淺論信息技術(shù)在林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理中的應(yīng)用

段麗娟

摘 要：在信息化技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢下，信息技術(shù)的應(yīng)用已逐步滲透到人們工作和生活的各個環(huán)節(jié)之中，林業(yè)檔案管理工作既面臨著挑戰(zhàn)，也面臨著發(fā)展的機(jī)遇。本文簡要分析了在大數(shù)據(jù)時代下，要對林業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的種種問題進(jìn)行分析解決，才能提升林業(yè)檔案管理工作的效率，發(fā)揮其對社會的作用。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；對策

科學(xué)技術(shù)在不斷進(jìn)步，社會經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化信息技術(shù)也被越來越多的應(yīng)用到檔案管理過程中，逐步使相關(guān)工作人員從效率低下的手工模式，逐步走向了網(wǎng)絡(luò)化、自動化的新模式。在信息化時代中，林業(yè)檔案管理部門不能落后于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展新趨勢，要運用各種信息化技術(shù)武裝自己，讓檔案管理的工作變得更加的科學(xué)化，有效積極應(yīng)對信息化時代的新要求，有效發(fā)揮林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的價值作用。

1 林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于推進(jìn)林業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

在林業(yè)檔案管理工作過程中必須要盡快、盡早的利用各種現(xiàn)代化技術(shù)方法，不斷提高檔案的有效利用率，這樣有利于檔案管理部門的功能轉(zhuǎn)型升級，從檔案數(shù)據(jù)的簡單保管轉(zhuǎn)型升級為檔案數(shù)據(jù)信息的綜合處理，這能夠進(jìn)一步加快信息化技術(shù)在林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案工作中的應(yīng)用。

1.2 有利于林業(yè)檔案工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化

信息化技術(shù)的運用，使得進(jìn)行資源遠(yuǎn)程共享變?yōu)楝F(xiàn)實，這有利于提現(xiàn)檔案資料管理工作的實踐作用，使檔案利用的服務(wù)工作從傳統(tǒng)的人工服務(wù)逐步走向智能化服務(wù)。通過信息化技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行升級改造后，可以使檔案管理工作具備強大的數(shù)據(jù)分析與整理功能，可以為實現(xiàn)林業(yè)部門現(xiàn)代化建設(shè)提供詳實的數(shù)據(jù)支持。

1.3 有利于完善信息化檔案的安全使用體系建設(shè)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案經(jīng)過長時間放置之后，容易因潮濕、蟲蛀等因素出現(xiàn)紙張泛黃，變脆損壞的現(xiàn)象，不利于重要信息的保存。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，林業(yè)檔案管理部門要將各種信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化模式的處理。面對電子林業(yè)檔案，只需要輕點鼠標(biāo)就能快速找到相應(yīng)的文件，這樣提升了相關(guān)工作人員的工作效率，節(jié)省了不必要的時間浪費。電子檔案的出現(xiàn)大大提高了檔案的安全系數(shù)以及傳輸信息的速度。

2 林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性

2.1 現(xiàn)有管理理念不符合信息化時代的發(fā)展要求

1）林業(yè)檔案的價值在于開發(fā)利用，在于為林業(yè)的發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。在信息化時代到來的今天，不少的檔案部門僅僅只是對檔案進(jìn)行簡單的儲存，而沒有充分發(fā)揮林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的使用價值，并沒有順應(yīng)社會工作的實際需要。部分檔案管理者只是單純的保障歸檔資料不發(fā)生損毀丟失即可，并沒有充分認(rèn)識到檔案信息化在林業(yè)活動中的使用價值。

2）林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案使用價值之一在于為林業(yè)調(diào)查規(guī)劃提供詳實的數(shù)據(jù)及理論支持服務(wù)。但是有相當(dāng)多的林業(yè)檔案部門并不為人所知，與林業(yè)活動的實際需求相隔離，僅僅是被動的向查詢者提供信息和數(shù)據(jù)，沒有主動的介紹便捷檢索檔案的方法，缺乏對查詢者提供有效引導(dǎo)。

3）在檔案的日常工作管理中，部分工作人員對調(diào)查規(guī)劃結(jié)果嚴(yán)格保密，這樣既不能挖掘檔案價值，又不能充分利用檔案，從而難以對其成果中的方法和經(jīng)驗進(jìn)行有效應(yīng)用。與此同時，相關(guān)部門沒有充分宣傳檔案管理工作的作用，致使檔案及檔案工作不為人所知，使得相當(dāng)多的檔案需求者并不知道到哪里去查詢需要的檔案信息，不利于體現(xiàn)出檔案的使用價值。

2.2 檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施落后

許多檔案部門中的經(jīng)費不足以支持部門進(jìn)行新技術(shù)新設(shè)備的更新，相關(guān)的檔案專業(yè)人員數(shù)量配備不足。許多檔案管理人員狀態(tài)低迷，工作效率低下，甚至以得過且過的消極心態(tài)進(jìn)行日常工作。檔案的管理僅僅停留在檔案數(shù)據(jù)的簡單保存上，難以滿足林業(yè)活動的實踐需要。同時，檔案管理部門沒有足夠的預(yù)算資金以購買必備的信息化技術(shù)設(shè)備，例如數(shù)據(jù)中心，電腦網(wǎng)絡(luò)查詢臺等等。這種傳統(tǒng)的手工操作模式效率低下，使得大量的時間耗費在簡單的檔案檢索上面。

2.3 缺少信息化檔案專業(yè)管理人員

許多林業(yè)單位的工作人員并不是檔案相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人士，而且也沒有經(jīng)過相關(guān)的信息化技術(shù)培訓(xùn)，檔案信息化收集意識淡薄。通常情況下，他們僅僅是將檔案放入檔案盒，并沒有確認(rèn)檔案數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確性，沒有對檔案整理就簡單歸檔，并不對其進(jìn)行信息化技術(shù)處理，這些不利因素導(dǎo)致信息化技術(shù)難以實際應(yīng)用到檔案管理工作中。

3 信息化時代林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的管理與對策

1）統(tǒng)一規(guī)范林業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制度。在對林業(yè)調(diào)查檔案進(jìn)行深度的技術(shù)改革之前，首先要確定檔案資料中的數(shù)據(jù)是否真實、可靠、完備。部分林業(yè)部門及個人限于種種的原因，沒有及時將林業(yè)調(diào)查規(guī)劃中取得的材料進(jìn)行及時的整理、歸納、分類，極大浪費了檔案信息資源。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)明確制定檔案收集的規(guī)章制度，進(jìn)一步明確檔案信息的收集方式，對于具有較高科學(xué)研究參考價值的檔案進(jìn)行完整的收集歸檔。檔案管理部門要對檔案歸檔的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，要檔案的歸檔工作中出現(xiàn)的各種問題做到及時發(fā)現(xiàn)妥善處理，例如案卷內(nèi)容不完整、排序混亂，不合理的分卷等歸檔整編問題，并責(zé)成歸檔部門及時加以整改，杜絕不合格的檔案歸檔，以確保林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的真實、準(zhǔn)確及權(quán)威性。

2）推進(jìn)林業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。在新形勢下，林業(yè)檔案管理部門要充分適應(yīng)信息化時代到來的新形勢，要運用信息化技術(shù)對規(guī)劃檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，推進(jìn)林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的數(shù)字化進(jìn)程。要堅持對檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級，通過網(wǎng)絡(luò)站點的方式提供檔案的查閱及更新窗口。這樣可以通過網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化操作。

通過網(wǎng)絡(luò)可以將紙質(zhì)或影像檔案以數(shù)字化的方式進(jìn)行下載和傳播。檔案管理人員要及時的對上傳的檔案進(jìn)行整理、分析、歸納分類，使得林業(yè)檔案既包括數(shù)據(jù)信息，也包括各種相關(guān)的影像資料，逐步建成檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)?？梢罁?jù)不同的檔案調(diào)閱權(quán)限以供檔案利用者進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查閱。改過去傳統(tǒng)的被動式服務(wù)為主動服務(wù)，讓查詢者與檔案館保持在線溝通交流。

3）加強檔案管理隊伍的建設(shè)。人才是檔案管理發(fā)展的最重要因素。檔案管理部門要對檔案從業(yè)人員的工作態(tài)度進(jìn)行深度改造，從中挑選專業(yè)水平高、責(zé)任心強的檔案管理人員從事林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理工作。培養(yǎng)管理工作人員積極服務(wù)，敬崗愛崗的良好工作態(tài)度，定期對工作人員進(jìn)行工作技能的培訓(xùn)；同時，檔案管理工作人員不斷的通過各種途徑學(xué)習(xí)信息化數(shù)據(jù)處理的技術(shù)，提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，以順應(yīng)信息化時代的潮流要求，掌握檔案相關(guān)信息化處理的技能，以適應(yīng)應(yīng)信息化時代的到來。

4）完善檔案管理信息化的安全體系。做好數(shù)據(jù)備份工作是對檔案進(jìn)行信息化技術(shù)管理的重要工作之一。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中充斥著各式各樣的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，同時計算機(jī)難免會因為電氣設(shè)備元件的老化、電腦病毒的破壞、以及人為誤操作等因素的影響，從而造成檔案的電子數(shù)據(jù)文件丟失及損壞。檔案管理部門要對檔案信息進(jìn)行定期備份，可通過云存儲的方式建立一個備份數(shù)據(jù)系統(tǒng)，也可以通過刻盤等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。當(dāng)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)缺失損壞時，備份數(shù)據(jù)系統(tǒng)就可以及時有效的替換掉損壞的檔案數(shù)據(jù)。

4 結(jié)語

綜上所述，原有的基于紙質(zhì)化的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢。信息化技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展彌補了傳統(tǒng)的林業(yè)檔案管理中存在的不足之處。與此同時，信息化的時代發(fā)展又給林業(yè)檔案管理帶來的挑戰(zhàn)。只有不斷的從管理理念上進(jìn)行深化改革，建立和完善林業(yè)檔案的信息化管理平臺，提高管理人員的綜合素質(zhì)，積極探索信息化管理在檔案管理中的新模式，新需求，促進(jìn)林業(yè)檔案管理工作更加的規(guī)范化、效率化。

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