淺談當(dāng)前人事檔案管理工作面臨的問題及應(yīng)對

辛燕

人事檔案工作是個人職稱評定、職位晉升、表彰獎勵和責(zé)任追究的重要依據(jù)，也是一個單位記錄發(fā)展變革、工作開展的有力證據(jù)。良好的人事檔案管理可以為今后的工作提供寶貴經(jīng)驗。將人事檔案工作做到細(xì)致入微，更能激發(fā)單位廣大干部職工的工作積極性，促進(jìn)公平公正工作環(huán)境的形成，保障單位工作穩(wěn)步推進(jìn)。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理工作存在的問題及原因

（一）對人事檔案管理工作重視程度不夠

人事檔案管理工作因其繁瑣、復(fù)雜的工作特點，管理起來費時費力，尤其是工作任務(wù)重、人員信息多的單位，往往很難做出成效。相對于單位的主要業(yè)務(wù)，人事檔案管理工作難以引起領(lǐng)導(dǎo)和職工們的重視，這將導(dǎo)致很多不利后果，形成惡性循環(huán)。一方面，干部職工在填寫信息時不嚴(yán)謹(jǐn)，消極應(yīng)付。檔案內(nèi)時間、期間沖突，邏輯關(guān)系混亂等現(xiàn)象時有發(fā)生。增加了檔案管理中核對、審查、認(rèn)定等原本可以省略的工作量。另一方面，干部職工檔案上交不及時，造成歸檔拖拉、檔案不完整等問題，久而久之，各類問題疊加，使得人事檔案管理工作愈加困難復(fù)雜。

（二）人事檔案管理工作缺乏有序制度

一是每個單位對材料填寫內(nèi)容要求不同。例如職工檔案中的“三齡一歷”的填寫，有大量前后依據(jù)不一致的問題存在。陰陽歷、推算工齡與實際工齡、全日制學(xué)歷與在職學(xué)歷等常被混淆。二是檔案材料填寫格式不同。各單位所做的表格模塊，在名稱、排版上有較大出入，在涉及不同單位間較多檔案變動時，針對本質(zhì)相同的材料要花費更多精力去分類歸檔。三是檔案管理未形成閉環(huán)式管理程序。材料的提報、初審、復(fù)審、保密性審查、存檔等工作需要環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任壓實到人，在日常工作中缺乏有序制度和監(jiān)督，落實往往不到位。

（三）人事檔案管理設(shè)施不完善

檔案管理設(shè)備的應(yīng)用，體現(xiàn)在檔案的查閱和檔案保管兩個方面。檔案管理工作的復(fù)雜，多來自于檔案資料數(shù)量巨大，隨著工作的推進(jìn)和人員的變化，檔案資料呈現(xiàn)出激增的趨勢，而現(xiàn)代化的信息設(shè)備缺失，只依靠人力去完成資料存檔、查閱等工作，不利于提升工作的精確度和工作效率，造成人力資源的浪費。因長期以來的技術(shù)問題，現(xiàn)如今的檔案還多為紙質(zhì)版資料，紙質(zhì)檔案的保管對環(huán)境提出了更高要求，防潮、防蟲、防火等需求，繼續(xù)高科技設(shè)備來滿足。

（四）人事檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

一是檔案管理工作的人員構(gòu)成老齡化。檔案管理工作枯燥、進(jìn)步空間小，難以受到年輕人青睞。人員構(gòu)成老齡化中，普遍存在人員學(xué)歷不高、所學(xué)專業(yè)不對口等問題，不能做到專人專管。二是繼續(xù)教育后續(xù)動力不足。由于人員構(gòu)成的客觀存在，管理人員多憑借多年經(jīng)驗開展工作，沒有踏踏實實進(jìn)行繼續(xù)教育，面對科技飛速發(fā)展的時代，掌握計算機、數(shù)字化設(shè)備的能力不足，不能滿足工作需求。三是工作積極性不高。檔案管理工作長期不受單位領(lǐng)導(dǎo)重視，有過于費時費力不見成效，會使得工作人員積極性受到打擊，甚至出現(xiàn)消極怠工、推脫責(zé)任等現(xiàn)象，對待工作的責(zé)任心下降。

二、對提高人事檔案管理工作質(zhì)效的幾點建議

（一）加強引導(dǎo)，提升重視程度

一是多項領(lǐng)導(dǎo)溝通、匯報檔案管理工作進(jìn)度和工作重點難點，讓領(lǐng)導(dǎo)了解并更加深刻地了解檔案管理工作的重要性。形成自上而下的有力工作支撐，從而推動檔案管理工作良好發(fā)展。二是增加宣傳渠道。通過通知公告、宣傳欄、宣講會等多種形式，宣傳檔案對個人及單位工作的重要性，號召大家積極配合檔案管理工作，以案例通報等形式，提醒廣大干部職工重視檔案歸檔、整理、和按流程查詢等方面的工作。

（二）梳理流程，形成規(guī)范制度

一是填寫標(biāo)準(zhǔn)。從更高層面制定統(tǒng)一的書寫規(guī)范，將最大限度降低檔案出錯率，對老舊檔案的審查也應(yīng)盡快統(tǒng)一口徑，減少因制度變更而增減的檔案整理次數(shù)。二是理順檔案管理思路，盡快根據(jù)單位發(fā)展戰(zhàn)略制定檔案管理信息化總體規(guī)劃。結(jié)合近期與遠(yuǎn)期單位檔案工作，形成流程化工作制度，促進(jìn)單位工作有序開展。三是建立檔案管理工作的監(jiān)督制度。不論是對檔案的填報還是檔案的日常管理，多組織“回頭看”，查擺問題，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的隱患。

（三）做好調(diào)研，完善人事檔案室設(shè)備

對于紙質(zhì)版檔案，根據(jù)檔案室具體情況，設(shè)置防盜、監(jiān)控、干濕器等設(shè)備，保證珍貴的紙質(zhì)版材料完整。對于現(xiàn)代資料，多應(yīng)用電子信息化設(shè)備，通過掃描等錄入系統(tǒng)，保留電子版和紙質(zhì)版兩套材料，既有原件可供核對，又有電子版方便查詢。對檔案的查詢需要運用到先進(jìn)軟件，將檔案形成電子版書本化管理，通過姓名、身份證號等可快速找到本人檔案，實現(xiàn)觸摸屏翻閱等高科技查檔方式。

（四）狠抓教育，提高從業(yè)人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作的逐步精細(xì)化，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求越來越高，在繼續(xù)教育中要多增加人事審批、工資薪金、學(xué)歷學(xué)制、黨建管理、獎懲和晉升等各項制度的專項教學(xué)和計算機等多媒體運用的課程。針對工作積極性不高、責(zé)任心不強等現(xiàn)象，除了增加考評機制外，必要的黨性教育不可缺少，通過三會一課等方式增強檔案管理人員的擔(dān)當(dāng)奉獻(xiàn)精神和使命感，從而更好的完成工作任務(wù)。積極吸收新鮮血液，招收對口專業(yè)的畢業(yè)生，用專業(yè)的人做專業(yè)的事，既能讓人才學(xué)有所用，又能激發(fā)檔案管理工作新的活力。

（作者單位：山東省日照市公路管理局）