淺談提高企事業(yè)單位公文處理水平的有效策略

周華

【摘要】公文處理工作政治性強，是企事業(yè)單位一項重要而又不可或缺的管理工作。提高公文處理能力，工作人員必須以遵守法紀、嚴格規(guī)范、高效務實、細致有序為準則，在文件的安全保密、歸檔、保管、催辦、傳閱、制發(fā)、承辦以及簽收、登記等諸多方面做到準確規(guī)范、快速有效、銜接有序，不斷提升處理水平，才能發(fā)揮公文的最大效用。

【關鍵詞】企事業(yè)單位；公文處理；有效策略；安全保密

企事業(yè)單位要想提高公文處理水平，充分發(fā)揮公文在企事業(yè)單位公務活動中的效用，必須系統(tǒng)性做好公文管理各個環(huán)節(jié)的相關工作。從公文起草到取得實際效用，直至立卷歸檔，整個公文管理流程需做到嚴格規(guī)范、環(huán)環(huán)相扣、先后有序、首尾相接，確保公文處理的規(guī)范性、科學性、有效性、保密性。

一、嚴格處理程序，確保公文處理的規(guī)范性

（一）確保處理及時，有效傳遞方針政策。公文進行處理時一定要嚴格掌控時效標準，公文一般存在處理時限，甚至有些存在最佳公文處理時機。在進行公文處理時要巧妙借助時機，既不可以延誤，也不能盲目超前。要通過不斷總結經驗，對工作機制不斷完善，充分利用信息化手段辦理公文，塑造一套高效、嚴謹、科學的公文處理規(guī)范流程，保證信息能夠及時、精準、有效地傳遞。

（二）撰寫準確無誤，充分體現(xiàn)領導意圖。公文質量的重要標準之一就是公文辦理的準確度，準確無誤是公文辦理的生命線。例如審核和草擬公文，從遣詞造句、篇章結構、思想內容、標點符號，每一個環(huán)節(jié)都要杜絕差錯，必須嚴謹細致、慎之又慎。尤其在工作環(huán)節(jié)中，工作人員起草校核相關公文時，要領會精神實質、把握行文主旨，撰文要對實際意圖進行充分體現(xiàn)，只有如此才可以對領導的決策部署進行準確傳達。

（三）遵守公文處理規(guī)定，確保公文處理的規(guī)范性。企事業(yè)單位文書人員在公文管理各個工作環(huán)節(jié)都必須嚴格執(zhí)行《黨政機關公文處理工作條例》中辦發(fā)〔2012〕14號和《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）的規(guī)定要求，特別注意在文種選用、公文格式要素規(guī)范、正文不規(guī)范用語等容易出現(xiàn)差錯的問題，加大公文內部培訓，規(guī)范本單位公文制發(fā)和閱辦處理，展示本單位良好形象。

二、強化審核把關，確保公文制發(fā)的科學性

（一）認真把關，確保行文的必要性和內容的簡練性。公文精簡，最直接有效的方法是進入公文流轉環(huán)節(jié)之前，對相關部門擬制的初稿，在前置關口做好把控，表述要依據(jù)充分、目的明確、通俗易懂、簡明扼要，并能保證制發(fā)的文件能夠解決實際問題，杜絕表面工作。單位必須明確規(guī)定，行文沒有必要性和可行性的，不行文；沒有具體的新的措施，僅僅照抄、表態(tài)性的，不行文；對于已經討論決定的工作部署，可當面或電話議定的工作，不行文。單位領導簽發(fā)文件時要認真審核行文的必要性、可行性，要讓基層擺脫文山會海，單位領導要帶頭執(zhí)行中央關于精簡會議文件的要求，減少公文的濫發(fā)、多發(fā)，使基層單位和部門能將更多精力用在重點工作的具體落實上。

（二）嚴格審查，保障公文的合法性。單位制發(fā)公文在內容和思想上一定要符合上級機關的方針、政策，必須與國家的相關法律法規(guī)相符合，要充分體現(xiàn)相關工作的決策思想。單位的規(guī)章制度和重大決策性公文應采取將文件列入所在單位法制部門審查的工作方式，在領導進行會簽之前，一并將公文送法制部門進行合法合規(guī)性審查，單位法規(guī)部門在公文制發(fā)實施后應開展規(guī)范性文件的備案工作，從而杜絕制發(fā)文件與現(xiàn)行相關法律法規(guī)以及方針政策上產生沖突。

（三）加強考核，確保公文切實可行。在進行文件內容的校核過程中，除了文件語言要通俗易懂、簡明扼要外，文件制定的相關措施和政策也要尊重民意，充分體現(xiàn)和反映實際情況。日常工作過程中，對涉及單位發(fā)展的重要決策以及與職工群眾切身利益相關的文件，要深入調查研究，充分了解現(xiàn)實狀況，加強考核，做到合理科學、切實可行。

三、加強跟蹤督辦，確保公文落實的有效性

（一）細化文件流程，加大催辦力度。在進行公文處理中，相關文書人員要對文件進行有序保管，對涉密的、重要的文件進行單獨存放或者是歸類存儲，以便隨時查找和使用。在進行文件歸檔工作中，應該充分利用檔案管理平臺以及OA辦公系統(tǒng)，及時完成文件的歸檔和整理工作。首先對收到的相關文檔進行歸類，例如涉及更換單位名稱、單位改制的，涉及領導職務更換或者任免的，要對個人及單位進行決定、表彰等的都需要進行紙質文件的歸檔，以便日后查閱。再者就是對于制發(fā)的相關文件進行歸檔，必須打印發(fā)文審批稿紙，電子文件、紙質文件等進行分類歸檔。其次要對檔案管理系統(tǒng)做到熟練運用，認真填寫發(fā)文頁碼、發(fā)文日期、發(fā)文字號、保管期限、責任者、標題、附件等條目。最后要對歸檔文件進行保留，需要打印相關檔案的交接文據(jù)以及檔案憑據(jù)一式兩份，與電子文件和紙質的資料依照限定時間移交檔案部門。此外，對于催辦、承辦的相關工作要做出明確、嚴格的規(guī)定，保證公文操作和處理的流程能夠有章可循、有據(jù)可查。

（二）注重監(jiān)管，強化督辦作用。公文在進行處理和傳遞時，要保證公文的時效性。文件在傳閱的過程中，要做到及時處理，不誤事、不拖拉、不積壓，這也是對公文處理工作的基本要求。從某些方面來說，公文時效性將直接決定和影響著整個企事業(yè)單位的實際工作效率和成果。文書人員要有很強的時間把控觀念，在整個工作環(huán)節(jié)中要盡量化繁為簡，使文件管理科學，流程簡便，操作相關手續(xù)盡量簡化，以此保證文件管理實現(xiàn)高效利用。在進行文件送閱時，若領導不在，文書人員應依照文件處理的重要和急緩程度，一是要將文件主旨思想通過其他通信手段及時告之分管的領導。二是要將相關文件及時傳遞給有關承辦部門，做到提前承辦，不耽誤相關工作；若領導在其他事情上過忙導致忘記批閱，文書人員要委婉適時地給予提醒。對于需要催辦的文件，文書人員在轉辦之后，要密切關注跟蹤文件的實際落實情況，可以以多種靈活的方式，與對方主動聯(lián)系，不可將文件送達相關承辦部門后就不管不問，而要對文件的執(zhí)行情況進行定時的跟蹤監(jiān)督，核查實際情況，以避免文件漏辦或誤壓，保證承辦部門在限定時間內辦理事項。在催辦過程中，可以采取打電話咨詢、發(fā)催辦單等多種方式，對于重要緊急的文件，可以專人進行跟蹤和催辦，要切實實現(xiàn)重要工作的及時、有效辦理。在文件處理完成之后，要注明落實時間、相關結果以及落實單位，并將處理的實際情況進行規(guī)范整理，報告相關領導以及分管領導。重要的相關文件，可以根據(jù)實際情況，隨時進行反饋和告知。還可以在本單位OA中增加文件督辦的功能模塊，提高文件督辦的透明度和及時性。

（三）跟蹤回訪，提升落實效率。對于涉及上級單位重要工作部署，以及重要決策事項等方面的重要文件，要積極展開跟蹤督辦。及時邀請相關單位的有關人員回訪，針對重要文件的實際落實效果，進行實地調查研究，全面掌握一線的執(zhí)行情況，及時作出評判和處理。通過執(zhí)行重要文件跟蹤督辦，公開通報有關重要文件的辦理落實情況，為相關領導的決策提供切實有效的參考，從而確保單位重要工作及時有效得到貫徹落實。

四、遵紀守法，確保公文的保密性

在公文處理過程中，時常會涉及到涉密工作，文書人員必須依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密規(guī)定要求，對涉密文件的相關工作環(huán)節(jié)嚴格把控。例如嚴格執(zhí)行中央文件一律不得在計算機網絡上辦理、必須紙質傳閱辦理，確保文件內容不泄露。嚴格按照文件的閱知范圍和保密要求執(zhí)行，在處理和運行中要妥善保存和管理。文書人員是相關涉密文件的最直接的接觸者，一定要樹立牢固的保密觀念，時刻檢查和注意自己的言行，保護好、處理好每個涉密文件，確保文件安全保密。

五、結語

要提高企事業(yè)單位公文處理工作水平，需要文書人員在實際的工作過程中不斷累積經驗，多提煉、多總結，要有強烈的事業(yè)心、責任感，做到敬畏規(guī)定、敬畏規(guī)矩，努力提升自身業(yè)務能力和政治素養(yǎng)。同時，企事業(yè)單位要完善本單位公文處理體制，保持文書人員的工作穩(wěn)定性、連續(xù)性，確保本單位公文處理及時高效。

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