走進(jìn)蘭臺(tái)：從輔導(dǎo)員到檔案館員

雷勵(lì)

學(xué)生個(gè)人檔案

多年前，第一次接觸檔案，是我作為研究生輔導(dǎo)員，接收研究生新生的個(gè)人檔案。從3月份研究生錄取結(jié)果一出來(lái)，到9月份開(kāi)學(xué)前，寫(xiě)著我名字是收信人的掛號(hào)信、特快專遞，陸陸續(xù)續(xù)送到我的辦公室。我需要一一打開(kāi)，認(rèn)真記錄。同時(shí)還要頻繁接聽(tīng)研究生新生的電話：查詢檔案是否收到。由于人數(shù)較多，鐵皮文件柜子里放不下，就用繩子捆起來(lái)整齊地放在我辦公桌的旁邊。直到9月份新生全部入學(xué)后，才按照確定了班級(jí)的名單次序給每一個(gè)學(xué)生重新建立個(gè)人檔案，同時(shí)放入新生的考研錄取資料，一并歸檔到學(xué)校的學(xué)生處學(xué)生檔案室。因此常常每年有好幾個(gè)月的時(shí)間里，我就是那樣穿行于檔案旁邊、滿眼是一疊疊牛皮紙袋裝的檔案，開(kāi)展我的研究生輔導(dǎo)員工作。

那時(shí)候的規(guī)定是，錄取結(jié)果出來(lái)后，新生需要將個(gè)人檔案郵寄到錄取的學(xué)院，然后，錄取學(xué)院根據(jù)檔案收到與否，才給學(xué)生發(fā)放錄取通知書(shū)。學(xué)生來(lái)校報(bào)到是必須攜帶錄取通知書(shū)的。個(gè)人檔案，對(duì)于應(yīng)屆考研的學(xué)生來(lái)說(shuō)，是個(gè)人上中學(xué)、大學(xué)的學(xué)習(xí)記錄。對(duì)于工作后考研的學(xué)生來(lái)說(shuō)，還會(huì)增加參加社會(huì)工作的記錄。此后，在研究生就讀期間（碩士生2-3年，博士生3-6年），輔導(dǎo)員要陸續(xù)將學(xué)生的入黨材料、獎(jiǎng)懲材料等放入學(xué)生的個(gè)人檔案。在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，相關(guān)部門老師又要將相關(guān)就業(yè)資料、畢業(yè)資料放入學(xué)生的個(gè)人檔案。至此，研究生完成讀研，他的個(gè)人檔案，在新增了讀研的記錄后，將追隨著他進(jìn)入下一個(gè)社會(huì)單位。

黨務(wù)工作檔案

后來(lái)，第一次走進(jìn)學(xué)校檔案館，是受單位黨委安排，來(lái)查找一些以前的黨務(wù)工作資料。我記得那次，檔案館的老師從庫(kù)房里拿出來(lái)好幾盒檔案，我一一打開(kāi)，找到我需要的內(nèi)容，認(rèn)真抄在本子上。然后小心合好檔案，放回檔案盒。那次我抄下來(lái)的信息，直接用到了后來(lái)的黨委換屆工作報(bào)告里。那時(shí)，我對(duì)檔案留下了一個(gè)深刻的印象：檔案可以記錄歷史。

但是，檔案可以記錄哪些歷史，我當(dāng)時(shí)并不清楚。檔案館對(duì)我來(lái)說(shuō)，也是一個(gè)比較陌生的地方。

干部人事檔案

多年后，再一次親近檔案，是我被抽調(diào)到學(xué)校干部人事檔案審核小組，參加檔案審核工作。在為期5個(gè)多月的時(shí)間里，每日翻閱檔案、檢查檔案內(nèi)容，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。我對(duì)檔案有了更深的了解。從檔案里，我不僅看到了一個(gè)人求學(xué)、求職的奮斗歷史，也看到我國(guó)基礎(chǔ)教育制度的發(fā)展歷程，在不同的歷史階段，所呈現(xiàn)出不同的表現(xiàn)形式。看到了我國(guó)高等教育制度一步步發(fā)展、成熟的歷程，看到了1977年恢復(fù)高考后，我國(guó)的專科、本科、研究生培養(yǎng)方式以及管理制度的發(fā)展過(guò)程，以及各種不同學(xué)歷形態(tài)的由來(lái)。同時(shí)也對(duì)國(guó)外高等教育的培養(yǎng)以及認(rèn)證制度有所了解。也了解了我國(guó)人事管理制度的變遷，了解到我國(guó)勞資制度的一個(gè)個(gè)發(fā)展階段。檔案，就像是一個(gè)神奇的通道，可以帶你穿越到歷史中。

感受檔案世界之大

兩年前，我再次走進(jìn)學(xué)校檔案館，是因?yàn)槲艺匠蔀榱藱n案館的一名員工。在這里，我學(xué)習(xí)到了檔案管理規(guī)范，了解到了更多的檔案知識(shí)，親歷了一本本檔案的產(chǎn)生過(guò)程，見(jiàn)證了零散的信息材料完美變身成為一本整齊漂亮的檔案。而更讓我驚訝的是檔案的種類之多、內(nèi)容之多、數(shù)量之大。

檔案的表現(xiàn)形態(tài)也非常多樣。以文書(shū)檔案為例，傳統(tǒng)的載體多是紙質(zhì)的，現(xiàn)在更多的檔案表現(xiàn)為數(shù)字化的信息形態(tài)。比如，大學(xué)生的在校學(xué)習(xí)成績(jī)單，在早些年信息化不發(fā)達(dá)的條件下，都是存檔學(xué)生的紙質(zhì)油印出來(lái)的成績(jī)單，或是手寫(xiě)的成績(jī)單。在現(xiàn)有條件下，更多地是存檔電子版的學(xué)生成績(jī)單。在文字的記錄形態(tài)上，明、清、民國(guó)時(shí)期的紙質(zhì)檔案，用紙以宣紙為多，而且字跡是毛筆字。而在現(xiàn)代，多是打印的文字和紙張。

根據(jù)內(nèi)容的重要性不同，檔案的保管期限也有差異。保管期限可分為永久（Y）和定期兩類。定期又分為長(zhǎng)期（C）和短期（D）。以文書(shū)檔案為例，長(zhǎng)期又分為30年、10年兩種。以工程檔案為例，長(zhǎng)期是指保存16年至50年左右，短期是指保存在15年以下。以會(huì)計(jì)檔案為例，定期分為30年和10年兩種情況。在時(shí)間跨度上，檔案的記錄可以追溯到幾年、幾十年、幾百年，甚至上千年，從而為后人了解歷史提供通道。為后人查詢利用提供便捷。

檔案記錄著人物成才、成長(zhǎng)的生命歷程，記錄著事物出現(xiàn)、發(fā)展、消失的演變過(guò)程，記錄著事件發(fā)生、發(fā)展的歷史過(guò)程。檔案記錄著人類社會(huì)活動(dòng)的弘大歷史，又引領(lǐng)著人類去開(kāi)拓更加美好、更具有挑戰(zhàn)性的未來(lái)世界。

（作者單位：西安交通大學(xué)檔案館）