集團(tuán)化運(yùn)作立體化管理

康立鳳

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)工作的整合日益重要，實(shí)現(xiàn)“大檔案”工作模式，發(fā)展”集團(tuán)化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化”工作思路，在財(cái)務(wù)共享模式下，整合單位集團(tuán)及各公司的會計(jì)檔案資源，統(tǒng)一新的會計(jì)檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)共享 電子會計(jì)檔案 跨越 管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（FSSC）可以將分散的、重復(fù)的財(cái)務(wù)基本業(yè)務(wù)，從單位集團(tuán)成員抽離出來，集中到一個新的財(cái)務(wù)組織統(tǒng)一處理，這個新的財(cái)務(wù)組織即財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為分布在不同地區(qū)的單位集團(tuán)提供標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、高效率、低成本的共享服務(wù)，為單位集團(tuán)創(chuàng)造價(jià)值。電子會計(jì)檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、其他電子會計(jì)核算資料等。

一、會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）會計(jì)檔案管理制度滯后、利用率低

由于觀念上的認(rèn)識還不夠到位，造成許多檔案的管理工作還停留在相對初級的管理水平上，不能契合新形式下“大數(shù)據(jù)十財(cái)務(wù)檔案管理”的實(shí)踐需要，譬如對電子會計(jì)檔案的管理與共享、對會計(jì)核算多維信息的檔案管理，對會計(jì)檔案管理形式的規(guī)定等方面存在滯后的制度規(guī)定。

部分單位集團(tuán)通常更重視資金管理和會計(jì)核算，而對于會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱、移交和銷毀等管理工作缺乏完善、具體的規(guī)定，會計(jì)資料的查閱沒有相應(yīng)的登記、借閱制度，極容易提高會計(jì)資料損失的風(fēng)險(xiǎn)。對于會計(jì)檔案的管理，只是由管理人員儲存在計(jì)算機(jī)硬盤中，查閱利用時(shí)才由管理人員將其找出，這樣的工作方式過于陳舊，利用率低，急需根據(jù)國家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際探索與新形勢融合的檔案管理模式。

（二）會計(jì)檔案信息化管理缺乏整體規(guī)劃

當(dāng)下會計(jì)檔案管理量大，所需管理成本高，許多單位集團(tuán)都在建設(shè)自身的會計(jì)檔案信息平臺，然而由于受各方面條件的限制，工作開展不到位，影響了會計(jì)檔案的完整性和長期安全保管；并且缺乏整體規(guī)劃，這些系統(tǒng)之間各自為政，相互之間不能互相融匯灌通和資源共享，使得單位集團(tuán)會計(jì)檔案管理部門的專業(yè)化、系統(tǒng)化仍然沒有得到很好地實(shí)現(xiàn)。

（三）專業(yè)的會計(jì)檔案管理人才較為欠缺

財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合管理能力不足，信息化檔案管理意識和實(shí)務(wù)能力欠缺，單位集團(tuán)缺乏提升財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的意識和行動。目前許多單位集團(tuán)對于主管業(yè)務(wù)的人才引進(jìn)較為重視，但對于會計(jì)檔案管理的人才引進(jìn)往往忽視。

（四）檔案安全防范措施不足

在數(shù)字化背景下，存儲器、網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)是會計(jì)電算化檔案管理工作運(yùn)行和發(fā)展的基礎(chǔ)，同時(shí)也會變成會計(jì)檔案安全隱患的缺口，一些單位集團(tuán)對于會計(jì)電算化維護(hù)的應(yīng)對措施不足，會計(jì)檔案管理安全受到挑戰(zhàn)。會計(jì)電算化工作所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)需在計(jì)算機(jī)的硬盤上，在安全方面存在著易篡改、易泄密、易感染病毒等情況。安全問題一旦發(fā)生，將對單位集團(tuán)會計(jì)檔案的數(shù)字化管理造成嚴(yán)重的影響，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展和優(yōu)化。

二、電子會計(jì)檔案管理的重要性

2015年12月，國家財(cái)政部、國家檔案局令第79號發(fā)布修訂后的《%計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，即肯定了電子會計(jì)檔案的法律效力，電子會計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，符合條件的會計(jì)憑證、賬簿等會計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費(fèi)。

明確將電子會計(jì)檔案納入會計(jì)檔案范圍，將大力推動電子會計(jì)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的會計(jì)信息。如果一個分子公司出現(xiàn)問題，因?yàn)槿狈泄芸?，?dǎo)致問題發(fā)現(xiàn)滯后，處理不及時(shí)，連帶對其他分子公司產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，集團(tuán)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)長期潛行，整體發(fā)展會受到制約。經(jīng)營和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不斷增加。為此，財(cái)務(wù)共享模式，實(shí)現(xiàn)智能、高效、融合一體化尤為重要。大數(shù)據(jù)、云會計(jì)時(shí)代的到來，推動著事業(yè)集團(tuán)的會計(jì)檔案管理從以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)管理存儲方式到數(shù)據(jù)形態(tài)的數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。

會計(jì)檔案數(shù)據(jù)激增使得會計(jì)檔案管理面臨新時(shí)代大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)實(shí)施改變了傳統(tǒng)分散型的會計(jì)檔案管理環(huán)境，它將不同國家、地點(diǎn)實(shí)體的會計(jì)業(yè)務(wù)集中到一個財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來記賬和報(bào)告。這種集中的財(cái)務(wù)管理改變了過去傳統(tǒng)的屬地化會計(jì)檔案管理體系。使得檔案電子化不再是簡單的掃描編輯、查詢共享，而是提出了檔案實(shí)施立體化管理、充分發(fā)揮檔案價(jià)值的更高要求。

財(cái)務(wù)職能的集中，可以精簡人員，降低成本、提高效率，并將財(cái)務(wù)流程與企業(yè)戰(zhàn)略相匹配，以“集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、信息現(xiàn)代化”為規(guī)劃中心，建立“大檔案”工作模式，通過整合單位集團(tuán)各公司的檔案資源，建立統(tǒng)一的制度規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化管理；依托先進(jìn)的財(cái)務(wù)共享模式下的檔案管理系統(tǒng)，整理規(guī)范、統(tǒng)一目錄格式的定制，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理；依托信息現(xiàn)代化手段，實(shí)現(xiàn)單位集團(tuán)各公司電子會計(jì)檔案的統(tǒng)一存儲和管理；培育專業(yè)的人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理。

三、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案管理的措施

（一）強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，突出集團(tuán)化管理

全面深化改革，是黨和國家的中心工作，也與會計(jì)檔案工作關(guān)系重大，隨著改革的不斷深化，會計(jì)檔案的形成內(nèi)容都會發(fā)生新的變化。我們要轉(zhuǎn)變管理觀念、重視檔案管理。單位集團(tuán)通過頂層設(shè)計(jì)，制定健全的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在財(cái)務(wù)共享實(shí)施過程中，做好各類會計(jì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化及檔案信息綜合利用，及會計(jì)檔案生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)形成的會計(jì)稽核和內(nèi)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化管理。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度體系

各單位集團(tuán)必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定嚴(yán)格的會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱、借用手續(xù)、銷毀和電子檔案的定期備份等管理制度，同時(shí)不斷更新歸檔制度，簡化工作程序，以適應(yīng)會計(jì)檔案管理現(xiàn)代化的需要。新《管理辦法》要求建立新的會計(jì)檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計(jì)檔案銷毀工作有序開展。保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。實(shí)行傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理向電子會計(jì)檔案管理的并存和跨越。標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度體系包括如下：

（1）建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是指單位企業(yè)為了保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會計(jì)資料的準(zhǔn)確性和可靠性、提高經(jīng)營效率而在組織內(nèi)部采取的制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，要求延伸和革新會計(jì)檔案基礎(chǔ)和規(guī)范管理，擴(kuò)大內(nèi)部控制的范圍，其中包括紙質(zhì)和電子會計(jì)檔案的存儲、備份、日常保管、調(diào)閱及遠(yuǎn)程調(diào)用、整合利用，以及原有存儲模式革新和低碳化，對系統(tǒng)程序化開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。

（2）建立會計(jì)檔案歸檔與保管制度。會計(jì)電子檔案對環(huán)境的依賴性強(qiáng)：電子會計(jì)檔案的使用依賴于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求。應(yīng)注意對電子會計(jì)檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)控制，充分考慮基礎(chǔ)環(huán)境要求，保證存儲介質(zhì)的物理性能不改變，以提高電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)將打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案和電子會計(jì)檔案一起保存，確保會計(jì)檔案的完整性和長期保管的安全性。為保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、真實(shí)，備份和恢復(fù)是一項(xiàng)重要措施。電子會計(jì)檔案管理人員需定時(shí)進(jìn)行雙備份或多備份，以防會計(jì)檔案的丟失和毀損，備份數(shù)據(jù)和原件數(shù)據(jù)分別設(shè)在不同的存放地點(diǎn)，由專人進(jìn)行檢查和監(jiān)督，同時(shí)注明備份時(shí)間和操作員的編號。設(shè)立信息備份員負(fù)責(zé)電子會計(jì)檔案的備份工作，將當(dāng)年形成的所有電子會計(jì)檔案信息整理歸類，并標(biāo)明日期、內(nèi)容目錄、備份人姓名等內(nèi)容，用于存檔的光盤還需系統(tǒng)管理員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名，建立系統(tǒng)日志文件，記錄每天的財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作人員和操作時(shí)間。

（3）建立專人專職制度。根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，設(shè)置不同的崗位，在檔案管理工作中肩負(fù)不同的責(zé)任，并且崗位之間有一定的牽制和監(jiān)督作用。嚴(yán)格崗位責(zé)任制，既不能出現(xiàn)管理的盲點(diǎn)，也不能出現(xiàn)職責(zé)的交叉和重復(fù)。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防電子會計(jì)檔案毀損、丟失和泄密。

（4）建立嚴(yán)格的認(rèn)證制度。在手工會計(jì)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而電子會計(jì)檔案系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是數(shù)據(jù)的處理和存儲的集中化，如果未經(jīng)授權(quán)的人員可以輕易地利用計(jì)算機(jī)瀏覽大部分文件和數(shù)據(jù)，易使機(jī)密數(shù)據(jù)泄露。嚴(yán)格的認(rèn)證制度可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入電子會計(jì)檔案系統(tǒng)。認(rèn)證技術(shù)包括不同權(quán)限的口令認(rèn)證、指紋認(rèn)證、全息認(rèn)證等。引入加密技術(shù)以有效保證數(shù)據(jù)的安全性。

（三）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享會計(jì)檔案管理信息現(xiàn)代化

單位集團(tuán)的合并、集團(tuán)下屬公司的成立等不斷變化和每天發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動的增加，給會計(jì)檔案帶來日益增加，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享模式下由傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理向電子會計(jì)檔案管理的跨越。實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)的集中管理與監(jiān)控，手工操作向財(cái)務(wù)信息化、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化轉(zhuǎn)變，集中資金管理，集中預(yù)算控制，解脫經(jīng)營部門和業(yè)務(wù)部門的低技術(shù)含量的重復(fù)勞動，提供一致、可靠和低成本的服務(wù)。確定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與各單位溝通及業(yè)務(wù)評估的依據(jù)，先考慮系統(tǒng)的集中應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管控，再通過系統(tǒng)推進(jìn)解決集中后的效率問題，優(yōu)化會計(jì)檔案管理。

必須加強(qiáng)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會計(jì)檔案加工處理過程的質(zhì)量，在會計(jì)檔案的生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)增加提取或處理的稽核環(huán)節(jié)，避免處理偏差，防范自身操作失誤所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，最終保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)的整體質(zhì)量。

目前財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建立在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，存在一定的電子檔案失真隱患，因此應(yīng)采取必要措施來加強(qiáng)會計(jì)網(wǎng)絡(luò)的安全性，加強(qiáng)防火墻、路由器等網(wǎng)絡(luò)安全方面的管理。定期檢測信息系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢查工作.定期對電子會計(jì)檔案進(jìn)行檢測，及時(shí)做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式定期對會計(jì)電子檔案進(jìn)行定期檢測。健全檢測、維護(hù)、登記管理工作，進(jìn)行檢測、維護(hù)要經(jīng)過審批。檢測的主要內(nèi)容為：外觀檢查，確定存儲介質(zhì)表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔以及有無霉斑出現(xiàn)等；邏輯檢測，采用專用檢測軟件對電子會計(jì)檔案進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。對于在檢測中發(fā)現(xiàn)有差錯的存儲介質(zhì)，要及時(shí)進(jìn)行修正或更新。審批、檢測、維護(hù)等資料要?dú)w檔保留，嚴(yán)禁隨意進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和拷貝。

（四）注重人才隊(duì)伍建設(shè)，提高會計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和管理水平

注重會計(jì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，是會計(jì)檔案管理中的核心和關(guān)鍵，隨著全球數(shù)字化、信息化建設(shè)步伐的不斷加快，檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變觀念，建立現(xiàn)代化管理理念，應(yīng)掌握會計(jì)學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)學(xué)的基本理論、基本方法和基本技能，在會計(jì)檔案系統(tǒng)中，不僅對管理人員的專業(yè)知識、基本技能有新的要求，而且在道德標(biāo)準(zhǔn)、工作態(tài)度上也有更高的要求。因此，對現(xiàn)有的會計(jì)檔案管理人員可與會計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和使用人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，通過組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的方式，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高專業(yè)技術(shù)水平以及信息化管理水平，培養(yǎng)復(fù)合型會計(jì)檔案管理人才。在聘用環(huán)節(jié)，要進(jìn)行必要的考試以確定其知識、技能狀況，要進(jìn)行有效的履歷審查以確定其道德品質(zhì)。建立相應(yīng)的激勵和約束管理機(jī)制，進(jìn)行嚴(yán)格定期的工作成果考核，注重人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，提高檔案意識和專業(yè)能力。每年定期組織進(jìn)行考評和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，督促人員不斷學(xué)習(xí)，提高專業(yè)能力。另外，還要注重培養(yǎng)人員有創(chuàng)新能力，探索開展智慧檔案管理，積極研究新技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)。

目前，財(cái)務(wù)共享作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式正在許多跨國公司和國內(nèi)大型集團(tuán)實(shí)踐中，通過以上財(cái)務(wù)共享模式下電子檔案管理措施實(shí)行取得了較大的管理效應(yīng)，提高了管理水平和工作效率，取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益。例如中國電信和海爾集團(tuán)在實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心和新的檔案管理體制建設(shè)后，將過去層層匯總模式轉(zhuǎn)變成直管模式，整體工作效率大幅提高，在較大程度上提高了集團(tuán)的市場競爭力，有力促進(jìn)集團(tuán)的發(fā)展進(jìn)程。海爾集團(tuán)實(shí)施新的財(cái)務(wù)管理模式后，將財(cái)務(wù)大部分的職能集中到一個中心，大大縮減人員經(jīng)費(fèi)，顯著降低成本，提高了效率。

四、結(jié)束語

以往會計(jì)檔案管理的研究大多停留在存在的問題、改進(jìn)措施、系統(tǒng)構(gòu)建與維護(hù)等、直觀層面，仍然只是手工會計(jì)檔案保管，內(nèi)容在電算化階段的延伸。今后財(cái)務(wù)共享模式下的電子會計(jì)檔案管理，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)將單位集團(tuán)會計(jì)檔案管理從傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變并通過云端實(shí)現(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)程訪問和管理與財(cái)務(wù)流程、企業(yè)戰(zhàn)略相匹配，提升檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的隨需訪問，實(shí)現(xiàn)單位集團(tuán)統(tǒng)一化運(yùn)作、立體化管理。

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