數(shù)字檔案室建設(shè)工作的幾點(diǎn)思考

王鳳

隨著科技的發(fā)展，檔案信息化、數(shù)字化已經(jīng)走入人們的視野。如何建設(shè)好數(shù)字檔案室是目前面臨的一個(gè)問(wèn)題。下面就如何建設(shè)好數(shù)字檔案室提出幾點(diǎn)思考。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀

目前數(shù)字檔案室建設(shè)仍處在發(fā)展階段，存在諸多問(wèn)題。

1.缺少?gòu)?fù)合型檔案人才

目前，科技與專(zhuān)業(yè)知識(shí)相結(jié)合的復(fù)合型人才十分短缺，現(xiàn)階段的數(shù)字檔案管理人員大多數(shù)是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的人才，對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，而很多專(zhuān)職的檔案人員計(jì)算機(jī)知識(shí)又相對(duì)薄弱。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)工作目標(biāo)意識(shí)不明確

有些部門(mén)沒(méi)有真正理解檔案數(shù)字化真正的意義，只是為了完成上級(jí)任務(wù)而去建數(shù)字檔案室，導(dǎo)致數(shù)字檔案室建設(shè)完成后并沒(méi)有真正起到其應(yīng)有的作用，最后成為“擺設(shè)”。

3.數(shù)字檔案室建設(shè)水平不均衡

電子檔案伴隨信息化發(fā)展而產(chǎn)生，數(shù)字檔案室建設(shè)受電子政務(wù)、信息化環(huán)境、經(jīng)濟(jì)條件以及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度等因素的影響比較大。一是開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)的主觀意識(shí)不強(qiáng)，再加之領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠就會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案室建設(shè)發(fā)展速度緩慢。二是在不同地區(qū)不同行業(yè)內(nèi)，由于辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不統(tǒng)一，技術(shù)不過(guò)不硬，就會(huì)加大對(duì)電子檔案的集中控制的難度。三是電子檔案管理系統(tǒng)缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，導(dǎo)致內(nèi)部組織及管理方式無(wú)法適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程，造成前端管理不可控，后端歸檔功能缺失，進(jìn)而影響到電子文件及電子檔案全程管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)需注意的幾個(gè)方面

1.強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性

數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展都有著許多現(xiàn)實(shí)意義，但是有些部門(mén)對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)還不夠重視，還未充分意識(shí)到數(shù)字檔案室發(fā)展的重要性。所以應(yīng)從源頭抓起，一是領(lǐng)導(dǎo)要重視，把數(shù)字檔案室建設(shè)滲透信息化目標(biāo)建設(shè)當(dāng)中落實(shí)到位，數(shù)字檔案室建設(shè)才有發(fā)展的可能。二是成立數(shù)字檔案室建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)辦公室，統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)本地區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)工作，研究制定相關(guān)政策，審定相關(guān)制度規(guī)范，為數(shù)字檔案室建設(shè)創(chuàng)造條件，掃清障礙。三是加大宣傳力度，可以在官網(wǎng)上設(shè)立數(shù)字檔案室建設(shè)版塊，宣傳、普及國(guó)家政策，播報(bào)數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程以及成功的建設(shè)案例。

2.完善數(shù)字檔案室建設(shè)工作管理體系

隨著檔案數(shù)字化建設(shè)工作的全面推進(jìn)，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)不能只局限于對(duì)傳統(tǒng)檔案的收集、接收、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的指導(dǎo)、監(jiān)督，而應(yīng)將其工作的職能延伸到對(duì)各部門(mén)檔案數(shù)字化建設(shè)的引導(dǎo)上來(lái)，使檔案工作管理體系構(gòu)架通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行直接連接，讓管理結(jié)構(gòu)更加標(biāo)準(zhǔn)和緊密。另外，檔案數(shù)字化建設(shè)中檔案部門(mén)的職責(zé)、管理對(duì)象、信息移交時(shí)限、信息的利用職權(quán)和信息的發(fā)布等也應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，逐步上升為法律法規(guī)內(nèi)容，從而保障數(shù)字檔案室建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

3.組建數(shù)字檔案室建設(shè)工作研究咨詢(xún)機(jī)構(gòu)

數(shù)字檔案室建設(shè)工作中新技術(shù)的研究、推廣和應(yīng)用工作是檔案信息化技術(shù)含量能否站在時(shí)代前列的關(guān)鍵。檔案部門(mén)可以在實(shí)際工作中捕捉到的檔案數(shù)字化建設(shè)新動(dòng)向或帶有共性問(wèn)題的新課題，如果都交由每個(gè)檔案部門(mén)去自行研究解決，不僅人力物力資源將造成重復(fù)浪費(fèi)，而且會(huì)由于其他諸多因素的局限影響到問(wèn)題解決的質(zhì)量。組建數(shù)字檔案室建設(shè)工作研究咨詢(xún)機(jī)構(gòu)能更加集中精力為在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中遇到的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題提供技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)，這樣不僅可以加速以點(diǎn)到面的推進(jìn)速度，還可以減少建設(shè)中的隨意性和盲目性。

4.加強(qiáng)與信息管理部門(mén)的聯(lián)合將檔案數(shù)字化建設(shè)納入社會(huì)數(shù)字化規(guī)劃中去

通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)各行業(yè)信息資源集成是今后信息資源實(shí)現(xiàn)共享的一種備選方案。檔案部門(mén)通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)和信息化工作主管部門(mén)的聯(lián)合，在信息化的發(fā)展規(guī)劃和政策措施框架內(nèi)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn) “數(shù)字檔案信息資源庫(kù)”建設(shè)對(duì)“國(guó)家信息資源庫(kù)”的支持作用，達(dá)到能效雙贏的目的。這樣既可以借助信息部門(mén)已開(kāi)發(fā)建設(shè)的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，又利于貫徹國(guó)家有關(guān)檔案信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，盡快實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理對(duì)象的升級(jí)改造。

5.豐富數(shù)字檔案采集途徑，實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值利用最大化

要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的最大化利用，一是保證數(shù)字檔案的生成環(huán)境和生成的質(zhì)量，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值利用最大化的基礎(chǔ)。二是規(guī)范檔案室接收數(shù)字化檔案的渠道，保證各類(lèi)信息傳送的通暢。三是要對(duì)各類(lèi)異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息進(jìn)行遷移和集成，管好、做好、做大檔案信息資源庫(kù)的規(guī)模。四是選擇適宜發(fā)布的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)?；谝陨纤狞c(diǎn)才能在更高的層面上、更廣的空間中、更多的領(lǐng)域里將數(shù)字檔案室建設(shè)工作做大做強(qiáng)。

6.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案復(fù)合型人才是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室建設(shè)的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案工作思維已跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，新時(shí)代的檔案工作者必須是具有足夠的計(jì)算機(jī)操作能力、檔案管理能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力的高素質(zhì)、多技能的復(fù)合型人才。而針對(duì)復(fù)合型檔案人才的培養(yǎng)，首先加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，開(kāi)展各種學(xué)習(xí)、調(diào)研、交流活動(dòng)，采用“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等方式鼓勵(lì)檔案工作人員學(xué)習(xí)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和方法，提高檔案工作人員對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)知識(shí)理論的理解和實(shí)際工作技能的提高。

數(shù)字檔案室建設(shè)工作任重道遠(yuǎn)，在某些方面還不太成熟和完善，需要從建設(shè)、使用、管理中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步形成建設(shè)與應(yīng)用的一套理論，走出一條實(shí)踐--理論--實(shí)踐--新理論的科學(xué)建設(shè)之路，只有理論與實(shí)踐并進(jìn)，才能推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)工作的穩(wěn)步向前發(fā)展。

（作者單位：滄州市審計(jì)局）