淺析提升檔案管理科學(xué)化策略

孫沛睿

摘 要：對(duì)于當(dāng)前社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理是相當(dāng)重要的內(nèi)容，無(wú)論是當(dāng)下的高校、事業(yè)單位，還是政府機(jī)關(guān)部門都需要有效做好檔案管理工作，并且通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平來(lái)不斷提升整個(gè)管理工作的質(zhì)量與效率。本文對(duì)當(dāng)下檔案管理存在的問(wèn)題以及提升其科學(xué)化水平策略進(jìn)行闡述，望為相關(guān)工作者的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；策略

1 提升檔案管理科學(xué)化水平的意義

1.1 有效提升我國(guó)文化軟實(shí)力

檔案主要記錄著事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、高校以及企業(yè)等發(fā)展歷程以及其中的各項(xiàng)資料，不僅對(duì)于相關(guān)單位的發(fā)展具有重要的意義，其還能夠更好地為其發(fā)展或者是處理相關(guān)事務(wù)提供基礎(chǔ)支持。檔案管理工作的開展中也能夠看出一個(gè)國(guó)家的發(fā)展歷史軌跡，尤其是針對(duì)一些歷史檔案來(lái)說(shuō)。當(dāng)前針對(duì)檔案管理科學(xué)化水平予以提升，可以有效提升我國(guó)的文化軟實(shí)力，因?yàn)闄n案管理在開展相關(guān)工作的過(guò)程中主要都是秉承著真實(shí)、簡(jiǎn)潔的原則，從檔案管理中可以有效看出一個(gè)單位甚至是國(guó)家的發(fā)展歷程，并且能夠從中總結(jié)出國(guó)家文化建設(shè)等相關(guān)規(guī)律，通過(guò)提升管理工作的科學(xué)水平對(duì)于提升整個(gè)國(guó)家的文化軟實(shí)力具有積極的意義。

1.2 提升檔案管理工作效率

提升當(dāng)下檔案管理工作的科學(xué)化水平還有一個(gè)顯著的作用就是提升了相關(guān)工作的效率，方便各項(xiàng)工作的開展。檔案主要記錄一段時(shí)間內(nèi)發(fā)生的各種事情，并且對(duì)于人事、機(jī)關(guān)、機(jī)密等內(nèi)容都是有所記錄的，因此在使用的過(guò)程中，如果沒有更加簡(jiǎn)潔化、高效化的信息處理策略，那么整個(gè)管理工作量是非常大的，因此在檔案管理中有效融入科學(xué)化的管理原則，就能夠使得檔案歸類、查閱、編改等程序更加簡(jiǎn)潔，能夠高效推動(dòng)周邊工作的開展。

1.3 推動(dòng)我國(guó)信息化發(fā)展

通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化，可以促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，并且在很大程度上促進(jìn)我國(guó)的信息化發(fā)展。當(dāng)前科學(xué)化的檔案管理策略主要也就是有效借助新興技術(shù)，尤其是信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，拓寬信息技術(shù)的運(yùn)用范圍，并且實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化，針對(duì)此建設(shè)一套完整的管理制度，將其中可能出現(xiàn)的一些問(wèn)題提前預(yù)測(cè)并解決，實(shí)現(xiàn)管理工作規(guī)范化。信息技術(shù)能夠?yàn)闄n案管理工作搭建一個(gè)良好的平臺(tái)，也能夠通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作予以創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)的信息化水平的提升。

2 檔案管理存在的主要問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作仍然存在諸多的問(wèn)題需要我們予以足夠的重視。首先就是對(duì)于相關(guān)工作的開展并沒有予以重視。我國(guó)很多單位或者企業(yè)在檔案管理工作的開展中都會(huì)存在著混亂的現(xiàn)象，其實(shí)主要就是因?yàn)槠髽I(yè)等并沒有對(duì)之予以重視，當(dāng)前隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)將更多的精力都會(huì)放在自身的發(fā)展上，對(duì)于這種不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的工作明顯沒有予以重視。檔案管理工作本身的內(nèi)容就是相對(duì)繁雜的，如果沒有專業(yè)的人員參與其中，那么會(huì)使得工作開展的效率較為低下。

其次，我國(guó)的檔案管理制度存在一定的缺陷，當(dāng)前社會(huì)處于快速的發(fā)展中，尤其是信息技術(shù)的快速普及，很多行業(yè)都與之進(jìn)行融合來(lái)提升行業(yè)生產(chǎn)力，網(wǎng)絡(luò)資源的共享已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的一種主要趨勢(shì)，但是很多企業(yè)的檔案管理工作自身的革新卻相當(dāng)緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價(jià)值。

最后在檔案管理工作開展的過(guò)程中由于缺乏相應(yīng)的人才予以支撐，使得工作水平無(wú)法提升。檔案管理要始終結(jié)合當(dāng)下的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來(lái)開展，人才是其中支撐性的因素，而實(shí)際的狀況是不容樂觀的，因此當(dāng)下應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理人才缺失等問(wèn)題予以具體的解決策略。

3 有效提升檔案管理科學(xué)化水平策略

3.1 完善檔案管理制度

對(duì)于提升檔案管理科學(xué)化水平來(lái)說(shuō)，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應(yīng)當(dāng)在宏觀的角度來(lái)針對(duì)檔案管理的立法等規(guī)章制度予以完善，能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的規(guī)范化，并且能夠在當(dāng)下制定更為嚴(yán)格的約束體系。從微觀的角度來(lái)說(shuō)，需要各個(gè)單位能夠從根本上對(duì)檔案管理工作予以重視，因?yàn)槠鋵?duì)于單位的發(fā)展是至關(guān)重要的，雖然其很多時(shí)候不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但是應(yīng)該認(rèn)識(shí)到其內(nèi)涵價(jià)值，要能夠?qū)n案管理工作與相關(guān)部門的建設(shè)相結(jié)合，比如建立更為嚴(yán)格的業(yè)務(wù)考核制度、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究制度等來(lái)提升相關(guān)工作人員的積極性。能夠從根本上完善檔案管理的輸入與輸出相關(guān)工作。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)也是提升檔案管理科學(xué)化水平的基礎(chǔ)。在新的形式下，要能夠使用更加先進(jìn)的技術(shù)來(lái)對(duì)檔案管理工作的開展予以支持，當(dāng)前對(duì)于檔案管理的也提出了分工更加專業(yè)的需求，因此新的條件下對(duì)于工作人員也提出了更多的挑戰(zhàn)。檔案管理人員要能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展而不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不僅需要其擁有檔案方面的專業(yè)知識(shí)，還需要通過(guò)理論結(jié)合實(shí)踐，掌握信息技術(shù)等內(nèi)容，自身也應(yīng)該具備更強(qiáng)的專業(yè)情感以及責(zé)任意識(shí)，在工作的過(guò)程中能夠更有效地提升自身的價(jià)值。此外對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，也應(yīng)該針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)于專業(yè)內(nèi)容的學(xué)習(xí)與強(qiáng)化，在內(nèi)部建設(shè)一支具有更強(qiáng)的自我學(xué)習(xí)能力的隊(duì)伍。要能夠?qū)n案管理科學(xué)化水平的提升作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作來(lái)對(duì)待，通過(guò)建設(shè)綜合素質(zhì)強(qiáng)的復(fù)合型人才，才能夠?qū)n案管理工作的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行深入了解，進(jìn)而高效發(fā)展檔案事業(yè)。

3.3 提升檔案管理信息化水平

檔案管理科學(xué)化和信息化建設(shè)有著密切的聯(lián)系，當(dāng)前隨著社會(huì)的信息化發(fā)展，很多行業(yè)都開始使用新興技術(shù)來(lái)提升其發(fā)展動(dòng)力，在檔案管理方面也應(yīng)該緊緊抓住信息技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理可以更好地提升科學(xué)化水平。首先就應(yīng)該加大在相關(guān)工作中硬件設(shè)施的投入，能夠強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)管理工作，并且實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、電子化，建立更加完善、規(guī)范的計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)其信息化建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案資源的內(nèi)部共享，進(jìn)而打破傳統(tǒng)工作中不同部門各自為政的現(xiàn)象，以便更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值，為整個(gè)單位的發(fā)展提供自己的價(jià)值。對(duì)于檔案的管理利用等工作要能夠規(guī)范化，尤其是針對(duì)信息化檔案管理工作也需要制定一個(gè)針對(duì)性的規(guī)章制度，減少由于檔案共享而產(chǎn)生的泄密等現(xiàn)象。

3.4 建立檔案管理科學(xué)發(fā)展理念

檔案管理科學(xué)化需要具備一個(gè)科學(xué)的理念作為指導(dǎo)，要能夠始終在其中融入科學(xué)發(fā)展觀的理念，將傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在的一些落后的理念予以摒除，并且尤其針對(duì)檔案管理發(fā)展等問(wèn)題予以重視，能夠?qū)⒖茖W(xué)發(fā)展觀落實(shí)于檔案管理各個(gè)階段，比如提升工作人員自身的服務(wù)意識(shí)，能夠在開展工作的時(shí)候做到主動(dòng)服務(wù)，進(jìn)而使得工作的開展更具服務(wù)性。

總而言之，新時(shí)期下的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)適時(shí)地得到革新，針對(duì)其中存在的諸多缺陷予以重視，更好地針對(duì)社會(huì)的發(fā)展需求來(lái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，進(jìn)而在新時(shí)期下高效的發(fā)揮自身的價(jià)值。

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