從歷史研究的角度看基層單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的界定

王艷春

國家檔案局2006年12月18日以國家檔案局第8號令公布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）?！兑?guī)定》第一條明確指出：“為便于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定?！钡诙l明確指出：“本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄?！边@兩條規(guī)定闡明了以下幾層含義：1、《規(guī)定》制定的法律依據(jù)；2、《規(guī)定》適用的范圍；3、《規(guī)定》界定了歸檔文件材料范圍和保管期限；4、對歸檔文件材料整理的目的和要求。

作為國家檔案行政管理部門的規(guī)章，《規(guī)定》的發(fā)布與實(shí)施，對依法治檔，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，促進(jìn)豐富機(jī)關(guān)檔案資源，提高機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)水平起到了巨大的推動(dòng)作用。對各級黨政機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體檔案業(yè)務(wù)建設(shè)具有普遍的指導(dǎo)意義。但是在實(shí)踐中從歷史研究應(yīng)用的角度看，針對不同級別的機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體，在文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的界定上，要考慮普遍與特殊的關(guān)系，不能照本宣科、千篇一律機(jī)械地執(zhí)行。這樣執(zhí)行《規(guī)定》恰恰是無意識地?fù)p害了《規(guī)定》本身的科學(xué)性。

一、歷史研究與檔案的關(guān)系

《中華人民共和國檔案法》第一章總則第二條對檔案的定義表述是“本法所稱的檔案，是過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)，社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！倍x準(zhǔn)確地概括了檔案形成的時(shí)間、空間、價(jià)值和范圍。每一件檔案都是獨(dú)立記載反映某一事件原始狀態(tài)的歷史記錄。而歷史研究就是通過最基本的搜集考訂材料，即考據(jù)的方法對某個(gè)社會歷史階段、某個(gè)領(lǐng)域、某個(gè)單位和個(gè)人進(jìn)行分析研究，反映其歷史原貌。教育家、史學(xué)家傅斯年說：“史學(xué)就是史料學(xué)?！睔v史與檔案可以說是同宗同源，檔案是歷史研究之母。

二、歷史研究對檔案的基本要求

歷史研究有其自身的理論和研究方法。而歷史研究最基本的方法，就是運(yùn)用馬克思主義的歷史唯物觀，通過搜集與考訂材料，運(yùn)用歷史比較法，統(tǒng)計(jì)方法，計(jì)量法等對歷史材料進(jìn)行分析，展現(xiàn)歷史的過程與細(xì)節(jié)，反映歷史的原貌，給人以真實(shí)、客觀的認(rèn)識與思考。它更多的是定量分析而不是定性分析。這種研究方法決定了對檔案的基本要求，即檔案提供的材料必須具有全面性、真實(shí)性、系統(tǒng)性。因此，要求我們在執(zhí)行《規(guī)定》的時(shí)候，必須以對歷史負(fù)責(zé)，替未來著想、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的精神，準(zhǔn)確、客觀、全面地確定一個(gè)單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限。為歷史研究提供最詳實(shí)的素材。

三、從村民捐獻(xiàn)一套完整村級檔案看檔案細(xì)節(jié)對歷史研究的重要性

2013年3月，北京延慶縣大榆樹鎮(zhèn)網(wǎng)站發(fā)布一條信息，本鎮(zhèn)新寶村84歲村民劉桂林把個(gè)人收藏的近千冊老賬本和部分文書材料捐獻(xiàn)給村委會。這些材料有舊賬本、戶口薄、宅基地登記薄、分田賬、記工賬、農(nóng)業(yè)稅賬、交糧賬和一些文書材料。記載了村里建國之初到改革開放初期34年的歷史。檔案從各個(gè)方面詳細(xì)記載了當(dāng)時(shí)村里農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)。從一個(gè)村的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況記載反映了當(dāng)時(shí)在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代整個(gè)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的歷史。從目前看，這是延慶縣第一份完整的村級財(cái)務(wù)檔案，為今后研究延慶縣在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期農(nóng)村經(jīng)濟(jì)狀況提供了真實(shí)的參考依據(jù)，引起延慶縣檔案部門的高度重視，成為村里的“寶貝”。

從這一消息報(bào)導(dǎo)分析中我們得出這樣幾個(gè)推斷：第一，在當(dāng)時(shí)檔案工作極不規(guī)范的情況下，如果劉桂林老人沒有對自己工作的熱愛和強(qiáng)烈的責(zé)任意識，這些珍貴的檔案資料可能會隨著時(shí)間的流逝而遺棄，這無可厚非。從目前全國農(nóng)村保存下來當(dāng)年的東西看可謂是鳳毛麟角。第二，假設(shè)這些東西當(dāng)時(shí)按相關(guān)檔案管理要求進(jìn)行了歸檔整理，其中一些詳細(xì)材料的內(nèi)容可能不屬于也不會列入歸檔范圍，即使全部歸檔保存，按照會計(jì)檔案保管期限或文書檔案保管期限的一般要求，很少有需要永久保存的內(nèi)容。即使保存15年、25年或30年，到期銷毀也屬正常，至今早已是灰飛煙滅。第三，就是這樣一些極不規(guī)范但極其詳實(shí)細(xì)微的記載，才使得這部分檔案資料凸顯珍貴，才能從這些材料中查出上世紀(jì)50年代到80年代中一些事情的經(jīng)過始末。如土改分田的情況，當(dāng)年不同時(shí)期人口變化，村里購置物品的支出及其價(jià)格等各方面的信息。在當(dāng)時(shí)全國政治、經(jīng)濟(jì)、社會體制高度一致的情況下，通過一個(gè)村的檔案材料，用歷史研究的方法，可以窺見一個(gè)村、一個(gè)鎮(zhèn) （公社）、一個(gè)縣，乃至全國農(nóng)村經(jīng)濟(jì)、社會和人民生產(chǎn)、生活的概貌。如果沒有這些檔案材料的證明，還原歷史的記憶就會變的空泛、不完整甚至失實(shí)。

因此，我們可以認(rèn)定，檔案材料的真實(shí)性、全面性、系統(tǒng)性、詳實(shí)性是研究一個(gè)單位或社會歷史最重要的基礎(chǔ)。

四、對基層機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體在文件材料歸檔范圍和保管期限界定的思考

通過以上對歷史研究與檔案的關(guān)系，對檔案的基本要求，并通過具體實(shí)例分析，我們可以清楚的看到，在基層機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體對文件材料歸檔范圍和保管期限界定中，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，科學(xué)合理的實(shí)施《規(guī)定》，適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)大和放寬文件材料歸檔范圍和保管期限，是可行的。其理由是：

1.一些基層機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體在全宗單位構(gòu)成條件上不完全。一些相對獨(dú)立的基層單位具有財(cái)務(wù)權(quán)，而有些基層單位財(cái)務(wù)獨(dú)立權(quán)不完全具備；在內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人事任免權(quán)上，大多數(shù)單位都是根據(jù)本單位工作特點(diǎn)和實(shí)際情況自主決定，但不具備國家法定的對應(yīng)條件；在行文權(quán)上，大部分單位無對外行文職能，但對外工作中和內(nèi)部事物處理上又有自己的行文處置事實(shí)。因此，切不能完全以大機(jī)關(guān)為模式。不然，一些基層單位的檔案管理工作從理論上不能確立，基層單位檔案管理將會出現(xiàn)自相矛盾和無所適應(yīng)的狀況。

2.基于以上原因，由于單位級別和規(guī)模較小，如果完全按正規(guī)的大機(jī)關(guān)全宗單位構(gòu)成條件確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限，將有大量的文件材料不能歸檔，保管期限的劃分也會降低，形成的檔案材料勢必不能全面、系統(tǒng)地反映本單位的歷史。以唐山市中心血站為例，單位的編制規(guī)格為科級事業(yè)單位，財(cái)務(wù)相對獨(dú)立，人事任免權(quán)和行文權(quán)受到法定制約。但在內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、行政管理和對外活動(dòng)中，有人事任免和行文的事實(shí)。這些以內(nèi)部行文或以簡報(bào)等形式形成的文件材料，是記錄唐山市中心血站歷史的重要依據(jù)。如果按《規(guī)定》正常執(zhí)行，這些文件材料保管期限一般為十年。保管期限到期銷毀后，唐山市中心血站的歷史將出現(xiàn)較大空白。因此，擴(kuò)大歸檔范圍，提高這些文件材料的保管期限，具有現(xiàn)（下轉(zhuǎn)40頁）（上接42頁）實(shí)和歷史的意義。從上述捐獻(xiàn)的村級檔案分析中我們也可以看到，一個(gè)基層單位歷史的記錄，不僅需要一般文件材料的歸檔保管，更需要具體詳實(shí)的細(xì)節(jié)材料。因此，我們在落實(shí)《規(guī)定》中，要考慮不同級別機(jī)構(gòu)和單位具體情況，實(shí)時(shí)、實(shí)事掌握界定文件材料歸檔范圍和保管期限，為一個(gè)單位，為整個(gè)社會留下更多的歷史記憶。

3.防止基層單位有文必歸和無檔可歸的極端傾向。實(shí)事求是地科學(xué)確定文件材料歸檔范圍和保管期限，準(zhǔn)確掌握歸檔文件材料價(jià)值，是基層單位檔案管理的理論和技術(shù)難點(diǎn)。單位領(lǐng)導(dǎo)者和檔案工作人員必須有高度的責(zé)任心，從歷史研究和傳承出發(fā)，以對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，客觀、辨證、理性地確定本單位文件材料的歸檔范圍和保管期限，既不能盲目的擴(kuò)大范圍，也不能機(jī)械的執(zhí)行《規(guī)定》。要掌握好執(zhí)行《規(guī)定》與本單位文件材料的歸檔范圍和保管期限劃分的度，對與本單位無價(jià)值、重份或一般性普發(fā)文件，必須排除在歸檔范圍外。有文必歸和無檔可歸都是錯(cuò)誤的。

（作者單位：唐山市中心血站）