淺議云南省民族宗教網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用與完善

文·圖 / 云南省民族宗教信息中心 朱勇

隨著信息化發(fā)展邁入新階段，辦公自動(dòng)化體系建設(shè)更加完善，網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用成為科技發(fā)展的新趨勢(shì)。近年來(lái),云南省民族宗教委信息化建設(shè)取得一定成效，目前，云南省民族宗教網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)已建設(shè)完成，并于2017年12月進(jìn)行試運(yùn)行，系統(tǒng)經(jīng)過(guò)4個(gè)月的試運(yùn)行，累計(jì)登錄次數(shù)為16542次，累計(jì)登錄用戶為207人，已辦理公文共8723條，其中發(fā)文395條，收文1568條，公文交換359條,個(gè)人專送128條，綜合信息113條，領(lǐng)導(dǎo)批示1538條，數(shù)據(jù)文件已到達(dá)4.73G，數(shù)據(jù)文件日增長(zhǎng)量為100M左右，系統(tǒng)試運(yùn)行穩(wěn)定正常，并于2018年4月9日通過(guò)專家驗(yàn)收。

網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用改變了辦公方式，實(shí)現(xiàn)了文件傳輸辦理、信息采集和整理的迅速和全方位等功能，為部門(mén)的管理提供科學(xué)的決策和準(zhǔn)確的依據(jù)；實(shí)現(xiàn)辦公文件傳輸、信息采集和整理的科學(xué)化和自動(dòng)化，從而有效提高行政辦公的專業(yè)化水平和質(zhì)量，更好地為少數(shù)民族和民族地區(qū)服務(wù)，為云南民族團(tuán)結(jié)進(jìn)步示范區(qū)建設(shè)作出積極貢獻(xiàn)。

一、應(yīng)用現(xiàn)狀

省民族宗教系統(tǒng)網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)是基于電子政務(wù)外網(wǎng)運(yùn)行，與國(guó)家民委信息門(mén)戶、云南省政府電子公文交換系統(tǒng)接口對(duì)接，實(shí)施機(jī)關(guān)各處室、委屬各單位與各州市、縣民族宗教部門(mén)之間辦公文件傳輸、信息的收集與處理、活動(dòng)與共享、實(shí)施科學(xué)決議計(jì)劃的具有戰(zhàn)略意義的協(xié)同辦公平臺(tái)。網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)的總體目標(biāo)是通過(guò)信息技術(shù)和通訊水平為主要的手段，以提高各級(jí)民族宗教部門(mén)的信息交流，建立起質(zhì)量較高的協(xié)同辦公平臺(tái)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效參考。

網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用內(nèi)容包括實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部公文電子化流轉(zhuǎn)、審批、催辦、傳閱，實(shí)現(xiàn)省民族宗教委與各州市、縣級(jí)民族宗教部門(mén)之間公文交換和信息報(bào)送，同時(shí)支持對(duì)公文及相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計(jì)、打印、公文導(dǎo)入導(dǎo)出、實(shí)時(shí)監(jiān)控、督辦等應(yīng)用。以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了工作，轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)工作方式，規(guī)范了組織管理、提高了工作效率，為全省民族宗教系統(tǒng)信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

二、存在的主要問(wèn)題和改善方法

（一）增強(qiáng)安全防護(hù)硬件設(shè)備及技術(shù)力量

隨著網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)的逐步推廣應(yīng)用，大家對(duì)信息技術(shù)的依賴更為強(qiáng)烈，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)成了辦公的主要工具。為確保網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)穩(wěn)定高效地推廣應(yīng)用，除了保障網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)之外，還要不斷對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行專門(mén)的監(jiān)管和維護(hù)，讓專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)檢測(cè)。目前，網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)中最重要的問(wèn)題是安全問(wèn)題，由于系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)辦理的文件屬于內(nèi)部文件、內(nèi)部信息，安全是最大的要求。目前電子政務(wù)外網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)是邏輯隔離，安全維護(hù)還存在一定的隱患，而安全防護(hù)方面的硬件及技術(shù)還不夠全面，為使系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，還需不斷增強(qiáng)安全防護(hù)硬件設(shè)備及技術(shù)力量。

（二）提高系統(tǒng)使用人員安全保密意識(shí)

目前推廣應(yīng)用的網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)為非涉密系統(tǒng)，但系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)辦理的公文和會(huì)議文件都屬于內(nèi)部文件信息，因此，在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公后，針對(duì)各處室、各單位的工作人員，由管理員給其注冊(cè)一個(gè)身份用戶，一個(gè)口令，各人只能看到符合其權(quán)限范圍內(nèi)的文件信息，這種身份能限制和減少文件信息的知曉范圍。但在使用系統(tǒng)傳輸文件時(shí)，如果工作人員將敏感材料及涉密材料上傳到系統(tǒng)后，會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的泄密隱患，所以提高系統(tǒng)使用人員的安全保密意識(shí)極其重要。

（三）進(jìn)一步開(kāi)發(fā)完善APP移動(dòng)客戶版

為方便領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)使用人員外出時(shí)也能及時(shí)辦理、查閱、批示相關(guān)文件，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)完善APP移動(dòng)客戶版也勢(shì)在必行，并確保PC電腦端與APP移動(dòng)端系統(tǒng)功能完全融合、數(shù)據(jù)同步，為此，建議進(jìn)一步開(kāi)發(fā)完善APP移動(dòng)客戶版，并整合、集成推廣應(yīng)行，不斷提高工作效率，優(yōu)化辦事程序。

（四）優(yōu)化系統(tǒng)，加大投入

為保障網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，必須加大對(duì)系統(tǒng)的優(yōu)化和技術(shù)的不斷完善，把新型的技術(shù)和新型的系統(tǒng)應(yīng)用到網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)中，改善辦公系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境。建議投入一定的財(cái)力、物力，對(duì)網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)所需要的服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)安全硬件設(shè)備設(shè)施以及軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)、維護(hù)、安全檢測(cè)。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和技術(shù)研究上，要投入大量的人力資源，建立專業(yè)的技術(shù)人才隊(duì)伍，開(kāi)發(fā)研究新型的網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)的技術(shù)，促進(jìn)系統(tǒng)技術(shù)的更新等。

（五）培訓(xùn)專業(yè)的系統(tǒng)管理使用人員

為確保辦公系統(tǒng)良好的應(yīng)用，要培訓(xùn)相應(yīng)的技術(shù)管理人員和使用管理人員來(lái)保障網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)有效運(yùn)行。另外，各處室、各單位、各州市縣也應(yīng)配有辦公系統(tǒng)的熟練操作使用人員，并加強(qiáng)培訓(xùn)，使其掌握和熟練運(yùn)用辦公系統(tǒng)。