ERP供應(yīng)鏈環(huán)境下暫估業(yè)務(wù)處理解析

趙穎

[提要] 在供應(yīng)鏈系統(tǒng)集成使用情況下，暫估業(yè)務(wù)處理與手工賬處理存在區(qū)別，多種暫估方式的處理方法和流程也不同，給使用者帶來一定困擾。本文以用友ERP-U8為操作平臺(tái)，對(duì)暫估業(yè)務(wù)的三種處理方式和全部結(jié)算、部分結(jié)算兩種情況進(jìn)行案例解析，以供參考。

關(guān)鍵詞：ERP;供應(yīng)鏈;暫估業(yè)務(wù)

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2018年4月26日

一、暫估業(yè)務(wù)相關(guān)初始設(shè)置

供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)憑證根據(jù)各系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置和科目設(shè)置自動(dòng)生成，進(jìn)行業(yè)務(wù)處理前，需要根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和處理方法進(jìn)行相關(guān)初始設(shè)置。

（一）會(huì)計(jì)科目設(shè)置。在“應(yīng)付賬款”科目下增設(shè)“應(yīng)付賬款—應(yīng)付貨款”和“應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款”兩個(gè)二級(jí)科目，輔助核算類型設(shè)置為“供應(yīng)商往來”。

（二）各模塊初始設(shè)置

應(yīng)付款管理：“初始設(shè)置—基本科目設(shè)置”中應(yīng)付科目為“應(yīng)付賬款—應(yīng)付貨款”，采購科目根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)置為“材料采購”或“在途物資”，稅金科目設(shè)置為“應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—進(jìn)項(xiàng)稅額”。

存貨核算系統(tǒng)：“初始設(shè)置—科目設(shè)置—存貨科目”中存貨科目設(shè)置為“原材料”;“初始設(shè)置—科目設(shè)置—對(duì)方科目”中的“采購入庫”收發(fā)類別下，對(duì)方科目為“在途物資/材料采購”;暫估科目的設(shè)置根據(jù)暫估方式的不同有所區(qū)別，月初補(bǔ)差和單到補(bǔ)差方式下為“應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款”，單到補(bǔ)差方式應(yīng)為“在途物資/材料采購”。

二、用友U8供應(yīng)鏈系統(tǒng)下暫估業(yè)務(wù)處理思路

（一）暫估業(yè)務(wù)處理原理。暫估業(yè)務(wù)分為采購模塊的暫估入庫和存貨核算的暫估記賬。采購模塊的暫估入庫，是以采購入庫單是否與采購發(fā)票結(jié)算為界定標(biāo)志，如果入庫單與發(fā)票已經(jīng)結(jié)算，視為報(bào)銷，反之則應(yīng)該暫估入庫;存貨核算的暫估記賬，是指對(duì)未結(jié)算的采購入庫單進(jìn)行記賬，即由于采購發(fā)票未到，無法按實(shí)際采購成本記賬，所以暫時(shí)以估價(jià)來記賬。收到采購發(fā)票后，通過采購模塊將已暫估記賬的入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，存貨要進(jìn)行結(jié)算成本處理，將采購暫估入庫成本按發(fā)票的實(shí)際成本進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整方式與暫估回沖方式相關(guān)。

用友U8提供了月初回沖、單到回沖和單到補(bǔ)差三種暫估方式。根據(jù)暫估方式的不同，結(jié)算成本處理會(huì)分別生成紅字回沖單、藍(lán)字回沖單和入庫調(diào)整單。紅字回沖單數(shù)量金額與暫估入庫時(shí)的入庫單相反，沖掉明細(xì)賬中的入庫金額;藍(lán)字回沖單的數(shù)量金額與采購發(fā)票結(jié)算報(bào)銷的一致，將正確金額記入明細(xì)賬;入庫調(diào)整單則是調(diào)整暫估價(jià)和結(jié)算價(jià)之間的差額。

（二）暫估業(yè)務(wù)處理思路。供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，不管暫估回沖的方式是哪種，暫估入庫業(yè)務(wù)的處理流程是相同的。到貨時(shí)在庫存管理系統(tǒng)錄入一張不含單價(jià)的采購入庫單，若月末發(fā)票未到，在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行暫估成本錄入并記賬生成暫估憑證。如果次月發(fā)票未到，不做任何處理，待收到發(fā)票時(shí)再做處理。本文假設(shè)暫估入庫的次月收到發(fā)票，根據(jù)暫估方式的不同，業(yè)務(wù)處理流程也有所區(qū)別。

三、暫估業(yè)務(wù)處理案例

XX公司對(duì)存貨采用實(shí)際成本法進(jìn)行日常核算，2017年7月22日收到供應(yīng)商提供的500GB硬盤100盒，用于組裝計(jì)算機(jī)，貨物已驗(yàn)收入庫，月底發(fā)票仍未收到，確定該批貨物的暫估單價(jià)為800元，并進(jìn)行了暫估記賬處理。

（一）當(dāng)月暫估入庫處理。7月份對(duì)該批貨物進(jìn)行暫估入賬處理，具體操作為：

1、7月22日在庫存管理系統(tǒng)填制并審核不含單價(jià)的采購入庫單。

2、月末發(fā)票未到，在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算—暫估成本錄入”命令，在采購入庫單中錄入暫估單價(jià)800元并保存。

3、執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算—正常單據(jù)記賬”命令，將暫估入庫單記賬。

4、執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算—生成憑證”命令，選擇“采購入庫單（暫估記賬）”后生成如下憑證（單到回沖方式的貸方科目為“在途物資”）：

借：原材料 80000

貸：應(yīng)付賬款——應(yīng)付暫估款 80000憑證①

（二）暫估入庫次月收到發(fā)票全部結(jié)算的處理。XX公司于8月9日收到供應(yīng)商提供的專用發(fā)票一張，數(shù)量100盒，單價(jià)為820元，貨款尚未支付，根據(jù)發(fā)票信息進(jìn)行暫估報(bào)銷處理，確定采購成本和應(yīng)付款。本例中發(fā)票數(shù)量與入庫單數(shù)量相等，屬于次月全部結(jié)算。

1、月初回沖

（1）月初回沖方式下，存貨核算系統(tǒng)在下月初自動(dòng)生成一張與暫估單一致的紅字回沖單，通過“業(yè)務(wù)核算—生成憑證”界面選擇“紅字回沖單”可以查詢到該業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的紅字回沖單，選擇該單據(jù)進(jìn)行憑證的生成，沖回上月的暫估憑證。（表1）

借：原材料 80000

貸：應(yīng)付賬款——應(yīng)付暫估款 80000憑證②

（2）8月9日收到發(fā)票后在采購管理系統(tǒng)錄入采購發(fā)票并進(jìn)行結(jié)算，此處可以根據(jù)采購入庫單進(jìn)行“生單”處理，修改單價(jià)為820元即可。

（3）執(zhí)行應(yīng)付款管理系統(tǒng)“應(yīng)付單據(jù)處理—應(yīng)付單據(jù)審核”功能，打開該采購發(fā)票，審核后立即制單生成憑證，憑證內(nèi)容如下：

借：在途物資 82000

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——進(jìn)項(xiàng)稅 13940

貸：應(yīng)付賬款——應(yīng)付貨款 95940 憑證③

（4）在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算—結(jié)算成本處理”，選擇要進(jìn)行結(jié)算的單據(jù)，點(diǎn)擊菜單欄“暫估”完成結(jié)算，結(jié)算后系統(tǒng)自動(dòng)生成藍(lán)字回沖單，藍(lán)字回沖單金額與發(fā)票報(bào)銷金額相同。

（5）在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“財(cái)務(wù)核算—生成憑證”，查詢條件選擇“藍(lán)字回沖單（報(bào)銷）”，選擇該筆業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的藍(lán)字回沖單后進(jìn)行制單：

借：原材料 82000

貸：在途物資 82000 憑證④

2、單到回沖

（1）單到回沖方式下，次月初不做業(yè)務(wù)處理，收到采購發(fā)票當(dāng)天進(jìn)行采購發(fā)票的錄入、結(jié)算和審核，處理方法同月初回沖，發(fā)票審核后制單所得憑證同憑證②。

（2）在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算—結(jié)算成本處理”，暫估處理后系統(tǒng)自動(dòng)生成紅字回沖單和藍(lán)字回沖單。

（3）在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“財(cái)務(wù)核算—生成憑證”，查詢條件選擇“藍(lán)字回沖單（報(bào)銷）”和“紅字回沖單”，查詢結(jié)果見表2，據(jù)此生成憑證同憑證③和④。（表2）

3、單到補(bǔ)差

（1）單到補(bǔ)差方式較前兩種特殊不再進(jìn)行暫估入庫憑證的回沖，而是根據(jù)發(fā)票結(jié)算金額和暫估金額的差額進(jìn)行調(diào)整，因此暫估科目應(yīng)設(shè)置為“在途物資”，原材料暫估入庫時(shí)生成的憑證與前兩種方式不同。

借：原材料 80000

貸：在途物資 80000 憑證⑤

（2）次月初不做處理，收到發(fā)票后的處理同月初回沖和單到回沖，生成憑證②。

（3）在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行暫估處理，由于本例中報(bào)銷金額與暫估金額不等，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)差額生成調(diào)整單，自動(dòng)計(jì)入存貨明細(xì)賬，不再進(jìn)行上月暫估憑證的回沖，沒有紅字和藍(lán)字回沖單。

（4）通過“財(cái)務(wù)核算—生成憑證”選擇入庫調(diào)整單進(jìn)行制單，生成憑證見表3。（表3）

（三）暫估入庫次月部分結(jié)算的處理。上述案例中針對(duì)的是暫估記賬后次月全部結(jié)算的情況，實(shí)際工作中還可能存在次月部分結(jié)算，剩余部分于以后期間結(jié)算的情況。假設(shè)本案例8月9日收到發(fā)票結(jié)算數(shù)量為硬盤80盒，其余20盒于9月2日收到發(fā)票，兩張發(fā)票單價(jià)均為820元。

在月初回沖和單到回沖方式下，8月9日錄入采購發(fā)票并結(jié)算，數(shù)量和單價(jià)分別為80只、820元，之后通過“結(jié)算成本處理”按照已結(jié)算金額生成藍(lán)字回沖單（報(bào)銷），兩種方法下分別在月初或“結(jié)算成本處理”后生成紅字回沖單。由于系統(tǒng)自動(dòng)生成的紅字回沖單會(huì)把之前的暫估金額全部沖掉，未結(jié)算部分的金額此時(shí)就沒有暫估了，因此還需要給未結(jié)算的20只硬盤進(jìn)行暫估入庫處理，具體方法如下：在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算—期末處理”命令，期末處理完后系統(tǒng)按照未結(jié)算金額生成一張暫估藍(lán)字回沖單，根據(jù)暫估的藍(lán)字回沖單生成一張新的暫估入庫憑證，9月收到發(fā)票后的操作與8月相同。

單到補(bǔ)差方式下，進(jìn)行“結(jié)算成本處理”后，系統(tǒng)生成一張金額為1，600元（820×80-800×80）的入庫調(diào)整單，對(duì)入庫調(diào)整單制單生成憑證⑥，8月結(jié)賬進(jìn)入9月后，收到發(fā)票做同樣處理，生成金額400元（820×20-800×20）的入庫調(diào)整單并生成憑證。

借：原材料 1600

貸：在途物資 1600 憑證⑥

（四）暫估業(yè)務(wù)處理方式比較分析。三種方式下業(yè)務(wù)流程和憑證內(nèi)容雖然有所差別，但最終原材料入賬成本和各科目凈發(fā)生額都相同。月初回沖和單到回沖方式下的存貨暫估入庫憑證，借方的存貨科目和貸方的應(yīng)付賬款科目能反映出企業(yè)當(dāng)期資產(chǎn)、負(fù)債的變動(dòng)情況，而單到補(bǔ)差方式下，存貨暫估入庫憑證的借貸方均為存貨科目，對(duì)資產(chǎn)負(fù)債表沒有產(chǎn)生影響，不能反映出資產(chǎn)及負(fù)債的變動(dòng)情況。筆者認(rèn)為，前兩種方式的暫估業(yè)務(wù)處理更為準(zhǔn)確合理。

四、結(jié)語

用友ERP-U8對(duì)于暫估業(yè)務(wù)的處理，需要應(yīng)付款、采購、庫存、存貨核算等系統(tǒng)集成使用，體現(xiàn)了ERP在企業(yè)資源管理中的應(yīng)用，與此同時(shí)也存在一些小問題。例如，發(fā)票結(jié)算過程中，當(dāng)發(fā)票數(shù)量小于入庫單數(shù)量時(shí)，對(duì)于實(shí)際入庫多出發(fā)票數(shù)量的部分，系統(tǒng)沒有提供合適的解決方案。

主要參考文獻(xiàn)：

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