關(guān)于文書(shū)檔案管理信息化的研究

馬桂錢(qián)

【摘要】進(jìn)入新時(shí)代，文書(shū)檔案管理信息化已經(jīng)慢慢取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，它通過(guò)建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，以其便捷的操作方式，極大地提高了辦公的效率，通過(guò)簡(jiǎn)單的操作，我們可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，也可以確保文檔資料傳遞的快捷性、高效性和安全性。檔案管理信息化的普及，使企業(yè)或者部門(mén)可以朝著更高效、更健康的方向去發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】文檔資料；檔案管理；管理信息化

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理，對(duì)于品類(lèi)繁多的文獻(xiàn)資料，與日俱增的數(shù)據(jù)整理，冗長(zhǎng)繁雜的歸檔分類(lèi)，需要付出更多的人力、物力和財(cái)力，才能保證把文書(shū)檔案管理做到完善，但是在信息和科技高速發(fā)展的電子信息化時(shí)代，這種傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，已經(jīng)越來(lái)越滿足不了我們生活和辦公的需要了，所以把文書(shū)檔案管理信息化迫在眉睫，本文主要探討文書(shū)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，以及對(duì)于檔案管理信息化的改革，提出一些建設(shè)性的意見(jiàn)。

一、文書(shū)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）辦公效率顯著提高。文書(shū)檔案管理，就是對(duì)已有文檔資料的一種整理和保存，對(duì)沒(méi)有卻需要的文檔資料的一種搜集和歸納。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理，我們需要對(duì)不同的文檔進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，對(duì)于一些大型單位來(lái)說(shuō)，有太多的部門(mén)分支，每個(gè)分支還有不同類(lèi)型的文檔資料需要分類(lèi)整理，這就導(dǎo)致工作的任務(wù)量非常繁重，為了解決此類(lèi)問(wèn)題和保證文書(shū)檔案管理的準(zhǔn)確高效，就需要投入大量的人力和物力來(lái)完成這項(xiàng)工作。繁重的工作，不可避免地導(dǎo)致出現(xiàn)一些人為的失誤，比如對(duì)文檔資料分類(lèi)錯(cuò)誤，在文檔資料移動(dòng)過(guò)程中，對(duì)紙質(zhì)文件的二次破壞，在分類(lèi)過(guò)程中，標(biāo)注錯(cuò)誤，造成文檔資料涂畫(huà)痕跡嚴(yán)重等各種類(lèi)型的問(wèn)題。這些都嚴(yán)重影響著對(duì)文檔資料管理的效率，但是，如果把文書(shū)檔案管理信息化，就能顯著提高辦公的效率，通過(guò)信息化處理的方式，利用計(jì)算機(jī)對(duì)每一件文檔資料進(jìn)行歸檔和整理，一次整理，終身受益，對(duì)以后文檔資料的借閱和查詢提供便利的條件，大大減少了人力和資源的投入。對(duì)于通過(guò)計(jì)算機(jī)整理和歸檔好的資料，如果需要修改和整理，只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)更改即可，避免了紙質(zhì)文件的涂畫(huà)破壞?？偠灾臅?shū)檔案管理信息化的加入，方便了辦公，提高了效率。

（二）資源檢索方便，信息隨時(shí)共享。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理，如果需要查閱一份資料或者文件，就需要登記，然后在已歸檔整理的資料中慢慢尋找，這樣既浪費(fèi)了人力，又耽誤了時(shí)間，降低了工作效率，但是把文書(shū)檔案管理信息化，就大大方便了資源的整合和查找，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以把所歸檔的文檔資料從紙質(zhì)文件變成電子文件，這樣既方便了查閱，又保護(hù)紙質(zhì)文件不被損壞，然后對(duì)歸檔的資料，做一個(gè)體制性的管理，每一種文檔做一個(gè)對(duì)應(yīng)的檢索，方便利用者在查閱時(shí)及時(shí)找到所需要的內(nèi)容，這樣就提高了效率，節(jié)省了時(shí)間。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)文檔資料做一個(gè)資源共享，把線上和線下相結(jié)合，使利用者在需要資料的時(shí)候，足不出戶就可以訪問(wèn)到所需要的內(nèi)容，充分利用信息數(shù)據(jù)的便捷和高效，提高辦公效率，方便資源查找，把信息共享做到最大化。

（三）文件存儲(chǔ)快捷且穩(wěn)定。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理，載體主要是一些紙質(zhì)文件，或者圖片、影像等內(nèi)容，特別對(duì)于紙質(zhì)文件，其保存過(guò)程中，容易受周?chē)h(huán)境溫度、濕度影響，造成文件的破損，或者字跡模糊不清等現(xiàn)象，最后對(duì)文檔的借閱和使用造成麻煩，隨著電子科技化的發(fā)展，信息化的成熟，我們對(duì)文件的存儲(chǔ)和管理，不再局限于傳統(tǒng)的紙張，我們可以把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為能在計(jì)算機(jī)上傳遞和存儲(chǔ)的電子文件，這樣就極大程度上方便了辦公，電子文件最大的優(yōu)點(diǎn)就是快捷并且穩(wěn)定，我們利用存儲(chǔ)設(shè)備，可以快速得到我們想要的資料，并且確保穩(wěn)定，不易丟失，總而言之，信息化的加入，讓存儲(chǔ)更穩(wěn)定、更快捷。

（四）文件傳輸速度和安全性得到保障。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理，如果需要借閱資料，就得打開(kāi)檔案盒，根據(jù)分類(lèi)要求，再一遍遍的查詢自己想要的資料，一旦資料管理松散或者不到位，就容易造成資料的丟失，有些人為了得到想要的資料，會(huì)發(fā)生私自保存，不再上交的情況。所以在資料傳遞上，存在很大的缺陷，特別對(duì)于一些大企業(yè)來(lái)說(shuō)，總公司和分公司有時(shí)需要互相傳遞一些文件資料，如果在傳遞上僅僅依靠快遞運(yùn)輸方式，就無(wú)法確保辦公的時(shí)效性和快捷性，對(duì)以后文檔資料的歸檔存儲(chǔ)也會(huì)造成麻煩和影響，但是文書(shū)檔案管理信息化，就確保了文檔資料傳輸?shù)陌踩院涂旖菪?，即使是遠(yuǎn)距離的傳輸，我們通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以快速高效完成，也可以確保傳輸過(guò)程的安全性，明確文檔資料傳輸?shù)碾p方，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，可以立刻解決，從而進(jìn)一步提高了辦公的效率。

二、文書(shū)檔案管理信息化系統(tǒng)的介紹

（一）分類(lèi)檢索。文書(shū)檔案管理信息化系統(tǒng)具有分類(lèi)檢索，查詢快捷的優(yōu)點(diǎn)，管理人員將不同的文檔資料分區(qū)整理和錄入，不同的資料可以編寫(xiě)不同的代碼加以區(qū)分，但是每一個(gè)代碼與每一份資料匹配和吻合，這就保證了辦公人員在需要查詢自己想要的資料時(shí)，做到快捷匹配，確保搜索內(nèi)容符合要求，此外，還可以提供模糊查找，如果工作人員對(duì)所要的資料不是太清楚，可以通過(guò)關(guān)鍵字來(lái)模糊查找，更大程度上方便了辦公，提高了效率。

（二）權(quán)限管理。對(duì)于文書(shū)文檔管理中的部分資料，我們只可以借閱查看，而不能對(duì)其隨意更改或刪除，為了保證信息管理的科學(xué)化，這就需要對(duì)文書(shū)文檔信息化管理做出權(quán)限要求，對(duì)于普通的職員，你的賬號(hào)只能負(fù)責(zé)借閱和下載；對(duì)于管理員，可以對(duì)文書(shū)文檔管理工作做出修改或者維護(hù)，確保管理工作的順暢進(jìn)行，對(duì)權(quán)限加以管理和約束，確保整個(gè)文書(shū)文檔管理工作健康運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）增添檔案資料。在單位或者企業(yè)漫長(zhǎng)的發(fā)展中，不可避免的要對(duì)以往的資料進(jìn)行整理，舍去廢棄的文件，加增新文檔，文書(shū)檔案管理信息化保證了對(duì)資料增添的便捷性，對(duì)于個(gè)別文件，需要加增注意事項(xiàng)，或者需要修改日期的，都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，快速檢索，快捷修改，也避免了在文件上修改的麻煩，方便了日常辦公。

三、文書(shū)檔案管理信息化的若干建議

（一）加強(qiáng)檔案管理信息化，勢(shì)在必行。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越滿足不了生活和辦公的需要，要想提高辦公的效率，確保信息管理的高效性和科學(xué)性，就必須改變傳統(tǒng)的文檔管理模式，切實(shí)引進(jìn)檔案管理信息化，通過(guò)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，做好文檔資料的保存和整理工作，使文檔管理工作成為一個(gè)健康健全的管理體系，確保資源優(yōu)化整合，當(dāng)然，要想實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化，離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的決策和意識(shí)，投入物力、人力和財(cái)力，使整個(gè)信息管理形成一個(gè)龐大的工作體系，加強(qiáng)管理力度，確保檔案管理向自動(dòng)化和信息化高速發(fā)展。

（二）提升人員專業(yè)操作能力。要想加快文書(shū)檔案管理信息化的發(fā)展步伐，除了要完善基本的配套設(shè)施，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的自身技能和知識(shí)的提升，首先提高管理人員對(duì)于管理層面的理論知識(shí)，對(duì)于如何管理要有深層次的認(rèn)知，單位可以不定期舉辦管理知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。其次需要提高人員的計(jì)算機(jī)操作技能，懂得利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善檔案管理。單位也可以專門(mén)聘任一些既懂檔案管理知識(shí)，又有實(shí)際技能，并且能夠熟練操作計(jì)算機(jī)的專業(yè)人才，確保檔案管理信息化日趨完善。

（三）建立數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息的管理，是一項(xiàng)非常繁雜的任務(wù)，需要針對(duì)各種各樣的文檔資料，分門(mén)別類(lèi)，而有些資料甚至是相對(duì)保密的，這就需要我們對(duì)這些資源和資料進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，使之成為一個(gè)完善而又龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)相當(dāng)于我們的檔案室，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源的共享和優(yōu)化，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，方便了工作，提高了效率，使文書(shū)檔案管理信息化更加完善和健全。

四、結(jié)束語(yǔ)

日新月異的信息科技，使傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式變得不再實(shí)用；反而，文書(shū)檔案管理信息化，已經(jīng)成為一種勢(shì)在必行的趨勢(shì)，它通過(guò)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，便捷的操作方式，很大程度上提高了辦公的效率，也實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化和共享，信息化的出現(xiàn)，使檔案管理工作變得不再冗雜和單調(diào)。希望通過(guò)本文的介紹，大家可以明白檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，也可以利用檔案管理信息化，為企業(yè)（單位）帶來(lái)更大的幫助。

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