淺談電子檔案管理

白秀蝦

【摘要】檔案管理的重要對象就是電子檔案，包括電子檔案的移交、管理、輸出等工作，做好電子檔案管理工作是單位正常運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)，電子檔案的實(shí)用價值得以實(shí)現(xiàn)。此文對如何做好電子檔案的管理工作進(jìn)行了系統(tǒng)論述。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；重要性；管理

一、電子檔案管理的意義

（一）促進(jìn)管理效率的提高。管理效率提高意味著以較少的人力、物力、時間完成較高質(zhì)量或多數(shù)量的工作。傳統(tǒng)的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關(guān)鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去相應(yīng)位置調(diào)閱相關(guān)檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統(tǒng)中通過查閱關(guān)鍵字查看檔案全文信息。歷史檔案原件也得以保護(hù)。

（二）提高檔案信息利用的時效性和服務(wù)效率。信息化后檔案資源在一定權(quán)限內(nèi)可實(shí)現(xiàn)共享，并能遠(yuǎn)程服務(wù)，時效性強(qiáng)，從而提高生產(chǎn)經(jīng)營的工作效率，并能提升檔案部門在企業(yè)中的重要地位，過去簡單的檔案管理模式，將成為企業(yè)的信息中心。

（三）促進(jìn)各部門之間的和諧。檔案資料承載著各種各樣極為繁復(fù)的信息，記載與反映了全公司生產(chǎn)經(jīng)營活動，能為利用者提供決策與參考信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，減少直接面對面溝通，促進(jìn)各部門之間更和諧，信息決策反饋得到提升，極大提高了我們主動性。

（四）增進(jìn)企業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化使業(yè)務(wù)流程更完善。在計算機(jī)系統(tǒng)中，管理者將取消控制部門的監(jiān)督等職能，加強(qiáng)決策能力和直接面對面溝通的實(shí)施，這也就加強(qiáng)了管理水平，同時也減少了組織規(guī)模。通過不同層次，同樣信息，使企業(yè)內(nèi)各部門直接的活動變得更加和諧，更快更好地實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理，使通信暢通并使成本的監(jiān)督和協(xié)調(diào)得到降低，市場和信息的決策反饋得到提升，極大提高了各個階層的潛力和主動性，使知識和經(jīng)驗(yàn)的交流得到促進(jìn)，使技術(shù)管理達(dá)到最佳效率。

二、電子檔案系統(tǒng)的概念及特點(diǎn)

（一）概念。電子檔案管理系統(tǒng)是人們?yōu)榱斯芾黼娮訖n案，保證電子檔案的行政有效性和法律憑證作用而設(shè)計、實(shí)施的軟件以及相關(guān)的政策、措施等?；谟嬎愕男畔⑾到y(tǒng)由硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫、遠(yuǎn)程通信、人員和處理過程組成。檔案管理系統(tǒng)的主題是管理軟件，它由一組軟件程序組成，共同對機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子檔案、基層檔案室保存的檔案進(jìn)行管理。

（二）特點(diǎn)。1.有法律證據(jù)性。電子檔案系統(tǒng)是特殊的檔案信息系統(tǒng)，系統(tǒng)里保存的檔案是企業(yè)職能活動直接產(chǎn)生的證據(jù)。2.具有獨(dú)特的功能。為了確保檔案管理系統(tǒng)的獨(dú)特功能，在管理系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)計和試用等各階段都有檔案員全程參與，因?yàn)闆]有人能比檔案工作者詳細(xì)了解各類目文件作為證據(jù)的特點(diǎn)和文件即將成為證據(jù)的管理要求，也無法有效管理企業(yè)只能活動的證據(jù)。

三、電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

（一）與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn)。1.信息的易變性，可以方便改變信息的位置，復(fù)制、剪切、粘貼信息，多次地撤銷或恢復(fù)，也可以增加和刪除文件信息，可以根據(jù)需要得心應(yīng)手地操作，可以任意更改文件信息，在文件的任何地方加上表格和圖形，可以轉(zhuǎn)換信息的媒體形式。2.與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案是由電子計算機(jī)生成和處理，以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼組合來記錄信息，每一個0和1叫做一個比特，需要記錄信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。

（二）基于電子檔案的特點(diǎn)，電子檔案具有獨(dú)特的優(yōu)越性。1.電子檔案工件效率高于傳統(tǒng)檔案。電子檔案管理省時省力，節(jié)約了大量時間去提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，傳統(tǒng)文件是紙質(zhì)文件不依賴任何輔助設(shè)備，檔案員從手工建檔的繁瑣乏味的工件中解脫出來。2.電子檔案存儲空間優(yōu)于傳統(tǒng)檔案。電子檔案信息容量大，所占空間卻很小，減少了檔案的存儲體積，避免了紙質(zhì)文件占用的存儲空間。

四、電子檔案管理目標(biāo)

（一）保證電子檔案的真實(shí)性。文件的形成與發(fā)送時間與其既定的形成者與發(fā)送者相符。檔案在形成過程中真實(shí)依靠身份認(rèn)證、權(quán)限管理等技術(shù)，對長期的真實(shí)性，主要依據(jù)存儲格式、全程跟蹤等方法來加以保管。

（二）保證電子檔案的可用性。可用性指檔案可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解。也就是說利用者所需信息，檔案可以以用戶需求的方式輸出。保證電子檔案的可用性，除了維護(hù)好可讀性，還應(yīng)保證信息的需求，對電子檔案進(jìn)行深入開發(fā)、挖掘，開拓多種檢索工具。

五、做好電子檔案管理的措施

（一）完善電子檔案管理規(guī)章制度。電子檔案管理制度是旨在實(shí)現(xiàn)電子檔案全程管理，較為全面地涉及各方面管理要求的制度。其范圍可以是一個機(jī)構(gòu)、一個地區(qū)、一個國家甚至國際性的，其內(nèi)容有宏觀的、原則性要求，也由比較具體的操作性規(guī)定。這類制度主要涉及到管理程序、方法、技術(shù)等，內(nèi)容一般比較具體、詳細(xì)，且具有可操作性，如針對電子檔案管理的工作環(huán)節(jié)，相應(yīng)地制定電子檔案歸檔制度、長期存取制度、鑒定制度、利用制度等。這類制度的制定和配套對于提高電子檔案管理規(guī)范化程度是十分有效的。

（二）保證電子檔案安全。在電子檔案管理過程中，禁止電子檔案的修改，保證電子檔案完整、真實(shí)、可用、可讀。對電子檔案設(shè)置加密操作，保證檔案的安全性，企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)外設(shè)置隔離，通過路由器、防火墻等將內(nèi)外網(wǎng)隔離開來，在檔案系統(tǒng)進(jìn)行注冊登記。電子檔案也可以異地備份，以確保檔案安全。

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