縣級社保檔案工作研究

陳樹江

社保檔案是社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。加強(qiáng)社保檔案規(guī)范化管理，是貫徹落實(shí)中央提出的“著力保障和改善民生”的要求，實(shí)現(xiàn)社會保障事業(yè)可持續(xù)、健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，對維護(hù)參保對象的權(quán)益和規(guī)范經(jīng)辦業(yè)務(wù)行為發(fā)揮著不可替代的重要作用。

一、縣級社保檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案意識薄弱，對立卷歸檔落實(shí)不到位

現(xiàn)在盧龍縣各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案工作的重要性都統(tǒng)一了認(rèn)識，但仍存在著一些主客觀因素影響社保檔案立卷歸檔工作。一是從客觀上講，有些經(jīng)辦機(jī)構(gòu)由于人手少，業(yè)務(wù)量大，只注重業(yè)務(wù)的辦理，無暇顧及業(yè)務(wù)檔案的收集整理。二是從主觀上講，有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作思想上重視不夠，對立卷歸檔缺少時間觀念，對檔案工作不安排不落實(shí)。有些經(jīng)辦人員對檔案管理認(rèn)識不到位，認(rèn)為辦好業(yè)務(wù)就是做好了本職工作，檔案工作似乎成了他們的額外負(fù)擔(dān)，對文件材料的立卷歸檔工作往往是一推再推，不愿主動承擔(dān)。尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞保所檔案工作更未引起足夠的重視，由于業(yè)務(wù)量大，參保登記表中有忘寫日期和蓋章不全等問題，檔案不能及時上交到縣城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)管理中心歸檔等，都反映了責(zé)任心不強(qiáng)。正是領(lǐng)導(dǎo)分而不管，管而不實(shí)，經(jīng)辦人員又互相推諉，導(dǎo)致收集和立卷歸檔落實(shí)不到位。

（二）檔案保管條件簡陋，配套設(shè)備設(shè)施不完善

受辦公條件的限制，很多經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有建立符合面積的檔案室。盧龍縣社保局、醫(yī)保中心，隸屬人力資源和社會保障局，辦公場所不獨(dú)立，辦公用房非常緊張。雖然設(shè)有綜合檔案室，但面積一至兩間，而且多是鐵皮柜，存放量少，和龐大的檔案數(shù)量相比捉襟見肘，導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)檔案仍分散在各個業(yè)務(wù)科室，沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞保所，城鄉(xiāng)居保檔案隨意堆放，綜合檔案室形同虛設(shè)，如若沒有及時整理將存在極大的安全隱患。一旦人員調(diào)動，極容易造成檔案資料的流失。同時，受經(jīng)費(fèi)影響，無法按照檔案保管的要求配齊設(shè)施設(shè)備，達(dá)不到八防要求，檔案安全得不到保障?？h級財(cái)政也只能保障社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的基本運(yùn)轉(zhuǎn)，無力提供良好的社會保險(xiǎn)經(jīng)辦軟、硬件環(huán)境。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高，案卷質(zhì)量達(dá)不到規(guī)范要求

各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)幾乎沒有檔案專職管理人員，一般情況都是業(yè)務(wù)辦理人員兼職，這些人員年齡偏大，受教育程度低，缺少檔案專業(yè)知識和操作電腦的技能。有的機(jī)構(gòu)即使有檔案員，也大多是近幾年招聘的公益性崗位人員，聘期一年，更換頻繁。這些人員缺乏檔案管理知識，對社保業(yè)務(wù)流程不了解，整理存在局限性，降低了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檢查中發(fā)現(xiàn)分類有錯誤，立卷不合理，保管期限劃分不清，案卷題名擬寫不準(zhǔn)確等，尤其是紙質(zhì)和電子版目錄缺失現(xiàn)象非常嚴(yán)重，這為檔案利用帶來了極大的不便。各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只把《規(guī)定》發(fā)布實(shí)施后的業(yè)務(wù)檔案資料立卷歸檔，《規(guī)定》發(fā)布之前的形成的社保檔案業(yè)務(wù)資料仍無暇顧及，積壓嚴(yán)重。

（四）檔案管理規(guī)定執(zhí)行不到位，后續(xù)問題沒有統(tǒng)一解決

在2009年7月人社部、國家檔案局3號令《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》下發(fā)后，明確了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的概念及其管理的職責(zé)、條件、制度，檔案的形成、分類方法、保管期限以及利用、鑒定、銷毀、移交和相關(guān)法律責(zé)任等內(nèi)容，但在縣級并未引起足夠的重視。辦理哪類業(yè)務(wù)參保單位或參保人應(yīng)需填寫哪種表格，提供哪些相關(guān)資料沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔資料雜亂。對檔案軟件的開發(fā)與利用沒有做出規(guī)定，有的采用電子表格，有的使用文書檔案軟件，這樣無法滿足社保檔案管理的需求，使得業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平較低。

（五）檔案管理手段落后，檔案利用存在諸多不便

縣級社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)分散，既按險(xiǎn)種分設(shè)，又按城鄉(xiāng)分開，少的四五個，多的五六個機(jī)構(gòu)。百姓上門辦事進(jìn)錯了門，跑錯了窗口，問錯了人的現(xiàn)象時有發(fā)生。近幾年各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)把精力放在突擊整理檔案上，忽視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。有的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)雖然實(shí)現(xiàn)了檔案的微機(jī)管理，但由于軟件、硬件、人員沒有實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件、有的缺乏專業(yè)人才，未能發(fā)揮應(yīng)有的效能，最后仍是需要通過手工查閱紙質(zhì)檔案，效率十分低下。隨著參保人數(shù)不斷增加，檔案數(shù)量也逐年增加，手工查閱的利用服務(wù)方式已不能滿足社會發(fā)展的需求。

二、規(guī)范縣級社保檔案工作的對策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)，創(chuàng)建社保檔案齊抓共管協(xié)調(diào)機(jī)制

社保檔案涉及的部門多，工作難度大，需要各相關(guān)部門建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)開展工作。一是各級黨委、政府要負(fù)總責(zé)，要加強(qiáng)對社保檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加大資金投入和人力投入，切實(shí)解決目前工作中存在的庫房緊張、資金短缺、人才匱乏等現(xiàn)實(shí)問題，為社保檔案工作創(chuàng)造有利條件。二是縣人社部門要承擔(dān)主管責(zé)任，成立相應(yīng)機(jī)構(gòu)并明確分管領(lǐng)導(dǎo)，一定要落實(shí)符合檔案保管要求的檔案室，做到各個門類檔案集中保管，保證足夠的裝具，有條件的可以考慮安裝密集架，同時添置相關(guān)設(shè)備設(shè)施，達(dá)到八防要求。三是上級社保業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)對縣級社保檔案的督導(dǎo)，積極開展達(dá)標(biāo)驗(yàn)收等活動推動縣級社保檔案實(shí)現(xiàn)常態(tài)化管理目標(biāo)。四是縣檔案局要承擔(dān)監(jiān)管指導(dǎo)的責(zé)任，借助社保檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收有利時機(jī)，與上級部門密切配合，主動融入，深入推進(jìn)全縣社保檔案規(guī)范化管理。

（二）建章立制，立法先行，深化社保檔案精細(xì)化管理長效機(jī)制

制定了專門的檔案管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則，完善了社保檔案的工作流程，做到有章可循、有法可依。一是完善檔案管理制度。各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要將社保檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作去抓，建立健全檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項(xiàng)管理制度，并列入年度工作檢查內(nèi)容，督促抓好各項(xiàng)工作的落實(shí)。比如針對城鄉(xiāng)居保檔案數(shù)量大收集難問題，盧龍縣建立健全了村、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣三級檔案搜集網(wǎng)絡(luò)，明確各級責(zé)任，交由縣城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)中心集中歸檔，統(tǒng)一管理。二是制定各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)檔案整理細(xì)則。依照《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，擬定各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)檔案整理細(xì)則?？h檔案局根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際，幫助各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)制定了各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)檔案分類方案，制定立卷、分類、著錄等標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案格式，并嚴(yán)格執(zhí)行。三是統(tǒng)一使用檔案管理軟件。從檔案查閱利用和檔案移交考慮，推薦統(tǒng)一使用檔案管理系統(tǒng)，從實(shí)踐中總結(jié)出用電子表格著錄案卷目錄和卷內(nèi)目錄不但容易造成目錄丟失，而且導(dǎo)入檔案軟件費(fèi)時費(fèi)力，不利于后期數(shù)字化加工，原文與目錄掛接等。

（三）打破常規(guī)，開拓創(chuàng)新，探索社保檔案高效利用服務(wù)機(jī)制

一是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)接收觀念，采用重要民生檔案隨時移交進(jìn)館的方式，將利用率高的社保檔案等重點(diǎn)民生檔案接收進(jìn)館，不斷整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)社保檔案等重點(diǎn)民生檔案全縣集中統(tǒng)一管理。二是建立社保檔案專題數(shù)據(jù)庫，優(yōu)先對其數(shù)字化，使檔案信息資源整合進(jìn)一步推進(jìn)。三是建立民生檔案查閱中心。2017年盧龍縣作為秦皇島市唯一民生檔案查閱中心試點(diǎn)，以此為契機(jī)，繼續(xù)將社保檔案等重要民生檔案接收進(jìn)館，提供專業(yè)的檔案保管和利用服務(wù)。這樣既促進(jìn)了經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案及時整理，又幫他們解決了檔（下轉(zhuǎn)63頁）（上接34頁）案數(shù)量急劇增長與檔案庫容緊缺的現(xiàn)實(shí)矛盾，同時能為群眾查詢檔案提供更便捷高效的服務(wù)。

（四）擴(kuò)大宣傳，提升素質(zhì)，完善社保隊(duì)伍建設(shè)保障機(jī)制。

一是加大社保檔案工作宣傳力度。利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險(xiǎn)檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對社會保險(xiǎn)檔案工作的重視與支持，為建設(shè)和完善社會保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。二是提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。要定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，加強(qiáng)對各經(jīng)辦人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)檔案管理水平。新時期還要求檔案員具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段管理社保檔案資料，提高工作效率。三是要保證檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性。做好社保檔案工作，要把好用人關(guān)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，至少配有一名專職、多名兼職的業(yè)務(wù)檔案工作人員，并且保持隊(duì)伍穩(wěn)定性，從而保證檔案工作的連續(xù)性。

（五）因地制宜，整體推進(jìn)，構(gòu)建社保檔案規(guī)范化工作常態(tài)化機(jī)制。

針對縣級社保檔案數(shù)量巨大且有多年積存檔案未及時整理的狀況，如果緊靠幾個人承擔(dān)，很容易導(dǎo)致檔案整理出現(xiàn)馬拉松狀況。一是集中力量，清理積存。從目前對社保檔案的利用需求來看，參保人員對于社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)成立以來至國企改制之間的檔案的利用需求相對比較大，尤其對當(dāng)時的繳費(fèi)花名冊利用率非常高。整理積存檔案是一項(xiàng)復(fù)雜、艱巨的任務(wù)。盧龍縣檔案局組織力量完成了這部分檔案的分類、裝訂、編號、錄入和信息化處理，并已提供利用。二是以點(diǎn)帶面，整體推進(jìn)。借鑒兄弟縣區(qū)社保檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，盧龍縣社保局聯(lián)合縣檔案局采取以點(diǎn)帶面的方式強(qiáng)力推進(jìn)社保檔案整理工作，在縣社保局先行建立試點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，帶動醫(yī)保中心、失業(yè)保險(xiǎn)所規(guī)范建檔，全面推進(jìn)全縣社保檔案規(guī)范化管理工作。三是社保檔案定期向縣檔案館移交。在完成最基本檔案規(guī)范化后，為防止他們由包辦產(chǎn)生的等靠思想和規(guī)范化工作反彈，對新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案定期向縣檔案館移交，督促持續(xù)做好立卷歸檔工作。

隨著社會的發(fā)展，加上我們從事檔案管理工作人員的不斷努力，我們相信一定能摸索出更為高效的管理方式，為社會保險(xiǎn)工作提供更加完善的保障。

（作者單位：盧龍縣檔案局）