淺談醫(yī)院財務(wù)報銷模式改進

趙迎春

財務(wù)報銷是醫(yī)院財務(wù)管理中最基礎(chǔ)的一項工作，涉及面廣，政策性強，手續(xù)繁瑣。隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展變化，醫(yī)院的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)變得日益復(fù)雜重要。然而現(xiàn)行醫(yī)院財務(wù)報銷卻存在諸多問題，效率低、成本高、意見多、矛盾大等問題日益暴露。如何改進醫(yī)院財務(wù)報銷現(xiàn)狀、提高報銷效率、轉(zhuǎn)變報銷理念、改進報銷流程、創(chuàng)新報銷模式，更好地服務(wù)臨床醫(yī)護人員及科研人員，是現(xiàn)行醫(yī)院亟待解決的問題。

一、現(xiàn)行醫(yī)院財務(wù)報銷模式及弊端

目前醫(yī)院財務(wù)報銷普遍采用的是傳統(tǒng)手工報銷模式，在這種模式下，首先報銷人整理粘貼發(fā)票等原始單據(jù)并手工填寫報銷單，然后交到相關(guān)部門（如科教信息部），相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后由專人找分管領(lǐng)導(dǎo)或法人代表簽字審批，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后交財務(wù)部報銷崗，報銷崗審查發(fā)票等原始票據(jù)的真實性、審核無誤后編制會計憑證，再經(jīng)財務(wù)復(fù)核崗復(fù)核原始單據(jù)和會計憑證后給出納付款。

1.傳統(tǒng)報銷模式需要花費大量人力物力來完成，財務(wù)部先印制好報銷審批表，報銷人到財務(wù)部領(lǐng)取報銷審批表，填寫完成后交科教信息部或護理部。

2.報銷審批表填寫難以規(guī)范，極易出現(xiàn)錯誤。雖然財務(wù)部會將最新的財務(wù)報銷制度通過OA系統(tǒng)發(fā)布公告，由于醫(yī)護人員整日忙碌于臨床一線，對財務(wù)管理知識及財務(wù)政策的掌握理解相對有限，報銷審批表填寫時難免出現(xiàn)失誤或誤解，增加財務(wù)風(fēng)險。

3.單據(jù)簽批占用領(lǐng)導(dǎo)大量時間。領(lǐng)導(dǎo)一般身兼醫(yī)療、科研、行政等數(shù)職，公務(wù)繁忙，日常工作安排常常被審批簽字而打亂。

4.財務(wù)工作量巨大。財務(wù)報銷崗不僅要審核原始單據(jù)是否真實合法，報銷內(nèi)容是否符合制度規(guī)定，報銷金額是否正確，還需審核審批手續(xù)是否齊全。財務(wù)報銷崗面對大量單據(jù)，一張張審核計算，一份份登記到經(jīng)費本，最后把信息錄入財務(wù)系統(tǒng)制作會計憑證，工作量大且容易出錯。而且財務(wù)人員過多地忙碌于機械審核、復(fù)核、登記、制單，弱化了財務(wù)分析、內(nèi)部控制等管理工作，不利于財務(wù)管理水平的提高。

5.信息反饋不及時，無法有效控制預(yù)算。院領(lǐng)導(dǎo)、各部領(lǐng)導(dǎo)、及報銷人員不能及時準(zhǔn)確了解經(jīng)費收支情況，報銷人需頻繁到科教信息部或財務(wù)部查詢科室經(jīng)費余額或科研課題經(jīng)費余額，而且財務(wù)人員也要手工摘錄各項收支合并計算才能得知其余額，特別是跨年度項目耗費更多時間，極易出現(xiàn)經(jīng)費超支或者剩余的情況。

6.報銷過程復(fù)雜、耗時長且單據(jù)易遺失。報銷時間漫長，報銷過程透明度低，大量單據(jù)積壓及流轉(zhuǎn)人手過多，導(dǎo)致單據(jù)時有遺失的現(xiàn)象。

7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后的單據(jù)交再由財務(wù)人員審核報銷，若被財務(wù)人員認(rèn)定支出存在違規(guī)隱患，此時將單據(jù)退回給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人會出現(xiàn)不理解和不配合的情況，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)都審批通過了，財務(wù)人員憑什么審核不通過，極易造成員工對財務(wù)部門的不滿，甚至與財務(wù)人員產(chǎn)生矛盾。

二、引入網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)優(yōu)化醫(yī)院財務(wù)報銷模式

1.傳統(tǒng)的手工報銷模式存在諸多問題，已成為醫(yī)院發(fā)展的障礙，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與推廣應(yīng)用，利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行無紙化報銷成為財務(wù)報銷的新趨勢，網(wǎng)絡(luò)報銷模式是對傳統(tǒng)報銷模式的創(chuàng)新與探索，從理念和技術(shù)上都打破了傳統(tǒng)報銷模式。在網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，報銷人將各種票據(jù)掃描或拍照上傳，填寫電子報銷單，選擇項目編碼提交至財務(wù)報銷崗初審，財務(wù)初審無誤后點擊通過初審，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的審批權(quán)限自動提交至審批人簽批，簽批人利用電子簽名等技術(shù)手段進行網(wǎng)上無紙化簽批，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批完成后系統(tǒng)短信通知報銷人，報銷人將粘貼好的發(fā)票等原始單據(jù)投放到財務(wù)部報銷投遞箱，財務(wù)部報銷崗定期取出報銷單據(jù)，審核原始單據(jù)與上傳的單據(jù)是否一致，若無誤，打印報銷單并點擊自動生成會計憑證，復(fù)核崗復(fù)核原始單據(jù)和會計憑證，出納將報銷款轉(zhuǎn)賬給報銷人網(wǎng)上填寫的銀行卡或?qū)~戶，并短信通知報銷人。

2.網(wǎng)絡(luò)報銷模式的優(yōu)勢

①打破了空間和時間的局限。員工可以通過電腦或者手機APP隨時隨地填寫提交報銷申請，領(lǐng)導(dǎo)也可隨時隨地簽批。

②單據(jù)填報上更加標(biāo)準(zhǔn)化。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)把所有的財務(wù)規(guī)范要求和內(nèi)控審批流程在系統(tǒng)中進行配置，并且可以插入講解視頻，使報銷人一目了然，清楚哪些費用可以報銷。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)規(guī)范報銷單據(jù)內(nèi)容、預(yù)制報銷標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)定備選項以及必填字段，使報銷人只需要進行選擇和少量錄入，并促使報銷人完整填寫整個單據(jù)，不僅規(guī)范了填報，而且能大大降低出錯率。

③業(yè)務(wù)審批流程更加規(guī)范化。領(lǐng)導(dǎo)在審批報銷事項時可以從網(wǎng)上調(diào)閱與審批事項相關(guān)的文字、影像資料以及其他領(lǐng)導(dǎo)的審核意見，并可在網(wǎng)絡(luò)上展開工作研討，達成共識后數(shù)字簽名授權(quán)通過審批。數(shù)字簽名相比傳統(tǒng)模式下的手工簽名，不僅高效快速，而且更加安全可靠，有效杜絕了效仿簽字、越權(quán)審批的紕漏，同時也避免了財務(wù)人員的審核困擾。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)預(yù)設(shè)各領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限，通過自動篩選判斷該由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批，所以領(lǐng)導(dǎo)們再也不用擔(dān)心單據(jù)是否應(yīng)由自己審批。

④提高財務(wù)人員工作效率，降低出錯率。網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的深入應(yīng)用，減輕了財務(wù)人員的日常核算工作量，使得財務(wù)人員能夠?qū)⒏嗟臅r間精力投入到財務(wù)管理事務(wù)中，保證會計信息能夠科學(xué)指導(dǎo)行政決策，切實提高財務(wù)人員的整體素質(zhì)，優(yōu)化財務(wù)管理水平。

⑤報銷流程透明可視。報銷人提交報銷流程后，可在任意時間地點通過電腦或手機APP登陸網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，實時查看報銷事項在整個報銷流程過程中的狀態(tài)。領(lǐng)導(dǎo)們可實時通過待辦事項了解還有哪些流程及事項需要審批。

⑥有效控制預(yù)算，杜絕超預(yù)算現(xiàn)象。報銷人填寫報銷單時，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對超預(yù)算的支出作出預(yù)警并不予通過,避免超預(yù)算支出。報銷人可隨時隨地進入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)查詢經(jīng)費預(yù)算明細(xì)、使用情況和余額。財務(wù)人員也能隨時掌握各項經(jīng)費的使用情況，不用再手工摘錄計算明細(xì)，即提高了工作效率，又降低了財務(wù)風(fēng)險。同時各級領(lǐng)導(dǎo)也可隨時監(jiān)督執(zhí)行情況。

⑦減少單據(jù)遺失、退單現(xiàn)象發(fā)生。財務(wù)人員線上初審，及時截攔不符合財務(wù)報銷規(guī)定的單據(jù)，減少領(lǐng)導(dǎo)審批工作量，避免因已被領(lǐng)導(dǎo)審批的單據(jù)被退回引起報銷人對財務(wù)不滿。

⑧便于查找。由于原始單據(jù)都已上傳到報銷系統(tǒng)，如后期需查找，只用在報銷系統(tǒng)中根據(jù)關(guān)鍵字即可查找到當(dāng)時的審核過程及對應(yīng)的原始單據(jù)，不用再翻看繁多厚重的會計檔案。

傳統(tǒng)報銷模式下，財務(wù)報銷審核的工作重點還基本停留在算賬、報賬等方面，過多地強調(diào)服務(wù)職能，而忽視了內(nèi)部管理職能。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)促進醫(yī)院財務(wù)管理與服務(wù)工作水平的提高，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。但是網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對信息安全的要求很高，既涉及資金安全又涉及會計信息安全，要努力做好數(shù)據(jù)信息安全維護工作，申請信息安全管理認(rèn)證，建立健全信息安全管理規(guī)章制度。