醫(yī)院藥品庫存管理控制與分析研究

崔 巖

藥學(xué)部門作為醫(yī)院藥品供應(yīng)的執(zhí)行部門，承擔(dān)了保證藥品供應(yīng)及臨床治療連續(xù)性的重要責(zé)任。如果不對(duì)藥品庫存加以合理控制，過量的藥品庫存勢必會(huì)增加醫(yī)院的運(yùn)營成本。根據(jù)《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》[1]的要求，醫(yī)院需要有藥品采購供應(yīng)管理制度與流程，并定期評(píng)估藥品儲(chǔ)備情況，85%以上藥品庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)應(yīng)少于10～15 d，并在定期進(jìn)行評(píng)估后形成分析報(bào)告、提出改進(jìn)措施。然而以往傳統(tǒng)的藥品庫存控制模式，多依據(jù)藥庫管理者的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，具有費(fèi)時(shí)費(fèi)力的缺點(diǎn)。近年來隨著信息技術(shù)在藥品管理領(lǐng)域的發(fā)展與應(yīng)用，使藥品庫存管理可以采取更多的信息化手段進(jìn)行控制。筆者所在醫(yī)院也進(jìn)行了藥品庫存的信息化管理改進(jìn)，本研究介紹我院通過信息化手段提高藥品周轉(zhuǎn)率的方法，探討醫(yī)院藥品庫存控制的精細(xì)化、科學(xué)化管理，從而達(dá)到壓縮庫存總量，節(jié)約管理投入和提高效率等管理效果。

1 資料與方法

1.1 資料

選取我院HIS中藥庫各月藥品庫存、采購金額、出庫金額等數(shù)據(jù)制成初始表格。

1.2 方法

采用ABC分類法(Activity Based Classification)將藥品按品種和占用資金的多少，分為特別重要的庫存(A類)、一般重要的庫存(B類)和不重要的庫存(C類)三個(gè)等級(jí)，然后針對(duì)不同等級(jí)分別進(jìn)行管理與控制。

目前各三級(jí)醫(yī)院利用ABC分類法進(jìn)行庫存管理，多采取手工計(jì)算的方法進(jìn)行分類[2-3]。由于調(diào)取數(shù)據(jù)和手工計(jì)算存在耗時(shí)長的缺點(diǎn)，通常采取調(diào)取季度或年度數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分類數(shù)據(jù)缺乏時(shí)效性。我院采用ABC分類法的原理，利用信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)計(jì)算功能，根據(jù)藥品實(shí)時(shí)銷售量，對(duì)藥品實(shí)行分級(jí)管理。通過藥庫管理系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)報(bào)表，可以調(diào)取任意時(shí)間段全院各藥房的藥品消耗數(shù)量；報(bào)表匯總每種藥品的日均消耗總量。依據(jù)ABC分類原理，將每種藥品所消耗的金額百分比降序排列，金額百分比累計(jì)0%～70%的自動(dòng)分為A類；累計(jì)占總金額率70%～90%的分為B類；累計(jì)占總金額率90%～100%的分為C類，進(jìn)而將藥品分類管理(表1)。

表1 2016年1月采用ABC分類法對(duì)我院藥品的分類結(jié)果

借助信息系統(tǒng)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)計(jì)算功能，對(duì)全院藥品進(jìn)行ABC分類花費(fèi)時(shí)間不超過5 min。統(tǒng)計(jì)的高效性決定了藥庫管理人員可以對(duì)不同時(shí)間段分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分類，及時(shí)根據(jù)藥品管理級(jí)別進(jìn)行下一步管理工作。

1.3 設(shè)置管理參數(shù)

在藥庫管理系統(tǒng)軟件中，按照藥品管理級(jí)別，分別設(shè)定A、B、C三類最大庫存量計(jì)算天數(shù)的參數(shù)為7 d、10 d、15 d，作為管理庫存量上限參數(shù)。以日均消耗數(shù)量作為庫存定量計(jì)算依據(jù)，允許庫存最大量=日均消耗數(shù)量×天數(shù)參數(shù)。根據(jù)藥品實(shí)際庫存和允許庫存最大量，由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出每種藥品的計(jì)劃采購?fù)扑]量，計(jì)劃采購?fù)扑]量=允許庫存最大量-實(shí)際庫存，以代替?zhèn)鹘y(tǒng)憑經(jīng)驗(yàn)設(shè)定藥品庫存上下限的計(jì)劃模式。

由表1可知，A類和B類品種金額占比較大，基本達(dá)到醫(yī)院藥品資金的90%左右，而數(shù)量僅占30%左右，有利于庫存精細(xì)化管理控制；以上兩類藥品采購量均嚴(yán)格控制在7 d、15 d之內(nèi)。C類藥品占用資金10%左右，可將單次藥品采購量控制適當(dāng)放松，但藥品庫存不得超過3個(gè)月使用量的范圍。通過ABC分類，藥庫管理人員還將藥品庫位按照采購頻率進(jìn)行了進(jìn)一步優(yōu)化，以提高藥品的入庫驗(yàn)收速度(表2)。

表2 藥品ABC管理參數(shù)和管理方法

2 結(jié)果與分析

2.1 結(jié)果

我院從2016年開始采用藥庫管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行藥品庫存控制管理，統(tǒng)計(jì)2016年全年各項(xiàng)數(shù)據(jù)與2015年未使用該功能時(shí)全年數(shù)據(jù)相比，利用公式計(jì)算出每種藥品的周轉(zhuǎn)天數(shù)：庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)=月出庫金額/月平均庫存金額；周轉(zhuǎn)天數(shù)=30/庫存周轉(zhuǎn)率[4]，結(jié)果見表3。

表3 2015與2016年藥品采購評(píng)價(jià)指標(biāo)比較

2.2 分析

實(shí)施信息系統(tǒng)輔助的ABC分類法管理后，2016年較2015年藥品采購工作效率明顯提高。根據(jù)設(shè)定的庫存管理參數(shù)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算后給出采購?fù)扑]量，采購制單依據(jù)更加明確，制單時(shí)間較2015年縮短33%。B類藥品采購量增加至10～15 d，使每次采購品種減少，月平均入庫驗(yàn)收時(shí)間縮短23.5%。由于藥品銷售量2016年較2015年增加15%，為保證藥品供應(yīng)，月均庫存金額略有增長為2.3%；而月平均庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)、庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)呈現(xiàn)小幅好轉(zhuǎn)趨勢。對(duì)于A、B類藥品庫存的管理，能夠保證金額占比85%的藥品庫存天數(shù)控制在15 d以內(nèi)，達(dá)到三級(jí)醫(yī)院評(píng)審的要求。

3 討論

3.1 傳統(tǒng)庫存管理模式的局限性

傳統(tǒng)庫存控制模式由藥庫管理人員根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，手工制定計(jì)劃采購量。采購計(jì)劃以單次藥品采購量不超過該藥品的7 d出庫量為原則，每月需進(jìn)行8～10次藥品采購。由于單次采購量較小，容易造成藥品過度周轉(zhuǎn)，導(dǎo)致藥品批號(hào)、效期管理難度增加，也容易出現(xiàn)漏采導(dǎo)致斷貨，藥品管理的人力成本也相應(yīng)增加[5]。在月末藥品庫存控制存在困難，管理人員在控制庫存與保證供應(yīng)之間難以取舍。由于庫存管理指標(biāo)需要手工計(jì)算、分析，單個(gè)藥品的周轉(zhuǎn)率控制難以實(shí)現(xiàn)，三級(jí)醫(yī)院評(píng)審中要求的定期評(píng)估庫存儲(chǔ)備情況難度較大，很難控制85%以上的藥品庫存周轉(zhuǎn)率少于10～15 d。

衡量醫(yī)院藥品庫存儲(chǔ)備是否適當(dāng)；一般來講，周轉(zhuǎn)速度越快，庫存占用水平越低，流動(dòng)性越強(qiáng)；但周轉(zhuǎn)天數(shù)也不是越低越好，周轉(zhuǎn)天數(shù)過低可能對(duì)正常的經(jīng)營活動(dòng)帶來不利的影響。以我院2015年1月—12月藥品采購數(shù)據(jù)為例，月均藥品周轉(zhuǎn)天數(shù)5.55 d; 月均藥品周轉(zhuǎn)次數(shù)5.69次，雖然我院藥品周轉(zhuǎn)速度較快，但制定采購計(jì)劃和藥品驗(yàn)收入庫占用工作人員大量時(shí)間和精力，而且藥品采購頻度高容易造成藥品批號(hào)過多、臨床使用不便的缺點(diǎn)，增加藥品管理的成本和風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 ABC分類法應(yīng)用效果

目前各醫(yī)院尚未形成統(tǒng)一的科學(xué)合理的庫存管理模式；一般主要應(yīng)用ABC分類法作最佳庫存控制方法進(jìn)行管理，以減少人為因素對(duì)庫存產(chǎn)生的影響。但多數(shù)醫(yī)院使用的ABC分類法基于手工統(tǒng)計(jì)計(jì)算，不能根據(jù)藥品實(shí)際消耗量及時(shí)調(diào)整，分類依據(jù)的時(shí)效性缺乏。

本研究利用信息化手段建立藥品庫存控制管理的方法，以藥品實(shí)際消耗量為依據(jù)，使藥品采購數(shù)量能夠準(zhǔn)確、合理，采取以“用”定“采”的管理模式，對(duì)藥品庫存及采購量進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，使藥品庫存始終處于可控范圍之內(nèi)。將傳統(tǒng)上下限預(yù)警的采購管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樗幤沸枨罅縿?dòng)態(tài)監(jiān)測的模式，使醫(yī)院藥品的最佳庫存量得到有效控制。通過信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)支持，在應(yīng)用過程中逐步總結(jié)出適合我院藥品庫存控制的管理方法，逐步提高了庫存管理效率。

3.3 ABC分類法的應(yīng)用局限性

信息系統(tǒng)應(yīng)用于ABC分類法，使藥品庫存控制的整體效率大大提高，但庫存控制還受到一些因素的影響，需要引起注意：①用量小的應(yīng)急及搶救用藥；②部分藥品由于供應(yīng)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，容易導(dǎo)致藥品供應(yīng)中斷，特別是低價(jià)短缺藥品要適當(dāng)放松庫存控制，以保障臨床用藥的延續(xù)性；③對(duì)于特殊管理藥品，如麻精藥品需要嚴(yán)格按照醫(yī)院規(guī)定進(jìn)行采購；④因季節(jié)性因素或某些疾病爆發(fā)而導(dǎo)致藥品消耗量發(fā)生較大變化。

以上藥品一般隱藏在C類之中，一旦出現(xiàn)缺貨，會(huì)對(duì)臨床治療工作造成明顯的影響，甚至造成不良后果，必須引起足夠的重視。筆者認(rèn)為，可將以上特殊藥品單獨(dú)建立特殊品種采購目錄，避免采購時(shí)因?yàn)槭杪┒鴮?dǎo)致斷貨；一些管理者將這部分藥品分級(jí)為D類，獲得了良好的管理效果[6-7]。

4 結(jié)語

對(duì)于醫(yī)院而言，庫存量過大、過小都會(huì)對(duì)醫(yī)院運(yùn)營及藥品供應(yīng)造成不利影響。因此，合理地控制醫(yī)院藥品庫存，加快藥品庫存周轉(zhuǎn)，減少醫(yī)院資金的積壓是藥品管理者的重要責(zé)任。藥品庫存管理是醫(yī)院藥學(xué)工作的重要組成部分，科學(xué)的藥品庫存周轉(zhuǎn)率是藥品質(zhì)量和藥品供應(yīng)的保障。利用ABC分類法原理，結(jié)合藥品管理軟件對(duì)藥品庫存進(jìn)行管理控制，減少了人為因素影響，在我院藥品庫存管理實(shí)踐中取得了較好的應(yīng)用效果。通過管理參數(shù)的設(shè)定，提高了庫存管理的工作效率，降低了管理人力成本；同時(shí)加快了醫(yī)院資金周轉(zhuǎn)，使藥品供應(yīng)的穩(wěn)定性得到保證，提高了臨床科室和患者的滿意度。筆者建議可根據(jù)藥品各供應(yīng)調(diào)劑部門的工作特點(diǎn)，將ABC分類法應(yīng)用于藥品管理的其他方面，如抗菌藥物[8]和醫(yī)院全品種藥物[9]，以減少管理人力、物力成本，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理、高效藥品管理。