基層機關檔案室檔案鑒定工作策略探討

肖燕

摘 要：文章聯(lián)系工作實際，通過基層機關檔案室鑒定工作的主體分散性、客體不完全性、標準主觀隨意性、程序非嚴格性，分析工作中存在的工作流于形式、鑒而不毀、草鑒而毀等問題，有針對性提出了建立工作機制、實施全過程鑒定、采用靈活鑒定方法、強化鑒定業(yè)務培訓加強基層機關檔案室鑒定工作的對策。

關鍵詞：基層機關檔案室 檔案鑒定 鑒定策略

檔案鑒定是收集歸檔有價值檔案、優(yōu)化檔案館藏重要環(huán)節(jié)，對于檔案資源質(zhì)量起著重要作用，直接決定著文件材料去留、檔案材料存毀，因?qū)I(yè)性強，責任性強，鑒定標準主觀性強，故一直是檔案工作中的難點?；鶎訖C關檔案室人力不足，管理機制不健全，工作規(guī)范不完善，檔案鑒定工作中流于形式或無法開展，檔案收集“玉石不分”“掛一漏萬”和檔案室藏“只進不出”的現(xiàn)象，迫切需要尋找有效策略破解困境。

1 基層機關檔案室鑒定工作的特征

從基層機關檔案室工作流程來看，鑒定工作分為檔案收集歸檔階段鑒定和檔案保管階段鑒定。檔案收集歸檔階段的鑒定，包括對文件材料屬性的鑒定以判定是否屬于歸檔范圍，以及歸檔范圍內(nèi)檔案材料價值的鑒定劃定其保管期限，可稱為歸檔鑒定。檔案保管階段鑒定，主要是對超保管期限檔案重新進行價值鑒定，判定是否繼續(xù)保存，兩個階段鑒定有其不同的主體、客體、標準等特征。

鑒定主體的分散性。根據(jù)鑒定工作的來源原則，檔案鑒定是文件材料形成者、兼職檔案工作者、專職檔案工作者共同開展的工作。基層機關檔案室實際工作中常見狀態(tài)是三者基于自身崗位職責在檔案工作不同流程環(huán)節(jié)的分散獨自鑒定。

鑒定客體的不完全性?；鶎訖C關檔案室檔案收集過程中對文件材料的鑒定理論上是對所有文件材料的鑒定，以判定是作為檔案歸檔、作為資料保存或作為無價值材料銷毀。

檔案的價值具有客觀性，基層機關檔案室的檔案價值鑒定的主要依據(jù)為“三合一”制度也具有客觀性，但鑒定工作是鑒定人員的主觀性，會受到鑒定人員文化知識、認識事物的立場、“三合一”制度認知水平等方面影響，存在主觀隨意性。

鑒定程序的非嚴格性?；鶎訖C關檔案工作多由辦公室工作人員兼管，配備專職檔案工作人員較少。受人力限制，基層機關檔案室的鑒定工作往往游離于工作流程之外，工作實施中沒有對鑒定質(zhì)量的控制措施。

2 基層機關檔案室鑒定工作中的主要問題

信息技術的廣泛應用，基層機關職能轉(zhuǎn)變過程中社會管理與服務職責的不斷拓展，使基層機關檔案產(chǎn)生量大幅增加，也使公眾對基層機關檔案信息利用的需求從數(shù)量到涉及社會事務內(nèi)容上在不斷增加。基層機關檔案室鑒定工作特征與基層機關提高歸檔率和歸檔質(zhì)量、優(yōu)化檔案室藏等工作要求產(chǎn)生了矛盾。

2.1 歸檔鑒定缺少科學可據(jù)的標準，鑒定工作流于形式。

基層機關因社會職責分工的不同，除公文外都有基于特定職能而形成的個性化檔案，沒有上位文件能全面地覆蓋基層機關的歸檔范圍及檔案保管期限，而檔案國家標準與行業(yè)標準相對于基層機關比較寬泛，加上檔案專業(yè)人才缺乏，所以基層機關檔案室的“三合一”制度多是生硬照搬照抄上級有關規(guī)定，不能結合本機關實際情況確定歸檔范圍和保管期限，制訂后不適應機關工作變化。這樣形成的鑒定標準，對基層機關檔案特點及發(fā)展變化適應性較差，使兼職檔案員無法正確判定文件材料歸檔范圍。因此，很多兼職檔案員歸檔鑒定時容易出現(xiàn)幾種情況：一是機械參照“三合一”制度對比歸檔文件，凡是“三合一”制度未明確列舉的，一律不歸檔；二是參照“三合一”制度判定不清，所有文件材料全部歸檔，把鑒定難題上交檔案室；三是部分在崗時間長兼職檔案員習慣性地按“往年慣例”鑒定歸檔，在“往年慣例”歸檔材料上做減法多做加法少；四是檔案室工作人員對兼職檔案員移交的檔案，不做審核性鑒定，照單全收歸檔。

2.2 歸檔鑒定對檔案信息用戶需求考慮不足，影響檔案資源的適用性。

基層機關檔案室鑒定工作的分散性和隨意性，使兼職檔案員考慮最多的是如何完成歸檔任務，沒有去掌握檔案信息利用者對檔案內(nèi)容的利用需求，不會從利用者的角度進行歸檔鑒定。檔案室在接收審核歸檔材料時，多立足于本機關的查考需要參考歸檔范圍進行鑒定，很少考慮公眾對機關檔案信息利用需要?；谶@種情況建設基層機關檔案資源庫，會把對機關無參考價值但對公眾很有意義的材料排除在歸檔范圍之外，影響其對公眾利用需要的適用性。

2.3 保管鑒定浮而寬，或鑒而不毀，或草鑒而毀。

基層機關檔案室鑒定工作的非組織性、非程序化、強主觀隨意性，使檔案室工作人員在對室存檔案進行保管鑒定時容易出現(xiàn)兩種心理，一種是怕鑒定錯誤而擔責，于是檔案留存鑒定從寬，對檔案保管期鑒定“從長不從短”，對保管期滿的鑒定重新劃定保管期采取“鑒而不毀”的原則，沒有從檔案客觀價值角度進行科學鑒定。

3 基層機關檔案室鑒定工作策略

針對基層機關檔案室鑒定工作的特征與問題，可以采用如下措施去提高鑒定工作。

3.1 建立基層機關檔案室鑒定工作機制

工作機制是解決問題根本，首先基層機關檔案室要依托機關辦公室建設起鑒定工作組織，設立鑒定工作小組，明確組織領導、崗位職責、工作流程。其次基層機關檔案室要建立適應本機關實際情況的鑒定工作制度，增強鑒定工作嚴肅性。再次基層機關檔案室要科學地制訂工作規(guī)范，固化鑒定工作操作細節(jié)要求。

3.2 實施檔案管理全過程的鑒定工作。

基層機關檔案室集中式的有組織的鑒定工作不可能經(jīng)常性地開展，適應于基層機關檔案室人力薄弱的狀況，要保證鑒定工作的效果，可以歸檔鑒定和保管鑒定為主，同時把鑒定工作延伸并融入到檔案的整理、編研、利用、數(shù)字化等工作環(huán)節(jié)，實施檔案管理全過程的鑒定，把各環(huán)節(jié)的工作都附帶上鑒定的思路與操作。

3.3 采用原則性與靈活性相統(tǒng)一的鑒定方法。

基層機關檔案室在實施鑒定工作時，必須堅持“三合一”制度鑒定標準的原則性，對于文件材料收集階段的基本鑒定方法就是對照標準直接鑒定，對于整理與保管階段的鑒定，則宜要充分考慮檔案的狀況，采用檔案來源、檔案內(nèi)容、檔案形式特征、社會利用需求、同類檔案相對比較價值等綜合考慮的方法來靈活鑒定，避免采用單一的方法來鑒定。如：采用類比法，同一形成者、同類問題或同類載體檔案相對缺少的，可放寬鑒定并就高不就低地劃定保管期限；采用排它法，從載體、來源的特殊性來鑒定；采用參照法，參照前期已鑒定同類目、同類問題檔案進行鑒定；比較同類目、同內(nèi)容、同載體檔案使它們保管期限保持一致；采用需求判定法，對機關檔案室檔案利用信息進行分析，參考各類檔案信息的利用量來鑒定；采用成套優(yōu)先法，一件檔案單件看沒什么價值，但屬于某一問題成套檔案的組成部分，可放寬鑒定；采用文件要素法，對于檔案材料題名、責任者、形成時間要素不全且從內(nèi)容信息不可考的，可從嚴鑒定縮短保管期等。

3.4 強化基層機關檔案業(yè)務培訓中的鑒定培訓

鑒定工作的主觀性使鑒定人員成為鑒定質(zhì)量的關鍵，檔案歸檔、室藏優(yōu)化、檔案存毀有時就在鑒定人員的一念之間，提高基層機關檔案工作人員業(yè)務素養(yǎng)非常必要?；鶎訖C關每年在歸檔工作開始都會組織檔案業(yè)務培訓，培訓內(nèi)容一般涉及文件材料收集、鑒定、整理、歸檔環(huán)節(jié)，但核心內(nèi)容基本上是圍繞檔案的整理方法，對于鑒定往往是一句“參照‘三合一制度”一帶而過。因此，基層機關檔案業(yè)務培訓應增加檔案鑒定原則、方法、程序的內(nèi)容，使機關專兼職檔案工作人員真正掌握鑒定工作，特別是對歸檔過程中鑒定工作的培訓，利于從源頭提高檔案資源質(zhì)量。