檔案館館際合作探究

裘麗

合作是當(dāng)今時代的主題，是雙方基于某種目標(biāo)而建立起來的協(xié)作關(guān)系。合作機(jī)制就是維系這種關(guān)系的紐帶，使雙方的共同利益和長遠(yuǎn)發(fā)展得以保障。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化進(jìn)程的加快，中央和國家機(jī)關(guān)檔案館、地方各級檔案館、企事業(yè)單位檔案館以及專業(yè)檔案館等檔案系統(tǒng)內(nèi)的館際成員，他們之間所開展的館際合作成為我國檔案事業(yè)發(fā)展的應(yīng)然趨勢。檔案館館際合作的價值主要體現(xiàn)在減少重復(fù)資源建設(shè)、整合館際成員能力（數(shù)據(jù)集成、網(wǎng)絡(luò)互通、服務(wù)聯(lián)動）、實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源共享等幾個方面，而這些價值的實(shí)現(xiàn)需要合作機(jī)制作為支撐。

一、檔案館館際合作的表現(xiàn)

（一）中央和國家機(jī)關(guān)檔案館館際合作

2011年9月22日，中央和國家機(jī)關(guān)檔案館工作座談會在河北省召開。會議決定，即日起，中央和國家機(jī)關(guān)檔案館館際合作協(xié)作組正式成立。會議的主要任務(wù)是研究新形勢下中央和國家機(jī)關(guān)檔案館工作的特點(diǎn)和規(guī)律，探討建立中央和國家機(jī)關(guān)檔案館館際合作機(jī)制，成立中央和國家機(jī)關(guān)檔案館館際合作協(xié)作組，可以為各館提供館際交流的平臺，有利于交流業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、提高工作水平，促進(jìn)中央和國家機(jī)關(guān)檔案館事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

（二）地方各級檔案館之間的館際合作

2014年9月26日，上海市浦東新區(qū)檔案館與四川省成都市檔案館簽署了民生檔案跨省異地服務(wù)聯(lián)動工作協(xié)議，確立了浦東與成都兩地檔案館跨省利用服務(wù)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作機(jī)制。雙方表示將共同努力，積累經(jīng)驗(yàn)，不斷拓寬合作共贏之路，服務(wù)好兩地經(jīng)濟(jì)社會和民生需求。根據(jù)協(xié)議，浦東新區(qū)檔案館與成都市檔案館將正式開展受理對方區(qū)域范圍內(nèi)婚姻登記檔案的查閱利用，兩地市民可就近在兩地的檔案館申請利用浦東新區(qū)或成都市登記的婚姻檔案，而不必回到原登記地申請，突破了檔案屬地化利用的限制，大大方便了廣大公眾。

（三）地方檔案館與高校檔案館之間的館際合作

2014年9月9日，三峽大學(xué)檔案館館長張業(yè)明一行到湖北省宜昌市檔案館開展館際交流活動。宜昌市檔案局（館）長袁清向三峽大學(xué)檔案館同行們介紹了全市檔案事業(yè)發(fā)展的基本情況，表達(dá)了愿同三峽大學(xué)檔案館加強(qiáng)交流合作，充分發(fā)揮大學(xué)的人才優(yōu)勢，共同開發(fā)利用檔案文化資源，保護(hù)珍貴史料，發(fā)掘檔案寶庫，繁榮宜昌市檔案文化事業(yè)。

二、檔案館館際合作機(jī)制的分析

筆者將檔案館館際合作機(jī)制分解為動力因素、組建基礎(chǔ)、契約精神、信任關(guān)系和溝通路徑五個部分。

（一）動力因素

1.外部動力因素

（1） 技術(shù)的發(fā)展

現(xiàn)代化信息技術(shù)特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)是推動檔案館館際合作的關(guān)鍵性因素。計(jì)算機(jī)技術(shù)經(jīng)過幾十年的發(fā)展，為檔案資源數(shù)字化建設(shè)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展，為館際合作和資源共享帶來了新的奇跡，不僅突破了時間上的限制，而且排除了空間上的障礙，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通。數(shù)字挖掘技術(shù)、智能代理技術(shù)、信息推送技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，使構(gòu)建一個高效統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)成為可能，從而解決接口異構(gòu)、平臺異構(gòu)等造成的檔案信息冗余、數(shù)據(jù)無法讀取的問題。

（2） 數(shù)字化資源激增

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，大量的、寬泛的、無序的信息資源呈現(xiàn)指數(shù)型增長，人們陷于搜尋有用信息的困境中，難以決策。人們亟需方便、快捷、準(zhǔn)確的信息為其提供問題的解決思路和方案。因此，整合分布于各個檔案館之中的檔案數(shù)字資源，實(shí)現(xiàn)館際檔案數(shù)字資源的互相利用、互相補(bǔ)充、互為完善，需要檔案館之間分工協(xié)作、長期規(guī)劃、共同建設(shè)。

（3） 用戶信息需求的變化

用戶信息需求的變化表現(xiàn)在兩個方面：一是信息需求日益增長，隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，人口流動加速以及各類民生政策不斷出臺，各地檔案館相繼出現(xiàn)“查檔熱”。與此同時，公眾需要持檔案證明跨地域辦事的情況越來越多，檔案異地利用的需求越來越大。二是信息需求呈現(xiàn)多元化特征，由紙質(zhì)載體向電子載體轉(zhuǎn)變，由靜態(tài)信息向動態(tài)信息轉(zhuǎn)變。各類檔案節(jié)目的普及也激發(fā)了公眾對多媒體形式檔案的熱情?？傊?，用戶信息需求的變化在一定程度上成為檔案館館際合作的助推器。

2.內(nèi)部動力因素

（1） 資源共享理念的驅(qū)使

資源共享是以用戶需求為導(dǎo)向，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以橫、縱向整合為手段，將一定范圍內(nèi)檔案館所擁有的數(shù)字資源納入到一個資源共享平臺，各檔案館之間秉承互惠互利的原則進(jìn)行的一種信息協(xié)調(diào)活動。檔案數(shù)字資源共享可以實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域檔案查詢，檔案利用者不必奔波于各個檔案館之間，只要到一個檔案館便可以查詢本市乃至各區(qū)域的檔案信息。在資源共享理念的驅(qū)使下，各檔案館能夠?yàn)橛脩籼峁耙徽臼健狈?wù)。

（2） 保護(hù)檔案意識的增強(qiáng)

保護(hù)檔案主要體現(xiàn)在兩個層面：一是維護(hù)檔案信息安全，規(guī)避重大自然災(zāi)害和突發(fā)事件給檔案數(shù)據(jù)帶來的風(fēng)險。近年來，地方各級檔案館之間積極開展檔案異地備份工作，對于保障重要檔案數(shù)據(jù)安全，提升檔案部門防災(zāi)減災(zāi)能力具有重大意義。二是收集珍貴檔案，豐富館藏資源。2013年4月，四川省檔案館與成都工業(yè)學(xué)院合作開展珍貴檔案收集搶救，通過多種渠道收集、整理陳毅元帥生前的照片、文物以及張愛萍將軍與學(xué)校往來的書信。

（二）組建基礎(chǔ)

1. 組建原則

（1） 整體性原則

檔案館館際成員要在統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一布局下進(jìn)行分工協(xié)作，既要各司其職，又要發(fā)揮各自特性，達(dá)到整體效益。在傳統(tǒng)資源建設(shè)中，最大的弊端就是重復(fù)建設(shè)而造成巨大浪費(fèi)，尤其是在市檔案館與縣檔案館、轄區(qū)檔案館之間，資源重復(fù)現(xiàn)象比較突出。在整體性原則的指導(dǎo)下開展館際合作，是防止重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)的有效手段。

（2） 資源共建共享原則

資源共建是資源共享的基礎(chǔ)，資源共享是資源共建的目的，兩者是相互支持、相互依存的關(guān)系。在資源共建的前提下，檔案館館際成員對彼此的現(xiàn)有資源有了充分了解，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。

（3） 協(xié)同性原則

協(xié)同是不同個體之間相互補(bǔ)充、相互配合，共同完成某一目標(biāo)的過程。開展館際合作需要每個檔案館摒棄本位主義的思想，擺脫各自為政的服務(wù)模式，打破信息鴻溝的局限，不斷進(jìn)行協(xié)調(diào)工作和信息交流，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源互通互享。

2.共同目標(biāo)

在館際合作中，各檔案館是協(xié)作關(guān)系，彼此間不具有嚴(yán)格的約束作用，因此各成員必須建立一個明確的共同目標(biāo)，形成統(tǒng)一的意志，產(chǎn)生整體大于部分之和的效應(yīng)。共同目標(biāo)可分為總體目標(biāo)（總體努力方向）和階段性目標(biāo)（某一階段的努力方向）兩個維度?？傮w目標(biāo)包括信息資源共享、異地服務(wù)聯(lián)動等；階段性目標(biāo)包括資源集成、技術(shù)集成、服務(wù)集成和保障體系集成等。

各檔案館在發(fā)展規(guī)模、發(fā)展水平、管理模式、人力資源、資金狀況以及發(fā)展目標(biāo)方面存在較大的差異，因此在開展館際合作時，可能會出現(xiàn)某兩個檔案館之間的發(fā)展目標(biāo)不一致，雙方采取機(jī)會主義行為，使得其他檔案館不能使用本館信息資源，導(dǎo)致資源共享受滯。為此各成員需要結(jié)合社會動態(tài)，綜合考慮各種變化因素，平衡各種利益與要求，使自身發(fā)展目標(biāo)與共同目標(biāo)相協(xié)調(diào)。

（三）契約精神

館際合作是指兩個或兩個以上的檔案館以資源共享為目的，秉持共同的服務(wù)理念，在平等互惠基礎(chǔ)上聯(lián)合起來，相互協(xié)作，互通有無。開展館際合作需要各檔案館以合作協(xié)議為依據(jù)，履行相應(yīng)職責(zé)。

1.協(xié)議的構(gòu)成

檔案館館際成員之間是以協(xié)議為紐帶的動態(tài)合作關(guān)系，基于合作意向，雙方共同制定一個能夠?qū)崿F(xiàn)某種目標(biāo)并使雙方受益的協(xié)議。協(xié)議設(shè)計(jì)的核心在于尋求雙方利益的統(tǒng)一，達(dá)成共識。

協(xié)議作為雙方一致意見的肯定性陳述，主要包括以下條款：

（1） 原則和目標(biāo)：根據(jù)雙方的實(shí)際情況，確立基本原則和戰(zhàn)略目標(biāo)。

（2） 基本情況： 雙方檔案館的館藏資源情況、業(yè)務(wù)工作概況、檔案編研成果、檔案數(shù)字化進(jìn)程、檔案學(xué)術(shù)論壇等。

（3） 合作細(xì)節(jié)： 雙方檔案館針對合作方式、合作范圍，確立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及其他方面的銜接工作。

（4） 承諾：確定協(xié)議的有效時間，建立穩(wěn)定的信任關(guān)系，共享互益的信息資源。

（5） 風(fēng)險分擔(dān)：雙方依據(jù)風(fēng)險收益對等原則，共同承擔(dān)風(fēng)險。

2.協(xié)議的履行

簽署協(xié)議以后，每一方檔案館需要明確各自的權(quán)利和義務(wù)，認(rèn)真履行承諾的協(xié)議條款。在履行協(xié)議的過程中，可能會遇到一些障礙，以檔案異地備份為例，比如一方檔案館的數(shù)據(jù)傳輸出現(xiàn)故障，兩個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)不兼容。在這種情況下，雙方應(yīng)攻堅(jiān)克難，積極探尋多種解決策略，保證后續(xù)工作的正常進(jìn)行。

到目前為止，國家層面上還沒有出臺相關(guān)館際合作的法律、法規(guī)，因此從本質(zhì)上說，檔案館館際成員之間的合作協(xié)議是一種非正式契約，即關(guān)系契約。關(guān)系契約是建立在未來合作的價值之上，強(qiáng)調(diào)“自我履約性”—契約執(zhí)行無須借助第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)，只要符合雙方利益，契約就會得到自發(fā)的執(zhí)行。[7]雖然館際成員之間的合作協(xié)議沒有法律約束，但雙方基于共同目標(biāo)和共同利益，在責(zé)任意識的驅(qū)使下，應(yīng)自覺履行協(xié)議內(nèi)容，為進(jìn)一步拓寬合作領(lǐng)域奠定基礎(chǔ)。

筆者認(rèn)為，檔案館館際成員之間的合作協(xié)議不僅僅是一種道德約束，更多的是一種美好愿景，表達(dá)了雙方對實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的期許，指引各成員以履行契約的方式，發(fā)揮合作價值，達(dá)到服務(wù)社會大眾、維護(hù)檔案信息安全、保護(hù)檔案原件、開發(fā)檔案文化資源等目標(biāo)。

（四）信任關(guān)系

1.信任關(guān)系的建立

信任是開展館際合作的基礎(chǔ)條件。信任關(guān)系的建立不僅能夠增加合作雙方的預(yù)期值，而且可以提高成員之間的互動水平，便于發(fā)現(xiàn)及處理合作過程中出現(xiàn)的不協(xié)調(diào)。

建立信任關(guān)系需要考慮三方面要素：一是組織背景。各檔案館之間要充分了解其機(jī)構(gòu)職能、管理制度、業(yè)務(wù)工作、服務(wù)模式等背景信息。在共知的基礎(chǔ)上進(jìn)一步建立信任關(guān)系，便于館際成員之間相互溝通，實(shí)現(xiàn)共贏。二是合作經(jīng)歷。一般而言，合作經(jīng)歷是判定成員信任度高低的標(biāo)尺。如果兩個檔案館曾有融洽的合作經(jīng)歷，那么在雙方的心目中就會有較高的信任度。三是溝通程度。有效的信息溝通與成員的信任度成正比，信息溝通越順暢，成員信任度越高。因此各檔案館要積極探索暢通的溝通渠道，為建立穩(wěn)定的信任關(guān)系保駕護(hù)航。

信任關(guān)系的建立需要一個過程，在這個過程中，館際成員要不斷磨合，依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)的力量、遵循“求同存異”的原則，將地域差異、管理差異、文化差異所帶來的難題一一化解，營造和諧的溝通氛圍，增進(jìn)彼此信任關(guān)系，奠定深入發(fā)展的基調(diào)。

2.信任關(guān)系的發(fā)展

根據(jù)信任度的高低，信任關(guān)系的發(fā)展可分為三個階段：

第一階段—低度信任

館際成員間首次合作，彼此對雙方情況基于初步認(rèn)知，協(xié)議成為雙方檔案館合作的動力。

第二階段—中度信任

隨著合作的進(jìn)一步加深，一方檔案館對另一方檔案館的資源建設(shè)、管理制度、服務(wù)方式等持比較肯定的態(tài)度，雙方的溝通程度逐步加深，各成員相互理解，相互支持。

第三階段—高度信任

合作關(guān)系趨于穩(wěn)定，共同目標(biāo)和共同利益促使雙方緊密地聯(lián)結(jié)在一起，增強(qiáng)了館際成員之間的合作自信。一旦有合作機(jī)會，各成員便能在較短的時間內(nèi)建立起良好的信任關(guān)系。

從低度信任到中度信任，再到高度信任是一個循序漸進(jìn)的過程，檔案館館際成員應(yīng)以合作進(jìn)程為深入點(diǎn)，推動信任關(guān)系不斷發(fā)展。

（五）溝通路徑

根據(jù)我國檔案事業(yè)管理體制，各級檔案館之間無隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。因此，檔案系統(tǒng)內(nèi)館際成員之間的溝通屬于橫向溝通。各檔案館就某項(xiàng)合作任務(wù)進(jìn)行信息交流，共同制定計(jì)劃方案，探討實(shí)施細(xì)則，并在后續(xù)合作中，對計(jì)劃方案加以修正。橫向溝通可以增強(qiáng)館際成員之間的合作，減少摩擦，并最終實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。

三、檔案館館際合作的思考

通過上述對檔案館館際合作機(jī)制的分析，筆者對于更好地開展館際合作提出了幾點(diǎn)思考。

（一）構(gòu)建檔案數(shù)字資源共享平臺

資源共享平臺的構(gòu)建是館際合作的關(guān)鍵，直接影響著公眾能否高效、便捷地查詢到所需的檔案信息。各檔案館在整合數(shù)字資源的基礎(chǔ)上，利用云技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)存儲在云端，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源的有序化管理；在檔案門戶網(wǎng)站首頁設(shè)置用戶導(dǎo)航與友情鏈接：用戶導(dǎo)航是根據(jù)用戶的檢索習(xí)慣，對網(wǎng)站服務(wù)進(jìn)行科學(xué)分類、合理組織，使用戶以便捷的查詢方式迅速定位到符合自身需求的檔案信息。友情鏈接是通過資源鏈接方式將全國性、地方性檔案信息網(wǎng)連接起來，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站間的資源共享。

（二）完善檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是信息社會的基石，是實(shí)現(xiàn)信息共享、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)和系統(tǒng)建設(shè)的保證。信息標(biāo)準(zhǔn)化主要包括技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用平臺標(biāo)準(zhǔn)，如檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)等。各檔案館需要針對具體合作項(xiàng)目，確立統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保證雙方的檔案數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相兼容。同時，在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)上，還要建立網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全、系統(tǒng)安全三位一體的評價指標(biāo)。

（三）發(fā)揮檔案中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督作用

檔案中介機(jī)構(gòu)是介于檔案行政管理部門與社會之間，提供檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的社會中介組織。檔案中介機(jī)構(gòu)具有中介性，即自己獨(dú)立的品格，可以作為監(jiān)督角色參與檔案館館際成員信任度的評定。除了合作經(jīng)歷作為判定成員信任度高低的標(biāo)尺之外，檔案中介機(jī)構(gòu)可以憑借其信息分析、處理能力，根據(jù)館際成員之間的合作進(jìn)展情況，對其信任度進(jìn)行定性評價，發(fā)揮第三方機(jī)構(gòu)的監(jiān)督作用。

（四）健全館際成員之間的溝通渠道

除了利用正式溝通渠道之外，各檔案館可以開辟適合自身情況的非正式溝通渠道，如在檔案信息網(wǎng)站上設(shè)置論壇鏈接，各成員就某個合作項(xiàng)目進(jìn)行方案討論、經(jīng)驗(yàn)交流；利用微博、微信等社交媒體進(jìn)行休閑式溝通等。與此同時，為保證信息傳遞的有效性，避免由于網(wǎng)絡(luò)故障、時空約束帶來的信息失真問題，在溝通過程中，可采取信息反饋機(jī)制，以驗(yàn)證溝通是否達(dá)到目標(biāo)。

開展館際合作是我國檔案館發(fā)展進(jìn)程中濃墨重彩的一筆。各檔案館應(yīng)積極扮演主體角色，結(jié)合社會熱點(diǎn)與公眾需求，探索多元化合作模式，推動檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（作者單位：上海第二工業(yè)大學(xué)檔案館）