集團(tuán)檔案工作模式探索

賀星星

摘 要：成都軌道交通集團(tuán)負(fù)責(zé)成都市軌道交通的投資、建設(shè)、運(yùn)營和資源開發(fā)，下屬多家子公司。集團(tuán)公司管理層級多，場段站點(diǎn)多，覆蓋面廣，集團(tuán)各級檔案工作如何管控是檔案工作者面臨的難題。本文綜合考慮各下屬公司的特點(diǎn)，以推進(jìn)檔案規(guī)范管理和提升檔案利用服務(wù)為目標(biāo)，探討集團(tuán)檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)公司 檔案管理

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009），企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

集團(tuán)公司檔案部門應(yīng)兼具業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)和檔案資源管理雙重職能，以推進(jìn)檔案規(guī)范管理和提升檔案利用服務(wù)為目的，開展業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)和檔案資源管理。檔案從源頭抓起，通過業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，前端介入，把好收集關(guān)，加強(qiáng)檔案實(shí)體管理和信息化建設(shè)，做好檔案資源的優(yōu)化配置。

1 建立集中統(tǒng)一的檔案管理工作體系

集團(tuán)公司檔案管理工作堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中的管理原則。在集團(tuán)總部設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，各職能部門設(shè)兼職檔案管理人員，各分公司設(shè)檔案機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ殭n案管理人員，建立起完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，既發(fā)揮集團(tuán)公司的統(tǒng)籌管理作用，也發(fā)揮各下屬公司的主觀能動(dòng)性。

集團(tuán)公司統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)各單位的檔案管理工作。通過頂層設(shè)計(jì)，制定健全的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一各單位檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置和檔案工作流程。建立有力的檔案工作監(jiān)督考核評價(jià)體系，將下屬各單位的檔案工作情況納入公司年度經(jīng)營考核，開展檔案工作監(jiān)督檢查，促進(jìn)公司各單位不斷提升檔案工作管理水平。

2 檔案標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)

加強(qiáng)檔案制度體系規(guī)范建設(shè)，集團(tuán)總部按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和上級管理要求，編制完善集團(tuán)《檔案管理辦法》、《歸檔范圍和保管期限表》等制度，根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)一步編制文書類、科技類、實(shí)物類、聲像類等各類別檔案的整理規(guī)范，確保整理規(guī)則、目錄報(bào)表、電子元數(shù)據(jù)等的固化定制，實(shí)現(xiàn)公司及下屬單位檔案業(yè)務(wù)體系的標(biāo)準(zhǔn)化、一體化管理。

各分公司根據(jù)各自業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，制定各自的檔案管理細(xì)則，開展分公司各類檔案的收集、保管和利用。

3 履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能

一方面監(jiān)督指導(dǎo)集團(tuán)總部各職能部門的檔案收集歸檔業(yè)務(wù)，對總部業(yè)務(wù)部門開展業(yè)務(wù)分類培訓(xùn)和指導(dǎo)。

另一方面是對下屬單位的監(jiān)督指導(dǎo)，對下屬單位開展檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，指導(dǎo)文件材料收集歸檔和規(guī)范整理等業(yè)務(wù)，定期開展檔案業(yè)務(wù)督查和考評，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

4 檔案實(shí)體管理

集團(tuán)公司點(diǎn)多面廣，檔案實(shí)體全部集中管理不切實(shí)際，因此檔集團(tuán)案實(shí)體主要采取分級集中管理模式。按照“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)”的原則，檔案實(shí)體由各級公司集中管理，按照統(tǒng)一規(guī)范進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理入庫。檔案實(shí)體相對集中，便于各公司內(nèi)部的管理，生產(chǎn)現(xiàn)場利用時(shí)檔案響應(yīng)相對迅速，但是紙質(zhì)檔案利用會(huì)有些弊端，跨公司的檔案查詢和利用就會(huì)有諸多手續(xù)，不是那么便捷。

如果說對紙質(zhì)檔案的保管主要是為了發(fā)揮檔案的憑證作用，那么對檔案信息資源的管理主要是發(fā)揮其查考作用。公司的檔案利用主要還是以工作查考為目的，雖然檔案實(shí)體不能做到完全集中，但各單位的檔案數(shù)據(jù)可以整合集中到一起，合成一個(gè)大檔案數(shù)據(jù)中心，方便利用者全面獲取和利用檔案信息資源。

5檔案信息化管理

集團(tuán)檔案信息化建設(shè)不單單是為了提高各單位的檔案管理手段，還是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案信息資源共享、適應(yīng)軌道交通網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的管理需求。集團(tuán)檔案信息化建設(shè)要充分考慮數(shù)據(jù)貫通、資源整合能力，考慮在線管理和一體化利用。

各單位間實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通，檔案系統(tǒng)從“無紙化”向“無址化”方向發(fā)展，檢索利用不受單位壁壘的限制，實(shí)現(xiàn)利用統(tǒng)一，有利于提高集團(tuán)檔案利用效率、更好地發(fā)揮檔案效益。同時(shí)避免地鐵工程檔案多套制管理下對相同檔案信息的重復(fù)整理、重復(fù)存儲(chǔ)，利于優(yōu)化資源配置。

6 隊(duì)伍建設(shè)

軌道交通集團(tuán)以科技類檔案為主，專業(yè)性較強(qiáng)，對檔案人員素質(zhì)要求較高。檔案管理人員的水平和素質(zhì)將會(huì)直接影響檔案工作的質(zhì)量，若檔案管理人員專業(yè)水平不足，就難以履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能，造成檔案工作難以有效推行。因此建立一支高水準(zhǔn)、高效率的檔案人才隊(duì)伍，是檔案工作提升的基礎(chǔ)。

提升檔案人員素質(zhì)，一方面可組織檔案人員參加國家檔案局、地方檔案局的專業(yè)培訓(xùn)，外聘檔案領(lǐng)域的專家進(jìn)行授課，拓寬檔案人員的知識(shí)視野。另一方面在集團(tuán)內(nèi)舉辦檔案培訓(xùn)班，組織經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員對各單位專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高各單位工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。如條件允許，也可直接引檔案進(jìn)專業(yè)人才，充實(shí)壯大檔案人才隊(duì)伍。

7 結(jié)語

集團(tuán)檔案管理工作，是通過整合公司各單位的檔案資源，建立統(tǒng)一的制度規(guī)范，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息平臺(tái)，培育專業(yè)的人才隊(duì)伍，最終形成推動(dòng)公司檔案工作有序開展的運(yùn)作機(jī)制，進(jìn)而推進(jìn)檔案規(guī)范管理和提升檔案利用服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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