醫(yī)院零庫存管理的探討

周一晶

一、零庫存的起源

20世紀(jì)六七十年代，日本豐田汽車實行準(zhǔn)時制生產(chǎn)，在管理手段上采用看板管理，形成以零庫存管理為核心的供應(yīng)鏈體系，以實現(xiàn)生產(chǎn)過程中基本無積壓的原材料和半成品。零庫存管理方式除在日本廣泛應(yīng)用，其應(yīng)用足跡也遍布美、歐等世界各地?，F(xiàn)階段，零庫存管理在醫(yī)療衛(wèi)生、物流儲備、電子商務(wù)等存貨管理領(lǐng)域已廣泛應(yīng)用，這也為醫(yī)院物資實施零庫存管理提供了外部環(huán)境。為了提高醫(yī)院物資管理水平，增強醫(yī)院市場競爭力，我院于2008年7月開始實施后勤庫房物資零庫存管理。

二、零庫存管理的內(nèi)涵

所謂零庫存是指商品在生產(chǎn)、流通、銷售等經(jīng)營環(huán)節(jié)中，少量商品以倉儲形式存在，其余大部分則處于周轉(zhuǎn)狀態(tài)的一種庫存方式。零庫存管理減少資金的占用，加速產(chǎn)品周轉(zhuǎn)，降低庫存管理的成本，節(jié)約空間和人力資源，同時避免了因市場變化帶來的產(chǎn)品積壓、降價、失效等風(fēng)險。

三、零庫存管理實現(xiàn)的條件

（一）與供應(yīng)商建立電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)

電子商務(wù)的快速發(fā)展，使醫(yī)院與供應(yīng)商之間信息對接實現(xiàn)實時化。供應(yīng)商能夠?qū)崟r掌握醫(yī)院后勤物資的需求情況，為及時配送提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（二）供應(yīng)商有完備的配送能力

零庫存管理要求供應(yīng)商信譽較好，在一定范圍內(nèi)能夠及時準(zhǔn)確供應(yīng)。同時還要求供應(yīng)商不斷優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，縮短配送時間，開辟“綠色通道”，提供“加急配送”，做好應(yīng)急物資儲備等。

（三）良好的內(nèi)部控制和管理環(huán)境

醫(yī)院實施后勤物資零庫存管理，必然要求每天向供應(yīng)商申請采購庫房物資。這種頻繁的采購行為必須要有嚴(yán)格的內(nèi)部控制程序。申請采購、驗收、結(jié)算等環(huán)節(jié)必須由不同部門不同人員負(fù)責(zé)。實行不相容職務(wù)分開，確保采購過程中相互監(jiān)督，避免發(fā)生舞弊行為。

四、零庫存在醫(yī)院后勤的應(yīng)用

（一）實施概況

我院從2008年7月開始著手庫存削減和改造，當(dāng)時庫存物資余額高達(dá)123萬余元。經(jīng)過幾年不斷的摸索和改進，辦公用品、五金雜什、一次性用品及印刷品基本實現(xiàn)了零庫存，目前庫存物資基本上保持在40萬左右，其中，職工工作服約占80%，其余20%為飲食卡片。

（二）實施過程

1.嚴(yán)格執(zhí)行采購程序，加強采購管理監(jiān)督。根據(jù)科室領(lǐng)用匯總表統(tǒng)計上年度庫房物資的消耗情況，制定本年底采購計劃，列出采購明細(xì)，進行市場詢價，通過招標(biāo)代理機構(gòu)對社會進行公開招標(biāo)確定供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂協(xié)議，明確所需物資的品種、單價、全年預(yù)計需求量、配送時間和費用、結(jié)算時間和方式、違約責(zé)任等。同時簽訂《應(yīng)急物資儲備協(xié)議》，制定應(yīng)急物資儲備制度、流程及方案，以應(yīng)對緊急事件和突發(fā)情況。

2.以科室申領(lǐng)單定清單。根據(jù)各科室的采購申領(lǐng)單制定采購清單。各科室可通過網(wǎng)絡(luò)、專用護士站隨時申領(lǐng)，由計算機自動生成采購清單，一般情況下這可作為最終清單提供給供應(yīng)商。如有特殊情況，可經(jīng)過審批后根據(jù)實際所需貨物生成采購清單。日常所需貨物一月采購兩次，特需、應(yīng)急貨物隨時采購。這樣少量多次采購減少了庫存，加快了貨物的周轉(zhuǎn)。

3.采購清單的傳遞。采用E-MAIL或電話進行采購清單的傳遞。一般情況下，每月10號、20號、30號向供應(yīng)商提交采購清單，如有特殊情況，后勤服務(wù)中心第一時間與其接洽，保證2小時內(nèi)送貨上門。

4.采購貨物的發(fā)放。貨物購進后，采用二人（采購組成員、庫房保管員）驗收入庫方式驗貨，按照各病區(qū)、科室提交的申領(lǐng)單，由專人將貨物分發(fā)下去。各病區(qū)、科室負(fù)責(zé)人核對簽收后，經(jīng)后勤服務(wù)中心會計人員核對發(fā)票，在物資系統(tǒng)中完成入庫、出庫登記。

5.資金定額管理。對辦公用品、印刷品、一次性用品、五金雜什進行定額管理，并結(jié)合該科室業(yè)務(wù)變動適度調(diào)整定額標(biāo)準(zhǔn)。如：血液透析中心由兩班制改為三班制后，病人數(shù)量增加，物品領(lǐng)用相應(yīng)增多，我們便根據(jù)血透中心重新審批后的定額標(biāo)準(zhǔn)，及時調(diào)整，以確保病區(qū)的物資供應(yīng)。

（三）存在問題

1.雖然零庫存管理實施已久，但因觀念普及還不夠，仍有部分工作人員對此管理方式不理解，進而產(chǎn)生誤解。

2.由于招標(biāo)過分追求低價，供貨商以次充好，部分產(chǎn)品質(zhì)量不過關(guān)，難以滿足一線需求。

3.二級庫房管理還在論證期間，尚未正式啟動，目前所謂的“零庫存”只是表面上庫房物資的轉(zhuǎn)移，而非真正意義上的零庫存。

4.工作服從訂貨到送貨周期較長，而且調(diào)換的時間、尺碼具有不確定性，造成庫存量居高不下。

（四）解決途徑

1.每月召開護士長會議，編制《后勤物資質(zhì)量跟蹤表》，聽取意見，提高服務(wù)滿意度。

2.做好招投標(biāo)工作，把好物品入庫關(guān)，防止供貨商以次充好。

3.深入做好二級庫房核算，從后勤做起并推廣到臨床一線。

4.配貨送貨時間盡量壓縮，如果條件成熟，盡量把送貨時間確定下來。

五、我院零庫存管理取得的成效

1.降低管理成本。零庫存管理免去了后勤物資入庫、保管、維護、裝卸、搬運等費用，節(jié)省時間，節(jié)省人力，減少倉庫占用面積，明顯降低了醫(yī)院后勤庫房的管理成本。

2.降低采購成本。供應(yīng)商將產(chǎn)品直接存放在用戶倉庫中，并擁有庫存物品的所有權(quán)，用戶只在領(lǐng)用這些物品后才與供應(yīng)商結(jié)算貨款。從供應(yīng)商方面看，有利于節(jié)省其在產(chǎn)品庫存方面的倉庫建設(shè)投資和日常倉儲管理投入，大大降低物品庫存的倉儲成本；從用戶方面看，有利于所需物品的及時供應(yīng)且不占用資金，大大節(jié)約了采購成本。

3.壓縮庫存。用戶方將產(chǎn)品直接存放在用戶倉庫中，將庫存最少化，歸避了病區(qū)需求變化所致庫房物資積壓的風(fēng)險。

4.優(yōu)化服務(wù)。為臨床一線科室更全面、更直觀挑選物品提供了便利，后勤管理由過去“坐等”的被動服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)椤跋驴剖摇钡情T主動服務(wù)。

5.規(guī)范采購。通過招標(biāo)代理機構(gòu)對社會進行公開招標(biāo)，選擇規(guī)模較大、品種齊全、信譽良好、電子商務(wù)完善、管理健全、配送及時的供應(yīng)商。對供應(yīng)商倉儲資格進行陽光操作，有效地扼制了物資購銷中的不正之風(fēng)。

六、討論

真正意義上的零庫存是一個理想狀態(tài)，它要求具有穩(wěn)定的市場環(huán)境和社會環(huán)境、穩(wěn)定的供應(yīng)鏈和足夠高的信息化程度。雖然在實踐中還有諸多亟待解決的困難，但經(jīng)過調(diào)整采購計劃以及與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，問題正在逐步解決。我們相信，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、物流系統(tǒng)的建立，后勤庫房物資零庫存管理將是庫房管理的必然趨勢。

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