首因效應(yīng)理念在高校二級學(xué)院辦公室管理中的運用分析

杜鵬

摘要：首因效因又稱初始效應(yīng)（primary effect），屬心理學(xué)范疇的概念，是指決定第一印象的形成最先出現(xiàn)的中心性格特點所具有的機能效果。本文針對首因效應(yīng)理念的概念和影響因子進行闡述和分析，并探討首因效應(yīng)理念在高校二級學(xué)院辦公室管理中的運用。

關(guān)鍵詞：首因效應(yīng)；影響因子；高校二級學(xué)院；辦公室管理

首因效應(yīng)是心理學(xué)中的一個術(shù)語，即人們對新先得到的信息印象最深刻，雖然第一印象不一定是正確的，但是卻是最為牢固的。在人與人的交往中，第一印象主要依賴年齡、面部表情、性別、體態(tài)、談吐、衣著打扮決定，第一次交往中的表現(xiàn)能夠在交往者頭腦中留下深刻的印象。首因效應(yīng)理念在多個領(lǐng)域中都有所應(yīng)用，實踐證實，將首因效應(yīng)應(yīng)用在高校二級學(xué)院辦公室管理工作中可以樹立良好的形象，提高辦公效率，以下就根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗針對首因效應(yīng)理念在高校二級學(xué)院辦公室管理中的運用進行闡述與分析。

一、首因效應(yīng)的影響因子

首因效應(yīng)普遍存在于人們的日常行為中，對我們的學(xué)習(xí)、生活、工作有著不同程度的積極和消極影響，雖然我們很多時候并不會發(fā)現(xiàn)它在發(fā)揮作用。人在首次見面時，最先接受的信息成為第一印象和后續(xù)認識的基礎(chǔ)，就是認識上的先入為主，從影響因子來看，包括以下幾個方面：

（一）口頭語言

口頭語言就是我們表達是的話語，在人際交往活動中，口頭語言是一種直接、簡單的表達方式，口頭語言對人際交往的第一印象也有著重要的價值。在交往時，要注重口頭語言表達的應(yīng)用，注意用語的文明性與禮貌性，不說粗話、臟話，多用“請”、“謝謝”、“您好”等禮貌用語。

（二）體態(tài)語言

體態(tài)語言是在交往活動中表達情感與態(tài)度的一種身體態(tài)勢，又被稱之為第二語言，在人際交往中有著重要的價值。體態(tài)語言是由動作語言、情態(tài)語言與空間語言組成。體態(tài)語言的形成是一個長期過程，會受到個性修養(yǎng)、生活環(huán)境、語言習(xí)慣的影響，可以反映出個體的外在與內(nèi)在修養(yǎng)。對于二級學(xué)院辦公室工作人員，要注重自身的體態(tài)語言，體現(xiàn)出優(yōu)雅、文明的原則。

（三）儀容

儀容就是人的外貌與形象，會給交往對象留下深刻的印象，儀容美是由內(nèi)在美、修飾美、自然美組成，作為辦公室工作人員，要加強學(xué)習(xí)，提高自身的藝術(shù)、文化、思想素養(yǎng)，在儀容上，進行合理的修飾，做到揚長避短，時刻保持積極樂觀的精神狀態(tài)。

二、首因效應(yīng)理念在高校二級學(xué)院辦公室管理中的運用措施

對于高校二級學(xué)院辦公室的管理工作，必須要充分考慮到管理的特點，積極借助首因效應(yīng)，揚長避短，克服負面影響，具體來看，可以從如下幾個角度來開展：

（一）保持儀容美

儀容美的內(nèi)容多樣，身高、長相都是先天遺傳的，無法改變，為了保持儀容美，需要從內(nèi)在美、修飾美兩個角度來著手，提高道德素養(yǎng)與文化修養(yǎng)，注意著裝，進行必要的化妝與修飾。在著裝方面，要遵循“傳統(tǒng)”、“莊重”的原則，女性化淡妝，不能穿著過于暴露的衣服，在服裝顏色的搭配上，全身搭配不宜超過三種顏色，款式不宜過于新奇、花哨，在日常工作中，要注重社交禮儀與文化知識的學(xué)習(xí)，提高道德素養(yǎng)。

（二）維護環(huán)境美

要確保辦公室各項工作的順利開展，要注意維持好辦公室的環(huán)境美，良好的環(huán)境可以給來訪者帶來好印象。因此，辦公室人員要及時清理辦公室的紙屑、煙灰等，保持內(nèi)部環(huán)境的清潔，用完的報紙和文件，要及時放好，對于膠水、U盤、筆等小件，要設(shè)置專門的存放區(qū)域，并經(jīng)常通風(fēng)換氣，確?？諝獾那逍隆?/p>

（三）講文明、懂禮貌

講文明、懂禮貌是社會主義核心價值觀的重要內(nèi)容，高校二級學(xué)院面對的訪客文化水平較高，要提高管理和服務(wù)質(zhì)量，辦公室工作人員要具備良好的服務(wù)意識與道德修養(yǎng)，注重舉止文明禮貌與語言文明禮貌，在交談時，要親切誠懇，聲音大小適中，語調(diào)沉穩(wěn)平和，將禮貌用語掛在嘴邊。在舉止上，要端莊穩(wěn)重，身體不能東倒西歪，坐姿端正，不能翹二郎腿。

（四）克服負面影響

首因效應(yīng)有積極影響，也有負面影響，由于第一印象是根據(jù)被觀察對象的行為、舉止、外觀來判斷和考察，忽視了智力、性格等因素，在判斷時具有片面性的特征，也容易被歪曲。因此，二級學(xué)院辦公室工作人員要注意克服首因效應(yīng)的負面影響，不能僅憑第一印象來判斷評價他人，要通過深入接觸得出客觀的結(jié)論，避免出現(xiàn)以貌取人的問題。同時，二級學(xué)院辦公室管理人員還要加強與本校之間的交流和溝通，積極借鑒本校的管理模式和管理理念，實現(xiàn)管理聯(lián)動。

三、結(jié)語

在高等教育的改革下，很多高校都開始推行“校、院、系”的二級學(xué)院，二級學(xué)院辦公室工作人員的任務(wù)大幅增加，為了提高辦公室管理工作的質(zhì)量，辦公室工作人員應(yīng)該充分意識到首因效應(yīng)的作用和價值，發(fā)揮出自身的言傳身教作用，為辦公室管理水平的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

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