大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新

梁天峰

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及，我國正在走入一個(gè)大數(shù)據(jù)的時(shí)代。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷創(chuàng)新已經(jīng)影響了人們的衣食住行，智能化住宅、智能化出行早已屢見不鮮。同時(shí)，也影響到事業(yè)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新。本文將會(huì)就傳統(tǒng)檔案管理是否還有必要保留，如果不必要應(yīng)該如何改革與創(chuàng)新等方面進(jìn)行論述，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的改革與創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理；改革與創(chuàng)新

檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展以及綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升有著重要意義，但是隨著長(zhǎng)期信息量的不斷累加，信息數(shù)據(jù)已然行成了一個(gè)龐大的數(shù)字，傳統(tǒng)檔案管理的弊端也逐漸顯露端倪，在當(dāng)今這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，只有經(jīng)過改革與創(chuàng)新，才能保證不被淘汰。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案管理對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位而言不僅僅是能夠保證行政事部門的高效、有序，也是保證單位自身科學(xué)發(fā)展有力屏障，也有利于企業(yè)精神文化的建設(shè)，更是員工乃至受服務(wù)的全體人民維護(hù)己身正當(dāng)權(quán)益合理依據(jù)。由于員工得正當(dāng)權(quán)益有依據(jù)、有保證，自然員工的工作效率就有了保證。從整體看，整個(gè)事業(yè)單位的效益才會(huì)有保障。從事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層的方面來看，檔案管理工作做得好有利于領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)及時(shí)全面的了解整個(gè)事業(yè)單位的現(xiàn)狀，員工的狀態(tài)，及時(shí)根據(jù)市場(chǎng)需求，進(jìn)行決策調(diào)整，人員調(diào)度等。對(duì)于廣大人民而言，可以根據(jù)事業(yè)單位檔案進(jìn)行合理分析，從而選擇合適的事業(yè)單位，滿足自己的需求[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理問題

2.1 重視程度不夠

雖然在上文中提到，檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展，對(duì)于社會(huì)各界而言都有著重要意義，但在我國，檔案工作并沒有的到普遍的重視，事實(shí)上從行政事業(yè)單位的工作人員到單位領(lǐng)導(dǎo)普遍對(duì)檔案管理工作不夠重視。從領(lǐng)導(dǎo)層面來講，檔案管理工作是幕后工作沒給單位產(chǎn)生直接效益，且在任期考核中管理階級(jí)也沒有考慮把檔案工作納入其中，由于管理階層不重視，自然就缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督，其導(dǎo)致的結(jié)果就是，檔案管理工作所需的硬件軟件都不達(dá)標(biāo)，也就使得間接效益無從談起。

2.2 檔案管理手段不夠科學(xué)

檔案管理的手段依然沿用這傳統(tǒng)方式，顯然，在信息化技術(shù)越來越多的應(yīng)用于各種領(lǐng)域的今天有些不合時(shí)宜，并且還有效率低，方式繁瑣等缺點(diǎn)，當(dāng)然也有一些地方選用了信息檢索的方式進(jìn)行檔案管理，但是，這種情況并沒有及時(shí)更新，且應(yīng)用設(shè)備簡(jiǎn)陋，這就導(dǎo)致了檢索速度慢、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，甚至有時(shí)候費(fèi)時(shí)又費(fèi)力后也沒有找到結(jié)果，同時(shí)由于設(shè)備的簡(jiǎn)陋，缺乏檔案信息安全保障[2]。

2.3 管理人員素質(zhì)不夠

檔案管理工作人員自身也存在問題。就如上文所述，自身對(duì)檔案工作的重要性不清晰，責(zé)任心自然不強(qiáng)。于是，在工作過程以為只要資料不丟失就好，但是身為檔案管理人員、除了要對(duì)檔案收集外，還要進(jìn)行整理分類，同時(shí)更要把不合乎規(guī)范得檔案及時(shí)處理，承交給管理階級(jí)，其次就是相關(guān)職工個(gè)人，由于自身局限性，以為檔案管理與自己沒關(guān)系，因此，在起草文件材料和填寫相關(guān)資料時(shí)，存在應(yīng)付心理。自然最終呈現(xiàn)的的檔案大多是不規(guī)范。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下的改革與創(chuàng)新

3.1 加強(qiáng)重視

加強(qiáng)重視，不是一句口號(hào)，是需要從思想上深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，針對(duì)這一點(diǎn)，可以通過聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人才，對(duì)事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)到職工個(gè)人進(jìn)行“掃盲”明確檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位發(fā)展的重要性，是職工個(gè)人維護(hù)正當(dāng)權(quán)益得憑證，落實(shí)檔案管理工作于每個(gè)人的關(guān)系，明確每個(gè)對(duì)于檔案管理工作的具體責(zé)任，畢竟檔案資料的收集、整理、分門別類是需要整個(gè)事業(yè)單位上至領(lǐng)導(dǎo)下到職工個(gè)人的支持與參與的。

3.2 健全管理制度

相應(yīng)的規(guī)章制度是整個(gè)事業(yè)單位運(yùn)行良好的基礎(chǔ)。制度健全了，地基打好了，自然事業(yè)單位各方面也就茁壯成長(zhǎng)起來了。檔案管理工作更是如此。作為檔案管理工作人員有必要對(duì)檔案法有基本的了解，這樣做得益處有二：其一，可以約束檔案管理人員得言行，保障信息的安全；其二，有益于事業(yè)單位決策人對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行合理調(diào)適。同時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督，行成良好的監(jiān)督機(jī)制：獎(jiǎng)懲有度，獎(jiǎng)懲有據(jù)[3]。

3.3 加快現(xiàn)代化

健全檔案管理制度制度是加快這項(xiàng)工作現(xiàn)代化制度的保障，現(xiàn)代化得明顯特征就是責(zé)任的進(jìn)一步細(xì)分化，落實(shí)到了個(gè)人，從而工作效益進(jìn)一步的提高。檔案管理工作也應(yīng)如此。檔案管理工作是一個(gè)浩大的工程，從檔案最初的收集，到后來的整理，再到分門別類，每一步背后都還有無數(shù)的小步驟需要完成，傳統(tǒng)檔案管理工作方式是胡子眉毛一把抓，管理人員從頭管到尾，責(zé)任分工不細(xì)化，彼此之間存在責(zé)任交叉，那么導(dǎo)致的結(jié)果就是工作效率低下?，F(xiàn)代化的第二個(gè)明顯特征就是專業(yè)化，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平，也是決定檔案管理工作質(zhì)量量的金標(biāo)準(zhǔn)，于事業(yè)單位而言，需要做的是要提高入門門檻，在進(jìn)行人員的招聘時(shí)，適當(dāng)提出較高的要求，在工作過程中定期的對(duì)新老員工培訓(xùn)和考核，使其實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的更新。針對(duì)老員工，沒有必要辭退，畢竟老員工有著豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，且耐心細(xì)心，進(jìn)行一定的培訓(xùn)即可。

3.4 逐漸數(shù)據(jù)化

哪怕在互聯(lián)網(wǎng)如此發(fā)達(dá)的時(shí)期，也不能直接對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，必須要循序漸進(jìn)，原因如下：在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，信息載體是紙張，采用手寫，人工整理的方式，而隨著時(shí)間的流逝此類資料基數(shù)龐大，且由于是人工整理書寫，必然存在著理解方面的差異，因此需要進(jìn)一步處理后進(jìn)行數(shù)據(jù)化[4]。由于傳統(tǒng)方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低。在計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)越來越多的應(yīng)用與各個(gè)領(lǐng)域的大背景下，將其應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作中已經(jīng)是大勢(shì)所趨，其有著存貯量大，方便查找等優(yōu)點(diǎn)。有利于提高工作的效率。這就對(duì)相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)以及單位的硬件設(shè)施提出了要求。這是數(shù)據(jù)化需要循序漸進(jìn)的另一個(gè)原因，硬件軟件必須都要跟上才可以。

4 結(jié)述語

事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時(shí)代下想要進(jìn)行檔案管理工作的改革與創(chuàng)新并不容易，需要加強(qiáng)重視，同時(shí)提高管理人員素質(zhì)，也要健全管理制度，需要摒棄傳統(tǒng)方式中，不合時(shí)宜的部分，比如人工整理，進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充和創(chuàng)新，比如現(xiàn)代化和逐漸數(shù)據(jù)化，如此，才能為改革與創(chuàng)新增添動(dòng)力，為我國偉大得社會(huì)主義事業(yè)添磚加瓦。

參考文獻(xiàn)

[1]傅靚.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探析[J].卷宗， 2017（29）.

[2]楊久鳳.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響[J].城建檔案，2017（8）：57-58.

[3]明潔.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的透視與反思[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2017（14）：99-99.

[4]李海兵，董俊英.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J]. 中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理， 2017，8（2）：13-15.