基于數(shù)字化辦公室管理模式對醫(yī)院行政管理的應(yīng)用

蔣潔

【摘要】隨著信息技術(shù)發(fā)展對社會帶來的變革越來越深入，將數(shù)字化手段運用到社會生活中已經(jīng)成為了一種大趨勢。醫(yī)院的行政管理水平的提高也應(yīng)當(dāng)合理運用信息化技術(shù)，跟上科技的步伐，利用數(shù)字化辦公室管理模式進(jìn)行相關(guān)的行政管理活動。本文將對數(shù)字化辦公模式的特點和作用進(jìn)行簡單介紹，對其在醫(yī)院行政管理中的具體應(yīng)用和過程中的難點進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的一些解決辦法。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院行政管理 數(shù)字化辦公室管理模式 難點 解析

引言：21世紀(jì)信息技術(shù)的發(fā)展將人類帶入了信息化時代，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)通過信息技術(shù)手段提高行政管理水平。醫(yī)院管理可以在醫(yī)療衛(wèi)生、教學(xué)研究、服務(wù)管理等方面和工作模式上進(jìn)行相應(yīng)的變革，從而使醫(yī)院的行政管理水平得到全面提高，使醫(yī)院自身在醫(yī)療水平和教學(xué)科研水平的能力得到提升，提升醫(yī)院自身的綜合競爭力。而要實現(xiàn)這樣的效果，最基礎(chǔ)的工作就是應(yīng)當(dāng)建立起一個現(xiàn)代化的數(shù)字化辦公室管理模式，這就要求在計算機技術(shù)為依托的條件下，使用網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)的通訊設(shè)備將病人的診療信息、和行政管理信息通過收集、存儲、處理后提供給醫(yī)院所屬的各個部門進(jìn)行提取和交換，對用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)置滿足其對數(shù)據(jù)查詢、修改等功能的需求。目前，醫(yī)院行政管理數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代醫(yī)院的標(biāo)志之一。

一、簡述數(shù)字化辦公室管理模式

（一）數(shù)字化辦公簡介

辦公自動化是在20世紀(jì)70年代中期依托信息技術(shù)的興起而迅速發(fā)展起來的一種綜合性的新型辦公模式。在我國，專家將辦公自動化定義為一種將辦公活動放在人以外的現(xiàn)代化辦公設(shè)備中進(jìn)行，使人與設(shè)備共同協(xié)調(diào)服務(wù)于某種辦公目的的信息處理系統(tǒng)。

（二）數(shù)字化辦公管理模式特點

1、實時性。數(shù)字化辦公可以為資源共享和及時溝通提供相應(yīng)的交互環(huán)境。在遇到問題需要與相關(guān)人員取得聯(lián)系和有緊急信息需要及時發(fā)布時，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子協(xié)作，改變過去在緊急情況下無法及時溝通的情況，使得各個部門可以即時參與或進(jìn)行實時協(xié)作，提高工作效率。

2、可以對信息進(jìn)行廣泛管理和集成化處理。由于數(shù)字化辦公更注重于對文檔進(jìn)行組織管理和信息整合，這就使得系統(tǒng)用戶對信息進(jìn)行檢索和查詢時可以得到方便，避免了各部門之間進(jìn)行重復(fù)活動造成的資源浪費。

3、構(gòu)造知識門戶。數(shù)字化辦公室管理模式擁有著強大的網(wǎng)絡(luò)媒介優(yōu)勢，醫(yī)院可以借此構(gòu)建與世界的聯(lián)系，有利于醫(yī)院人員及時關(guān)注同行業(yè)最新學(xué)術(shù)動態(tài)和管理動態(tài)，同時還可以發(fā)布信息，吸引人才進(jìn)入，產(chǎn)生良好的對外宣傳作用。

二、醫(yī)院辦公情況現(xiàn)狀分析

由于醫(yī)院工作的特殊性，臨床醫(yī)務(wù)人員實行的是輪班制度，而行政管理部人員的工作則是公休制，兩者的工作時間難以協(xié)調(diào)，無法指定一個統(tǒng)一的時間標(biāo)準(zhǔn)。目前醫(yī)院的行政管理部門雖然已經(jīng)將計算機作為了日常辦公設(shè)備，但是其工作中使用的辦公軟件仍然以office和wps等常見辦公軟件居多，多是對文字和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行簡單處理和錄入。

三、數(shù)字化辦公模式在醫(yī)院行政管理中的具體應(yīng)用

基于當(dāng)前醫(yī)院行政管理模式中出現(xiàn)的不合理現(xiàn)象，進(jìn)行數(shù)字化辦公管理模式變革勢在必行。按照需求的不同，醫(yī)院數(shù)字化辦公管理模式可以分為四個部分逐一進(jìn)行，切實覆蓋醫(yī)院行政管理的方方面面。

（一）溝通聯(lián)絡(luò)方面

1、構(gòu)筑信息發(fā)布平臺。為了減少由時間和空間帶來的限制，保證信息傳達(dá)的及時性和有效性，可以根據(jù)信息內(nèi)容和信息受眾的需要建立擁有不同專欄的信息發(fā)布平臺，使信息根據(jù)不同需要分門別類地進(jìn)行滾動。而且還可以根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部人員分工不同設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，使得信息發(fā)布更具有指向性。

2、建立會議管理平臺。會議管理平臺可以在會議之前對會議進(jìn)行通知發(fā)布，提供對會議室的情況的查詢和預(yù)定，并告知相關(guān)的與會人員。會議中可以統(tǒng)計參會人員的情況和會議重點內(nèi)容，形成一份詳實的會議紀(jì)要。

3、構(gòu)建資源共享平臺。為了減少各部門由于信息資源無法交流而進(jìn)行的重復(fù)勞動，構(gòu)建資源共享平臺為醫(yī)院全體人員根據(jù)不同的權(quán)限提供可以共享的數(shù)據(jù)資源，提高各部門人員的工作效率。

4、搭建郵件聯(lián)絡(luò)平臺。方便院內(nèi)人員即時、靈活地傳遞信息，對一些郵件進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)和應(yīng)答。

5、筑起論壇交流平臺。一個得到良好管理的論壇交流平臺可以為醫(yī)院全體人員提供一個交流信息、探討問題的討論空間。利用論壇的實時、交互特性，院內(nèi)新聞和學(xué)術(shù)成果作為作為論壇的討論話題，帶動醫(yī)院人員參與到討論之中，借以增強醫(yī)院內(nèi)部的凝聚力和醫(yī)學(xué)研究討論的學(xué)術(shù)氛圍。

（二）業(yè)務(wù)管理方面

1、創(chuàng)建公文管理平臺。公文管理平臺可以使院內(nèi)公文在收文、傳閱、下發(fā)的過程中進(jìn)行自動流轉(zhuǎn)，自動建立一個文件的電子存檔，以便于未來有需要的情況下對文件進(jìn)行查閱、查詢和歸檔。

2、創(chuàng)建考勤、考核管理平臺。為減少人工操作失誤帶來的差錯，應(yīng)建立一個完善的考勤、考核管理平臺，將過去的紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)變?yōu)橄到y(tǒng)的數(shù)據(jù)。

3、薪酬管理平臺。要想建立一個科學(xué)有效的薪酬管理平臺，應(yīng)當(dāng)根據(jù)薪酬等級的不同，結(jié)合考勤情況和考核結(jié)果進(jìn)行設(shè)計。

（三）個人辦公?？梢詾獒t(yī)院內(nèi)部人員提供個人專屬辦公平臺，使其擁有自己的個人文件夾和工作日程安排計劃，從而對時間進(jìn)行統(tǒng)籌管理，合理安排規(guī)劃工作內(nèi)容，對臨時變動能夠做出及時的調(diào)整和相應(yīng)的安排。

（四）系統(tǒng)督辦。醫(yī)院數(shù)字化管理平臺應(yīng)當(dāng)在明晰醫(yī)院相關(guān)工作流程的基礎(chǔ)條件下，根據(jù)醫(yī)院的規(guī)章制度和辦公流程嚴(yán)格規(guī)范醫(yī)務(wù)人員的行為，杜絕人為操作中不按照制度章程辦事的現(xiàn)象，使得辦事過程透明化，有利于對工作進(jìn)程進(jìn)行客觀有效的監(jiān)督，提高醫(yī)院的制度執(zhí)行力。

四、數(shù)字化辦公模式中的難點及解決方案

在數(shù)字化管理平臺建設(shè)的過程中，由于一些原因使得一些問題得以顯現(xiàn)。最為顯著的就是信息安全問題。由于數(shù)字化辦公系統(tǒng)必須借助網(wǎng)絡(luò)作為媒介，在進(jìn)行相關(guān)建設(shè)時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)防火墻進(jìn)行設(shè)置，以其作為阻擋內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)間的交流屏障，保障信息安全。

結(jié)束語：傳統(tǒng)的辦公模式工作效率慢、信息傳遞不暢通，使用數(shù)字化辦公系統(tǒng)將會對對醫(yī)院提高行政管理水平，降低管理成本產(chǎn)生巨大的作用。但如何設(shè)計更科學(xué)合理辦公管理系統(tǒng)，仍需要在使用過程中不斷地探索和修正。