文書檔案管理中存在的問題與對策研究

張鶴

【摘 要】文書檔案管理是檔案管理中十分重要的組成部分，文書檔案管理是一個單位檔案管理水平衡量的重要指標，文書檔案管理的水平直接影響到檔案管理資料的完整性，文書檔案管理對檔案管理工作具有十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；存在問題；解決對策

文書檔案管理的水平能夠直接反應(yīng)單位檔案管理的水平，隨著社會的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進步，信息化、現(xiàn)代化的檔案管理已經(jīng)逐漸替代了傳統(tǒng)檔案管理的方式，也影響著文書檔案管理工作的進行，文書檔案管理工作在現(xiàn)代單位中的作用越來越大，但在文書檔案管理中還存在著一些問題。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理工作沒有給予足夠的重視

文書檔案管理工作對整體的檔案管理工作具有十分重要的意義，文書檔案是一個企業(yè)或者單位的極為重要的文件，關(guān)系到企業(yè)部門或單位的長遠發(fā)展和日常經(jīng)營，但很多事業(yè)單位都還沒認識到這一點，對文書檔案管理工作不夠重視，很多部門都沒有做好檔案的相關(guān)工作，檔案管理中存在著一些不規(guī)范的問題，從一般的企業(yè)部門或者事業(yè)單位來看，檔號、檔案標題都普遍存在著填寫問題，目錄方面也不夠科學(xué)規(guī)范，相關(guān)的檔案管理制度也不夠健全，這些問題導(dǎo)致了文書檔案管理效率的低下，是檔案內(nèi)容問題時常方式的根本原因，由于對檔案管理工作的不夠重視，在社會的不斷發(fā)展中，也沒有及時的跟上時代發(fā)展的步伐，很多的事業(yè)單位并沒有及時更新文書檔案管理方面的思想，仍然采取傳統(tǒng)的文化檔案管理方式，無法做到管理模式以及管理方式的更新，使得文書檔案管理工作逐漸落后實際發(fā)展情況，使得整個檔案管理工作的效率過低。

（二）文書檔案管理工作人員素質(zhì)問題

每個部門的職能的體現(xiàn)都需要工作人員去進行操作，工作人員素質(zhì)的高低直接影響到文書檔案管理工作的質(zhì)量，但從現(xiàn)在的事業(yè)單位來看，雖然文書檔案工作人員大都具備專業(yè)的職業(yè)證書，但真正掌握文書檔案管理知識的人卻不是很多，很多人都都缺乏對專業(yè)文書管理知識的學(xué)習(xí)，這些人雖然對文書檔案管理工作有初步的認識，但由于專業(yè)知識的缺失，使得他們在工作中很難滿足社會發(fā)展的需求，對文書檔案管理的理念做不到及時的更新，跟不上現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的步伐，這就導(dǎo)致了單位檔案管理水平難以得到有效的提高?，F(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，利用計算機對檔案管理工作現(xiàn)代化的建設(shè)是文書檔案管理管理工作發(fā)展的必然趨勢，很多工作人員以往都是通過手工整理的方式對文書檔案進行整合和管理，在現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用上和軟件的操作還存在著一些不嫻熟的問題，檔案管理工作人員的專業(yè)知識已經(jīng)對軟件的操作培訓(xùn)工作還需要加強。

（三）文書檔案管理工作和檔案管理工作的銜接存在問題

文書檔案管理工作的水平高低會直接對單位檔案管理工作的水平產(chǎn)生直接的影響，兩者直接存在著必然的聯(lián)系又有著不同的區(qū)別，因此兩者之間在工作銜接是要做好相互配合的工作，才能讓檔案管理工作水平不斷的上升，提升檔案管理工作的效率，但現(xiàn)在很多單位在實際的工作中并沒有將兩者很好的結(jié)合起來，而是采用了分開管理的方式，分開管理的方式雖然能夠很好的區(qū)分各自的工作內(nèi)容，但是卻由此拉開了檔案管理工作與文書檔案管理工作之間的距離，使得兩者之間銜接存在的一些問題，不能做到高效實時的工作交接，大大的降低了檔案管理工作的工作效率。

二、文化檔案管理改進對策研究

文書檔案管理工作對企業(yè)是單位的長遠發(fā)展來說，具有極其關(guān)鍵的作用，因此，必須要對文書檔案管理工作展開深入的研究，努力的提升文書檔案管理工的效率與質(zhì)量。

（一）提高重視，健全文書檔案管理制度

一個企業(yè)或者單位的發(fā)展與領(lǐng)導(dǎo)者的決策是不可分割的，想讓文書檔案管理工作效率得到有效的提升，領(lǐng)導(dǎo)決策者的重視尤為重要，認識的轉(zhuǎn)變是提高管理能力的思想基礎(chǔ)和保證，只有思想上給予文書檔案管理工作的高度重視，才能夠保證文書檔案管理工作的有效進行，首先領(lǐng)導(dǎo)者要引起足夠的重視，立足于時代的發(fā)展，同時充分的考慮企業(yè)或單位的自身情況，建立起相關(guān)的管理體制，再制定相關(guān)的規(guī)章制度去進行管理，幫助文書檔案管理工作走向正確的發(fā)展道理。沒有規(guī)矩，不成方圓，制度是一個組織內(nèi)大家都需要共同準守的行為規(guī)范，有了相關(guān)的規(guī)章制度，就可以為員工提供一個做事標準，按照規(guī)章制度的引導(dǎo)，讓文書檔案管理工作規(guī)范有序的進行，從而提法文書檔案管理的總體水平和工作效率。

（二）提升員工素質(zhì)

企業(yè)或者單位的人才是改善和發(fā)展企業(yè)或者單位的關(guān)鍵所在，文書檔案管理工作的工作人員也要提升自己的專業(yè)素質(zhì)，信息技術(shù)的發(fā)展給文書檔案管理工作帶來新的發(fā)展機遇，也給相關(guān)的從業(yè)人員提出了更高的要求，文書檔案管理員工要及時的對新知識新理念進行學(xué)習(xí)，主動的去學(xué)習(xí)計算機信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理方面的知識，掌握運用計算機信息技術(shù)的運用，努力的讓自己成為管理型，技術(shù)性的復(fù)合人才。企業(yè)單位也要積極的對工作人員進行相關(guān)知識技能的培訓(xùn)，不斷的為員工補充現(xiàn)代化的管理知識以及創(chuàng)新理念，為員工和企業(yè)或單位的共同發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

（三）做好文書檔案管理與檔案管理工作的銜接

文書檔案管理工作的質(zhì)量是直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量的，所以在實際的工作中，保證文書檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理是提升文書檔案質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，對文書檔案管理工作做到足夠的認識，使之規(guī)范化。加強文書檔案管理工作與檔案管理工作之間的協(xié)調(diào)與溝通，切實做好兩者之間的銜接工作。

（四）做好文書檔案的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件是資料的收集、鑒定以及保管和統(tǒng)計工作。因而，工作人員除了要善于收集單位和上下級之間的各種有用的文件和資料之外，還需要善于收集和整理單位在活動中形成的生動的能夠有效的反應(yīng)細節(jié)的檔案資料，并認真的進行整合，對其進行綜合的分析、篩選、研究和整理，促進檔案信息功能的發(fā)揮，不斷的豐富檔案的資源，明確不同時期的單位的工作重點和任務(wù)，以服務(wù)全單位和單位大局來開展文書檔案工作，從而形成服務(wù)大局的強大合力。文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標準化，從根本上切實提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

三、總結(jié)

綜上所述，文書檔案管理工作是各個企業(yè)或單位都不可缺少的重要工作，然而文書檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工程，提升文書檔案管理的工作水平與工作效率需要單位領(lǐng)導(dǎo)和從業(yè)人員的共同努力，堅持做好文書檔案管理的基本工作，一次來促進檔案管理工作水平的提高。在文書檔案管理工作進行的同時，要加強對文書檔案管理工作的重任，深刻的認識到它的重要性，加大文書檔案管理規(guī)章制度的完善力度，并曲面的提升員工的綜合素質(zhì)，真正的提高文書檔案的有效利用，推動企業(yè)或單位更好更快的發(fā)展。

【參考文獻】

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