研究所數(shù)字文書檔案室研究與實(shí)踐

王寰 丁紅 楊爽

摘 要：本文從信息化和檔案管理角度，提出了數(shù)字文書檔案室的概念，在研究北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所文書檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對(duì)公文與文書檔案數(shù)字一體化管理，圍繞數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)改進(jìn)，結(jié)合數(shù)字檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)和檔案管理隊(duì)伍轉(zhuǎn)型，研究數(shù)字文書檔案室的探索實(shí)踐，并對(duì)數(shù)字文書檔案室提出發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：研究所；數(shù)字檔案；檔案管理

1 數(shù)字檔案室

數(shù)字檔案室是檔案室的新型組織型式，是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理的組織機(jī)構(gòu)。數(shù)字檔案室是實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。研究所數(shù)字檔案室的建設(shè)有利于科研生產(chǎn)服務(wù)能力拓展。

2 研究所文書檔案的管理現(xiàn)狀

2.1 文書檔案的范疇及重要性

研究所文書檔案是指單位在科研生產(chǎn)、行政工作、黨群及經(jīng)營等管理活動(dòng)中直接形成的、具有價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，主要包括由上級(jí)或所經(jīng)過規(guī)定的行文程序制發(fā)，具有固定格式和版頭及文號(hào)的公文，及由文書部門承辦的收、發(fā)文。

文書檔案是各門類檔案的重要組成部分，其管理水平對(duì)研究所的科研生產(chǎn)及經(jīng)營管理有著不可忽視的作用和意義。

2.2 文書檔案的管理方式

研究所文書的管理分為兩個(gè)階段：公文階段和檔案階段。所辦公室是公文階段的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)公文的收文、發(fā)文過程管理和預(yù)立卷、歸檔工作。公文管理人員將公文基本信息實(shí)時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)（瀚海之星），并按管理制度對(duì)文件實(shí)行受控管理。所辦公室將重要的有利用參考價(jià)值的公文，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定規(guī)律，以 “件”為單位，分類整理，按年度進(jìn)行裝盒組卷并移交檔案部門歸檔。

研究所檔案室承擔(dān)檔案階段的管理職責(zé)，在接收文書預(yù)立卷后，利用檔案管理系統(tǒng)軟件（瀚海之星），依據(jù)系統(tǒng)中已存在的文件條目信息，為每份文件配備相應(yīng)數(shù)字條形碼，通過識(shí)別條形碼中的電子數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中完成文件提取，組成對(duì)應(yīng)實(shí)物案卷的電子案卷。電子案卷中條目信息清晰，能直接反映此卷文書檔案的基本情況和庫存位置，方便檔案管理者提供借閱。標(biāo)準(zhǔn)的借閱流程是借閱者通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），開啟檔案借閱審批流程，檔案管理者依照借閱管理要求為使用者提供服務(wù)，如圖2.1所示。

3 數(shù)字文書檔案室總體構(gòu)想

數(shù)字文書檔案室是指以電子文書檔案為對(duì)象，以數(shù)字化為手段，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行有序處理和集成管理，實(shí)現(xiàn)電子文書成文、審批、發(fā)布、整理、保護(hù)、歸檔、保管、共享、知識(shí)化利用的檔案管理模式。

3.1 公文數(shù)字管理系統(tǒng)構(gòu)建

目前研究所采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），實(shí)現(xiàn)文書電子文件的管理，全過程包括擬稿、審批、發(fā)放、歸檔等環(huán)節(jié)。 OA系統(tǒng)中發(fā)文及收文管控是數(shù)字檔案庫的基礎(chǔ)資源，是建設(shè)數(shù)字檔案室的必備條件。現(xiàn)就公文發(fā)文和收文實(shí)現(xiàn)數(shù)字化過程解析如下。

3.1.1發(fā)文流程

發(fā)文的基本流程：擬稿->核稿->核文->規(guī)章制度審核->會(huì)簽->簽發(fā)->發(fā)前擬辦->打印->校對(duì)->蓋章->規(guī)章制度發(fā)布->機(jī)要?dú)w檔，見表3.1。

當(dāng)擬稿人發(fā)起一項(xiàng)發(fā)文任務(wù)后，此項(xiàng)任務(wù)在流程中的每位用戶OA主頁的“待辦事宜”模塊中均可顯示，而督辦事宜公文管理員可在督辦事宜內(nèi)設(shè)置任意流程轉(zhuǎn)向，防止出現(xiàn)流程中的人員長(zhǎng)期不在（如出差）無法運(yùn)轉(zhuǎn)下去的情況。

3.1.2研究所與上級(jí)機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)集成

研究所與上級(jí)機(jī)關(guān)（研究院）已實(shí)現(xiàn)公文收文與發(fā)文數(shù)據(jù)接口集成。通過OA系統(tǒng)，研究所能夠及時(shí)準(zhǔn)確接收到上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的電子公文，在所OA系統(tǒng)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)公文管理。集成格式如下：

3.2 數(shù)字檔案管理平臺(tái)構(gòu)建

研究所已深入應(yīng)用瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)管理文書檔案，其實(shí)用性與先進(jìn)性相結(jié)合，滿足檔案室對(duì)復(fù)雜檔案文件管理需求及所內(nèi)人員對(duì)檔案文件的查詢、借閱要求。瀚海之星管理系統(tǒng)已成為研究所數(shù)字檔案室的重要組成部分，與其他應(yīng)用系統(tǒng)（包括PDM 系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等）通過通用集成接口進(jìn)行集成（如圖3.2所示），實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室數(shù)字化構(gòu)架。

3.2.1 OA系統(tǒng)與瀚海之星系統(tǒng)集成

通過集成模塊，OA系統(tǒng)中的文書可導(dǎo)出為指定位置、指定格式的XML文件，瀚海之星的接口程序會(huì)自動(dòng)導(dǎo)入這些文件。這種集成方案保證了集成的可擴(kuò)展性。自動(dòng)導(dǎo)入模式應(yīng)用于常規(guī)的、有共性的管理文件，即在OA系統(tǒng)中設(shè)定一些條件和規(guī)則，使?jié)M足條件的管理文件自動(dòng)導(dǎo)入瀚海之星。對(duì)于其它管理文件，可采用半自動(dòng)模式，人工在OA系統(tǒng)中選擇要導(dǎo)入的目標(biāo)文件，然后手動(dòng)執(zhí)行導(dǎo)入，系統(tǒng)后臺(tái)則會(huì)生成一個(gè)XML文件，并通過接口程序自動(dòng)導(dǎo)入到瀚海之星中。

3.2.2 數(shù)字文書檔案的利用

數(shù)字文書檔案室以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為資源庫和應(yīng)用平臺(tái)，已實(shí)現(xiàn)資源發(fā)布、檔案查詢、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。通過運(yùn)用最新檢索技術(shù)，檔案管理者可對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的查詢，并根據(jù)使用權(quán)限為檔案利用者提供檔案全文服務(wù)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的集成實(shí)現(xiàn)了發(fā)布檔案信息和信息資源的共享，依托OA文件借閱審批流程完成對(duì)電子文件的借閱管控，如圖3.3所示。

數(shù)字文書的檔案信息智能編研、檔案利用訪問量統(tǒng)計(jì)、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作可通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)完成。數(shù)字檔案系統(tǒng)管理員必須對(duì)用戶、數(shù)據(jù)項(xiàng)、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，進(jìn)行門類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護(hù)工作。對(duì)于研究所內(nèi)檔案信息資源的借閱利用，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)配備精密、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目刂苼砉芾頇n案資源的瀏覽、查看權(quán)限。權(quán)限內(nèi)的檔案資源可以查看；對(duì)于權(quán)限范圍以外的非公開檔案資源，需按照嚴(yán)格的審批流程進(jìn)行網(wǎng)上借閱。數(shù)字文書檔案的管理模式致力于最大化的為檔案使用者提供最優(yōu)、最方便的服務(wù)。

4數(shù)字文書檔案室改進(jìn)策略探討

4.1 數(shù)字檔案信息安全建設(shè)

數(shù)字檔案信息資源是單位乃至國家的寶貴財(cái)富，檔案信息安全也是研究所質(zhì)量工作和保密工作的重要組成部分，確保檔案信息安全，既是檔案工作永恒的主題，也是研究所信息安全工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

4.1.1 數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建

標(biāo)準(zhǔn)是人們?yōu)槟撤N目的和需要而提出的統(tǒng)一性要求，是對(duì)一定范圍內(nèi)的重要性事務(wù)和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)體系是指將規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)的各個(gè)流程、環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有機(jī)統(tǒng)一而形成的一個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系、功能得到最大發(fā)揮的標(biāo)準(zhǔn)有機(jī)整體。嚴(yán)格遵照信息化和檔案管理方面的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館各項(xiàng)功能的必要前提。 數(shù)字文書檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范如表1所列。

4.1.2 檔案信息安全的技術(shù)支撐

研究所數(shù)字檔案管理機(jī)制，應(yīng)遵照分級(jí)評(píng)測(cè)保密認(rèn)證的三員管理規(guī)范，即系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計(jì)管理員三權(quán)分立，分別進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境基本配置、系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)及權(quán)限配置、系統(tǒng)運(yùn)行日志審計(jì)的工作。為防止通過篡改數(shù)據(jù)庫中文件相關(guān)記錄實(shí)現(xiàn)非法瀏覽等操作，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)為所有文件記錄增加指紋信息，在對(duì)文件進(jìn)行瀏覽或其他操作時(shí)進(jìn)行指紋信息認(rèn)證，認(rèn)證失敗時(shí)禁止相關(guān)操作并進(jìn)行日志記錄。同時(shí)通過后臺(tái)服務(wù)定時(shí)檢查指紋信息是否被篡改，發(fā)現(xiàn)異常時(shí)進(jìn)行日志記錄并向管理員發(fā)送警告信息。

4.2 數(shù)字檔案的資源建設(shè)

針對(duì)于目前逐步發(fā)展的無紙化辦公模式，文書檔案的電子資源及公文的原生電子文件已具備成為數(shù)字文書檔案室的基礎(chǔ)。公文從建立、簽署、審批、發(fā)布、流轉(zhuǎn)、分發(fā)已全部實(shí)現(xiàn)電子流程，且具備電子文件的唯一性與合規(guī)性。文件檔案管理人員在接收到電子公文后，納入電子檔案受控系統(tǒng)進(jìn)行管控。目前，檔案管理系統(tǒng)通過利用信息化手段開發(fā)電子檔案管理功能，可以直接獲取檔案管理者接收到的公文，并根據(jù)來文單位進(jìn)行分類，直接進(jìn)入電子檔案庫。后續(xù)，由檔案管理者根據(jù)文書檔案管理規(guī)則，對(duì)電子公文進(jìn)行系統(tǒng)組卷、編制檔號(hào)及錄入成為檢索條件的全部檔案屬性信息，點(diǎn)擊電子歸檔按鍵，完成電子實(shí)體受控入庫。

檔案利用者（用戶）通過自己的電腦可在檔案管理軟件的客戶端自助查詢所需檔案。由于研究所研制工作的特殊性，用戶只能查詢和使用與自身密級(jí)和業(yè)務(wù)范圍相關(guān)的檔案。用戶查詢進(jìn)行選定后，發(fā)起借閱審批流程，經(jīng)流程各節(jié)點(diǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后，檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)向該用戶開放所選檔案的瀏覽權(quán)限，用戶在自己的電腦上就可以瀏覽該檔案。數(shù)字檔案的借閱管理規(guī)定同紙質(zhì)檔案是一致的，按照檔案密級(jí)開放使用期限，到期時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)關(guān)閉權(quán)限，用戶不再能查看此數(shù)字檔案。

4.3檔案利用的知識(shí)化建設(shè)

區(qū)別于傳統(tǒng)檔案室的被動(dòng)借閱模式，數(shù)字檔案室通過對(duì)檔案信息資源主動(dòng)打包推送的方式，及時(shí)有效的發(fā)揮了檔案信息資源的價(jià)值。通過銜接上級(jí)機(jī)關(guān)知識(shí)管理平臺(tái)（CALT-KMS）、AVIDM、全文門類檔案庫、情報(bào)創(chuàng)新平臺(tái)等系統(tǒng)，以產(chǎn)品設(shè)計(jì)平臺(tái)（基于AVIDM）和產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)平臺(tái)（基于產(chǎn)研通）為核心應(yīng)用支點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的轉(zhuǎn)化、整理、整合和“情境化”獲取應(yīng)用。

研究所知識(shí)可劃分為四個(gè)層面：數(shù)據(jù)→信息→知識(shí)→智慧，智慧是廣義和最高層次的知識(shí)，加入了人工智能，能睿智有效地整合、選擇與利用知識(shí)的內(nèi)在能力，基于信息技術(shù)創(chuàng)新管理機(jī)制使知識(shí)智慧化應(yīng)用成為可能。結(jié)合實(shí)際需求，知識(shí)管理過程可劃分為五個(gè)階段：采集→整理→存儲(chǔ)→獲取→創(chuàng)造，根據(jù)研究所科研生產(chǎn)和綜合管理發(fā)展情境，形成了知識(shí)服務(wù)的立體格局，如圖4.1所示。

基于研究所知識(shí)服務(wù)立體格局構(gòu)想，數(shù)字文書檔案室以情境化知識(shí)管理戰(zhàn)略為指導(dǎo)，挖掘文書檔案中的知識(shí)源，利用新知識(shí)媒體，使文書檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)化、情境化、智能化?，F(xiàn)以文書檔案中規(guī)章制度知識(shí)源為例進(jìn)行解析：

檔案管理者在對(duì)數(shù)字檔案室中知識(shí)分類的基礎(chǔ)上，研究所規(guī)章制度檔案，根據(jù)內(nèi)容提取相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，并制作電子模板及內(nèi)容提示。依據(jù)各部門人員使用范圍及權(quán)限，將每一個(gè)知識(shí)源分配到相應(yīng)的工作人員的辦公自動(dòng)化管理平臺(tái)，使用者在工作環(huán)節(jié)中會(huì)接收到系統(tǒng)自動(dòng)推送的知識(shí)源提示，如有需要可點(diǎn)開此提示，獲取相應(yīng)的知識(shí)以輔助工作順利進(jìn)行。在下達(dá)計(jì)劃、實(shí)施過程（含制造工藝）和編寫文檔等實(shí)例化過程中，知識(shí)資源情境化推送和使用的優(yōu)勢(shì)可得到最大限度的發(fā)揮。

4.4管理人員隊(duì)伍建設(shè)

在信息化管理模式下，檔案工作已從過去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案庫房，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€(gè)多元化的、適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展需求的數(shù)字檔案室。在檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)下，檔案員必須向知識(shí)管理員轉(zhuǎn)型，既掌握信息化管理知識(shí)，能夠用數(shù)字化手段管理數(shù)字檔案室，又具備深入挖掘檔案資源中知識(shí)的能力，利用檔案編研成果、情報(bào)服務(wù)成果，滿足研究所對(duì)檔案信息深度利用的需要。知識(shí)管理隊(duì)伍已成為知識(shí)貨架型管理、基于過程需求的知識(shí)問答式互動(dòng)、面向知識(shí)貢獻(xiàn)的管理機(jī)制中的重要組成部分。同時(shí)，促進(jìn)文件檔案隊(duì)伍能力提升，也是構(gòu)建知識(shí)管理任職資格體系的主要內(nèi)容。

5結(jié)論

北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字文書檔案室的系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)，伴隨著數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能的升級(jí)與完善，數(shù)字檔案室將實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化管理模式。研究所數(shù)字文書檔案室的建設(shè)將在國家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的引領(lǐng)下，在集團(tuán)公司、院檔案館的領(lǐng)導(dǎo)下，在全體檔案工作者孜孜不倦的努力下穩(wěn)步前進(jìn)。

作者簡(jiǎn)介

王寰（1982-），女，黑龍江牡丹江人，館員，北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所，從事檔案管理工作。

丁紅（1969-），女，上海黃浦區(qū)人，工程師，北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所，從事檔案管理工作。

楊爽（1990-），女，湖北襄陽人，館員，北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所，從事檔案管理工作。