條形碼技術在藥庫管理中的應用

步路標，汪 紅，周 殷，劉 瑤，胡亞男，呂遷洲

0 引言

改善醫(yī)院藥庫的藥品管理，減輕工作人員的勞動強度，提高工作效率，減少差錯率，動態(tài)了解藥品流向，一直是藥劑科工作人員關心的問題。以往，醫(yī)院藥品的出庫、入庫、報單、驗收、信息錄入、盤點，均靠人工操作，工作效率低，又易出現(xiàn)差錯。隨著科技的進步，條形碼技術日益成熟[1-2]。條形碼技術在倉儲企業(yè)中已被廣泛應用。我院十分重視新技術的應用，已在醫(yī)院藥庫的藥品管理中引進了條形碼技術，并已取得了很好的效果。

1 條形碼應用的環(huán)境設置

局域網(wǎng)計算機1臺(有HIS系統(tǒng))，PDA掃描器，無線網(wǎng)絡、條形碼打印機。

2 信息的準備

2.1 藥品信息的準備 將在庫藥品的信息(包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、平臺統(tǒng)編碼等)與上海陽光醫(yī)藥采購平臺作比對，確保藥品信息在兩個平臺準確一致、無誤(圖1)。

2.2 倉位管理 為適應條形碼技術的應用，我們變革了傳統(tǒng)的藥品貨架擺放方式。首先，制定藥品存放流程，對每一個環(huán)節(jié)進行適應條形碼條件的優(yōu)化，同時解決不同批號藥品的重疊問題及貨架小而難以存置的困難；其次，制定藥品置入貨架原則：先為每一個藥品編制相應的貨柜碼，使每一個藥品都有獨立的貨位，再以有效期和批號作為區(qū)分同一藥品不同批次的存放依據(jù)，同時采取效期近的藥品放置于右側，須首先取用，效期遠的藥品放置于左側，后續(xù)使用的規(guī)則；再將藥庫庫存藥品的批號與信息庫中的數(shù)據(jù)進行比對，確認放置位置正確，保證貨架上的藥品批號順序，必須與信息庫中顯示的順序相同，同時后續(xù)進庫的藥品需按照此規(guī)則進行放置。

2.3 PDA掃描器設置 PDA掃描器上顯示的內容需與藥品驗收單一致，包括藥品的配送公司，配送公司配送至藥庫的標識，藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期，發(fā)票號碼等。

圖1 將在庫藥品信息與上海陽光醫(yī)藥采購平臺統(tǒng)編碼對碼

2.4 發(fā)票自動錄入的準備 依靠互聯(lián)網(wǎng)技術，我們利用上海陽光醫(yī)藥采購平臺給予的已配送信息，包括藥品的品稱、數(shù)量等信息和完整的發(fā)票信息，將兩組信息相互組合比對，不得有缺項或不相符項目。如比對正確，則在HIS系統(tǒng)中輸入相應的信息，在確認正確無誤時，完成信息輸入。有缺項或不相符的，則不作輸入。

2.5 出庫條形碼的準備 接收條形碼的部門是藥房，因此，條形碼的內容要根據(jù)藥房的要求制作，條形碼所含藥品的信息參考藥庫PDA掃描器中的信息，同時作必要的修改和取舍(圖2)。

圖2 藥品出庫條形碼

2.6 盤點的準備 利用HIS系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，把必要的信息存儲在PDA掃描器。儲存的信息包括藥品名稱、制造商、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期等。

3 使用條形碼技術后的效果

3.1 藥品采購方式的變化 多年來，藥庫采購多是通過電話語音通知醫(yī)藥公司，耗時費力，有時還會出現(xiàn)傳輸錯誤。上海陽光醫(yī)藥采購平臺的前身為上海張江藥品采購平臺，成立后通過網(wǎng)絡傳輸藥品信息，省時省力。

現(xiàn)在，上海的醫(yī)院已經(jīng)全部加入了上海陽光醫(yī)藥采購平臺，并有近百家供藥企業(yè)和醫(yī)藥公司參與，創(chuàng)建了首個統(tǒng)編藥品字典，并由物價部門、社會醫(yī)療保險管理部門、衛(wèi)生和計劃生育委員會等聯(lián)合發(fā)布相關信息，形成藥品標準信息。

藥品采購信息上傳到上海陽光醫(yī)藥采購平臺，上海陽光醫(yī)藥采購平臺把所需的藥品信息傳到各醫(yī)藥公司，醫(yī)藥公司收到藥品信息后，按藥品信息配發(fā)藥品，同時產生條形碼；采購平臺將藥品信息、發(fā)票信息和條形碼傳給藥庫。條形碼所含的信息包括藥品所屬公司，藥品發(fā)送的醫(yī)院，藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期、配送日期等(圖3)。

圖3 藥品采購方式流程圖

上海陽光醫(yī)藥采購平臺正式上線后，我們將陽光平臺處置的數(shù)據(jù)，導入醫(yī)院藥庫平臺，確保了藥品入庫和出庫的流向，這不僅提高了工作效率，還極大地降低了差錯率。我們利用工作效率=工作量÷工作時間這個公式，計算工作效率，未使用藥品采購平臺前即手工操作期，平均每天采購條數(shù)為274條，工作效率是5；上海張江藥品采購平臺期間平均每天采購條數(shù)為372條，工作效率是33；上海陽光醫(yī)藥采購平臺期間平均每天采購條數(shù)為409條，工作效率是133。結果表明，互聯(lián)網(wǎng)技術提高了藥庫的工作效率。

3.2 藥品入庫方式變化 以前，藥庫的工作人員僅憑經(jīng)驗驗收藥品，憑記憶力尋找貨位上的藥品，工作效率及準確性不盡人意；對藥品有效期的快速驗收問題也始終無法解決，工作模式很多年沒有改變。

現(xiàn)在，在藥品入庫前，藥庫工作人員通過互聯(lián)網(wǎng)將進庫的藥品信息傳入PDA掃描器，在驗收藥品時，只要掃描醫(yī)藥公司貼在藥品包裝箱上的條形碼，藥品信息立即顯示在PDA掃描器上，顯示的內容包括藥品配送日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、批號、有效期等，經(jīng)核對無誤后，工作人員根據(jù)PDA掃描器上顯示的貨柜碼位置，按照批號管理的要求上架即可，完成有序入庫。驗收不合格的藥品，只需點擊PDA掃描器上的拒收按鈕，即可完成退貨(圖4)。

圖4 采購藥品入庫流程圖

在手工操作期驗收藥品時，工作人員需要記錄藥品名稱、數(shù)量、批號、有效期等信息。結束后，以此記錄核對發(fā)票。平均每人完成每個藥品入庫的時間是80 s，工作效率是0.75；入庫完成后核對驗收時的記錄單和發(fā)票，需時15 s，工作效率是4。使用上海張江藥品采購平臺和上海陽光醫(yī)藥采購平臺后，由計算機記錄驗收過程，不需要人工記錄，平均每人完成每個藥品的入庫時間均是50 s，工作效率分別是1.20和1.19；入庫完成后核對發(fā)票，只需在電腦中查閱是否有遺漏即可，需時2 min，工作效率分別是186和204。結果表明，利用條形碼掃描入庫藥品明顯提高工作效率，見表1、表2。

3.3 發(fā)票的錄入 沒有應用平臺時，藥庫對發(fā)票的處理是全部采用人工輸入，需要輸入發(fā)票代碼、號碼，藥品輸入碼，藥品的批號、有效期、數(shù)量、金額等，工作量大，且容易出錯。為防止出錯，我們設置了差錯提醒功能，避免發(fā)票重復輸入，價格、數(shù)量等錯誤，把差錯降到最低。工作人員輸入1張發(fā)票需要42 s，工作效率為1.42。這項工作需要2位工作人員參與。

表1 發(fā)票核對方式的對比

釆用上海張江藥品采購平臺后，我們利用醫(yī)藥公司回復的發(fā)票信息，將信息導入HIS系統(tǒng)，由藥庫工作人員在HIS系統(tǒng)中核對關鍵數(shù)據(jù)信息，經(jīng)核對無誤后，完成發(fā)票錄入。工作人員只需輸入發(fā)票號碼和金額，平臺系統(tǒng)會自動從回復的信息中過濾出這張發(fā)票的信息，經(jīng)工作人員確認無誤。為防止差錯，我們仍沿用差錯提醒功能。工作人員輸入1張發(fā)票需要19 s，工作效率為3.15。這項工作需要2位工作人員參與。

釆用上海陽光藥品采購平臺后，在驗收藥品入庫的同時可完成發(fā)票的錄入。如果兩組信息有缺項或不相符，說明藥品、配送信息、發(fā)票之間有錯誤，在入庫時會被系統(tǒng)拒絕入庫，避免差錯的出現(xiàn)。見表3。

3.4 藥品出庫 藥品出庫時，藥庫發(fā)藥系統(tǒng)界面會自動生成條形碼，再將條形碼打印后備用。藥庫工作人員按照藥品配發(fā)單上的品種、數(shù)量、批號發(fā)放藥品并打包。每個打包箱只放1種藥品，以便藥房的核對。條形碼黏貼在打包箱指定的位置，整件的藥品條形碼也黏貼在指定的位置。最后在計算機中記賬完成出庫。

為實現(xiàn)批號管理和批號跟蹤，減少藥房在批號管理上的困難，更好地配合藥房工作人員掃描工作，我們在出庫的記賬方式上做了修改。即藥品出庫記賬后，不直接在藥庫的庫存中減去加入到藥房庫存中，而是置于虛擬區(qū)等待，進入虛擬區(qū)等待的藥品信息被定向鎖定，無法更改。在這種狀態(tài)下，藥房驗收出庫藥品時，這個藥品信息數(shù)據(jù)才能從虛擬區(qū)進入到藥房庫存，直至全部驗收完成(圖5、圖6)。這種處置減少了藥房在批號管理上的誤差，優(yōu)化了精細化管理和批號管理。

表2 入庫藥品驗收工作效率對比

表3 發(fā)票錄入方式的對比

圖5 更改記賬方式前的流程圖

圖6 更改記賬方式后的流程圖

3.5 藥房的藥品入庫 藥房的藥品入庫方式沿用了藥庫的方式。PDA掃描器上的貨柜碼改成了藥房的貨柜碼。利用PDA掃描器驗收，也改變了藥房藥品入庫的工作模式，在1個藥品進入藥房的同時，核對了批號和數(shù)量，廢棄了以前靠手工記錄再核對的工作模式。藥房一次大約領藥370條，利用PDA掃描器驗收，極大地提高了工作效率。見表4。

表4 藥房藥品入庫方式的對比

3.6 盤點 利用HIS系統(tǒng)中數(shù)據(jù)，把需要的數(shù)據(jù)直接導入PDA掃描器即可。在整個盤點過程中，盤點結果可在計算機中查詢。

4 討論

對于藥庫藥品流程的科學化管理一直是藥學人員探索的課題。以條形碼技術為主導的信息管理系統(tǒng)，不僅提高了工作效率，而且降低了差錯率，節(jié)省了人力，優(yōu)化了藥品入庫、出庫的所有程序[3-4]。

條形碼技術是該藥品管理系統(tǒng)的核心技術，條形碼中錄入了藥品的各種信息，這種信息可隨時取得，極大地方便了藥品管理。條形碼技術的應用，可保障藥品的跟蹤管理，掌控藥品周轉過程，真正實現(xiàn)了藥品從采購到藥房的現(xiàn)代化管理。條形碼技術的實施，也為藥品的逆向追查和藥品回收提供了可靠數(shù)據(jù)，完善了藥品的全程管理[5-7]。

同時，條形碼技術是一種應用方便、實用性強、信息量大、成本低、識別性高、傳遞速度快的自動識別技術。它對設備要求低，投入成本低，對工作人員不需要特別培訓，適宜更大范圍推廣應用。

綜上所述，將條形碼技術引入到藥庫管理中，技術可靠，減輕了工作人員的勞動強度，提高了工作效率，改變了藥庫工作和管理模式，是藥品管理的重要組成部分，值得在醫(yī)院藥庫管理中應用。

參考文獻：

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