新條例下疫苗銷售業(yè)務(wù)電算化核算的探索

普云飛?楊婷婷

摘要：“山東疫苗事件”后國家重新修訂了《疫苗流通和預(yù)防接種管理?xiàng)l例》，規(guī)定了疫苗生產(chǎn)廠家要對二類疫苗銷售及冷鏈運(yùn)輸?shù)娜^程負(fù)責(zé)，目的是保證疫苗銷售后的可追溯管理。作為二類疫苗銷售源頭的生產(chǎn)廠家，在新條例銷售業(yè)務(wù)模式的要求下，當(dāng)務(wù)之急是盡快采用合理、高效、快捷的會計(jì)核算方式來化解政策改變帶來的業(yè)務(wù)核算巨大壓力。

關(guān)鍵詞：疫苗銷售模式；二類疫苗銷售核算；電算化

2016年我國生物制品行業(yè)發(fā)生了重大變化，國務(wù)院于2016年4月23日重新修訂了《疫苗流通和預(yù)防接種管理?xiàng)l例》（以下簡稱：新條例）。其中第十五條規(guī)定：“第二類疫苗由省級疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)組織在省級公共資源交易平臺集中采購，由縣級疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)向疫苗生產(chǎn)企業(yè)采購后供應(yīng)給本行政區(qū)域的接種單位?！痹撘?guī)定取消了自2005年6月1日以來執(zhí)行的“疫苗生產(chǎn)企業(yè)可以向疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)、接種單位、疫苗批發(fā)企業(yè)銷售本企業(yè)生產(chǎn)的第二類疫苗。疫苗批發(fā)企業(yè)可以向疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)、接種單位、其他疫苗批發(fā)企業(yè)銷售第二類疫苗?！钡匿N售模式，從“兩票制”變成了“一票制”，故此疫苗生產(chǎn)廠家的銷售業(yè)務(wù)會計(jì)核算方式也隨之改變。

一、銷售業(yè)務(wù)模式的變化內(nèi)容

中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)生物學(xué)研究所（以下簡稱：生物所）是集產(chǎn)學(xué)研為一體的事業(yè)單位，其業(yè)務(wù)中包括人用腸道病毒疫苗的研發(fā)和生產(chǎn)。新條例的修訂改變了生物所二類疫苗銷售的原有業(yè)務(wù)流程，2017年全國實(shí)行了縣區(qū)級疾控中心在省級交易平臺下單采購的方式，使生物所的銷售客戶和訂單操作量暴增，從而帶來了會計(jì)核算工作量的增加，具體變化如下：

（一）客戶對象的變化：銷售客戶由原來的疫苗批發(fā)企業(yè)變成了全國縣區(qū)級疾控中心（事業(yè)單位）。

（二）客戶數(shù)量的變化：由30-40家疫苗批發(fā)企業(yè)變成了全國2800多家縣區(qū)級疾控中心。

（三）訂單數(shù)量的變化：原來一個(gè)省的訂單量為當(dāng)?shù)匾呙缗l(fā)企業(yè)平均2個(gè)月左右下一份訂單，變成了全省的縣區(qū)級疾控每個(gè)月在交易平臺上下幾十到上百份訂單。

（四）單份訂單采購量的變化：原來疫苗批發(fā)企業(yè)一份訂單的數(shù)量平均為幾萬瓶，條例修改后變成了縣區(qū)級疾控中心一份訂單購買數(shù)量平均為幾百瓶（低到幾十瓶，高到幾千瓶）。

以上客戶對象以及訂單數(shù)量的變化，導(dǎo)致了生物所二類疫苗的銷售訂單流量從條例修訂前的平均約250單次/年左右，變成了修訂后的平均約10000單次/年左右，增加了近40倍。銷售訂單數(shù)量的劇增帶來了業(yè)務(wù)操作和核算上的壓力，故生物所于2016年11月開始啟用了用友U8系統(tǒng)的銷售管理、庫存管理和存貨核算模塊，將新條例修訂后疫苗生產(chǎn)廠家銷售流程執(zhí)行與賬務(wù)核算的改變和壓力，通過會計(jì)軟件進(jìn)行化解，經(jīng)過了一年多的運(yùn)行收到較好的效果。

二、融入政策要求的電算化基礎(chǔ)構(gòu)架及流程設(shè)計(jì)

根據(jù)新條例要求，2016年至2017年間各省市陸續(xù)出臺的管理要求流程一般為：廠家參加省級交易平臺招標(biāo)準(zhǔn)入→與縣區(qū)級疾控中心相互交換資質(zhì)→縣區(qū)級疾控中心在交易平臺訂貨→廠家接單并簽訂購銷合同→廠家發(fā)貨、開票→疾控中心到期支付貨款。圍繞上述全新的銷售業(yè)務(wù)模式，生物所在用友U8系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了產(chǎn)品銷售發(fā)貨及財(cái)務(wù)處理流程，在滿足大量業(yè)務(wù)要求填制銷售、物流相關(guān)單據(jù)的同時(shí)，滿足了財(cái)務(wù)部門快速進(jìn)行大量經(jīng)濟(jì)流核算的需要，具體設(shè)計(jì)框架如下：

第一步：建立全國各級疾控中心目錄及編碼，完成縣區(qū)級疾控中心備案信息錄入。由于我國各級疾控中心的編制設(shè)置是每個(gè)省、市、縣區(qū)級區(qū)域內(nèi)只會有一家對應(yīng)的疾控中心，為了保證客戶編碼的唯一性和系統(tǒng)性，生物所采取了以全國省、市、縣（區(qū)）的行政區(qū)劃代碼來作為用友系統(tǒng)客戶編碼的方式，將全國所有具有事業(yè)單位法人資格的疾控中心預(yù)先設(shè)置在用友系統(tǒng)中，讓會計(jì)核算使用的客戶編碼與現(xiàn)實(shí)中區(qū)劃代碼保持一致，避免了重復(fù)設(shè)置的可能性。

第二步：物流中心啟用庫存管理和存貨核算模塊。根據(jù)疫苗銷售的需求設(shè)置核算明細(xì)欄目，將啟用時(shí)產(chǎn)品實(shí)際庫存情況及期初數(shù)量錄入用友U8系統(tǒng)，通過用友系統(tǒng)按月制作所有產(chǎn)品的各類出入庫單。

第三步：營銷處根據(jù)省級平臺訂單填制用友訂貨單并審核。填制完成的銷售訂貨單由營銷處指定的專人進(jìn)行詳細(xì)審核，審核重點(diǎn)是：購貨單位名稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價(jià)、疫苗類型、包裝要求、聯(lián)系人及電話、收貨地址、發(fā)貨方式等，保證提供的發(fā)貨信息準(zhǔn)確無誤。同時(shí)根據(jù)已開票填制銷售發(fā)票信息。

第四步：生產(chǎn)管理處根據(jù)銷售訂貨單生成發(fā)貨單并審核。銷售訂貨單自動傳遞到發(fā)貨環(huán)節(jié)，用友系統(tǒng)中設(shè)置發(fā)貨環(huán)節(jié)的作用是根據(jù)銷售訂貨單生成發(fā)貨單，同時(shí)以此內(nèi)容為依據(jù)填寫GMP要求的產(chǎn)品發(fā)貨指令，審核后發(fā)貨單自動傳遞到物流中心。

第五步：物流中心根據(jù)發(fā)貨單制作出庫單審核后發(fā)貨。物流中心根據(jù)發(fā)貨單信息生成基礎(chǔ)出庫單，在補(bǔ)充填制了物流產(chǎn)品出庫所需的相關(guān)內(nèi)容并經(jīng)審核后，正式用于庫房發(fā)貨以及隨貨同行的出庫單即可打印使用。

第六步：計(jì)財(cái)處根據(jù)用友系統(tǒng)的發(fā)票和出庫單自動生成記賬憑證。根據(jù)已完成的發(fā)票單和出庫單，計(jì)財(cái)處可自動生成銷售以及產(chǎn)品出庫的記賬憑證。

三、疫苗銷售業(yè)務(wù)電算化后存在的問題

生物所啟用產(chǎn)品銷售發(fā)貨的電算化處理后，銷售、物流、財(cái)務(wù)等部門的核算效率得到了極大的提高，成功地化解了業(yè)務(wù)模式變更帶來的巨大壓力。但作為尚在摸索中的核算系統(tǒng)，使用中還存在著以下問題：

（一）銷售、物流環(huán)節(jié)上部分崗位需要具有財(cái)務(wù)會計(jì)知識的專業(yè)人員。

（二）由于部分客戶的款項(xiàng)支付需要當(dāng)?shù)刎?cái)政部門完成，發(fā)貨時(shí)“一貨一單一票”的同步性難以執(zhí)行，到年末很多疾控拒絕接受發(fā)貨時(shí)的發(fā)票，要求到次年付款期時(shí)再開，給銷售收入的準(zhǔn)確核算帶來障礙。

（三）跨月作廢的紅字發(fā)票沖銷時(shí)會涉及到物流發(fā)貨出庫環(huán)節(jié)，不能僅僅只處理發(fā)票跨月錯(cuò)誤導(dǎo)致重開的單一過程。尚未找到同時(shí)在銷售模塊和財(cái)務(wù)模塊之間進(jìn)行發(fā)票沖紅的賬務(wù)處理方式，目前只能由財(cái)務(wù)人員避開銷售模塊在財(cái)務(wù)模塊下做沖賬處理。導(dǎo)致銷售模塊結(jié)賬后發(fā)票沖紅行為無法執(zhí)行和顯示，重新開票的票號信息無法錄入系統(tǒng)里，只能進(jìn)行手工記錄備查。

（四）由于銷售環(huán)節(jié)偶爾存在客戶因各種原因拒收貨物的情況，但由于電算化系統(tǒng)的邏輯性，無法一一區(qū)別處理，只能全部由營銷處以訂貨單沖紅的方式完成，不利于退貨原因的反映和分析。

（五）銷售合同與訂貨單的同步電算化管理存在難點(diǎn)。目前全國沒有統(tǒng)一的平臺合同模版，購銷雙方在各省省級平臺上的訂貨，只有極少數(shù)省市在平臺上設(shè)置了電子簽章和電子合同，大部分省市在簽訂購銷合同的方式上，還是用紙質(zhì)合同經(jīng)雙方簽字蓋章后郵寄對方保存，故購銷合同的收集滯后于銷售發(fā)貨、收貨的環(huán)節(jié)。所以營銷處計(jì)劃要在填制銷售訂貨單時(shí)確定對應(yīng)合同編號的理念暫不能實(shí)現(xiàn)，而后期單獨(dú)的合同歸檔編號工作又需要一定的人力和時(shí)間。

四、疫苗銷售電算化管理的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

生物所2017年疫苗銷售電算化系統(tǒng)的成功應(yīng)用，較好地詮釋了“業(yè)務(wù)流決定經(jīng)濟(jì)流”的理念，同時(shí)也證明：

（一）電算化工作在初期進(jìn)行框架設(shè)計(jì)時(shí)，要求參與人員一定要充分熟悉軟件系統(tǒng)優(yōu)缺點(diǎn)、單位業(yè)務(wù)流程以及行業(yè)特殊性的細(xì)節(jié)。只有充分考慮到所有環(huán)節(jié)上可能存在的問題，并制定出可操作的流程時(shí)，電算化工作才能順利地推行。

（二）疫苗銷售業(yè)務(wù)電算化工作涉及到一個(gè)企業(yè)中最重要的三個(gè)經(jīng)濟(jì)部門：銷售、物流、財(cái)務(wù)，在聯(lián)動試行初期會有不少協(xié)作問題需要及時(shí)解決，所以需要相關(guān)部門一定要統(tǒng)一思想，避免各自為陣，否則會嚴(yán)重影響銷售模塊的使用，影響發(fā)貨的即時(shí)性，導(dǎo)致得不償失的結(jié)果。

（三）平衡好軟件系統(tǒng)邏輯性與業(yè)務(wù)操作特殊性的關(guān)系。在推進(jìn)工作中要以“解決主要問題”為導(dǎo)向，在執(zhí)行中邊做邊完善，條件成熟了再陸續(xù)增加其它外圍工作的電算化，實(shí)在不行采用手工記錄備查的方式補(bǔ)充。切記不要因?yàn)檫^于“大而全”的理念或過于“糾纏細(xì)節(jié)”的狀況，導(dǎo)致電算化工作受阻或停滯。

以上為生物所2017年二類疫苗銷售業(yè)務(wù)電算化工作的推進(jìn)情況以及粗淺的工作總結(jié)，提供給同行們在工作中參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]國務(wù)院.關(guān)于修改《疫苗流通和預(yù)防接種管理?xiàng)l例》的決定，發(fā)文字號：國令第668號，成文日期：2016年04月23日，索引號：000014349/2016-00074，http：// www.gov.cn/

[2]國務(wù)院.疫苗流通和預(yù)防接種管理?xiàng)l例，發(fā)文字號：國令第434號，成文日期：2005年03月24日，索引號：000014349/ 2005-00041，http：//www.gov.cn/

（作者單位：中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)生物學(xué)研究所）