企業(yè)檔案規(guī)范性檢查的思考

沈亞平

【摘要】在新時期要做好企業(yè)檔案管理工作，就必須要加強檔案入庫前的檔案規(guī)范性檢查。本文主要針對企業(yè)檔案規(guī)范性檢查展開分析，以期可以為企業(yè)檔案管理工作提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范性檢查；企業(yè)檔案

一、概述

新時期，檔案有“四性”特征，即：連續(xù)性、完整性、原始性、創(chuàng)新性。做好新時期企業(yè)檔案管理工作，只有保證入館檔案材料的完整、真實、準(zhǔn)確、有效、安全、可用，才能真正發(fā)揮檔案的“歷史憑證”和“參考”作用，提高檔案的利用率。為達(dá)到此目的，企業(yè)檔案人員做好檔案入庫前檔案的規(guī)范性檢查工作尤為重要。

二、企業(yè)檔案規(guī)范性檢查方向

企業(yè)檔案人員對檔案的規(guī)范性檢查應(yīng)圍繞檔案“四性”等展開：

（一）企業(yè)檔案的連續(xù)性。不會因為組織機構(gòu)變化，例如機構(gòu)合并、撤銷、檔案人員的崗位變動等原因，造成檔案歸檔不及時，甚至出現(xiàn)斷層、沒有歸檔的現(xiàn)象。

（二）企業(yè)檔案材料的完整性。主要體現(xiàn)在兩方面：一是應(yīng)歸檔材料的完整性。即具有保管價值的檔案材料是否全部已在案卷中歸檔。二是已歸檔材料的完整性，即，卷內(nèi)目錄中所列材料是否全部歸檔且完整。

（三）企業(yè)檔案的原始性。企業(yè)檔案是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的真實的、原始記錄資料，不是為應(yīng)付歸檔或檢查而臨時偽造材料。原始性是檔案的本質(zhì)屬性。

（四）企業(yè)檔案的可用性。企業(yè)檔案的可用性，包含兩個方面的含義：一是所有有保管價值的材料已歸檔。二是已歸檔的、有保管價值的文件材料存儲介質(zhì)、質(zhì)量、真實性等均滿足可長期利用性。

三、企業(yè)檔案規(guī)范性檢查要點

（一）組成檔案的文件材料的規(guī)范性檢查。1.紙質(zhì)材料檢查。可以從原件、簽字、蓋章、頁碼、頁號、紙張、幅面、附件、修改、清晰度、完整性、排序、歸檔章等方面進(jìn)行檢查：（1）原件：歸檔的紙質(zhì)文件材料應(yīng)為原件，確實無法提供原件以復(fù)印件代替的，須在復(fù)印件上加蓋紅章和騎縫章。（2）簽字：文件材料應(yīng)有簽字，且簽字（包含文件、需要簽字的記錄）應(yīng)齊全、端正、清晰、不使用鉛筆、圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙。（3）蓋章：蓋章應(yīng)齊全、無漏蓋章、多蓋章、蓋章應(yīng)清晰、位置正確等。（4）頁碼、頁號：頁號位置正確、不存在虛位。案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表應(yīng)不編頁碼。（5）紙張和幅面：每頁紙張應(yīng)完整、整潔、預(yù)留了裝訂邊距、材料上方預(yù)留了加蓋“歸檔章”的白邊距、不同幅面的按照國標(biāo)折疊成統(tǒng)一幅面。（6）文件修改：應(yīng)符合規(guī)范、不存在隨意涂改、劃改，有編、審、批簽字。（7）清晰度：每個文字、表格數(shù)據(jù)、圖形、圖片數(shù)據(jù)、圖紙標(biāo)識應(yīng)清晰可辨識。（8）完整性和排序：文件材料數(shù)量、內(nèi)容、以及文件排序與卷內(nèi)目錄所列完全保持一致。（9）歸檔章：以“件”裝訂組卷的檔案加蓋歸檔章，以“卷”裝訂組卷的不蓋歸檔章；歸檔章加蓋在每件文件首頁上端的空白位置；電子文件可以掃描、或由系統(tǒng)生成歸檔章樣式、或以條形碼等其它形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識；歸檔章上內(nèi)容填寫，例如：檔號、序號應(yīng)正確。2.電子材料檢查。可以從電子材料數(shù)量、掃描、質(zhì)量、命名、排序、載體等方面進(jìn)行檢查：（1）數(shù)量： 電子文件總份數(shù)、每份電子文件總頁數(shù)與紙質(zhì)檔案一致。（2）掃描、質(zhì)量：電子文件掃描應(yīng)符合正常的閱讀習(xí)慣：該旋轉(zhuǎn)的頁面需要旋轉(zhuǎn)符合正常閱讀習(xí)慣；電子文件均為有效頁面， 空白無任何內(nèi)容的頁面需要刪除后計頁。打開瀏覽每份電子文件內(nèi)容（標(biāo)題、版本、審批簽字、附件總份數(shù)、附件名稱等）應(yīng)和紙質(zhì)檔案一致。（3）命名、排序：電子材料命名和排序同紙檔一致、且符合企業(yè)要求。（4）載體：存放載體質(zhì)量應(yīng)滿足長期保管需求、方便讀取、專盤專用、且不存在病毒感染。

（二）案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表的規(guī)范性檢查?？梢詮母袷胶吞顚憙?nèi)容方面進(jìn)行檢查：1.格式：應(yīng)使用企業(yè)規(guī)定樣式并符合國標(biāo)。2.填寫內(nèi)容：可對照國標(biāo)檢查，填寫應(yīng)規(guī)范、正確、完整、可讀、排版美觀。

（三）裝訂、裝盒的規(guī)范性檢查?？梢詮难b訂方式、裝訂材料、裝訂和裝具質(zhì)量進(jìn)行檢查：1.裝訂方式：不允許使用回形針或大頭針、燕尾夾、普通訂書釘、塑料封皮、普通膠水或漿糊。2.裝訂材料：裝訂前，明確按“件”或按“卷”裝訂，并檢查裝訂材料的排序。3.裝訂和裝具質(zhì)量：裝訂應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、美觀、案卷厚度能滿足裝盒。裝具質(zhì)量應(yīng)符合國標(biāo)，如果企業(yè)對裝具上的公司LOG、名稱等有特殊要求，應(yīng)一并檢查。

四、企業(yè)檔案規(guī)范性檢查采取措施

一是形成一套強有力的管理制度，規(guī)范企業(yè)檔案的歸檔范圍、歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)。

二是檔案人員需要有很強的責(zé)任心和全局觀，轉(zhuǎn)“被動接收”為“主動跟蹤”，需要隨時掌握公司的組織機構(gòu)及變動情況。

三是企業(yè)檔案人員需要有很強的檔案專業(yè)素養(yǎng)，且需要聯(lián)合其它相關(guān)專業(yè)人員，形成專業(yè)團隊，共同對檔案的完整性開展檢查。

四是需要賦予企業(yè)檔案人員或機構(gòu)一定權(quán)力，將檔案的歸檔作為檢驗工作完成的標(biāo)準(zhǔn)。

五是通過組織檔案培訓(xùn)、活動、實際指導(dǎo)加強檔案人員，特別是企業(yè)分支機構(gòu)兼職檔案人員以及全員了解檔案、保護(hù)檔案、愛惜檔案、重視檔案的意識。

【參考文獻(xiàn)】

[1]國家檔案局，廈門市檔案局.GB/T9705-2008文書檔案案卷格式[S].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2009.

[2]國家檔案局.GB/T11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求[S].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2009.