信息化環(huán)境下高校離退休檔案管理初探

何榮生

摘 要：隨著科學技術水平的提升，信息化技術手段被廣泛的應用到檔案管理上，在提高檔案管理的效率性上起到了很大的促進作用。對此，本文結合計算機信息技術手段，以高效離退休檔案管理為例，系統(tǒng)的分析信息化環(huán)境下高校離退休檔案管理的方式方法。

關鍵詞：信息化環(huán)境；高校；離退休檔案；管理

我國已經(jīng)快速邁進人口老齡化時代。對于高校而言，離退休人員規(guī)模也正在不斷擴大，隨之而來給離退休工作檔案管理工作增加了難度，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸暴露了其不足之處。所以，在信息化環(huán)境背景下，結合計算機網(wǎng)絡技術取代目前人工繁瑣的操作，實現(xiàn)校園離退休職工信息的數(shù)字化管理成為了目前檔案管理改革的必然趨勢。對此，本文筆者通過多年的檔案管理工作經(jīng)驗，對信息化環(huán)境下高校離退休檔案管理的方式方法有如下見解。

1 改進檔案管理體制，健全檔案管理制度

高校管理層要積極面對高校離退休人員增多的形勢，改變傳統(tǒng)落后的檔案管理方式，首先要從改進檔案管理體制著手，加快高校檔案管理的信息化建設，提高整體離退休檔案信息服務水平，在檔案管理方面要遵循國家對檔案管理的各項制度，圍繞《高等學校檔案實體分類法與檔案工作規(guī)范》、《普通高校檔案管理辦法》等要求，制定統(tǒng)一的信息化技術應用標準，讓高校離退休檔案信息更加規(guī)范化和一體化。其次，高校管理層還要健全管理制度，要認清離退休人員的人力資源優(yōu)勢，他們具備較高的政治資本、知識資本和社會活動資本，必須要加強對這類群體的檔案管理認識，是檔案管理工作有章可循、有法可依。

2 構建離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫

高校檔案管理者需要收集離退休人員的基礎信息，如工作期間的任免、獎勵、職稱評聘、工資、學歷、業(yè)績、科研及崗位變動等，還有一些綜合信息內(nèi)容，如退休時的歸屬單位、家庭住址、家屬聯(lián)系方式、健康體檢資料、基礎社會關系等檔案資料。建立檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，更加方便進行數(shù)據(jù)獲取和共享。隨著高校離退休人員隊伍的不斷壯大，對離退休人員的管理問題也日益突顯出來，社會化管理必然會成為一種新的發(fā)展趨勢，而檔案管理是社會管理的基礎。所以，構建離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫，改善了傳統(tǒng)離退休人員檔案資料零散現(xiàn)象，如部分在原單位，部分在社區(qū)，可以方便高校檔案管理人員展開工作，推進離退休人員檔案社會管理的進程。

3 提高檔案信息檢索的便捷性

高校離退休檔案管理信息化需要應用現(xiàn)代信息技術手段，通過計算機軟件和網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)對離退休檔案信息的在線檢索和查詢，突破了檔案檢索的時間和空間的限制，給檔案管理人員帶來了更多的便捷性。檔案管理人員只需要利用模糊查詢、分類查詢和組合查詢等方式，就可以對離退休人員個人信息進行檢索，大大的提高了檢索的工作效率。這種信息化檢索方式還避免了出現(xiàn)人為失誤的現(xiàn)象，比的檔案信息查閱更為省事省力。

4 加強高校離退休檔案管理的安全防護措施

在高校離退休檔案管理信息化建設中，網(wǎng)絡能夠為檔案管理提供各種服務工作，但是由于受到各種不良因素的影響，高校內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境較為復雜，存在著很多的潛在威脅，必然會對高校離退休檔案管理信息化建設帶來一些網(wǎng)絡安全方面的不利影響。所以，高校必須要加強高校離退休檔案管理的安全防護措施，安裝防火墻、殺毒軟件、設置密鑰等等，訪問者必須要通過密碼才能進入離退休檔案管理系統(tǒng)，一旦非法者出現(xiàn)入侵情況，防火墻將自動隔離，給出警報提示，給高校離退休檔案管理提升了有利的安全保護能力。

5 引進高素質(zhì)人才，加強員工培訓工作

高校離退休人力資源檔案管理工作是一個較為專業(yè)、系統(tǒng)的工作，要求高校檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)必須要具備檔案管理知識基礎，懂得離退休管理及人力資源開發(fā)等方面的知識。所以，必須要構建高校檔案管理人才隊伍。一方面，引進高素質(zhì)人才，通過從高校招聘檔案管理的專門人才，提高高校檔案管理人才隊伍的專業(yè)水平；另一方面，還要與時俱進提高自身對計算機信息技術方面的學學習，定期給予人員的信息化培訓，從而加快檔案管理的信息化建設。

6 結語

高校離退休檔案管理利用信息化的科學技術手段，構建離退休人員的檔案系統(tǒng)，可以更好地維護離退休的合法權益，有效的落實離退休干部的政治待遇、生活待遇，促進社會和諧建設，還可以提高高校檔案管理效率，利用計算機就可以對高校離退休人員的信息資料進行收集、處理，可以做到隨時查詢、隨時修改，逐步實現(xiàn)了高校離退休人員檔案資源管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化，有效的提高了高校離退休檔案的管理水平。

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