關(guān)于醫(yī)院檔案管理信息化的思考

王冠

【摘要】隨著科技技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到社會(huì)生活諸多方面，在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)當(dāng)中，其主要是各種信息交流和資料管理的方式，伴隨醫(yī)療系統(tǒng)檔案資料作用的極大提升，在醫(yī)院的檔案管理工作中，借助信息化技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行有效的完善，能極大促進(jìn)社會(huì)的良好發(fā)展，在現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生管理工作中，檔案管理信息化是其非常重要的手段，是醫(yī)院的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理；信息化；分析和思考

一、醫(yī)院檔案管理信息化的作用

（一）有效保護(hù)檔案原件。當(dāng)醫(yī)院的各類檔案通過(guò)信息化手段處理之后，能讓檔案原件得到一定的保護(hù)，有效避免檔案原件在借閱或者使用時(shí)被損壞，同時(shí)還可避免和減低檔案的丟失風(fēng)險(xiǎn)。因此，在醫(yī)院的發(fā)展及建設(shè)過(guò)程中，必須要將珍貴及重要的資料進(jìn)行信息化處理，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子掃描，從而更好地利用電子文件形式保存、管理以及使用檔案原件。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享。對(duì)醫(yī)院檔案資源的有效整合，其主要體現(xiàn)在檔案信息的共享性、有效性以及系統(tǒng)性，其目的是讓檔案資源的使用范圍得到有效的擴(kuò)大，這是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同檔案原件相比較電子文件更有優(yōu)勢(shì)，可以有效增強(qiáng)原始檔案的應(yīng)用范圍及應(yīng)用程度，進(jìn)而更好的實(shí)現(xiàn)各醫(yī)療科室和醫(yī)院各部門(mén)檔案信息的資源共享。

（三）改善檔案歸檔方式。在醫(yī)院的檔案管理工作中，必須要及時(shí)對(duì)各類文件進(jìn)行著錄，在紙質(zhì)文件時(shí)代，通常檔案人員采用手工操作的方式，需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間來(lái)登記目錄、整理檔案，而將檔案進(jìn)行信息化處理后，可以有效節(jié)約人力物力。利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理工作后，可進(jìn)一步改善了其工作條件，使檔案人員對(duì)信息的改動(dòng)只需要輸入指令就可以有效調(diào)整系統(tǒng)。極大提高了工作效率。

二、加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施

檔案信息化建設(shè)具有一定的廣泛性，其主要包括檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息資源的有序整理、檔案信息人才隊(duì)伍的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的各種標(biāo)準(zhǔn)、政策及法規(guī)的制定等，是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。因此，需要從實(shí)際情況出發(fā)，有目的、有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展工作。

（一）樹(shù)立信息化觀念。改造傳統(tǒng)醫(yī)院的檔案利用和檔案管理最關(guān)鍵的方式就是信息化建設(shè)的提升，進(jìn)而有效帶動(dòng)醫(yī)院檔案室和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，這不僅是一種觀念，同時(shí)也是指導(dǎo)思想，醫(yī)院長(zhǎng)時(shí)間的傳統(tǒng)檔案工作已經(jīng)形成了一套實(shí)體檔案和適合手工作業(yè)的模式，并具有一定的思維定式。因此，這也是醫(yī)院今后信息化建設(shè)過(guò)程中，必定會(huì)遇到傳統(tǒng)檔案工作模式改革的問(wèn)題。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)和軟硬件系統(tǒng)的更新越來(lái)越快。所以，就醫(yī)院的電子檔案設(shè)備而言，應(yīng)該盡可能使用最前瞻、最新型號(hào)的軟硬件，但必須要注意軟硬件之間的兼容性，并定期的將醫(yī)院藏的電子檔案轉(zhuǎn)移到新型的存儲(chǔ)介質(zhì)上。使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不管如何更新，都可以隨時(shí)隨地讀取電子檔案。由于電子檔案具有一定的局限性，因此，檔案管理人員不能因?yàn)槠浞奖憧旖?，就忽視紙質(zhì)檔案的收藏，醫(yī)院檔案中的原始紙質(zhì)檔案作為檔案收藏的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案室的一些功能也是電子檔案無(wú)法代替的，電子檔案的軟肋就是憑證作用和法律作用，所以必須做到紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，同時(shí)這也是長(zhǎng)時(shí)間的采用原則。

（三）加強(qiáng)檔案信息資源管理。為確保醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，必須要加強(qiáng)檔案信息資源的科學(xué)管理和合理配置，不斷完善和充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使其有目的、有計(jì)劃地進(jìn)行實(shí)藏檔案數(shù)字化工作。檔案管理人員積極介入醫(yī)院的電子文件管理工作當(dāng)中，進(jìn)而有效探索出科學(xué)化、規(guī)范化的管理方式。為了更好地做好電子檔案工作，必須要制定出相應(yīng)的電子檔案管理制度，并對(duì)醫(yī)院新產(chǎn)生的電子檔案，采取科學(xué)的管理管理技術(shù)和管理方法，從而確保醫(yī)院電子檔案的的有效性、完整性以及真實(shí)性。

（四）建立一支高素質(zhì)的隊(duì)伍。當(dāng)前，隨著電子檔案的不斷發(fā)展，檔案人員不僅是資料的保管者，同時(shí)還是信息的導(dǎo)航者、利用者和傳播者。因此，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視，對(duì)相關(guān)檔案人員進(jìn)行知識(shí)更新和教育培訓(xùn)，從而培養(yǎng)出既懂醫(yī)療工作流程又掌握信息知識(shí)的高級(jí)人才，進(jìn)一步提升其檔案信息的篩選能力。另外，還需要逐一鑒定檢測(cè)進(jìn)館的電子文件，積極采取嚴(yán)格的措施，制定嚴(yán)密的檔案管理制度，對(duì)檔案管理人員實(shí)行分管人員負(fù)責(zé)制，使電子檔案的質(zhì)量和安全得到有效的保證。檔案管理人員的素質(zhì)與電子檔案的真實(shí)性與質(zhì)量有著直接的關(guān)系，所以，必須要把重點(diǎn)放在人員的培養(yǎng)和使用上，從而讓其業(yè)務(wù)能力和品德都適應(yīng)新形勢(shì)的新要求。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，醫(yī)院檔案管理信息化即是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的需求，同時(shí)也是時(shí)代發(fā)展的需求。為了讓醫(yī)院檔案工作有序開(kāi)展，必須要對(duì)其進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，使其更好地為醫(yī)院的檔案工作帶來(lái)良好的成長(zhǎng)空間和更多的活力，讓檔案資源的利用范圍更廣闊。

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