新時(shí)期我國(guó)人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀及思考

陽(yáng)靜

【摘要】本文基于信息化視角對(duì)我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，并就我國(guó)事業(yè)人事檔案信息化運(yùn)用時(shí)間中存在的問(wèn)題及不足進(jìn)行了分析，還就完善我國(guó)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)提出了一些對(duì)策和建議，為我國(guó)事業(yè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步完善及推動(dòng)我國(guó)事業(yè)檔案信息化管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位人事檔案；信息化；人力資源管理；數(shù)字化

在我國(guó)目前的人事檔案信息化管理過(guò)程中，盡管出現(xiàn)了不少單位與軟件開(kāi)發(fā)商合作研究的現(xiàn)象，然而卻缺乏國(guó)家統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，人事信息化資源尚未得到充分運(yùn)用。所以，本論文試圖通過(guò)研究國(guó)內(nèi)外的相關(guān)成果，以我國(guó)目前的人事檔案管理工作現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，進(jìn)一步披露人事檔案管理中存在的不足之中，分析其中的內(nèi)因，以提出科學(xué)化的管理建議，不斷推進(jìn)我國(guó)人事檔案信息化管理工作。

一、人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃。總體規(guī)劃的缺失，導(dǎo)致其信息化建設(shè)進(jìn)入瓶頸。根據(jù)我國(guó)整體人事管理需要來(lái)看，總體規(guī)劃應(yīng)注重兩個(gè)方面的綜合發(fā)展：一是微觀規(guī)劃，將任務(wù)落實(shí)到最基層，要求企事單位履行信息化建設(shè)責(zé)任。二是宏觀規(guī)劃，以中央政府為主導(dǎo)，將任務(wù)逐步向下分配，形成巨大的人事管理網(wǎng)絡(luò)，將其覆蓋到全國(guó)，實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理。但是，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)力量，不足以快速實(shí)現(xiàn)覆蓋全國(guó)的管理網(wǎng)絡(luò)。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。我國(guó)人事管理方式，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展不斷革新，但是國(guó)家性政策文件，卻已有20余年未曾頒布新規(guī)。目前各地所遵照的管理政策，是在上世紀(jì)90年代初出臺(tái)的《干部檔案工作條例》。該《條例》與我國(guó)當(dāng)前國(guó)情以及人事檔案管理方式已存有代溝，信息化鋪天蓋地的改革浪潮中，要求各行各業(yè)都能夠以此為方向，逐漸優(yōu)化自身產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，并實(shí)現(xiàn)高效、合理、科學(xué)的管理。而一些省市在人事信息化的建設(shè)過(guò)程中，由于缺乏國(guó)家性文件的支撐，即中央統(tǒng)籌管理措施的缺失，導(dǎo)致至今無(wú)法在該領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)信息化管理。因此，應(yīng)加快出臺(tái)相應(yīng)要求，使人事信息化能夠建立在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)之上。

（三）信息化程度不高，資源共享程度不夠。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，并非所有地區(qū)均無(wú)法投入足夠的資本，一些發(fā)達(dá)城市，早已將系統(tǒng)開(kāi)發(fā)出來(lái)，并投入到事業(yè)單位進(jìn)行使用?？茖W(xué)技術(shù)在資金的支持下，滿足了目前的信息化管理需要，但是，使用者技術(shù)能力薄弱，信息化認(rèn)識(shí)度較低，最終造成了系統(tǒng)的浪費(fèi)。單以經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)看，若采用逐步發(fā)展的方式，以各大城市為核心，成擴(kuò)散狀發(fā)展，雖然會(huì)受到資金短缺的制約，但是仍舊能夠予以實(shí)現(xiàn)。技術(shù)應(yīng)用的落后，對(duì)信息化管理人事檔案造成了一定的阻礙：比如信息的錄入方式匱乏，我國(guó)當(dāng)前僅有光學(xué)識(shí)別和鍵盤(pán)來(lái)進(jìn)行各種可行的錄入方式，前者使用成本頗高，且對(duì)原資料要求過(guò)高，進(jìn)而降低錄入效率，而后者需要效率極低，同時(shí)需要增加大量的人力成本，同時(shí)速度過(guò)慢。在錄入方式上，我國(guó)缺乏有效的方式予以支持，并未對(duì)方式進(jìn)行統(tǒng)一，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的差異性，形成了快速大范圍覆蓋使用信息化管理人事檔案的最大阻礙因素。

二、提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理的途徑

（一）做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理系統(tǒng)的同步優(yōu)化工作。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變的不斷深入，要求人事檔案管理工作由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的人力資源管理，這是時(shí)代進(jìn)步的必然要求，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位管理轉(zhuǎn)型的重要途徑。我國(guó)多年來(lái)的事業(yè)單位人事管理制度，大多參照黨政機(jī)關(guān)干部管理制度。建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，是檔案信息化建設(shè)的技術(shù)支撐。在建設(shè)和開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)文件處理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，有著至關(guān)重要的作用。而建立數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)漫長(zhǎng)而又復(fù)雜的過(guò)程，它需要長(zhǎng)時(shí)間的積累，是一個(gè)由低到高、由單個(gè)到群體的發(fā)展過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，需要檔案業(yè)務(wù)人員和電腦技術(shù)人員的緊密配合，并結(jié)合實(shí)際情況的變化，靈活開(kāi)發(fā)、建設(shè)。一個(gè)具有“活性”的數(shù)據(jù)庫(kù)，必然有著較高的利用頻率和實(shí)用效率，不再是單一的庫(kù)而是一個(gè)系統(tǒng)性的庫(kù)。

（二）樹(shù)立科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理人才觀。在信息化檔案的建設(shè)中，樹(shù)立科學(xué)的人才觀是重要的前提條件。科學(xué)人才觀的樹(shù)立，有利于在檔案信息化的建設(shè)中，不斷培養(yǎng)各種優(yōu)秀人才，更好地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。只有樹(shù)立檔案信息化建設(shè)中的“人才是第一資源”的意識(shí)觀念，才能更好地健全、完善人才隊(duì)伍的建設(shè)工作；只有不斷強(qiáng)化人力資源管理部門(mén)的人才意識(shí)，才能更好地重視、研究人才的管理及培育規(guī)律。為了實(shí)現(xiàn)人盡其才的用人目標(biāo)，應(yīng)不斷改善職工的工作環(huán)境，創(chuàng)造各種條件激發(fā)人才的創(chuàng)造性思維及工作熱情。調(diào)動(dòng)人才工作的積極性，首先需要在工作中做到賞罰分明。其次是強(qiáng)化宣傳工作，鼓勵(lì)那些工作表現(xiàn)突出的職工。再次是及時(shí)總結(jié)服務(wù)效益經(jīng)驗(yàn)。最后是建立健全績(jī)效機(jī)制。

（三）開(kāi)展多途徑的檔案信息化人才培養(yǎng)模式。充分發(fā)揮教育資源優(yōu)勢(shì)，在高等院校中設(shè)立檔案信息化專(zhuān)業(yè)人才的培訓(xùn)基地，為事業(yè)單位培育一支具有高研發(fā)、管理能力的人才隊(duì)伍。我國(guó)目前擁有29所設(shè)置檔案管理專(zhuān)業(yè)課程的高等院校，這些都是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作的重要人才來(lái)源。事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，強(qiáng)化與高等院校之間的合作，學(xué)校運(yùn)用既有的教學(xué)設(shè)施、科研以及師資優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位源源不斷地提供高質(zhì)的專(zhuān)業(yè)型人才。此外，事業(yè)單位還可以運(yùn)用高校完備的教學(xué)設(shè)施，引導(dǎo)在職人員參與高校及科研院的相關(guān)培訓(xùn)，或聽(tīng)取有關(guān)專(zhuān)家的座談會(huì)等，這些都是在職檔案人員學(xué)習(xí)、掌握新知識(shí)、新技術(shù)、新技能的重要渠道。

（四）狠抓事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。我國(guó)的檔案信息化建設(shè)，迫切需要解決安全隱患問(wèn)題。多年來(lái)，我國(guó)的信息技術(shù)安全的發(fā)展存在著一定的滯后性，而有不少信息化設(shè)備和信息技術(shù)是通過(guò)進(jìn)口引進(jìn)的，這些都大大降低了信息化的安全性。主要有以下措施防范檔案信息化系統(tǒng)受到損害：

1.不定期的掃描、檢測(cè)服務(wù)器和客戶機(jī)中的文件，為檔案文件設(shè)置權(quán)限，積極主動(dòng)采取措施防御病毒的入侵；

2.建立以網(wǎng)絡(luò)管理為平臺(tái)的再現(xiàn)報(bào)警軟件，當(dāng)病毒入侵網(wǎng)絡(luò)中的任何一臺(tái)機(jī)器時(shí)，網(wǎng)絡(luò)管理人員便能夠比較及時(shí)、準(zhǔn)確地開(kāi)展巡查工作，并采取相應(yīng)的措施；

3.實(shí)行嚴(yán)格的物力隔離。網(wǎng)絡(luò)有內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之分，外網(wǎng)具有國(guó)際性和開(kāi)放性的特點(diǎn)；而內(nèi)網(wǎng)又稱(chēng)局域網(wǎng)，是封閉式的網(wǎng)絡(luò)，為內(nèi)部工作人員所用。嚴(yán)格實(shí)施內(nèi)網(wǎng)和接入外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)之間的物理隔離，能夠有效防止內(nèi)網(wǎng)因病毒或黑客入侵外網(wǎng)而遭受損害。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步健全，事業(yè)單位的人事檔案信息化管理是一種必然趨勢(shì)。信息化時(shí)代背景下，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)生了不小的變化，人們的信息需求也發(fā)生了重大的變化，尤其是對(duì)信息獲取的時(shí)效性需求。這種新的需求將促使著人事檔案管理部門(mén)，重新定位檔案管理的地位及管理方式方法等。

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