事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展探究

張英

摘 要：在當(dāng)前信息化高速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案管理完全不適合時(shí)代的發(fā)展，信息化的人事檔案的管理是必經(jīng)之路。近些年我國(guó)的事業(yè)單位的人事制度發(fā)生了很多的改變，在當(dāng)下的事業(yè)單位的人事管理中依然需要投入很大的精力，從而浪費(fèi)了相應(yīng)的人力、財(cái)力，對(duì)于人事檔案的信息化建設(shè)需要加強(qiáng)，對(duì)于存在的各種各樣的問(wèn)題，我們基于這些問(wèn)題的存在對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案的建設(shè)進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化

1引言

近些年來(lái)我國(guó)的事業(yè)單位在工資待遇、工作聘任上的制度都有很大的改變。人事檔案管理作為人才信息的一種載體，里面詳細(xì)的記錄人才的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人背景、獎(jiǎng)懲等各方面的信息，這樣有利于對(duì)人才的發(fā)掘和合理的運(yùn)用。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的道路上，對(duì)人才資源進(jìn)行有效的管理和利用，是為了提高事業(yè)單位人事檔案的管理水平，大都采用信息化的管理模式，提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率和質(zhì)量，當(dāng)然現(xiàn)在人事檔案的管理還存在一系列的問(wèn)題，阻礙著人事檔案管理信息化建設(shè)的水平。從而需要對(duì)信息化人事檔案管理的存在的問(wèn)題進(jìn)行查找，對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題采取有效的解決措施，進(jìn)而改善現(xiàn)在信息化管理人事檔案的存在的問(wèn)題，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

2 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)的重要意義

人事檔案記錄了人才的信息，通過(guò)個(gè)人的人事檔案可以了解到背景、履歷、工作經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲績(jī)效等信息?？茖W(xué)的人事檔案的管理可以有利于信息的及時(shí)獲取和人才的應(yīng)用，提高人才的開(kāi)發(fā)和使用。無(wú)論是對(duì)于個(gè)人還是各組織單位個(gè)人的人事檔案都是十分重要的，事業(yè)單位也一樣，對(duì)提高事業(yè)單位的工作效率明顯同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著起著很重要的作用。然而，傳統(tǒng)的人事檔案的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的信息化的要求。傳統(tǒng)的人事檔案的管理只是記錄，計(jì)算機(jī)只是用來(lái)輔助記憶的功能。但是在數(shù)字信息化的高速發(fā)展的今天，人事檔案的數(shù)字信息化的管理是未來(lái)必然的。人事檔案信息管理之后對(duì)人事檔案的管理會(huì)更加的簡(jiǎn)單便捷，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等一系列的現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)現(xiàn)在檔案信息、圖片進(jìn)行虛擬的轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，有利于對(duì)檔案信息的提取、篩選、分析等運(yùn)用。電子數(shù)據(jù)便于保存長(zhǎng)，連接互聯(lián)網(wǎng)后查詢個(gè)人信息更加快捷方便。又可以降低事業(yè)單位檔案管理的成本。當(dāng)事業(yè)單位想了解某個(gè)人的人事檔案信息可以在電腦上屬于相關(guān)信息檢索就出來(lái)了。利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可將單一的脫機(jī)、聯(lián)機(jī)檢索變成智能網(wǎng)絡(luò)搜索，進(jìn)一步提高人事檔案管理的工作效率。

3 人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

3.1 事業(yè)單位人事檔案管理的軟、硬件差異

不同企業(yè)間對(duì)人事檔案管理的要求不一，從而導(dǎo)致各個(gè)單位開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件功能各不相同，差異也很多，這樣以來(lái)軟件之間的互通就是一件很難的事情。目前來(lái)說(shuō)各單位的硬件設(shè)施都配備的相差無(wú)幾但是在管理的模式依然是以人輸入為主，計(jì)算機(jī)輔助，在一定程度上影響到了事業(yè)單位的人事檔案信息的啟動(dòng)。

3.2 檔案管理人員的素質(zhì)不一

人事檔案的管理人員很大一部分都沒(méi)有受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)也缺乏一定的專業(yè)知識(shí)或者對(duì)專業(yè)知識(shí)了解的不夠多。盡管事業(yè)單位也有一些專業(yè)的檔案管理人員對(duì)于檔案的管理也有深厚的工作經(jīng)驗(yàn)，但是他們一直都用傳統(tǒng)的管理的模式，長(zhǎng)期的使用傳統(tǒng)的管理模式對(duì)他們來(lái)說(shuō)一時(shí)半會(huì)改過(guò)來(lái)很難。從而使他們對(duì)于新興事物的接受有一定的難度，還有在一定程度上不愿意去接受新事物同時(shí)也缺乏一定的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位的人事檔案的從事人員更換頻繁，新到人員對(duì)于業(yè)務(wù)不熟悉造成工作上的困難。

3.3 人事檔案的利用率低

有些事業(yè)單位的人事檔案的管理工作處于被動(dòng)的狀態(tài)，主要目的是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查。人事檔案能夠提供的信息很少，除了基本信息幾乎也沒(méi)什么重要的信息，在人才選拔和培養(yǎng)方面的就很少，甚至有些人事檔案中涵蓋虛假信息，利用率比較低。

3.4 資金投入有限現(xiàn)有設(shè)備無(wú)法滿足需求

事業(yè)單位要建設(shè)信息化的檔案人事管理系統(tǒng)，就需要一定的軟件和硬件設(shè)施，在這個(gè)信息化的建設(shè)上需要很大一筆資金的投入。人事檔案的信息化管理不是幾臺(tái)電腦外加幾臺(tái)掃瞄儀等幾臺(tái)設(shè)備就可以搞定的，它是需要全面系統(tǒng)的信息化設(shè)備。這些設(shè)備的配置和系統(tǒng)的完善都需要大量的資金投入，后期也是需要專業(yè)的人員來(lái)維護(hù)的。同時(shí)也需要培訓(xùn)一批使用這些設(shè)備的人員，這一系列的經(jīng)費(fèi)都需要從單位的經(jīng)費(fèi)中支出，而檔案的管理在整個(gè)單位中一直處于從屬的機(jī)構(gòu)沒(méi)有太大的分量，所以有些單位不愿意拿出大量的資金用來(lái)投入檔案管理的信息化，以至于檔案管理的信息化建設(shè)在各事業(yè)單位中的進(jìn)程緩慢。

4 推動(dòng)人事檔案管理信息化發(fā)展的創(chuàng)新思路

4.1 引入先進(jìn)理念，提高管理人員素質(zhì)

在檔案管理的過(guò)程中一切都是圍繞著人來(lái)進(jìn)行的，檔案管理人員的素質(zhì)很大程度上影響檔案管理信息化的建設(shè)，因而對(duì)于管理人員對(duì)管理檔案信息化的意識(shí)要加強(qiáng)培養(yǎng)。雖然現(xiàn)在信息化在飛速的發(fā)展但是人們觀念守舊依然需要引進(jìn)一些先進(jìn)的理念，只有從思想上提高認(rèn)識(shí)、重視、明確信息化建設(shè)的重要性，才可以從根本上提升檔案管理的信息化建設(shè)以及信息化程度，同時(shí)也需要培養(yǎng)出一批專業(yè)、具備高素質(zhì)的檔案管理人員。隨著時(shí)代的變革，信息化的不斷發(fā)展對(duì)于檔案管理人員的要求也會(huì)不斷地提高。要求管理人員不僅僅只會(huì)管理檔案同時(shí)也要具備專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，由于檔案管理工作的特殊性也要有對(duì)個(gè)人檔案信息保密的職業(yè)素養(yǎng)。所以檔案管理人員要具備良好的道德素質(zhì)也不斷的對(duì)其進(jìn)行綜合能力的培養(yǎng)、職業(yè)道德教育和良好的思想覺(jué)悟，這樣的管理人員才可以讓檔案的信息管理工作做的更好。

4.2 人事檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和安全防護(hù)

管理人員要嚴(yán)格遵守有關(guān)檔案管理部門(mén)關(guān)于建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的各項(xiàng)規(guī)定條律，認(rèn)真負(fù)責(zé)建立起科學(xué)、規(guī)范的事業(yè)單位人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)需要強(qiáng)調(diào)的是信息技術(shù)為檔案的提取提供了快速、高效的方法與手段，但也給檔案的管理帶來(lái)一定的安全問(wèn)題，確保人事檔案的安全是每一個(gè)事業(yè)單位不得不考慮的問(wèn)題，要建立起檔案管理的機(jī)制以及不斷完善的信息保障體系，來(lái)保證檔案信息的保存安全同時(shí)也要規(guī)范檔案借閱的管理機(jī)制來(lái)保證檔案借閱的信息安全，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)操守教育和安全技能的培訓(xùn)。

4.3 解決資金問(wèn)題，健全管理機(jī)制

檔案的管理大多是是由基層單位和上級(jí)主管來(lái)負(fù)責(zé)的，但是基層單位較少的人事檔案，這樣投入較多的資金和社員來(lái)建立信息化的管理幾乎是不可能的，也不會(huì)引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，畢竟檔案的管理沒(méi)有利潤(rùn)可以創(chuàng)收入，眾多的基層單位都去改善管理模式建立檔案管理信息化是不可能的，但是集中起來(lái)管理這樣的話不僅可以引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視也對(duì)檔案管理資金的缺口迎刃而解。這樣可以投入較少的人管理眾多基層單位的人事檔案工作。這樣也易于形成管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也解決了一系列的問(wèn)題。對(duì)于記錄在檔的人事檔案應(yīng)從人事管理入手查漏補(bǔ)缺，完善各個(gè)流程的機(jī)制，切實(shí)建立人事檔案管理的制度，在人事檔案的管理上遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度的原則，隨著技術(shù)的發(fā)展檔案管理部門(mén)也要與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案的信息化管理實(shí)用有效。

5 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的人事檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)于事業(yè)單位的體制改革創(chuàng)新和實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息化管理意義深遠(yuǎn)。對(duì)于當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位要利用現(xiàn)代化技術(shù)不斷地加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]曲健.事業(yè)單位人事檔案管理的新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（10）.