新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

王輝

一、水利工程檔案管理中所存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視

一般情況下，在水利部門(mén)中都會(huì)設(shè)有檔案的存放室，也就是我們所說(shuō)的檔案室。但是，目前在部分地區(qū)還存在著相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案的管理不夠重視，也就導(dǎo)致了檔案室的設(shè)立成了擺設(shè)，在檔案管理人員的安排上，也只是隨意的安排或者是尋找兼職人員來(lái)管理檔案工作，這些非專業(yè)的工作人員非但沒(méi)有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，甚至不能熟練使用計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備。如果是從水利部門(mén)抽調(diào)的人員，至少還有水利工作的相關(guān)背景知識(shí)，但如果主管部門(mén)單單為了節(jié)約用人成本而找來(lái)一些并非水利專業(yè)出身的編外人員或兼職工作者，將會(huì)給水利檔案管理的工作雪上加霜。這也就導(dǎo)致對(duì)深入推進(jìn)現(xiàn)代新形勢(shì)下所要求的檔案管理信息化工作形成了阻礙，也就沒(méi)有辦法將檔案管理的相關(guān)政策實(shí)地落實(shí)下去。

（二）缺少有效的管理制度

目前，在很多檔案管理部門(mén)都沒(méi)有做到在工作中因地制宜，根據(jù)部門(mén)自身的實(shí)際情況，制定出一套適用于本單位的可實(shí)施性強(qiáng)的檔案管理方法，要么照搬照抄其他的管理體系，要么根本沒(méi)有成系統(tǒng)的管理規(guī)程。也缺乏一套成型的能夠涵蓋收集、保存檔案內(nèi)容的管理機(jī)制，使得檔案管理制度沒(méi)有核心支撐，成為了一具空殼。雖然部分工作單位針對(duì)如何高效的進(jìn)行檔案管理制定了相關(guān)的管理制度，但是卻沒(méi)有完善的監(jiān)督管理方法，不受監(jiān)督的制度同樣是無(wú)法發(fā)揮有效作用的。在工作人員管理方面，也沒(méi)有形成行之有效的激勵(lì)政策，也不能給他們一個(gè)明確的未來(lái)發(fā)展方向。這會(huì)造成檔案的管理工作者無(wú)法看到自己這個(gè)崗位的發(fā)展前途和光明前景，所以容易滋生負(fù)面情緒，對(duì)工作的態(tài)度有所松懈，責(zé)任心也不復(fù)從前，這會(huì)直接影響到檔案管理工作的效果。

（三）檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)不足

一般情況下為將更多人員安排在人員需求量較大的位置，在各單位的檔案管理處都盡可能地削減人數(shù)，水利工程單位也不例外。所以在水利工程的檔案管理處的工作人員少之又少，通常是抽調(diào)其他部門(mén)的人員去兼管檔案的管理工作，甚至不會(huì)對(duì)沒(méi)有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，這會(huì)造成檔案管理因缺乏科學(xué)的排列而混亂不成體系，從而對(duì)后續(xù)的查找、審閱以及研究工作增加難度。比如，工作人員未能將某個(gè)工程中的每一個(gè)實(shí)施階段的記錄檔案歸類整理，檔案存放也沒(méi)有清晰的思路及標(biāo)識(shí)，那么時(shí)間久了，工作人員不能準(zhǔn)確記憶每一份資料的放置位置，要快速且準(zhǔn)確的找到該工程記錄檔案的某個(gè)階段記錄，就會(huì)成為難于上青天的任務(wù)，屆時(shí)，勞心傷力。另外，兼管檔案管理的人員因?yàn)橛衅渌ぷ髟谏恚３８械綗o(wú)暇分身，這時(shí)就會(huì)萌生將“不太重要”的檔案管理工作暫且擱置的想法，導(dǎo)致該項(xiàng)工作效率低下。

在過(guò)去檔案管理的工作之中，檔案的記錄一般都是以紙為載體，所以要管理的一般都是紙質(zhì)文件，隨著時(shí)間的推移，還有保存環(huán)境中各種不利因素對(duì)紙質(zhì)的破壞，或者是突發(fā)事件導(dǎo)致檔案容易損壞或者丟失。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)已在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化管理時(shí)代，將信息化引入檔案管理工作本能夠大大提高檔案的保存效果及工作效率，但是由于檔案管理者自身對(duì)于信息化管理認(rèn)知不足，也缺乏與時(shí)俱進(jìn)的工作思想，囿于傳統(tǒng)不愿嘗試新方法，或者是對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不夠熟練，而導(dǎo)致高效便捷的信息化管理檔案遲遲不能夠落實(shí)。

二、水利工程檔案的創(chuàng)新管理途徑

（一）實(shí)行統(tǒng)一化領(lǐng)導(dǎo)，分等級(jí)制管理

要想做好水利工程的檔案管理，就要了解水利工程項(xiàng)目建設(shè)的具體工作流程和管理體系?？紤]到水利工程項(xiàng)目實(shí)踐工作中的多方合作問(wèn)題，應(yīng)該倡議所有參與了項(xiàng)目建設(shè)的單位，都由分管的領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)參與管理檔案的記錄整理工作，建設(shè)“一把抓”的責(zé)任機(jī)制，由專人對(duì)水利工程建設(shè)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)管。然后在本人管轄的參建單位內(nèi)部，對(duì)檔案實(shí)行分級(jí)化管理，每一級(jí)的工作總結(jié)和問(wèn)題都要和上一級(jí)的專人對(duì)接，具體負(fù)責(zé)檔案的人員要確保檔案的記錄完善和保存完整，能夠做到出現(xiàn)問(wèn)題可以直接找到其負(fù)責(zé)人，共同為檔案的質(zhì)量和完整性擔(dān)負(fù)起責(zé)任。

（二）建立完善的檔案管理制度

完善的管理制度是檔案的管理工作中舉足輕重的要素，如果缺乏完善的檔案管理制度，那么難免會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題，要么是因?yàn)榘卜畔到y(tǒng)不完善，管理人員自身找不到某檔案的存放處所，要么是沒(méi)有完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕柽€記錄，借出查閱過(guò)后沒(méi)有按時(shí)歸還或者檔案有損壞沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)等問(wèn)題。所以在檔案的管理體系中一定要設(shè)置完善的管理制度。比如，針對(duì)需要借閱的檔案設(shè)計(jì)專門(mén)的借閱登記表，以免出現(xiàn)借閱者不按期歸還或者歸還后管理人員未及時(shí)發(fā)現(xiàn)損壞，之后找不到責(zé)任人的現(xiàn)象發(fā)生；還要考慮要求檔案管理者每天對(duì)檔案的相關(guān)工作做出總結(jié)并將其歸納到個(gè)人工作表現(xiàn)的考核當(dāng)中，這又要求監(jiān)管者提早做好考核標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)案，并設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰相關(guān)措施。

（三）提高管理者的專業(yè)技能和素質(zhì)

在如何提高管理者自身的專業(yè)技能和素質(zhì)方面，首先監(jiān)管部門(mén)應(yīng)該針對(duì)提高檔案管理者專業(yè)技能，經(jīng)常性不定時(shí)的組織技能學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)學(xué)習(xí)成果進(jìn)行考核。其次，在學(xué)習(xí)及培訓(xùn)過(guò)后仍然遲遲無(wú)法提升自己的管理技能與實(shí)踐水平者，上級(jí)部門(mén)可以考慮將其調(diào)崗或者做其他安排，對(duì)于通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)后不僅提升自身技能還能夠舉一反三的并落實(shí)到工作中的工作人員要予以一定的獎(jiǎng)勵(lì)。再次，建立獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)機(jī)制。為了提高工作者的工作積極性，促進(jìn)工作者主動(dòng)去尋求專業(yè)化的技能學(xué)習(xí)，可以按照該機(jī)制定期組織考核并評(píng)選出不但工作表現(xiàn)優(yōu)異，而且能夠?qū)Ξ?dāng)前工作中存在的問(wèn)題予以指出和提供有效建議者，監(jiān)督部門(mén)可考慮予以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神表彰。最后，應(yīng)設(shè)立并完善淘汰與晉升機(jī)制，及時(shí)篩除不能稱職的尸位素餐者，給認(rèn)真負(fù)責(zé)且業(yè)務(wù)能力強(qiáng)者進(jìn)一步的發(fā)展空間。

結(jié)語(yǔ)：水利工程體系中，檔案管理是整個(gè)水利建設(shè)工程的重中之重，在社會(huì)高速發(fā)展的推動(dòng)之下，研究新形勢(shì)下的檔案管理專業(yè)化操作已經(jīng)是迫在眉睫，該怎樣做好檔案的管理工作并有效的提升，是現(xiàn)如今相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者應(yīng)首要考慮的問(wèn)題，結(jié)合自身的管理經(jīng)驗(yàn)，改革管理方法已經(jīng)是現(xiàn)如今檔案管理工作的首要前提。筆者就此提出一些建議，誠(chéng)摯希望能夠?yàn)樗こ虣n案管理事業(yè)的發(fā)展提供一些思路。

（作者單位：河北省南運(yùn)河河務(wù)管理處）