淺談農業(yè)科技檔案信息化建設

謝小珍

【摘要】在科學技術迅速發(fā)展的今天，社會現(xiàn)代化、信息化已成為國際發(fā)展中的必然趨勢，檔案信息化建設平臺的構建，在節(jié)省檔案管理時間、提高檔案管理效率的同時，也避免了不必要的資源浪費。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，農業(yè)科技檔案信息化建設對于整個檔案管理工作有著不可忽視的優(yōu)勢，它提高了我國農業(yè)科技檔案管理工作的效率，也使得檔案管理工作更加科學、合理，讓辦公變得系統(tǒng)化。

【關鍵詞】農業(yè)科技；檔案信息；規(guī)范檔案管理

一、農業(yè)科技檔案信息化建設的必要性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，其主要內容是對檔案的實體進行保存，但在現(xiàn)代社會，則主要是對于相關內容的數(shù)字化信息進行保存，并通過信息化的形式使其對社會具有服務的功能。而檔案信息化的建設，則主要是對于數(shù)據(jù)壓縮和數(shù)據(jù)庫以及高速掃描技術等新型技術的應用，將傳統(tǒng)的紙質文件實現(xiàn)計算機對檔案的收集、整理、編目、保管、移交、查閱等日常工作數(shù)字化管理，保證檔案的信息庫具有信息化和有序化的特點，推進檔案管理的自動化、網(wǎng)絡化和現(xiàn)代化。

（一）農業(yè)科技檔案信息化建設是推動農業(yè)科技檔案管理發(fā)展的趨勢。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應當今世界計算機網(wǎng)絡信息化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢，而農業(yè)科技檔案信息化建設是推動農業(yè)科技檔案管理發(fā)展的趨勢。大多數(shù)農業(yè)科研活動主要是在野外環(huán)境中進行的，其檔案資料的建立受到環(huán)境的影響和限制，在結束采集對信息進行存檔的過程中，就會出現(xiàn)字跡不清、信息不全的情況，嚴重影響其信息的質量。所以，這種方式已經(jīng)嚴重影響了信息的儲存和再利用。而進行檔案信息化處理后，則能夠通過計算機網(wǎng)絡，對于信息進行有效的儲存，利用的過程十分便利，能夠保證原有檔案的完整性。

（二）農業(yè)科技檔案信息化建設是推進檔案工作目標管理。農業(yè)科技檔案信息化建設具有巨大的工作任務量，用傳統(tǒng)的檔案管理方式不但工作效率低，且也會造成各種浪費。實施檔案信息化管理，就是要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理中的收集方式，有效保證檔案資料管理的完整性與整體性，通過網(wǎng)絡技術對信息的查詢和檢索，增加檔案使用過程的方便性與快捷性，使檔案管理人員能夠將檔案的收集、整理、編研工作處理好，提升檔案管理的工作效率，增加檔案管理的規(guī)范性與現(xiàn)代化管理水平，為科研檔案后期管理工作奠定扎實的基礎。

二、農業(yè)科技檔案信息化建設中存在的主要問題

（一）重視不夠。在農業(yè)科技檔案管理體系中，農業(yè)科研研究部門對科技檔案信息缺乏一定的重視程度，依然使用傳統(tǒng)的檔案管理辦法。另外，部分檔案管理人員對信息檔案管理在認識上存在一定的誤區(qū)，其認知體系存在片面性，在一定程度上忽視到技術的發(fā)展。

（二）資金投入不足。農業(yè)科技發(fā)展建設中，主要追求的是科研效益，注重科研研究資金的投入，缺乏在農業(yè)科技檔案信息管理方面的資金投入，出現(xiàn)“供不應求”的現(xiàn)象。

（三）信息技術和設施有待進一步普及。農業(yè)科技檔案進行信息化和數(shù)字化管理時，由于缺乏完善的管理體系和配套的服務平臺，造成農業(yè)科技檔案管理受到一定的限制。除此之外，我國農業(yè)科技檔案信息化建設多運用在經(jīng)濟發(fā)展地區(qū)和農業(yè)企業(yè)單位，并沒有在全國范圍內進行普及，部分農村信息技術和設施無法得到完善與整合。

三、進一步加強農業(yè)科技檔案信息化建設的思考

（一）加速農業(yè)科技檔案信息化人才培養(yǎng)。農業(yè)科技檔案信息化的建設與計算機技術息息相關，進行農業(yè)科技檔案建設中需要具備高水平、高水準的專業(yè)性人才。因此，進行農業(yè)科技檔案建設時，其重點內容就是培養(yǎng)計算機技術、農業(yè)科技知識、檔案知識三方面發(fā)展的綜合性全能人才。需要農業(yè)信息管理人員加強對信息管理人才的培養(yǎng)，提升管理者的思想道德教育，培養(yǎng)管理者的細心、責任心、事業(yè)心。與此同時，農業(yè)科研單位需要在生活待遇、職稱等各方面提供幫扶，使農業(yè)科技檔案管理人員的福利待遇得到更好的保障，以致更安心于工作。

（二）更新觀念，規(guī)范檔案管理?？蒲腥藛T在進行農業(yè)生產與研究的過程中，對于最初的原始數(shù)據(jù)與資料需要進行規(guī)范性管理，否則很容易造成這些資料的流失，這就需要對相關的領導與管理人員強調檔案管理的重要性，使其有及時歸檔的意識，從而豐富農業(yè)科技的檔案資料，才能保證其完整性。

（三）抓緊檔案信息化規(guī)劃、標準與政策的制定。在我國農業(yè)科技檔案的信息化建設是比較落后的，尤其是在實際的實施過程中沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范，在進行檔案信息化的過程中就要將如今的現(xiàn)狀與可能面對的實際情況進行充分考慮，要突出重點，由點到面，有序進行。面對過去的傳統(tǒng)紙質檔案，也要盡快制定統(tǒng)一管理的標準，然后逐漸實現(xiàn)數(shù)字化，有效避免各種人力與物力的浪費。

提高認識，加強領導，抓住機遇，加快農業(yè)科技檔案信息化建設。對檔案信息化建設的工作合理規(guī)劃，加大投入，配備專業(yè)人才，逐步建構完善的檔案信息平臺。提高工作水平，提升服務質量，使農業(yè)科技檔案管理水平邁向新的臺階，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

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