探究提升水利水電工程檔案管理水平的方法

謝軍

摘 要：水利水電工程的建設(shè)對(duì)國(guó)家農(nóng)田、生態(tài)、工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和日常生活都具有重大意義，水利水電工程檔案的記錄是工程建設(shè)的重要資料，從信息的采集、查看再到調(diào)取都要求相關(guān)部門做好水利水電工程的檔案管理工作，使之更好的服務(wù)于水利水電工程建設(shè)。本文根據(jù)筆者工作實(shí)踐，對(duì)提升水利水電工程檔案管理水平的方法進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：水利；水電；檔案；管理；方法

1 前言

做好檔案建設(shè)工作對(duì)水利水電工程建設(shè)具有重大意義，水利水電工程建設(shè)能否順利展開(kāi)，能否及時(shí)、有效解決工程建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)水利水電工程的長(zhǎng)期開(kāi)展具有無(wú)法替代的作用。水利水電工程檔案中需要記錄工程建設(shè)前期的相關(guān)數(shù)據(jù)，工程設(shè)計(jì)各個(gè)階段的需要充分考慮預(yù)算的問(wèn)題，這就要求耗費(fèi)大量的成本和人力資源，如果在進(jìn)行預(yù)算時(shí)能夠從已經(jīng)記錄的水利水電工程檔案中調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行指導(dǎo)，就能更好的對(duì)工程建設(shè)做出一個(gè)合理的投資預(yù)算。建立一份合理、完整的水利水電工程檔案可以將施工過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，通過(guò)文字、圖像、表格、影像等各種載體形式，將施工環(huán)節(jié)形象的展現(xiàn)出現(xiàn)，能夠認(rèn)識(shí)整個(gè)工程的全貌和每個(gè)工作人員的工作完成情況，是否按時(shí)完成工作，能夠建立起一個(gè)有效的合理考核標(biāo)準(zhǔn)體系。

2 水利水電工程檔案的管理

2.1 水利水電工程檔案的管理內(nèi)容

我國(guó)的水利水電工程檔案的建立主要包括水利水電工程的相關(guān)設(shè)計(jì)資料、對(duì)施工過(guò)程中工作進(jìn)度和出現(xiàn)的問(wèn)題的記錄、對(duì)工程完工后驗(yàn)收情況的記錄，這些都是一份工程檔案需要包括的內(nèi)容。

在工程開(kāi)始之前，對(duì)施工場(chǎng)地進(jìn)行信息采集，包括對(duì)地理位置、植被覆蓋情況、水土質(zhì)量檢測(cè)等。在工程進(jìn)行過(guò)程中，要嚴(yán)格按照既定的方案進(jìn)行作業(yè)，一旦遇到突發(fā)性狀況就要及時(shí)進(jìn)行信息記錄，可以調(diào)取出相似情況的數(shù)據(jù)，使突發(fā)情況能夠及時(shí)得到解決，在工程建設(shè)過(guò)程中，還要將人員的工作情況進(jìn)行記錄，人員的分配情況、資源材料的配置情況，都是水利水電工程檔案的重要組成部分。在工程竣工后，還要對(duì)整個(gè)工程的完成情況和檢查情況進(jìn)行記錄，是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以及后期做出了哪些調(diào)整，都要作為工程檔案的重要參考。

2.2 水利水電工程檔案的管理現(xiàn)狀

目前我國(guó)的水利水電工程檔案管理的開(kāi)展時(shí)間較短，由于建立這樣一個(gè)系統(tǒng)的水利水電工程檔案的過(guò)程比較繁瑣且耗時(shí)耗力，所以許多建設(shè)單位就會(huì)不重視水利水電工程檔案的建立，這就說(shuō)明了我國(guó)當(dāng)前水利水電工程的檔案管理還存在著許多亟待解決的問(wèn)題，相關(guān)部門的管理意識(shí)淡薄，缺乏法制觀念，導(dǎo)致了水利水電工程檔案的建設(shè)停滯不前。

除了工程檔案的建立缺少行之有效的方案和制度外，相關(guān)工程單位對(duì)檔案管理的投入力度不夠，對(duì)相關(guān)人員的培育不夠也是我國(guó)水利水電工程檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，工程建設(shè)人員的檔案管理水平較差，沒(méi)有做好充足的前期準(zhǔn)備使后期工作難以進(jìn)行，這些都是我國(guó)水利水電工程檔案管理的現(xiàn)狀。

3 水利水電工程檔案管理和利用中存在的問(wèn)題

水利水電工程檔案的建立是為了使水利水電工程建設(shè)能夠更好的進(jìn)行下去，它對(duì)水利水電工程的開(kāi)展起著舉足輕重的作用，是水利水電工程建設(shè)中最基礎(chǔ)的技術(shù)資料，也為后期工程的檢驗(yàn)、收工、維修等提供了重要的數(shù)據(jù)參考，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作。但由于我國(guó)水利水電工程檔案工作還處于初步階段，存在著許多需要完善的問(wèn)題，我們更要重視其中存在的問(wèn)題，將工程檔案的管理工作更好進(jìn)行下去。

3.1 檔案管理和利用的混亂

目前我國(guó)樹(shù)立工程檔案的建立管理還比較混亂，一般來(lái)說(shuō)，一項(xiàng)水利水電工程需要多個(gè)建設(shè)單位來(lái)共同完成，但各個(gè)單位的管理制度存在一定差別，這就加大了工程檔案建立的難度，再加上相關(guān)單位的管理力度不夠大、管理水平參差不齊、技術(shù)層面也相對(duì)落后，使得檔案的管理具有混亂性。

3.2 檔案管理缺乏制度性

雖然現(xiàn)在很多水利水電工程單位在工程建設(shè)中會(huì)設(shè)立工程檔案，但是由于管理力度的缺失和方法的相對(duì)落后，再加上工作人員不具有相應(yīng)的工作能力，使水利水電工程檔案管理難以跟上現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，沒(méi)有相關(guān)的制度進(jìn)行管理和約束，不能積極主動(dòng)采用信息化的管理方式進(jìn)行檔案建設(shè)，這就使得在具體的檔案管理工作中難以得到重視。

3.3 電子化檔案發(fā)展不足

新時(shí)期，水利工作在整個(gè)國(guó)家建設(shè)中更顯基礎(chǔ)性作用，尤其是面對(duì)檔案信息化建設(shè)的推廣，水利水電工程檔案對(duì)技術(shù)成果與技術(shù)資料的需求更高。目前，檔案軟件的通用性有待增強(qiáng)，但不同機(jī)構(gòu)與部門的檔案信息網(wǎng)絡(luò)處于各自獨(dú)立的狀態(tài)，尚未構(gòu)建系統(tǒng)性的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，很難滿足新時(shí)期檔案資源共享性的要求。

檔案業(yè)務(wù)在發(fā)展過(guò)程中由于受到歷史等因素的影響，自身缺乏扎實(shí)的基礎(chǔ)，尤其是案卷質(zhì)量不高，軟件很難實(shí)現(xiàn)較高水平的移植使用，檔案自動(dòng)化管理缺乏統(tǒng)一、科學(xué)與全面的標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)電子文件而言，其功能的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)相應(yīng)的載體，如磁盤(pán)、光盤(pán)等。而這種載體具有一定的使用壽命。同時(shí)，外界環(huán)境中的溫濕度、磁場(chǎng)、光線等因素對(duì)其也有一定的影響，需要較高要求的防范措施，尤其是對(duì)水利水電工程檔案而言，圖像與影像資料較多，一旦保存不利，很難維護(hù)信息的安全性與完善性。

4 水利水電工程檔案管理和利用的對(duì)策

4.1 加大資金投入力度

水利水電工程檔案關(guān)乎我國(guó)水力資源的發(fā)展和一些重要的民生工程，加大對(duì)水利水電工程檔案管理的資金投入，不僅要大力引入現(xiàn)代化的信息設(shè)備，還需要在信息管理的軟件開(kāi)發(fā)和利用上投入資金，使工程檔案的相關(guān)軟硬件設(shè)施逐步完善。

4.2 建立合理的檔案管理制度

要想建立起一份行之有效的水利水電工程檔案，相關(guān)企業(yè)和部門就要制定有關(guān)的法律法規(guī)和制度，使檔案建立工作能夠落到實(shí)處，在監(jiān)督檔案建立的過(guò)程中可以成立專門的督查小組和檢查部門，對(duì)其信息化管理采取嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，對(duì)水利水電工程檔案工作進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理，將檔案建立管理工作做好，并且合理利用到工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，才能更好更快推動(dòng)水利水電工程的發(fā)展建設(shè)。

4.3 促進(jìn)水利水電工程檔案“紙質(zhì)化”與“電子化”的交融共存

立足新的發(fā)展時(shí)期，紙質(zhì)化與電子化檔案模式處于共存的狀態(tài)，各自具有不可替代的作用，從社會(huì)發(fā)展角度而言，電子化具有替代紙質(zhì)化的趨勢(shì)，但從全局出發(fā)，這一發(fā)展方向仍受到諸多因素的影響，具有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，也就是說(shuō)，在未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，二者將處于共同存在的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。為此，要借助先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)與設(shè)備，進(jìn)行合理、有效地開(kāi)發(fā)利用，強(qiáng)化二者的配套管理，最終實(shí)現(xiàn)交融共存。

對(duì)于電子化與紙質(zhì)化，要將一體化作為發(fā)展目標(biāo)。水利檔案管理部門要重視做好紙質(zhì)化與電子化檔案的超前收集管理，對(duì)相關(guān)流程、控制策略等進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，全面做好各種形式檔案資料的掃描與處理，尤其是面對(duì)軟件難以兼容的電子文件，要合理進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，達(dá)到紙質(zhì)化與電子化雙軌制度并行，保障信息數(shù)據(jù)能夠高效地進(jìn)行傳遞，提升資源共享程度。

對(duì)于新時(shí)期水利水電工程檔案管理工作，要緊跟時(shí)代發(fā)展，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，立足方法、模式、技術(shù)等多層面進(jìn)行管理，制定科學(xué)有效的紙質(zhì)與電子文件管理制度。要在發(fā)揮電子檔案長(zhǎng)久性與真實(shí)性特征的同時(shí)，有效發(fā)揮紙質(zhì)檔案的自身優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)二者有力的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，推動(dòng)水利水電工程檔案的穩(wěn)步發(fā)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，加大對(duì)水利水電工程檔案的管理關(guān)乎整項(xiàng)水利水電工程建設(shè)的發(fā)展，也關(guān)乎我國(guó)水利水電工程行業(yè)的建設(shè)，因此我們應(yīng)該大力進(jìn)行改革和探索，提高檔案管理工作的效率，以推動(dòng)我國(guó)水利水電工程建設(shè)工作。

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