大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理分析

姜昶鑫

大數(shù)據(jù)是一種基于互聯(lián)網(wǎng)信息科技的從多個渠道搜集而來的龐大數(shù)據(jù)組，它具有實時性。習(xí)近平總書記在中共中央政治局第二次集體學(xué)習(xí)時強調(diào)：“大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應(yīng)該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動，推動實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，加快完善數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，將數(shù)字中國的建設(shè)更好地服務(wù)于我國經(jīng)濟社會發(fā)展和人民生活改善?！睂n案管理融入大數(shù)據(jù)時代之中，對于檔案管理的發(fā)展有著重要意義，基于此，下面對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進行了分析。

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理產(chǎn)生的影響

（一）提升了檔案保存質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時代之前，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)形式進行保管，這種保管方式相對于大數(shù)據(jù)時代的硬盤、云盤等保管形式來說風(fēng)險比較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在受到火災(zāi)、水災(zāi)等意外情況時會在一定程度上受到永久性的缺失或損壞。尤其是對于一些比較重要的檔案，比如不動產(chǎn)檔案，由于檔案中記載的不動產(chǎn)所有人的所有權(quán)限可能幾十年才會更換一次，因此在長時間的保存過程中很容易因為潮濕等情況造成字跡的模糊或紙質(zhì)老化現(xiàn)象，影響到檔案的查閱。而大數(shù)據(jù)時代則改為了基于大數(shù)據(jù)平臺上的云盤、硬盤等儲蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質(zhì)量，延長了檔案保存時間。

（二）提高了檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理是依靠人力對檔案資料進行整理和歸納，一旦檔案資料在一定時間內(nèi)未能進行歸納整理，造成大量的堆積，那么檔案管理工作將會變得非常耗時耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在大數(shù)據(jù)時代下，檔案是記載于數(shù)據(jù)平臺上的，通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以高效地處理相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，且這樣整理出來的數(shù)據(jù)出錯率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

（三）降低了檔案管理成本

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)在最近幾年的熱度一直未減，而關(guān)于不動產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)量也在不斷地增加。由于檔案袋需要將相關(guān)信息資料進行長時間的保管，因此對于紙張質(zhì)量的要求比較高，且大量的檔案占用了大量的存放空間，這加大了檔案管理成本。通過大數(shù)據(jù)可以對檔案以數(shù)據(jù)的形式進行保存和處理，在節(jié)省存放空間的同時可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度比較低

檔案管理是一項非常復(fù)雜和細致的工作。大數(shù)據(jù)時代雖然簡化了檔案管理工作，優(yōu)化了檔案管理中的整理、保存、查詢等相關(guān)工作，但其中涉及到的管理問題并沒有得到徹底解決。目前，在各單位和機構(gòu)中仍然普遍存在著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度較低的情況，比如不同的基層單位中存在著不同的檔案管理模式和風(fēng)格，甚至是同一單位中的不同部門也未能有一個統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。這就造成了檔案管理部門在工作過程中出現(xiàn)了儲存不完整的檔案數(shù)據(jù)和管理水平低下等問題，各部門和單位無法協(xié)調(diào)一致，檔案還可能出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，這應(yīng)該是大數(shù)據(jù)時代檔案革新中需要注重的一點。

（二）檔案信息安全保護意識不足

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理正在逐漸完成由紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)換。檔案管理可以在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的幫助下將信息集中化，這在一定程度上提高了檔案管理的工作效率，但與此同時出現(xiàn)的是檔案信息安全保護意識不足的問題。就目前情況來看，關(guān)于公民信息泄露的事件在媒體報導(dǎo)中時有出現(xiàn)，究其原因就是檔案信息安全保護意識不足，除開企業(yè)內(nèi)部人員所為之外，檔案信息也可能會被黑客所獲得，由此出現(xiàn)的檔案信息外泄或信息違規(guī)修改等問題對社會安全造成了危害。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)較弱

目前，檔案管理工作由于是一個“閑差”常常不受到人們的青睞，大部分單位的檔案管理工作崗位仍然使用的是從前的管理人員，這些管理者年齡偏大，對于新事物的接受能力相對于年輕人來說比較弱。因此，對于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理來說，大部分檔案工作人員已經(jīng)難以滿足相關(guān)要求。大部分檔案數(shù)據(jù)處理均需要有熟練的計算機操作能力，如果檔案管理人員技術(shù)不達標(biāo)，反而會降低檔案管理效率，這就會出現(xiàn)雖然有許多便利功能，但無法在檔案管理中獲得充分有效利用的境況。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的對策

（一）建立健全檔案管理工作制度

檔案管理工作制度必須要立足于實際情況來進行制定，體現(xiàn)出合理性和科學(xué)性。對于檔案管理來說，最需要的就是便于收錄、儲存和調(diào)閱查詢。因此工作制度必須要方便實用、簡便易行、可操作性強，從而充分發(fā)揮制度中的指導(dǎo)和規(guī)范作用。此外，該制度要能夠同時對領(lǐng)導(dǎo)和職工的行為形成約束，要約束領(lǐng)導(dǎo)切實地執(zhí)行相關(guān)制度，嚴格做到賞罰分明，對檔案管理工作認真負責(zé)的人要予以獎勵，對于存在疏漏的工作予以懲罰，體現(xiàn)出制度的權(quán)威性。

（二）樹立檔案管理工作安全意識

大數(shù)據(jù)時代在為檔案管理帶來眾多便利的同時，也為檔案管理帶來數(shù)據(jù)安全性的問題。數(shù)據(jù)檔案的保存不同于紙質(zhì)檔案，雖然各種災(zāi)害可能無法毀壞到相關(guān)信息，但是如果沒有做好防火墻或相應(yīng)的保存措施，仍然可能會使信息丟失或損壞。因此，必須要注意到安全性的保障工作，檔案管理人員一定要樹立安全意識，在日常工作中避免使用儲存的檔案的計算機做一些與檔案管理工作無關(guān)的事情，以防止檔案儲存的計算機受到病毒感染。另外相關(guān)政府部門也要針對這種情況，出臺相關(guān)的檔案管理規(guī)范和工作細則。

（三）加強檔案管理人員培養(yǎng)力度

無論是傳統(tǒng)的檔案管理或是數(shù)據(jù)檔案管理，都必須要依靠人來進行操作。數(shù)據(jù)檔案管理對檔案管理人員的個人能力提出了更高的要求，因此必須要加強對檔案管理人員的培養(yǎng)力度。針對原有的檔案管理老員工，首先要從思想上對他們進行觀念的革新，其次還需要聘請專家通過開展培訓(xùn)會、講座等方式對檔案管理人員的技能水平進行提升。另外，在培養(yǎng)原有檔案管理人員時，要注重為檔案管理內(nèi)部注入新鮮血液，吸引更多年輕人加入檔案管理行業(yè)，充實檔案管理領(lǐng)域人才。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作同時面臨著挑戰(zhàn)和機遇，檔案管理工作要想乘著“大數(shù)據(jù)”這陣東風(fēng)發(fā)展起來，就必須要充分利用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案管理工作進行不斷地調(diào)整、革新，樹立一個新的發(fā)展方向，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，為國家的發(fā)展作出貢獻。

（作者單位：北戴河區(qū)廣播電視臺）