淺析新時(shí)代背景下不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理

李麗

【摘要】不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的主要特點(diǎn)包括：數(shù)量大、種類(lèi)多；跨度大、周期性長(zhǎng)；動(dòng)態(tài)性強(qiáng)，具有歷史延續(xù)性；專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，具有不可替代性；真實(shí)性要求高。因此，當(dāng)前檔案管理存在以下難點(diǎn)：一是現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)重點(diǎn)不同，整合難。不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)分類(lèi)復(fù)雜，各有各自業(yè)務(wù)側(cè)重面與標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)銜接不可能一毗而就，檔案管理的業(yè)務(wù)銜接難度亦不容低佑。二是檔案數(shù)量巨大、時(shí)間長(zhǎng)，關(guān)聯(lián)難。目前，分散在各部門(mén)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量大，歷史跨度長(zhǎng)，動(dòng)態(tài)性強(qiáng)。如何將這個(gè)巨大信息資源有序整合融合關(guān)聯(lián)，需要統(tǒng)籌規(guī)劃。隨著中國(guó)特色社會(huì)主義步入新時(shí)代，做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的意義和作用日益凸顯。本文針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中的問(wèn)題，有針對(duì)性地提出了幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】不動(dòng)產(chǎn)登記檔案 新時(shí)代 管理

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，作為一種權(quán)威性的官方原始證明材料，往往以不動(dòng)產(chǎn)登記簿的形式進(jìn)行記錄，應(yīng)用紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表等存儲(chǔ)方式，將文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等關(guān)鍵信息記錄在紙張、膠片、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)之上。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）原始材料分散在不同部門(mén)，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

在機(jī)構(gòu)整合之前，不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)較為分散，國(guó)土、住建或房管、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門(mén)自行保存相關(guān)檔案資料，歸檔標(biāo)準(zhǔn)千差萬(wàn)別，使用的檔案管理技術(shù)手段各有不同，缺乏統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的規(guī)范管理。

（二）材料不完整，數(shù)據(jù)真實(shí)性準(zhǔn)確性較低

數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性對(duì)于檔案登記管理來(lái)說(shuō)是重中之重。如果不動(dòng)產(chǎn)檔案原始材料不準(zhǔn)確、不規(guī)范，不僅老百姓的財(cái)產(chǎn)安全得不到保障，而且政府信用將會(huì)面臨嚴(yán)重危機(jī)，工作將會(huì)變得混亂不堪。在檔案登記管理方面，特別是原始檔案存在的主要問(wèn)題如下：一是土地性質(zhì)、房屋用途、不動(dòng)產(chǎn)坐落、面積等數(shù)據(jù)方面誤登、錯(cuò)登問(wèn)題；二是存在著身份信息、門(mén)牌信息缺失的問(wèn)題；三是存在不動(dòng)產(chǎn)檔案信息不完整、資料不清晰、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問(wèn)題；四是存在著檔案管理雜亂無(wú)序的問(wèn)題。

（三）數(shù)據(jù)整合質(zhì)量不高，信息共享水平有待完善

不動(dòng)產(chǎn)登記中心是將多個(gè)部門(mén)相關(guān)職責(zé)、編制整合到一起，必然要對(duì)原單位相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，集中統(tǒng)一管理，完成整合工作。但是，由于技術(shù)力量不足，整合的質(zhì)量還有待提高。

同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理水平還不是很高。例如，依然存在一些沒(méi)有數(shù)字化的紙質(zhì)檔案，給集中、規(guī)范化管理帶來(lái)了困難，也制約了檔案管理資源的共享。

二、規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）制定目標(biāo)計(jì)劃，逐步分步實(shí)施

根據(jù)建立不動(dòng)產(chǎn)登記制度工作部署，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合，建立新型管理工作應(yīng)分三個(gè)階段實(shí)施。第一階段目標(biāo)是理順關(guān)系，摸清分散檔案的情況，清理檔案資料，為整合作準(zhǔn)備。第二階段目標(biāo)是整合現(xiàn)有檔案，規(guī)范電子文檔，建立電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步移交檔案，逐步實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。第三階段目標(biāo)是全面規(guī)范檔案管理，建立完整數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案以傳統(tǒng)管理為輔，信息化管理為主的根本轉(zhuǎn)變，為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作提供保障，為社會(huì)提供高效快捷的服務(wù)。

（二）理順管理機(jī)制，規(guī)范操作流程

整合、優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案機(jī)構(gòu)、人員、庫(kù)房資源，構(gòu)建分工明確、協(xié)調(diào)一致的管理機(jī)制。根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)工作量情況配備檔案專(zhuān)業(yè)人員，充實(shí)一線(xiàn)管理人員和查詢(xún)窗口，并適當(dāng)進(jìn)行人員流動(dòng)，增強(qiáng)緊迫感，調(diào)動(dòng)員工積級(jí)性。全面梳理業(yè)務(wù)流程，從申請(qǐng)、受理開(kāi)始，經(jīng)過(guò)審核、審批，到最后繕證、發(fā)證、歸檔，這是檔案形成到歸檔的生命線(xiàn)，使辦理業(yè)務(wù)與歸檔環(huán)節(jié)緊密銜接，需嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)范和統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

（三）建立統(tǒng)一信息平臺(tái)，健全網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制

以不動(dòng)產(chǎn)登記信息平臺(tái)為基礎(chǔ)，建立不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一查詢(xún)與服務(wù)”等主要功能，同時(shí)要注重做好網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范工作，采取嚴(yán)格的保密措施，為不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記信息化平臺(tái)建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

（四）設(shè)立省市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)中心

近年來(lái)，二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代己經(jīng)來(lái)臨，給檔案管理、流轉(zhuǎn)帶來(lái)極大的發(fā)展空間。我們應(yīng)充分利用這個(gè)高科技環(huán)境，構(gòu)建一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源管理系統(tǒng)，對(duì)分散各部門(mén)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行優(yōu)化組合與無(wú)縫聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全地傳輸、充分地共享，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值和社會(huì)效益，為社會(huì)提供多維的、一體化的信息服務(wù)，最大化地發(fā)揮出不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源整體效能。

（五）建立一支高素質(zhì)人才隊(duì)伍

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)登記動(dòng)態(tài)管理的基礎(chǔ)和保證，高質(zhì)量的檔案管理需要一支既懂登記業(yè)務(wù)、又熟悉檔案業(yè)務(wù)、具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理隊(duì)伍。為做好這項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)的工作，檔案管理人員要主動(dòng)、及時(shí)地加強(qiáng)政治知識(shí)、相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟悉檔案工作的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，密切關(guān)注國(guó)內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平。人才是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的第一資源和首要依托，不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)要重視專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，為現(xiàn)職工作人員創(chuàng)造條件鼓勵(lì)他們崗位成才，同時(shí)不定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)更新、增長(zhǎng)業(yè)務(wù)知識(shí)，還要?jiǎng)?chuàng)造條件，引入專(zhuān)業(yè)科技人才。

三、總結(jié)

綜上所述，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整合、集約化管理，不但能夠在管理上極大節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，而且還能優(yōu)化資源管理，減少不必要的資源浪費(fèi)。檔案登記管理方面缺乏相關(guān)的技術(shù)型人才，管理設(shè)備上落后；較多農(nóng)村地區(qū)檔案登記管理工作仍停留在紙質(zhì)存檔登記管理，管理技術(shù)上落后。如果檔案數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確，信息滯后，那么今后的工作后續(xù)將難以展開(kāi)，造成了許多困難與麻煩。因此，必須加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的管理，加快登記檔案整合、集約化管理的步伐。

參考文獻(xiàn)：

[1]方莘.搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)探索[J].納稅，2018，（03）.

[2]吳僑燕.探析加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理[J].民營(yíng)科技，2018，（02）.