基于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

張麟　劉劍

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)和信息工程飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作已在一些工作流程中進(jìn)行信息化建設(shè)，提高工作效率。基于對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，本文提出信息化檔案管理的意義，并在此基礎(chǔ)上明確提出信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑，為檔案管理工作的信息化建設(shè)提出合理建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；創(chuàng)新措施

采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，除了可以方便工作人員對(duì)檔案的查找，也為普通大眾對(duì)自身檔案的查閱提供了方便。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作實(shí)行信息化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，但是需要注意的是，檔案管理不同于其它工作，需要充分考慮信息化建設(shè)過程中的安全保護(hù)工作，防止公民檔案被泄露。

1 信息化檔案管理的現(xiàn)狀和意義

目前信息化技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，只涉及局域網(wǎng)中搜索引擎建設(shè)，但是在人員流動(dòng)越來越頻繁的今天，這種規(guī)模的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的整個(gè)工作流程中，甚至在未來，紙質(zhì)檔案將會(huì)被芯片取代，節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，所以要采用信息化技術(shù)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，信息化建設(shè)中，會(huì)為傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來大量的創(chuàng)新因素，讓檔案管理工作變得更加高效和安全。

要進(jìn)行檔案管理，首先要進(jìn)行檔案采集，紙質(zhì)檔案對(duì)運(yùn)輸提出了很高要求，這也在很大程度上影響了檔案的采集效率，互聯(lián)網(wǎng)在信息傳遞上具有巨大優(yōu)勢(shì)，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案采集過程中可以充分降低人力物力。并且紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)過程中需要占用大量空間，還要定期進(jìn)行消防檢查，保證檔案的安全性，在檔案管理過程中采用信息化技術(shù)，可以將檔案儲(chǔ)存于服務(wù)器中。而采用信息化技術(shù)進(jìn)行防火墻建設(shè)，在節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間的同時(shí)，還能夠充分保證檔案安全。

2 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

2.1 優(yōu)化工作理念

傳統(tǒng)檔案管理過程中，對(duì)工作人員相對(duì)要求較低，只負(fù)責(zé)檔案安放、消防設(shè)施檢查以及通過搜索引擎進(jìn)行檔案定位，工作效率較為低下。信息時(shí)代下檔案管理與傳統(tǒng)方式發(fā)生區(qū)別，需要讓工作人員發(fā)生工作理念上的轉(zhuǎn)變，在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，相關(guān)工作人員的工作將完全通過電腦進(jìn)行，這就要求工作人員具有電腦操作基礎(chǔ)，并能夠正確準(zhǔn)確使用各類辦公軟件。同時(shí)在進(jìn)行檔案保管時(shí)，需要對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，保證設(shè)備的安全穩(wěn)定運(yùn)行，由于主要維護(hù)對(duì)象是各類信息儲(chǔ)存服務(wù)器，涉及多種線纜和電子元件，維護(hù)要由專業(yè)人員進(jìn)行，防止不當(dāng)維護(hù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成損壞[1]。

2.2 創(chuàng)建新的人才結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)檔案管理工作對(duì)工作人員要求不高，整個(gè)檔案管理工作沒有技術(shù)含量，采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要按照工作要求派遣不同種類的人才，這就要求整個(gè)檔案管理系統(tǒng)需要對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行梳理和改進(jìn)，人才結(jié)構(gòu)主要包括以下幾個(gè)部分：（1）編程人員。要在檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，需要建立相關(guān)程序來實(shí)現(xiàn)各種要求和功能，但是由于檔案管理工作具有特殊性，需要從業(yè)人員具有一定的檔案管理常識(shí)，所以檔案管理機(jī)構(gòu)需要對(duì)編程人員進(jìn)行培養(yǎng)，讓其能夠滿足工作要求。（2）網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維人員。為保證各類人員能夠隨時(shí)對(duì)自己的檔案進(jìn)行查閱，檔案管理工作需要以互聯(lián)網(wǎng)為載體進(jìn)行，對(duì)各類檔案管理機(jī)構(gòu)尤其是檔案館來說，需要有專業(yè)人員來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)保證網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，并能夠在發(fā)現(xiàn)問題的第一時(shí)間進(jìn)行故障研究和排除。（3）其余方面從業(yè)人員。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中時(shí)，還涉及消防檢查、服務(wù)器儲(chǔ)藏間清潔等方面，由于信息化檔案管理系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備為各類電子設(shè)備，需要對(duì)相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)。

2.3 建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)

傳統(tǒng)檔案管理工作不涉及檔案管理平臺(tái)建設(shè)，當(dāng)發(fā)生檔案調(diào)動(dòng)時(shí)，由企業(yè)或其他機(jī)構(gòu)將檔案郵寄到目的地，公民本人不接觸檔案，但是由于沒有檔案的網(wǎng)絡(luò)查閱平臺(tái)，公民無法對(duì)本人檔案進(jìn)行了解。而將信息化技術(shù)使用到檔案管理工作時(shí)，可以建立一種新型的檔案管理平臺(tái)，該平臺(tái)除了能夠?qū)θ藗兊母黜?xiàng)檔案進(jìn)行收錄，同時(shí)人們也可以通過該平臺(tái)對(duì)自己的檔案進(jìn)行查找，并進(jìn)行查閱。同時(shí)，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，采用信息化技術(shù)建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)能夠更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共通，當(dāng)發(fā)生檔案調(diào)動(dòng)時(shí)，可將人員檔案通過網(wǎng)絡(luò)直接傳送到目的地的檔案管理機(jī)構(gòu)，充分提高了檔案?jìng)鬟f效率并節(jié)約資金。而且我國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)開始逐步實(shí)現(xiàn)各類機(jī)構(gòu)的整合，各地檔案館也在進(jìn)行逐步合并，紙質(zhì)檔案合并過程中，需要消耗大量的人力物力進(jìn)行檔案歸納整合，而信息化建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⒃撨^程進(jìn)行精簡(jiǎn)，提高效率。

2.4 改進(jìn)信息共享模式

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，目前主要采用各檔案管理機(jī)構(gòu)獨(dú)立運(yùn)行的機(jī)制，這種機(jī)制已經(jīng)逐漸不滿足精簡(jiǎn)空間和檔案結(jié)構(gòu)的要求，并且這種機(jī)制在進(jìn)行檔案調(diào)動(dòng)時(shí)手續(xù)和流程繁瑣，降低調(diào)動(dòng)效率，所以在進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)時(shí)，要改進(jìn)信息共享模式[2]。各類檔案管理機(jī)構(gòu)可以在收錄檔案時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行分類和整合，除各類企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，其余機(jī)構(gòu)之間要實(shí)現(xiàn)檔案共享，滿足人們?cè)跈n案流動(dòng)過程中對(duì)效率的需求，同時(shí)企業(yè)和機(jī)關(guān)單位檔案管理機(jī)構(gòu)可以根據(jù)不同的服務(wù)對(duì)象和工作要求將檔案管理進(jìn)行模塊化處理，精簡(jiǎn)檔案調(diào)動(dòng)流程。需要注意的是，在這種信息共享模式中，需要對(duì)相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行資格審查，保證公民的檔案安全。

2.5 建立新的服務(wù)模式

信息化時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)行業(yè)的服務(wù)提出了新要求，對(duì)檔案管理工作來說，新的服務(wù)模式主要涉及以下幾個(gè)方面：（1）檔案查詢。在信息時(shí)代，人們?cè)絹碓揭髮?duì)個(gè)人信息有足夠的了解程度，所以檔案管理工作需要能夠提供檔案查詢服務(wù)，可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)達(dá)到要求。（2）檔案保密。當(dāng)代以及未來社會(huì)中，人們會(huì)越來越重視信息安全，而檔案涵蓋人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，所以需要滿足人們對(duì)檔案的保密要求，但是進(jìn)行信息化建設(shè)的主要目的之一就是讓人們對(duì)自己的檔案有更多的了解，基于這兩個(gè)要求，需要實(shí)行有條件的檔案查詢，保證人們只能對(duì)自身檔案進(jìn)行查詢。（3）在線服務(wù)。很多企業(yè)招聘了工作人員后，需要對(duì)人員檔案進(jìn)行審核，這就要求檔案管理工作需要退出在線服務(wù)政策，讓相關(guān)單位能夠在不侵害個(gè)人隱私的基礎(chǔ)上快速地進(jìn)行人員檔案查閱。

2.6 優(yōu)化檔案管理流程

檔案管理涉及多個(gè)方面，在進(jìn)行檔案收錄時(shí)還需要對(duì)檔案相關(guān)信息進(jìn)行鑒別，傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于技術(shù)手段不足，鑒別工作耗時(shí)耗力，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理時(shí)，可通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息的快速收錄和鑒別。同時(shí)，檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，就意味著人們使用檔案的過程會(huì)更加方便，所以檔案管理機(jī)構(gòu)要能夠?qū)n案按人們的需求向目的地進(jìn)行傳遞，雖然互聯(lián)網(wǎng)為檔案?jìng)鬟f提供了方便，但是同時(shí)相關(guān)部門間要做好交接工作，這就需要對(duì)交接流程進(jìn)行優(yōu)化。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作采用信息化技術(shù)可以在很大程度上提高檔案收錄、交接和調(diào)用效率，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，需要對(duì)服務(wù)模式、人才結(jié)構(gòu)等方面進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，讓檔案管理機(jī)構(gòu)能夠更好的按照需求對(duì)人們進(jìn)行服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊彥杰.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：126.

[2]屈希陽.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動(dòng)保障世界（理論版），2012（10）：78-79.