高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)建設研究

張艷麗

【摘要】隨著社會知識經(jīng)濟的增長，檔案工作也變得越來越重要，高校檔案管理人員作為檔案管理人員中的重要部分，必須跟上時代的要求和高校發(fā)展的需要，努力提升自己的素質(zhì)修養(yǎng)。只有提高高校檔案管理人員素質(zhì)，增強檔案意識，才能加決檔案管理工作的發(fā)展速度，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。本文就結(jié)合實際情況對高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)建設進行簡析。

【關鍵詞】高校 檔案管理 職業(yè)素養(yǎng)

高校不僅承載著教書育人的教育責任，而且還兼具著隨著社會的發(fā)展和時代的進步進行高精尖技術研發(fā)的社會責任，海量的數(shù)據(jù)信息承載著一代甚至幾代專家學者的刻苦鉆研的心血，是集體智慧的結(jié)晶，其相關檔案信息的管理工作就必須秉承嚴謹務實的態(tài)度開展。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

一談及檔案管理，很多人都會將其與海量的文本文檔聯(lián)系在一起，其實隨著科技水平的不斷發(fā)展，尤其是借助多媒體技術在文本信息上的應用，檔案管理已經(jīng)逐步實現(xiàn)了信息化、數(shù)字化管理。高校作為專業(yè)的學術研究機構，其檔案管理工作也在與時俱進的發(fā)生變化，目前除了必要的信息需要進行單一的紙質(zhì)操作之外，絕大多數(shù)的檔案信息都采取了文本文檔+電子文檔的管理模式，全面提升了高校檔案數(shù)字化管理的基本水平。

二、高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)建設面臨的問題

在所有靜態(tài)因素面前，可能對高校檔案管理工作造成影響的只有人為因素這種不可控因素了。盡管按照相關規(guī)定的要求，高校人力資源管理部門對從事檔案管理的工作人員加強了有效管理，但是筆者對部分高校檔案管理工作進行調(diào)研之后發(fā)現(xiàn)，其中有些問題的確叫突出。

其一，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，直接影響檔案管理質(zhì)量。數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)化雖然提升了高校檔案管理工作的水平，但是由于相關從業(yè)人員過度依賴傳統(tǒng)檔案管理方式，對于如何在多媒體環(huán)境中開展數(shù)字化檔案管理工作保持忽視甚至是抵觸的情緒，導致了部分高校檔案數(shù)字化管理徒有其名，形同虛設。

其二，檔案管理人員過度依賴數(shù)字化環(huán)境，導致檔案管理存在嚴重安全隱患。與上述情況截然不同的是，有些高校為了全面提升檔案數(shù)字化管理能力，在檔案管理人員工作崗位上安置了較多熟悉計算機多媒體技術的人員從事相關工作。這樣雖然在表面上看起來提升了檔案管理的數(shù)字化水平，但是由于這些人在工作中過度依賴計算機技術，沒有嚴格按照檔案管理的基本要求對原始文本文檔信息進行分類存檔處理，不僅導致大量文本信息處于失控管理狀態(tài)，還因為檔案信息在局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中沒有做好有效信息防護而存在泄密風險，嚴重違背了檔案管理工作的初衷。

三、提升高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)化措施

梳理高校檔案管理工作中，相關工作人員職業(yè)素養(yǎng)偏低的問題可以發(fā)現(xiàn)，從表面上來看是其個人能力不足以及相關的檔案管理制度與程序不完善所致，但是從本質(zhì)上來說，是因為其沒有將高校檔案的有序管理上升到去意識形態(tài)的高度上去重視所致。檔案管理工作的確比較枯燥、繁瑣，而且其成績與成果的積累也絕非一日之功，但是這些寶貴的信息所能產(chǎn)生的社會影響以及對社會主義市場經(jīng)濟體系完善所起到的作用絕非用金錢能夠衡量的。因此高校人事管理部門、思政部門必須對檔案管理高度重視，對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)優(yōu)化、提升高度關注。

一方面，集中有效資源，對檔案管理人員進行業(yè)務與職業(yè)道德素養(yǎng)培訓。檔案信息化管理的過程中，多媒體只能作為一種工具，絕對不能成為一種排他性的選擇。對于計算機多媒體技術偏弱的人員，要進行其業(yè)務技能的培訓提升；對于傳統(tǒng)檔案管理能力偏弱的人員，要進行檔案管理方式的強化培訓，這樣才能真正的體現(xiàn)出檔案管理工作的優(yōu)勢。在此基礎上，要對全員進行職業(yè)道德素養(yǎng)的專題教育，讓所有從業(yè)人員在檔案管理工作中獲得榮譽感，對檔案管理工作產(chǎn)生認同感。如果客觀條件具備的情況下，基層黨支部還可以借助“兩學一做”教育實踐活動的深度開展，依托“三會一課”平臺，加強檔案管理人員的思政教育。有些高校在這方面就探索出一條行之有效的模式，學校管理層不僅定期召開會議聽取負責檔案管理工作人員對學校數(shù)字化檔案改造、提升、管理的匯報，而且將檔案管理工作進行量化性處理，將責權利落實到人，讓檔案管理工作真正體現(xiàn)出與時俱進的優(yōu)勢。

另一方面，完善檔案管理程序化、制度化建設。令行禁止是檔案管理人員應當秉承的職業(yè)道德理念基礎。在檔案從傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)型的過程中，其制度的缺失不僅不能成為檔案管理人員工作懈怠的借口與理由，還應當成為其提升工作效率的源動力。高校檔案具有一定的特殊性，在信息完整、延續(xù)和保密上有特殊的要求，因此工作人員不僅要按照規(guī)定完成其傳統(tǒng)管理方式的存檔，也要做好數(shù)字化管理方式中的檔案分類和保密工作。特別是對涉及專項課題研究的周期性管理檔案，要嚴格按照學校保密委員會的相關要求，對檔案信息進行保密處理。一方面，對于數(shù)字檔案信息和紙質(zhì)檔案信息都設置訪問、調(diào)取權限，不僅不具備相應權限的人員不能完成提檔、調(diào)閱，就是專職檔案管理人員也必須按照工作性質(zhì)的區(qū)別來開展相關工作，確保檔案信息的完整性與保密性；另一方面，對于重要文獻資料，除了要按照相關規(guī)定做好信息的備份之外，還要對其保存環(huán)境中的溫濕度進行嚴格規(guī)范，進而確保原始檔案信息的精準無誤。上海復旦大學在檔案管理中就有嚴謹?shù)闹贫?，而且還對所有檔案信息的分類在國家標準的基礎上制定了一套校內(nèi)標準，其檔案信息與管理人員之間形成了“無縫式鏈接”，對提檔閱卷人員的信息進行記錄的同時，對所有包含電子檔案的計算機都實行了涉密管理。其精細的管理措施和檔案管理人員高效、務實、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L不僅得到了廣大師生的一致認可，而且還受到教育部、科技部、人社部等部門關注與肯定，讓人們對高校檔案管理完全改變了“編號+文件”的固態(tài)印象。

要勇于創(chuàng)新。創(chuàng)新是高等學校檔案發(fā)展的新動力。檔案管理人員要適應新形勢，緊跟時代步伐，更新思想觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，激發(fā)創(chuàng)新精神，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，同時結(jié)合本高校檔案管理的特點和要求，開創(chuàng)新得工作方式、方法。促進高等學校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。只有開拓思路，勇于創(chuàng)新，才能適應高等教育發(fā)展的新形勢和新要求。

參考文獻：

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