淺議現(xiàn)代檔案的科學(xué)管理

【摘 要】 檔案在經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中所發(fā)揮的作用十分重要，因此，切實(shí)加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理便不言而喻。檔案管理得好，于工作帶來諸多便利，否則便會造成許多阻滯。因此，我們要進(jìn)一步利用網(wǎng)絡(luò)和加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案人員自身素質(zhì)，科學(xué)做好檔案管理，使其在工作中發(fā)揮重要作用。

【關(guān)鍵詞】 檔案工作 科學(xué)管理 現(xiàn)代信息

檔案是工作成果的載體，是直接記述和反映工作活動的歷史記錄，是一種寶貴資源或工作儲備類型的知識形態(tài)的生產(chǎn)力。檔案的管理是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性都很強(qiáng)的工作。房地產(chǎn)和國土檔案作為檔案的門類，是企業(yè)和社會組織在工作實(shí)踐中和基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的圖紙、文字材料、錄音、錄像、磁盤、光盤等，是有保存價值的檔案文件和資料，對指導(dǎo)房地產(chǎn)開發(fā)和國土利用有十分重要的作用。對此，檔案人員必須給予高度重視，并盡力通過自己精細(xì)管理和創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

一、高度重視檔案管理的組織建設(shè)是科學(xué)管理的基礎(chǔ)

實(shí)踐證明，建立和健全系統(tǒng)的組織管理網(wǎng)絡(luò)，是推進(jìn)檔案科學(xué)管理的重要保證。各級領(lǐng)導(dǎo)要把加強(qiáng)檔案組織管理工作作為一件大事來抓，做到有專人分管，有專人負(fù)責(zé)。做到應(yīng)該收集的資料文件有人及時懼要，應(yīng)該整理的文件資料有人及時整理，應(yīng)該歸檔的文件資料有人歸檔，從制度上、組織管理上確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。對于檔案人員沒有直接參與經(jīng)手的文件材料，單位領(lǐng)導(dǎo)要督促相關(guān)單位、相關(guān)科室積極配合，予以提供，并且形成制度。也可配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)有關(guān)單位和相關(guān)科室對各類型檔案進(jìn)行收集。檔案員對他們的工作要經(jīng)常給予監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、定期舉辦兼職檔案員培訓(xùn)班，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，使收集的文件材料能夠齊全、完整，立好的案卷整齊、規(guī)范。這樣做不但保證了檔案的數(shù)量與質(zhì)量，而且使分散的文件材料及時歸集，在年終時能夠按時立卷歸檔，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

二、高度重視提升檔案管理技術(shù)是科學(xué)管理的前提

一些單位的檔案經(jīng)常發(fā)生一些毀損的問題，其原因有客觀因素和人為因素。因此，在平時要以防為主，防治結(jié)合。在收集、整理檔案時盡量做到細(xì)心耐心，同時要認(rèn)真學(xué)習(xí)保護(hù)方法，把預(yù)防工作做在前面，盡量減少損毀情況。如果一旦發(fā)生檔案毀損，就要及時采取措施，盡量修復(fù)檔案。在管理檔案的日常工作中，要“嚴(yán)”字當(dāng)頭，做到嚴(yán)格借閱登記制度，調(diào)閱時取放檔案要輕拿輕放，閱檔時應(yīng)十分愛護(hù)檔案，千萬不能被茶水、煙頭等損壞和不被涂抹，撕破等等。從客觀上來說，有些檔案材料和書寫材料質(zhì)量低劣導(dǎo)致紙張老化，字跡退色。檔案紙張材料品種較多，其中纖維含量高、半纖維素和木素含量較少的紙張耐久性較好，如鈔票紙、復(fù)印紙、文件用紙、工業(yè)技術(shù)用紙等；含木素和半纖維較多的紙耐折度差，在光和氧的作用下容易氧化，發(fā)黃變脆，如包裝用紙、新聞紙等。因此，要對檔案用紙作出規(guī)定，盡量使用質(zhì)量好的紙張。在書寫材料方面，要求相關(guān)人員選用含碳黑成份較多的碳素墨水和藍(lán)黑墨水，不能用容易褪色的純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆或鉛筆。同時，建設(shè)良好的庫房是檔案現(xiàn)代化的必備條件，是檔案科學(xué)管理的必然要求，針對檔案種類紛繁復(fù)雜，檔案的物質(zhì)材料不斷地老化，其壽命在不斷地減少的問題，要采取措施盡量延長檔案的壽命。所以要千方百計(jì)想辦法。如保證檔案室的環(huán)境和保管條件，對延長檔案的壽命是一條很重要的措施。

三、高度重視檔案人員的素質(zhì)提升是科學(xué)管理的關(guān)鍵

檔案人員的管理成功與否，與檔案人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)密切相關(guān)。檔案人員應(yīng)該具備高度的政治責(zé)任感，愛檔案視如愛自己的眼睛。檔案人員還應(yīng)具備一定的現(xiàn)代管理知識，做到業(yè)務(wù)精湛。例如，檔案員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。所以，檔案員必須具備行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)的技能。檔案人員要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時性，掌握電子檔案信息的收集整理歸檔及管理。檔案人員的素質(zhì)高低直接影響檔案信息化進(jìn)程，作為檔案部門，要經(jīng)常開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批現(xiàn)代化的檔案人才，既懂理論知識又能實(shí)踐應(yīng)用。檔案人員不僅要具備扎實(shí)的基本理論知識，而且要不斷積累檔案信息化管理的實(shí)踐技能。

四、高度重視加快建設(shè)檔案信息化步伐是科學(xué)管理的要素

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的一大趨勢，由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，加快檔案信息化建設(shè)步伐便成了我們當(dāng)前創(chuàng)新檔案工作的重要任務(wù)。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)。我們要加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，提高以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理的能力。要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和人侵檢測系統(tǒng)，并針對主機(jī)內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。實(shí)行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級別確認(rèn)，按不同的級別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，可防止未受權(quán)者進(jìn)行違規(guī)操作。檔案信息化是大勢所趨，也是提高檔案效率的重要措施，我們要以時不我待的緊迫感扎實(shí)推進(jìn)這項(xiàng)工作。

檔案工作是一項(xiàng)極為重要的基礎(chǔ)工作，檔案收集整理、歸檔工作做得好與壞直接關(guān)系到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。當(dāng)前社會進(jìn)入了新時代，檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位和作用越來越重要。我們要進(jìn)一步提高檔案管理水平，切實(shí)管好、用好檔案，為企業(yè)為單位提供有價值的檔案信息資源和優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，這是檔案工作者的應(yīng)盡之責(zé)，應(yīng)該認(rèn)真履行。

作者簡介：楊輝，女，漢族，岳陽樓區(qū)人，助理館員，畢業(yè)于西安政治學(xué)院法律專業(yè)本科畢業(yè)。現(xiàn)任岳陽市國土資源檔案館調(diào)閱室主任。研究方向：檔案管理。