行政事務(wù)人員高效處理日常事務(wù)的相關(guān)技巧思考

蘇平 無(wú)錫市僑聯(lián)辦公室

在社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，行政事務(wù)崗位也越來(lái)越受重視。相對(duì)于其他技術(shù)型崗位來(lái)說(shuō)，行政事務(wù)人員的工作內(nèi)容雖然比較簡(jiǎn)單，但是卻非常繁瑣。行政事務(wù)人員不僅會(huì)處理各種信息資料，還會(huì)涉及到會(huì)議的安排、外來(lái)人員的接待等工作。由于所涉及到的工作內(nèi)容比較多，所以行政事務(wù)人員也需要在日常工作中積極地創(chuàng)新工作方法，找到相關(guān)的工作技巧，從而提高處理日常事務(wù)的效率。這樣一來(lái)，行政事務(wù)人員的綜合素質(zhì)才能夠得到有效的提升。

一、關(guān)于行政事務(wù)人員的日常工作類(lèi)型

（一）信息處理

對(duì)于行政事務(wù)人員來(lái)說(shuō)，信息處理是一項(xiàng)非常重要的工作。在社會(huì)飛速發(fā)展的背景下，內(nèi)部信息對(duì)于事業(yè)單位而言，更是關(guān)系其生存和發(fā)展?fàn)顩r的重要因素。而在日常工作中，不管是信息的收集，還是信息的整理，都與行政事務(wù)人員存在著非常密切的聯(lián)系。為了保證信息處理的質(zhì)量，提高信息處理的效率。行政事務(wù)人員在信息處理的過(guò)程中就應(yīng)該學(xué)會(huì)分類(lèi)和梳理。比方說(shuō)，運(yùn)用分類(lèi)臺(tái)賬法來(lái)將各種信息進(jìn)行分類(lèi)，按照信息的性質(zhì)或者是輕重緩急程度來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，從而更加有序地完成工作。

（二）協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系

在日常工作中，溝通問(wèn)題，也是影響到實(shí)際工作效率的問(wèn)題。對(duì)于行政事務(wù)人員來(lái)說(shuō)，具有良好的溝通技巧是非常重要的。對(duì)于行政事務(wù)人員來(lái)說(shuō)，在處理內(nèi)部關(guān)系時(shí)，應(yīng)該保持全局意識(shí)，并且還需要做到職責(zé)明確、站位準(zhǔn)確，從而幫助領(lǐng)導(dǎo)做好工作人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，促進(jìn)單位的內(nèi)部團(tuán)結(jié)。另外，針對(duì)某些簡(jiǎn)單的關(guān)系處理，行政事務(wù)人員也可以在得到領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后進(jìn)行妥善處理。對(duì)于行政人員來(lái)說(shuō)，協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部關(guān)系非常重要。因?yàn)樾姓聞?wù)人員的日常工作涵蓋了各個(gè)方面的內(nèi)容，需要與各個(gè)部門(mén)之間的人打交道，只有協(xié)調(diào)好關(guān)系，才能夠更好、更快地完成工作。當(dāng)然，在與人溝通的過(guò)程中，行政事務(wù)人員也需要保持謙遜的態(tài)度，并且還需要保證言語(yǔ)準(zhǔn)確。

（三）文檔處理

在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過(guò)程中，行政事務(wù)人員的工作內(nèi)容也變得越來(lái)越繁瑣，如今，在文檔處理方面，一般具體包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：其一，來(lái)文的處理。針對(duì)來(lái)文處理，一般包含著文件簽收、登記以及呈批等各個(gè)步驟。其二，各種文件材料。在這方面，不僅包含著對(duì)普通信函的管理，也包含著對(duì)各種原始數(shù)據(jù)資料的管理，其具體的步驟包括保管、歸檔，以及立卷等各個(gè)步驟。其三，各種電子電子文檔。針對(duì)電子文檔的管理，主要包括更新、保存以及備份等各個(gè)步驟。其四，發(fā)送傳真，以及接受、登記傳真等等?？偠灾?，文檔管理對(duì)于行政事務(wù)人員來(lái)說(shuō)，不僅是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，也是一項(xiàng)極為繁瑣的工作。

二、關(guān)于提高日常事務(wù)處理效率的相關(guān)技巧

（一）學(xué)會(huì)舉一反三

由于行政事務(wù)人員平時(shí)所接觸到的工作內(nèi)容都比較繁瑣，所以，在處理日常事務(wù)的時(shí)候，行政事務(wù)人員就應(yīng)該學(xué)會(huì)舉一反三，不能一味地采用按部就班的方式進(jìn)行，需要融會(huì)貫通，在接觸到一個(gè)新問(wèn)題的時(shí)候，需要在最短的時(shí)間內(nèi)觸類(lèi)旁通，從而更快、更妥善地完成工作。在大部分的事業(yè)單位中，行政事務(wù)人員完成工作的及時(shí)性、效率以及工作質(zhì)量，都是考評(píng)的依據(jù)。因此，在工作的時(shí)候，行政事務(wù)人員需要勤于思考，學(xué)會(huì)舉一反三，推進(jìn)工作的有效進(jìn)行。

（二）學(xué)會(huì)追根究底

追根究底，在這里并不是一個(gè)貶義詞，而是一種對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。針對(duì)比較重要的工作事項(xiàng)，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)特意交代的事務(wù)，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，都可以追根究底。很多時(shí)候，單位領(lǐng)導(dǎo)為了節(jié)約時(shí)間，在交代工作時(shí)沒(méi)有將整件事務(wù)表述清楚，那么為了能夠保證事務(wù)的完成質(zhì)量，行政事務(wù)人員就必須學(xué)會(huì)追根究底，盡可能全面地了解有關(guān)事務(wù)的內(nèi)容，并找到根本重點(diǎn)。只有這樣，才能夠保證工作的有效性和及時(shí)性，不至于出現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)所交代的工作任務(wù)背道而馳的情況。

（三）學(xué)會(huì)進(jìn)行全局統(tǒng)籌規(guī)劃

在實(shí)際的工作當(dāng)中，為了能夠更好地完成工作，行政事務(wù)人員也需要進(jìn)行全局統(tǒng)籌。根據(jù)工作的性質(zhì)、工作內(nèi)容的輕重緩急來(lái)進(jìn)行合理地安排，有秩序、有計(jì)劃地完成各項(xiàng)工作。這樣一來(lái)，就能夠保證工作的完成效率，也不至于出現(xiàn)雜亂、無(wú)序的現(xiàn)象。比方說(shuō)，在處理公文時(shí)，對(duì)于行政事務(wù)人員就可以先將公文進(jìn)行分類(lèi)，先處理緊急文件，再處理一般性質(zhì)的傳閱文件。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，行政事務(wù)最為突出的特點(diǎn)就是繁瑣和復(fù)雜。除了上文明確例舉出來(lái)的工作外，還有其他各個(gè)方面的工作。雖然行政事務(wù)工作比較基礎(chǔ)，但是對(duì)于單位而言也具有著非常重要的意義。若是不予以重視，將會(huì)造成非常嚴(yán)重的后果。因此，在實(shí)際情況中，行政事務(wù)人員需要積極地創(chuàng)新工作方法，挖掘事務(wù)的處理技巧，在保證工作質(zhì)量的前提下，提高工作效率。