工作人員了解計算機(jī)的一些基礎(chǔ)操作，只要滿足于基本需求就可以任職，所以很多現(xiàn)在的研究人員對計算機(jī)的操作都不是很熟悉，專業(yè)化程度不高，對工作內(nèi)容不是很清楚，只是簡單地收集和保存工作人員基本信息，達(dá)不到檔案研究進(jìn)一步發(fā)展的要求。部分人員責(zé)任心缺乏，對待工作得過且過，在其位不謀其政。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后

每一項(xiàng)工作的開展，都涉及到相關(guān)人員，一定的基礎(chǔ)物質(zhì)設(shè)施。在進(jìn)行檔案管理工作時，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)起到的作用很重要。檔案是對員工的先前經(jīng)歷的具體體現(xiàn)，其中包括其所有的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任職經(jīng)歷、素質(zhì)道德等，尤其是對就業(yè)者特長才能，所獲獎項(xiàng)等信息的如實(shí)記錄都對考慮員工未來的提拔與換崗提供了有力依據(jù)。毋庸置疑，這些信息是最具權(quán)威性的，是一個重要的參考。但是沒有基礎(chǔ)設(shè)施的支持以上這些作用都不可能達(dá)到。很多單位不注重檔案室的選擇，大多采用類似庫房的潮濕狹窄的房間作為檔案室，沒有設(shè)立專門檔案室，也自然沒有購進(jìn)完善的信息分析設(shè)備，不愿意投入資金，不推進(jìn)后期維護(hù)工作，非常容易引起檔案材料霉變，影響檔案后期的研究及下一步的運(yùn)用。例如，隨著人事改革的深入，在進(jìn)行某些傳統(tǒng)常規(guī)工作，如工資調(diào)整、人事任命、社會保險時，需要翻閱檔案，然而對保存的人事檔案研究不夠深入，可用于查詢的內(nèi)容少，具有實(shí)用性的信息匯編和專題統(tǒng)計表較少，不能滿足工作需求，不能充分體現(xiàn)檔案的價值與功能。

（三）觀念傳統(tǒng)，研究者重視程度不夠

由于人事檔案研究起步晚，發(fā)展慢，一些事業(yè)單位對檔案的研究工作不夠重視，認(rèn)識片面不深入，只是把人事檔案當(dāng)成是對員工信息的簡單記錄，對日后統(tǒng)計提供依據(jù)的一種字面信息而已，因此也不給該工作提供相應(yīng)的研究人員及物質(zhì)和金錢的支持，并且對檔案的儲存記錄也缺乏全盤的考慮，對員工的檔案信息只是很簡單的記錄。無法收集相關(guān)人員信息變動的最新信息，更新率較低，耽誤相關(guān)人員的就職，買保等事情。高層管理尚且如此，下層執(zhí)行人員的人知也就不可能深入，對檔案的研究監(jiān)督工作敷衍了事，以完成初級統(tǒng)計為最終目標(biāo)，不能有效的把檔案研究工作認(rèn)真進(jìn)行下去。人事檔案其實(shí)是企業(yè)日常事務(wù)的一項(xiàng)重要組成部分，而由于觀念在起作用，研究人員普遍采用傳統(tǒng)的檔案研究方式即不同的機(jī)構(gòu)對該范圍的職工的檔案信息進(jìn)行分別研究的形式，這種研究方式呈一定的封閉狀態(tài)，導(dǎo)致一個個數(shù)據(jù)孤島的存在。不重視改進(jìn)，也就使一些企業(yè)不能很好的適應(yīng)當(dāng)前的大數(shù)據(jù)情形下的人事研究要求，導(dǎo)致存在一些缺陷也是在所難免。

二、解決我國人事檔案研究與運(yùn)用問題的有效方法。

（一）提高研究人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)代化發(fā)展風(fēng)起云涌的時代，現(xiàn)代化的建設(shè)也在日趨完善，現(xiàn)代化企業(yè)的人事檔案部門也應(yīng)該順應(yīng)時代要求，從從業(yè)人員的綜合素質(zhì)抓起，鞏固從業(yè)人員的基本職業(yè)水平，同時還需要進(jìn)行必要的計算機(jī)操作能力和管控能力培養(yǎng)。建議采取的方法有對檔案研究人員進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)來達(dá)到提升員工素質(zhì)的目的，使研究人員更好的在現(xiàn)代的研究條件下提供更準(zhǔn)確的服務(wù)。在各工作過程中進(jìn)行業(yè)務(wù)的合理重組，提高從業(yè)人員的素質(zhì)來進(jìn)行檔案研究方式的創(chuàng)新，并對日漸成熟的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理的應(yīng)用，從而加快對人事信息平臺的建設(shè)與改進(jìn)步伐，把人事檔案看作是一種實(shí)用的社會資源，充分發(fā)揮其價值與作用。要在經(jīng)過培訓(xùn)的人員中進(jìn)行優(yōu)勝略汰的抉擇，選擇具有較扎實(shí)知識與較高責(zé)任心的人員，在平時也要注重對這些人進(jìn)行進(jìn)一步的培養(yǎng)與規(guī)范，主動了解這些人的心理需求，盡量滿足基礎(chǔ)需要，達(dá)到滿意，使其發(fā)揮自己的積極性，從而找到自己的優(yōu)越感，對工作付出更多的精力。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施

檔案的研究運(yùn)用部門要積極的與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，積極反應(yīng)在工作過程中遇到的問題，讓領(lǐng)導(dǎo)及時了解工作的進(jìn)展，引起其注意，進(jìn)而順利的進(jìn)行檔案基礎(chǔ)設(shè)施的完善。具體來說，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)要從基本的生活需求開始，例如對火災(zāi)的預(yù)防、對防潮材料的準(zhǔn)備以及堅(jiān)實(shí)的建筑材料等，同時要用結(jié)實(shí)的金屬材料儲存檔案文件，在室內(nèi)安裝足夠量的滅火設(shè)備以保證安全。當(dāng)然除了紙質(zhì)檔案的管理還有電子檔案的管理，在這樣的企業(yè)里要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，在做好收集的前提下進(jìn)行信息整理歸檔與備份，尤其要重視人事檔案的保密性，保證電子系統(tǒng)的安全，防御病毒入侵等惡意侵入，盡可能使信息完整安全，達(dá)到企業(yè)在人事研究方面的改革與創(chuàng)新。此外，為了達(dá)到高效率工作的要求，要及時精準(zhǔn)的進(jìn)行人事信息的傳遞，在基礎(chǔ)建設(shè)達(dá)到要求的前提下提高該工作的有效性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作展開與檔案質(zhì)量更高效的目的，逐漸完善人事檔案的管理工作，為社會做更大的貢獻(xiàn)。因此，對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是最符合這個時代的背景的一種方式。

（三）由上至下，強(qiáng)化檔案研究與運(yùn)用意識

行政管理人員，檔案的首要形成者又是檔案的直接受益者。如果他們檔案意識不強(qiáng)，將直接影響到檔案的形成和歸檔的完整性和實(shí)用性。所以，要強(qiáng)化他們的檔案意識，使他們明確本身承擔(dān)著檔案所有者的信息保密，信息安全等責(zé)任，并賦予其一定的利用檔案的權(quán)利，以方便其開展下一步研究工作。更重要的是加強(qiáng)更高一層領(lǐng)導(dǎo)的檔案運(yùn)用意識。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案研究重要性的宣傳，讓高層領(lǐng)導(dǎo)層更加深入地了解人事檔案研究與運(yùn)用，從而給予檔案部門充足的支持：放寬資金政策，定期發(fā)放檔案維護(hù)?？?； 重視檔案用房、設(shè)備等設(shè)施的建設(shè)。建立檔案研究領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行責(zé)任制，定期對檔案研究管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。在企業(yè)的日常工作交流中加強(qiáng)相關(guān)人員的思想政治教育，使檔案人員在認(rèn)識上提升高度，認(rèn)識到檔案研究與運(yùn)用的重要性，提高認(rèn)識，堅(jiān)持原則，保持檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，自覺努力提升自己的專業(yè)素質(zhì)。

三、結(jié)語

在信息交流如此迅速的當(dāng)今時代，人事檔案一定程度上代表著我們的能力，對日后的求職或是升職都有著不可估量的影響，也可以說檔案已經(jīng)變成了我們的敲門磚。但由于檔案研究運(yùn)用人員自身素質(zhì)低下，專業(yè)知識不過關(guān)，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱等各種問題，目前企業(yè)的人事檔案研究與運(yùn)用工作未能起到應(yīng)有的作用，這就要求相關(guān)從業(yè)人員積極自省，轉(zhuǎn)變觀念，努力提高自身能力，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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