城建檔案信息的開發(fā)利用探討

楊敏

【摘要】城建檔案的充分開發(fā)利用是檔案管理的主要核心，倘若只對檔案進(jìn)行管理而不加以開發(fā)利用，那么城建檔案管理便失去了應(yīng)用意義和價值。因此，城建檔案管理工作者在進(jìn)行檔案管理過程中還應(yīng)切實做好檔案信息的開發(fā)利用，最大程度上發(fā)揮城建檔案的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；信息；開發(fā)利用

城建檔案是城市在建設(shè)過程中對城市建設(shè)發(fā)展變遷的詳細(xì)記錄，其中所包含的每張圖紙、每組數(shù)據(jù)、每段錄像、每頁文件都是城市發(fā)展的足跡。城建檔案信息資源不僅能夠清楚顯示城市發(fā)展變遷的真實情況，更為重要的是城建檔案信息還具有較大的開發(fā)利用價值，能夠更好地為城市建設(shè)、規(guī)劃和管理提供依據(jù)。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，對城建檔案信息開發(fā)利用展開探討。

一、制定健全檔案管理利用體系

城建檔案開發(fā)利用工作必須要堅持落實統(tǒng)一集中管理原則，必須遵循檔案形成的基本規(guī)律，由城建檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，各部門經(jīng)辦的需要?dú)w檔的材料應(yīng)當(dāng)向城建檔案部門移交，禁止出現(xiàn)分散保存的現(xiàn)象。應(yīng)當(dāng)構(gòu)建更加科學(xué)合理的城建檔案材料歸檔機(jī)制，把城建過程中各項工程項目施工中形成的各類文件材料都納入其中。同時，歸檔機(jī)制需要表現(xiàn)出較強(qiáng)的科學(xué)性、合理性特征，不但要與時俱進(jìn)，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合城建中施工具體情況，需要清楚規(guī)定歸檔時間、歸檔要求及其他歸檔標(biāo)準(zhǔn)。如針對一些技術(shù)性材料、電子文件以及合同材料等，實施隨到隨歸的辦法，同時重視和開展好工程圖紙的發(fā)放管理工作，保證需要?dú)w檔的各類材料可以第一時間完整歸檔。

二、借助現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案利用

城建檔案開發(fā)利用工作需要從施工工程實際出發(fā)，強(qiáng)調(diào)被動服務(wù)和主動服務(wù)的結(jié)合，通過各種科學(xué)有效的手段開展。一般的查閱應(yīng)在閱覽室進(jìn)行，若需外借查閱則需要辦理好相關(guān)的外借手續(xù)，若要對檔案進(jìn)行復(fù)制應(yīng)提前辦理相應(yīng)手續(xù)，由檔案管理部門復(fù)制提供。同時積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來實現(xiàn)施工城建業(yè)檔案資源的有效利用，將現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作聯(lián)系起來，為城建施工檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造一個更好的平臺。檔案資源數(shù)字化、信息化以及電子檔案的制作使用是目前非常普遍的檔案開發(fā)利用方式，城建檔案目錄與電子檔案應(yīng)當(dāng)收集到檔案信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫中來，通過授權(quán)的人員能夠第一時間查閱與獲取需要的檔案信息，非常便捷地進(jìn)行檔案信息檢索，這樣高效便捷的方式是其他開發(fā)利用手段無法比擬的。

三、重視硬件建設(shè)擴(kuò)大利用渠道

城建管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況建立專屬于自己的檔案管理機(jī)構(gòu)或者建立專門的檔案室，為城建檔案管理工作提供必要的保障場所。在加大場地建設(shè)投入的同時，還要重視相關(guān)設(shè)施的建設(shè)，比如配備溫濕度表。同時，在城建檔案管理過程中還要著重進(jìn)行檔案利用渠道的擴(kuò)大，在檔案保密工作的要求下，充分利用電子檔案具有較高安全性的優(yōu)勢設(shè)置檔案查詢權(quán)限，快速檢索和遠(yuǎn)程查詢功能，在檔案信息化的過程中擴(kuò)寬非涉密檔案的利用渠道，建立遠(yuǎn)程查詢渠道。另外，為了進(jìn)一步提高檔案信息的安全性，要堅持完善檔案查詢和借閱的等級制度以及回訪制度，以便于及時跟蹤檔案利用情況，并對檔案利用價值進(jìn)行評價，完善檔案利用價值體系的研究工作。

四、做好檔案驗收變更記錄管理

城建施工項目竣工驗收中，城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與項目管理人員一起根據(jù)施工檔案歸檔范圍的規(guī)定，對工程項目施工過程中所產(chǎn)生的各類文件材料實施全方位的審核，發(fā)現(xiàn)問題第一時間處理，做到查漏補(bǔ)缺，真正確保工程施工檔案的準(zhǔn)確完善，確保檔案材料符合歸檔要求。在城建檔案開發(fā)利用過程中，因為頻繁的傳遞與變更因素，往往會造成檔案材料完整性與有效性出現(xiàn)改變，因此唯有第一時間對施工檔案材料的變更及傳遞情況進(jìn)行有效記錄，才可以更好地掌握各類文件材料的來龍去脈，避免其丟失、損毀或失效。必須要保證城建檔案材料的完善性與有效性，保證各部門可以第一時間獲得準(zhǔn)確完善的資料信息，以此促進(jìn)城建活動的有序開展，讓城建檔案材料發(fā)揮出實際價值。

五、提高檔案人員綜合技能水平

檔案資源的利用與檔案管理工作水平的高低有直接的關(guān)系，檔案管理對人員的要求很高，因此需要加強(qiáng)對城建檔案管理人員的培訓(xùn)，從檔案資料收集、整理、編目、錄入、保管、借閱和保密等方面入手進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，增強(qiáng)城建檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并適當(dāng)延伸培訓(xùn)對象范圍，對財務(wù)、基建和業(yè)務(wù)部門處理檔案銜接工作的人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)。此外，城建檔案管理人員還應(yīng)善于收集并總結(jié)城市發(fā)展相關(guān)信息，從多方面來提高自身檔案開發(fā)能力和創(chuàng)新研究水平。同時，城建檔案管理部門應(yīng)盡可能為檔案開發(fā)人員提供良好的工作氛圍，為了確保其檔案開發(fā)利用工作的高效進(jìn)行，為其提供相應(yīng)條件，讓檔案開發(fā)人員更好地開展調(diào)研工作，以此來提高城建檔案的開發(fā)利用效果。

六、結(jié)語

總而言之，對城建檔案信息的開發(fā)利用效果產(chǎn)生影響的因素有很多，要想做好檔案開發(fā)利用工作，還需要相關(guān)工作人員加以重視，制定完善檔案信息開發(fā)利用體系，切實提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，充分挖掘城建檔案的價值，讓城建檔案為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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