論如何做好房產(chǎn)檔案管理

王麗麗

摘 要：隨著信息時(shí)代建設(shè)的逐步加快以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益成熟，如何將信息技術(shù)方法引入到房產(chǎn)檔案管理工作中是當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題之一。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入不僅提高的房產(chǎn)檔案管理工作效率和質(zhì)量，還可以增強(qiáng)信息共享度；但是也存在嚴(yán)重的安全隱患問(wèn)題。針對(duì)這一現(xiàn)實(shí)矛盾，本文分析了現(xiàn)價(jià)段房產(chǎn)檔案管理工作中存在問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決措施，如改革觀念、提高意識(shí)，更新管理模式、提高效率，重視信息安全和建立健全的管理制度等，進(jìn)而促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作水平和質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)；檔案管理；信息化

現(xiàn)階段是信息技術(shù)大發(fā)展時(shí)期，各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷應(yīng)用于各行各業(yè)并逐漸普及，取代了傳統(tǒng)的檔案管理、數(shù)據(jù)處理等手段與方法[1]。計(jì)算機(jī)的發(fā)展是日新月異的，隨著技術(shù)的逐步發(fā)展與完善，新的存儲(chǔ)方式逐漸替代了舊的方式?；诖嗽颍谛畔F(xiàn)代化階段房產(chǎn)檔案管理工作也發(fā)生了變化，從事檔案管理的人員只有及時(shí)的吸取先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，才能跟緊時(shí)代前進(jìn)的步伐，才能在工作過(guò)程中創(chuàng)造出新的管理模式，使得房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量和效率逐步提升，進(jìn)而滿足廣大民眾的需求。

1 改革觀念，提高意識(shí)

時(shí)代發(fā)展的主體之一是創(chuàng)新發(fā)展，創(chuàng)新融入到了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各領(lǐng)域。特別是不同的領(lǐng)域引入計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，不僅減少了大量的工作量，還可以將成果做出不同的轉(zhuǎn)換，也可以大批量復(fù)制成果，極大程度上提升了成果的利用率和利用效率[2]。尤其是網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的今天，房產(chǎn)檔案管理行業(yè)也要引入相關(guān)的、適合的、先進(jìn)的管理系統(tǒng)，以滿足社會(huì)市場(chǎng)的需要，這就要求從事房產(chǎn)檔案管理的人員不斷的加強(qiáng)信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷的在實(shí)踐中改革管理觀念，探索更新檔案管理工作的新方法。而作為方向檔案管理的相關(guān)部門，要通過(guò)不同的渠道加強(qiáng)員工的信息化檔案管理的教育工作，逐步的提升從業(yè)人員的管理水平，使得在房產(chǎn)檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用。但是必須說(shuō)明的是，從事檔案管理的從業(yè)人員，必須在日常的工作中總結(jié)出適合于自己的、適合于當(dāng)?shù)貦n案管理的行之有效的辦法，并增強(qiáng)自身主動(dòng)探索的服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而提高房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和效率。

2 更新管理模式，提高效率

信息化的大爆發(fā)，加劇了人才之間的競(jìng)爭(zhēng)力度，在這種大環(huán)境下，從事房產(chǎn)檔案管理的工作人員必須采取先進(jìn)的管理模式，才有可能提高管理效率。

2.1 建立合理的獎(jiǎng)懲制度

對(duì)于管理層部門來(lái)說(shuō)，要建立一個(gè)健全的目標(biāo)管理機(jī)制，以促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作順利進(jìn)行并做到有章可循[1-2]。此外，還需要建立更為合理的獎(jiǎng)懲制度，將房產(chǎn)檔案管理工作的效率與從業(yè)人員的薪資掛鉤，進(jìn)而促進(jìn)工作人員的積極性，也可以通過(guò)此種方法進(jìn)行優(yōu)勝劣汰，將不適合于從事檔案管理工作的從業(yè)人員進(jìn)行加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)或者轉(zhuǎn)換適合的崗位。使用合理的獎(jiǎng)懲制度，在某種程度上也是對(duì)從業(yè)人員的一種約束，也為管理工作者創(chuàng)造了更好的工作環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的提升和效率的提高。

2.2 積極引入先進(jìn)管理技術(shù)

信息化時(shí)代的進(jìn)程是不可逆轉(zhuǎn)的，因此我們必須順應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的步伐，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)引入自身行業(yè)，以提高資源共享率和自動(dòng)化水平[3]。房產(chǎn)檔案管理工作的自動(dòng)化水平，一般可以從兩個(gè)方面入手，一是將早期階段的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，一般使用掃描儀或者其他儀器來(lái)完成，通過(guò)這項(xiàng)工作就可以將原始檔案通過(guò)圖片、文字等的方式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、甚至是網(wǎng)絡(luò)中，這樣不僅可以增加資料信息的共享度，而且極為有利于日常管理需要而進(jìn)行查閱、搜索等工作；二是要加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理工作的配置建設(shè)，可以通過(guò)引入成熟的檔案管理軟件，根據(jù)軟件的特征構(gòu)建數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至是建立相應(yīng)的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)等。我國(guó)早階段檔案管理僅僅是檔案管理部門內(nèi)部使用，因此在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了不規(guī)范化、沒(méi)有形成一個(gè)整體，導(dǎo)致管理模式單一，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，甚至是不同的地區(qū)有著不同的管理方式方法存在，這些對(duì)于信息的利用和共享率均不利。鑒于此，房產(chǎn)檔案管理部門一定要引起高度重視，加快檔案管理的信息化建設(shè)，同時(shí)制定相關(guān)規(guī)章制度，使用標(biāo)準(zhǔn)性的要求建立相應(yīng)的文字?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)、圖片數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，從而提高房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和效率以及共享率。

2.3 加強(qiáng)從業(yè)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)

信息時(shí)代是一個(gè)不斷發(fā)展與變化的時(shí)代，其信息技術(shù)也在不斷的更新和完善，這就要求從事房產(chǎn)檔案管理工作的人員一定要隨之俱進(jìn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，探索能夠滿足檔案管理需求的新方法，提高自身的業(yè)務(wù)能力和檔案管理水平。

3 重視信息安全

加強(qiáng)房產(chǎn)檔案工作主要是為了確保檔案信息的安全性。雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于不同的行業(yè)領(lǐng)域之中，在極大程度上提升了檔案管理的質(zhì)量和效率等，數(shù)字化程度的全面鋪開(kāi)，利于以后信息化共享時(shí)代的發(fā)展。但是，現(xiàn)階段我國(guó)大多數(shù)從事房產(chǎn)檔案管理工作的人員不能夠熟練地掌握信息技術(shù)處理方法，導(dǎo)致現(xiàn)階段的數(shù)字化房產(chǎn)檔案存在著較為嚴(yán)重的安全隱患。截至目前為止，存在的安全隱患主要包括了一下幾個(gè)方面：

（1）房產(chǎn)檔案管理方面缺失相應(yīng)的保護(hù)系統(tǒng)，容易遭受到不法分子的惡意攻擊，當(dāng)入侵之后可以操控后臺(tái)管理，進(jìn)而隨意的串改相應(yīng)的內(nèi)容。

（2）隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒活動(dòng)也越來(lái)越頻繁，給數(shù)字化檔案和管理工作帶來(lái)了嚴(yán)重的威脅。

（3）相關(guān)從業(yè)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全工作的意識(shí)不夠警惕，容易導(dǎo)致數(shù)字化信息的丟失、損壞等問(wèn)題。

通過(guò)上述的總結(jié)，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)該引入相應(yīng)保護(hù)系統(tǒng)，并對(duì)其他具體問(wèn)題提出新的解決辦法。房產(chǎn)檔案管理部門可以通過(guò)定期的組織從業(yè)人員展開(kāi)專業(yè)培訓(xùn)和信息技術(shù)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)提高從業(yè)人員應(yīng)用信息技術(shù)的水平和增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全隱患的意識(shí)；此外還可以通過(guò)定期的排查及維護(hù)網(wǎng)絡(luò)；工作人員要及時(shí)的做好房產(chǎn)檔案信息資料的備份工作。只有通過(guò)這些細(xì)微的工作方法和工作態(tài)度，在很大程度上可以降低網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的威脅。

4 建立健全的管理制度

健全的管理制度是一個(gè)行業(yè)得以發(fā)展的重要保障之一，房產(chǎn)檔案管理工作包括了檔案資料的搜集過(guò)程，在此過(guò)程中一定要建立健全的管理制度，以便于確保所有相關(guān)信息均是收集齊全的，而沒(méi)有因人為因素漏掉重要的信息。另外，作為房產(chǎn)檔案管理從業(yè)人員中的一員，要加強(qiáng)內(nèi)部之間的交流、學(xué)習(xí)好的管理經(jīng)驗(yàn)之外，還要加強(qiáng)多部門之間的溝通交流，在一定層面上可以減少重要信息資料遺漏等問(wèn)題的發(fā)生。最重要的是，房產(chǎn)檔案管理部門要借助不同的渠道加強(qiáng)從業(yè)人員檔案管理的意識(shí)，積極地配合檔案管理人員搜集信息工作等，可以有效的確保檔案管理工作順利進(jìn)行，進(jìn)而提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量和水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)本文的分析總結(jié)，房產(chǎn)檔案管理工作的改革是一個(gè)較為復(fù)雜而系統(tǒng)的工程。借助網(wǎng)絡(luò)信息化的優(yōu)勢(shì)，可以彌補(bǔ)房產(chǎn)檔案管理工作的繁瑣與利用率不高的短板，從業(yè)人員把創(chuàng)新融入到工作中，不斷的改革管理模式，管理方式方法，加強(qiáng)員工的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)教育，提高房產(chǎn)檔案管理工作的意識(shí)，進(jìn)而提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)

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