大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險防控探討

◇郭嘉堅 黎明梅

一、運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)部控制的必要性

（一）大數(shù)據(jù)是新形勢下的必然選擇

隨著互聯(lián)網(wǎng)等高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)攜手共進(jìn)，世界邁入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。相應(yīng)的，企業(yè)的運(yùn)營方式也發(fā)生了前所未有的變革。大數(shù)據(jù)時代來臨，利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，由互聯(lián)網(wǎng)將各個傳統(tǒng)行業(yè)整合，步入新的生態(tài)圈。譬如，阿里巴巴旗下的淘寶網(wǎng)，針對不同的消費(fèi)者的瀏覽、購物記錄，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，更有針對性地對用戶進(jìn)行推送?？梢钥吹剑屡d信息技術(shù)的引入并不是對舊行業(yè)的抹殺，而是幫助產(chǎn)業(yè)升級。2015年，李克強(qiáng)總理在政府工作報告中提出：制定“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，推動移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等與現(xiàn)代制造業(yè)相結(jié)合，促進(jìn)電子商務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)金融的健康發(fā)展，引導(dǎo)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)拓展國際市場。

大數(shù)據(jù)時代帶來的是企業(yè)內(nèi)、外部運(yùn)營環(huán)境翻天覆地變化，給我國企業(yè)進(jìn)行采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險的內(nèi)部控制帶來了新的機(jī)遇，也帶來了新的挑戰(zhàn)。所謂“巧婦難為無米之炊”，采購是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)活動的來源。采購業(yè)務(wù)中，往往由于涉及人員復(fù)雜，層級多，鏈條長，企業(yè)難以對流程進(jìn)行精準(zhǔn)把握。新形勢下商品種類多樣化，交易方式新型化等特點，進(jìn)一步加重采購業(yè)務(wù)過程中的風(fēng)險發(fā)生概率。因此，緊跟時代的腳步，在新形勢下利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)，對采購業(yè)務(wù)中的風(fēng)險進(jìn)行防控，保障企業(yè)的資金安全，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，是新形勢下的必然選擇。

（二）大數(shù)據(jù)特點于傳統(tǒng)內(nèi)控的顯著優(yōu)越性

大數(shù)據(jù)自從出現(xiàn)在大眾的視野中，便立即引起了社會各界巨大的反響和關(guān)注。IBM公司把大數(shù)據(jù)的特點精簡的概括為“5 個 V”，即：大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣性（Variety）、價值（Value）、真實性（Veracity）?；趦r值鏈的觀點來審視整個大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，大體上可以將其分為生成、獲取數(shù)據(jù)、儲存數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)等三大階段。但無論從哪一個方面解讀，都強(qiáng)調(diào)了大數(shù)據(jù)功能的強(qiáng)大。

在傳統(tǒng)的采購與循環(huán)控制中，企業(yè)往往是通過設(shè)置“行政層面”上的制度，如：授權(quán)審批、不相容職務(wù)相分離，來實現(xiàn)層級之間、職務(wù)之間的相互監(jiān)管，相互制衡，從而降低風(fēng)險。在該背景下，計算機(jī)往往只是扮演了基本的儲存文件，傳遞文件信息的角色。如前文所述，隨著科技與經(jīng)濟(jì)形式悄然發(fā)生變化的今天，企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境變得更加復(fù)雜，競爭日趨激烈，因此，引入大數(shù)據(jù)來幫助企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部防控變得尤為必要。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)具有更大的數(shù)據(jù)體量，幫助企業(yè)儲存海量的商業(yè)數(shù)據(jù)，如上游供應(yīng)商、企業(yè)自身以及下游客戶，達(dá)到上下結(jié)合的目的；同時，這些商業(yè)數(shù)據(jù)更包含了相關(guān)人員的設(shè)備數(shù)據(jù)、社交數(shù)據(jù)、家庭背景乃至各種商品在實際生產(chǎn)過程中的參數(shù)，真正做到不留死角。當(dāng)數(shù)據(jù)體量愈大，利用其進(jìn)行分析、決策的結(jié)果就愈可靠。除此之外，大數(shù)據(jù)采用流式處理或批處理的處理模式，能顯著提升數(shù)據(jù)的可挖掘性和傳播速度。時間就是效益，效益就是金錢，快速的數(shù)據(jù)分析對于促進(jìn)企業(yè)正面效益的提高尤為顯著。企業(yè)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制過程，大體量的數(shù)據(jù)，高速度的信息傳播，更可靠的準(zhǔn)確性帶給企業(yè)巨大的經(jīng)濟(jì)效益是傳統(tǒng)內(nèi)控手段所無法企及的。

二、傳統(tǒng)內(nèi)部控制措施下采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險

（一）采購計劃環(huán)節(jié)的風(fēng)險

在進(jìn)行物資采購之前，企業(yè)需要結(jié)合自身的實際生產(chǎn)經(jīng)營狀況，從生產(chǎn)需求出發(fā)，做出明確的采購計劃?，F(xiàn)實的采購過程中，主要風(fēng)險體現(xiàn)在“三個不”上：采購計劃或需求不合理；超計劃采購，不按實際需求安排采購；生產(chǎn)經(jīng)營計劃與采購計劃不相協(xié)調(diào)。即：因?qū)δ承┪镔Y的偏好而采購過多，造成物資結(jié)構(gòu)比例不合理；有的企業(yè)對受外部因素的變動過于敏感，盲目擴(kuò)大生產(chǎn)，造成庫存大量積壓，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生不利的影響?？梢钥吹?，如果計劃缺乏足夠的合理性與準(zhǔn)確性，那么采購的結(jié)果肯定是消極的，企業(yè)無法達(dá)到可持續(xù)發(fā)展的要求。

（二）請購環(huán)節(jié)的風(fēng)險

在請購環(huán)節(jié)，存在的主要風(fēng)險是請購沒有經(jīng)過上級或相關(guān)部門的適當(dāng)審批，以及超越授權(quán)審批。主要體現(xiàn)在：采購部門在授權(quán)審批手續(xù)不齊全，不完善，不充分，甚至是采購項目的經(jīng)費(fèi)過年初預(yù)算的情況下，隨即以生產(chǎn)急需等事項為借口，無視企業(yè)內(nèi)部的審批程序，直接跳過相應(yīng)的授權(quán)審批環(huán)節(jié)，進(jìn)而辦理采購請購手續(xù)。這樣一來，打破了企業(yè)在生產(chǎn)周期的初期制定好的預(yù)算，額外的占用了資金和其他的生產(chǎn)資源，造成企業(yè)采購過量，打擊企業(yè)的正常生產(chǎn)運(yùn)行。由于缺乏前期的授權(quán)審批、報備等一系列手續(xù)，企業(yè)的監(jiān)督、內(nèi)審部門與采購部門之間缺乏適當(dāng)?shù)臏贤?，其事前并不知曉采購計劃或是采購的具體細(xì)節(jié)，造成部門間合作的不協(xié)調(diào)，且要求采購部門補(bǔ)齊初期的手續(xù)。作為事后的補(bǔ)救的措施，無形之中也打亂了各部門之間的計劃和安排，嚴(yán)重影響采購效率和采購質(zhì)量。

（三）供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)的風(fēng)險

在選擇供應(yīng)商的時候，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)把供應(yīng)商的供應(yīng)資質(zhì)關(guān)，堅持以比質(zhì)、比價的原則對供應(yīng)商詢價和選擇。這一環(huán)節(jié)非常容易出現(xiàn)問題：采購人員不依法依規(guī)，不按照企業(yè)制定的采購流程選擇供應(yīng)商，這樣一來，缺少合理量化供應(yīng)商資質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不恰當(dāng)，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益遭受損失。如：采購人員聯(lián)系有意向的供應(yīng)商，撰寫調(diào)查報告，只列明供應(yīng)商的基本信息，以及報價、產(chǎn)品數(shù)量、交貨期和付款期限等相關(guān)信息。但是，很多企業(yè)并未寫明哪一類的供應(yīng)商適合選擇流程，選擇供應(yīng)商的門檻高低不一，評價可比性不高。此外，一些企業(yè)未編制獨立的供應(yīng)商檔案，容易造成采購價格不透明，信息不公開，為采購人員勾結(jié)供應(yīng)商徇私舞弊提供了較為寬松的外部環(huán)境，容易造成舞弊事件的發(fā)生，損害企業(yè)的利益。

（四）確定采購價格的風(fēng)險

企業(yè)能夠以最低報價采購到符合自身實際生產(chǎn)需求且質(zhì)量過硬的物資，毫無疑問將利于企業(yè)控制成本，實現(xiàn)利潤最大化。如何采購到最高的“性價比”的物資，是企業(yè)采購的永恒主題。在確定采購價格環(huán)節(jié)，首先，許多采購方往往依舊采用傳統(tǒng)的采購觀點：采購價格越低越好?；煜顺杀鞠鳒p與成本管控的概念。過度的追求低進(jìn)價，這是一種短視的行為，只注重“節(jié)流”而忽視了“開源”。不僅為考慮到成本管控與商品自身品質(zhì)、屬性等相關(guān)價值之間的關(guān)系，也忽略了成本管控與采購人員價值之間的關(guān)系。其次，影響采購價格的因素是多種多樣的。既有采購規(guī)模、采購方式這樣的內(nèi)因，也有技術(shù)進(jìn)步，戰(zhàn)爭、政治形式這樣的外因。所以，在采購前不僅需要“自我體檢”，還要考慮潛在的外部因素造成物資進(jìn)價大幅波動的情形。

（五）合同訂立的風(fēng)險

在合同訂立階段，主要風(fēng)險來自合同內(nèi)容出現(xiàn)比較嚴(yán)重的紕漏，導(dǎo)致合同履行情況與預(yù)期向左，更有發(fā)生法律糾紛的風(fēng)險。如：合同訂立前，企業(yè)參與訂立合同的人員責(zé)任心不強(qiáng)，把關(guān)不嚴(yán)；或是業(yè)務(wù)能力與相關(guān)法律知識不足，在審閱合同條款的過程中未能百分之百熟悉相關(guān)權(quán)利與義務(wù)，給執(zhí)行合同埋下隱患。在執(zhí)行合同中，有關(guān)人員重視不足，對履約進(jìn)度及其他情況的過程監(jiān)管不足。所以，供應(yīng)商在提供物資的時候是否按質(zhì)按量，是否偷工減料，是否存在小部分商品以次充好，這些情況無法探明。在交割合同時，因訂立前的把關(guān)不嚴(yán)，對執(zhí)行過程狀況疏于監(jiān)管，導(dǎo)致最終合同的履行情況不盡理想，造成了資金損失，同時還耽誤了生產(chǎn)進(jìn)度，最終給企業(yè)造成了難以挽回的損失。

三、大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險防控措施

（一）創(chuàng)建大數(shù)據(jù)中心，固化采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流程

創(chuàng)建大數(shù)據(jù)中心，是企業(yè)利用大數(shù)據(jù)對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險防控的根本。大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)整合有關(guān)環(huán)節(jié)，收集過往業(yè)務(wù)信息和外部的相關(guān)信息，運(yùn)用專業(yè)的計算機(jī)算法進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、清理、驗證。同時，在大數(shù)據(jù)中心上進(jìn)行數(shù)據(jù)資源共享，查看同類型企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)，自動與同類型企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行差異對比分析，在數(shù)據(jù)中心上固化整個業(yè)務(wù)控制流程，形成一套完善的數(shù)據(jù)分析模型，用于查找采購環(huán)節(jié)存在的漏洞，降低風(fēng)險發(fā)生可能性。

企業(yè)運(yùn)用大數(shù)據(jù)對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險管控，關(guān)鍵在于人員的管理。不斷強(qiáng)化相關(guān)人員在數(shù)據(jù)時代下的綜合管理能力，學(xué)習(xí)計算機(jī)、數(shù)據(jù)知識，把握好大數(shù)據(jù)思維，能站在宏觀的角度，統(tǒng)籌分析，有效的提升數(shù)據(jù)化內(nèi)部控制的有效性。

（二）以大數(shù)據(jù)統(tǒng)籌采購與其他部門關(guān)系

企業(yè)利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行采購業(yè)務(wù)風(fēng)險防控，是牽一發(fā)而動全身的“大手術(shù)”。若要風(fēng)險能控制在合理范圍內(nèi)，必須多部門聯(lián)動，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好采購部門與其他相關(guān)部門的行動。在生產(chǎn)部門，利用計算機(jī)監(jiān)測生產(chǎn)設(shè)備的運(yùn)行，在某一時期內(nèi)將監(jiān)測得來的數(shù)據(jù)自動計算損耗率、效率等指標(biāo)，得到是否采購的必要性評估。大數(shù)據(jù)中心會根據(jù)當(dāng)前企業(yè)自身實際生產(chǎn)狀況，生成采購建議，反饋到采購部門并填制采購申請表，送達(dá)主管部門審批。審批完成后，在大數(shù)據(jù)中心的指引下，擬編寫采購合同，對容易發(fā)生合同風(fēng)險的節(jié)點，數(shù)據(jù)中心自動提示，對采購內(nèi)容逐一審批，以此來實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)管理高效化。同時，財務(wù)部門得到相關(guān)的信息，自動生成日后入賬所需信息的備份數(shù)據(jù)。

（三）數(shù)據(jù)化供應(yīng)商管理

對供應(yīng)商的選擇平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)化的管理，主要有以下兩個方面：一是內(nèi)部供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，二是搭建供應(yīng)商評價的數(shù)據(jù)化平臺。

企業(yè)構(gòu)建供應(yīng)商的資源數(shù)據(jù)庫，是對供應(yīng)商進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)。首先，由專人將與企業(yè)有過購銷往來的供應(yīng)商錄入數(shù)據(jù)庫中，由前期編制好的算法自行計算指標(biāo)。其次，自動生成關(guān)鍵字段、數(shù)據(jù)的節(jié)點在互聯(lián)網(wǎng)上自動搜索和篩選符合企業(yè)采購要求的供應(yīng)商企業(yè)，隨后自動收入到企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫里。再次，由數(shù)據(jù)中心在獲得授權(quán)的前提下，收集供應(yīng)商的重要人員的家庭背景、銀行記錄、社交數(shù)據(jù)等直接或間接反映供應(yīng)商信用狀況的數(shù)據(jù)，自行對比各供應(yīng)商的報價、市場反響等信息，自行對供應(yīng)商的風(fēng)險等級進(jìn)行排名，最終對選擇各個備選方案進(jìn)行風(fēng)險評估。除此之外，積極與業(yè)內(nèi)企業(yè)進(jìn)行溝通，樹立聯(lián)合模型，搭建供應(yīng)商數(shù)據(jù)化評價平臺，把每期企業(yè)對供應(yīng)商的評價進(jìn)行數(shù)據(jù)解析，隨后上傳數(shù)據(jù)庫，實時共享，保證對所選擇供應(yīng)商的信息公開和動態(tài)評估。

四、結(jié)語

基于經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，企業(yè)采購業(yè)務(wù)變得更加復(fù)雜，所面臨的風(fēng)險也隨之增大。在大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展日趨完善的今天，企業(yè)采購需與時俱進(jìn)，與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合，創(chuàng)建大數(shù)據(jù)中心，做好人才管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，上下結(jié)合。充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，有效管控企業(yè)采購流程中的風(fēng)險。但要注意的是，企業(yè)必須重視信息系統(tǒng)的安全，在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時保證數(shù)據(jù)信息的私密性，防止信息泄露，最大限度地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)的價值。

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