人事檔案信息化建設(shè)的研究探討

劉婷婷

【摘要】人事檔案管理信息化建設(shè)，直接關(guān)系到一個(gè)單位檔案管理工作的水平，更直接影響著單位人事工作水平。信息化時(shí)代背景下，特別是當(dāng)前對人事檔案管理科學(xué)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性管理要求的時(shí)代背景下，充分利用信息技術(shù)手段，做好全面、準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的人事檔案管理，具有關(guān)鍵意義，有利于提升管理工作的科學(xué)化水準(zhǔn)。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化；檔案管理現(xiàn)代化

人事檔案工作是組織人事工作的重要部分，它記錄了干部在不同階段的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系、政治思想、獎(jiǎng)懲、職務(wù)晉升、聘任和專業(yè)技術(shù)的水平，是一個(gè)完整的記錄。對于個(gè)人而言，具有極端重要的意義；對組織而言，也是組織和人事部門堅(jiān)持公平、公正選拔人員的重要依據(jù)。因此，從人事檔案管理水平提升方面著眼，是保證人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性的重要手段。

一、機(jī)關(guān)人事檔案的幾個(gè)特點(diǎn)

一是材料分散。人事檔案收集的材料內(nèi)容，往往跨度很大，有的是在學(xué)校形成的，有的是在組織人事部門形成的，也有黨組織材料。在不同的階段、不同的單位形成的材料，往往并不是全部完整齊全地裝在一個(gè)檔案袋里，可能材料分散在各地、各部門。二是管理的主體具有穩(wěn)定性，從管理主體上來說，人事檔案的接收、移交、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)的管理具備一個(gè)管理主體上的穩(wěn)定性。三是立卷方式具有強(qiáng)制性，人事檔案以人為單位進(jìn)行立卷，人事檔案管理制度明確規(guī)定，完整性和連續(xù)性強(qiáng)。四是機(jī)密性強(qiáng)，部分人事檔案涉及個(gè)人品德等諸多方面，與一般檔案相比，人事檔案既屬于個(gè)人隱私，又屬于黨政秘密，保密性相對更強(qiáng)。

二、當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)的困境

（一）信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善。人事檔案信息化建設(shè)，相比原始的管理方式，要在人力、物力、財(cái)力各個(gè)方面都提升很多。從筆者了解到的情況以及調(diào)研工作中所反饋的情況發(fā)現(xiàn)，部分單位人事檔案信息化管理?xiàng)l件相對較差。缺乏信息化管理需要的基礎(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備作為技術(shù)支撐，制約了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）人事檔案信息化的觀念陳舊。人事檔案工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問題，其中許多是舊的思想和管理因素。一般情況下，對于人事檔案的重視程度非常高，但是具體到人事檔案管理的層面時(shí)，信息化的人事檔案管理意識不強(qiáng)。往往認(rèn)為人事檔案信息化只是一個(gè)基礎(chǔ)的參考性因素，甚至往往會(huì)覺得人事檔案信息化，就會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理混亂，出現(xiàn)失竊密或信息丟失的問題，在管理的現(xiàn)代化管理、信息化方面沒有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)識和認(rèn)知。

（三）檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。人事檔案管理是人事工作和檔案管理的重要組成部分。信息化建設(shè)水平高低在很大程度上取決于管理人員。人事檔案信息化建設(shè)中存在的諸多問題是由于檔案工作人員缺乏檔案元數(shù)據(jù)概念、檔案數(shù)字化規(guī)范基礎(chǔ)、檔案系統(tǒng)建設(shè)宏觀把控能力，檔案范圍、操作方法不十分明確，更談不上進(jìn)行具有一定難度的人事檔案信息化建設(shè)了。

三、優(yōu)化人事檔案信息化建設(shè)的方向探討

（一）前提準(zhǔn)備：配備足以支撐的技術(shù)設(shè)備。人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工具是技術(shù)設(shè)備，技術(shù)設(shè)備的準(zhǔn)備是做好這一工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。技術(shù)手段的引進(jìn)和運(yùn)用是人事檔案開發(fā)和利用的基本條件，也是能否最終達(dá)成檔案信息傳輸與共享的關(guān)鍵因素之一。因此在新形勢下進(jìn)行人事檔案管理的信息化建設(shè)必須要加大投入，以技術(shù)設(shè)備作支撐，引領(lǐng)人事檔案信息化管理工作的效率，走向人事檔案的現(xiàn)代化管理道路。

（二）強(qiáng)化基礎(chǔ)：鞏固人事檔案規(guī)范化管理基礎(chǔ)。人事檔案規(guī)范化管理是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的人事檔案工作在設(shè)備、管理、技術(shù)等方面相對落后，屬于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作。不利于信息化開發(fā)利用，這也不利于知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，人事檔案的規(guī)范化管理是最重要的。從收集、整理、分類、儲存等方面著眼，與人事檔案改革同步，規(guī)范新術(shù)語，收集新信息，及時(shí)調(diào)整舊程序和數(shù)據(jù)，推進(jìn)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理。

（三）現(xiàn)代化推進(jìn)：人事檔案存量數(shù)據(jù)化、增量電子化。人事檔案中的紙質(zhì)材料和電子文件，檔案管理部門需要按照存量數(shù)據(jù)化、增量電子化的思路，對人事檔案進(jìn)行信息化掃描，舊的檔案實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)化，新增的人事檔案按照電子化管理的方式實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理科學(xué)，并統(tǒng)一進(jìn)入人事檔案信息化系統(tǒng)，并通過信息維護(hù)系統(tǒng)將原始掃描的檔案信息和檔案資料錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，方便信息的共享。

（四）意識更新：強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)的意識和水平。強(qiáng)化人事檔案工作信息化建設(shè)的意識，既要強(qiáng)化對內(nèi)的意識，又要強(qiáng)化對外的意識。對內(nèi)而言，信息化建設(shè)效應(yīng)不能在短時(shí)間內(nèi)看到很直接的效果和影響。因此，要注重加強(qiáng)管理者對信息化建設(shè)的支持意識，提高檔案管理的能力和水平。積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，既是信息時(shí)代發(fā)展的要求，也是做好新時(shí)期人事檔案工作的必然選擇。推進(jìn)人事檔案信息管理，要求單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃。不僅僅只是做到一個(gè)管理軟件遍地開花的事情，更要注重從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的建設(shè)方面，引進(jìn)信息化人才隊(duì)伍，提升人事檔案管理者的檔案素質(zhì)和水平。

人事檔案信息化在高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范運(yùn)行的過程中，保證檔案工作的質(zhì)量，在注重保密的同時(shí)，適當(dāng)做好檔案信息化建設(shè)和服務(wù)，無疑對于人事檔案管理的延展性具有積極意義，對于人事檔案管理的社會(huì)性角色顯性化發(fā)展也是一個(gè)質(zhì)的飛躍。在人才強(qiáng)國的背景下，以信息化建設(shè)助推人事檔案管理，在確保人事檔案信息全面、準(zhǔn)確、可靠，建立人事檔案管理長效機(jī)制，推進(jìn)組織健康穩(wěn)步發(fā)展方面具有積極意義。

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